办公管理规定

办公管理规定办公管理是企业管理规范化的重要内容，是企业形象的重要组成部分，务必切实做好办公管理。一、会议会议是公司决策信息的源泉，是实现公司总结和发展的重要手段，作好会议管理意义非凡。1、公司规定的例会有：每月底总经理主持的各部门述职会议、每周一工程副总或总工程师主持的工程协调会。其它会议均属临时性会议，由部门主管根据工作需要临时决定，提前通知。人事行政部备案。2、每次会议主办者应将与会人员名单、议题、准备资料等内容，提前以书面形式通知人事行政部着手会议准备工作。3、会议不宜冗长拖沓、漫无目的、会后没有结果，应突出重点，有会有议，有议有决，会议时间一般控制在一小时内。4、公司各级工作会议要求第二天写好会议纪要，并印发给相关部门和人员。5、不开无准备或准备不充分的会议，要求参加会议者须按要求做好与会准备。不得无故迟到、早退、缺席。违者视为旷工。6、各部门及员工应妥善保管各种会议纪要，按期完成会议下达的各项工作任务，并不得无故抗拒或拖延，违者视为工作失职。二、接待接待工作是公司公共关系的重要组成部分，是获取企业声誉和塑造企业形象的有力手段。各部门应认真配合作好接待工作。1、为了作好公司接待工作，人事行政部指定专人承担接待员工作。2、接待员必须衣着整洁大方，举止端庄有度，谈吐文明高雅，态度热情有礼。不得怠慢、冷落来访及办事的任何客人。不得向客人询问与接待主题无关的话题或泄露公司机密。3、随时保持接待室清洁、卫生、整齐有序。4、因主管领导出差，来访或办事客人需要的信息务必及时原意转达，以免误事。5、有关部门或专门人员接待的客人，接待时严格按第二条要求接待。6、工厂当值保安人员须询问来访者，应先行与被访人确认，并指明路径，以免出错。三、电话电话是公司最重要的通迅联络方式之一，做好电话管理，确保信息畅通，意义十分重大。1、公司为方便工作和联络，各部、室均安装有通讯电话，非本公司员工不得使用公司电话。2、公司员工必须合理使用电话。除正常的业务电话外，不得拨打私人电话，更不能用电话聊天。3、各部、室电话应由专人负责管理。勤加保养、爱护，如有故障及时报请公司人事行政部尽快排除、修复。4、员工在打、接电话时，必须使用“您好！”或“请稍等”等文明礼貌语言。如遇对方所找员工不在，应道歉，并认真记下留言。5、打接电话做到言简意赅，简洁分明，一般应控制在3分钟内。6、禁止用公司任何电话拨打各类信息台，否则，按话费的两倍计罚责任人。如查不出责任人，责任由部门负责人承担。四、印章印章是代表公司行为的最有效证明，须加强管理和有效控制，严肃认真执行印章管理规定。1、申请人填写“印章申用登记表”，交部门负责人审核，报总经理或董事长批准后，由人事行政部专人办理。2、公司各种印章必须专人妥善保管，并在人事行政部留档备案。3、公司任何印章不得伪造。如有违反，不管是公司员工还是非公司员工，务必追究其法律责任。4、公司公章、财务专用章、合同专用章由董事长授权专人管理。如需使用，须填写“印章申用单”，由总经理或董事长批准后办理。5、擅自使用公司印章者每次罚款100元，予以严重警告，并承担由此导致的一切后果。6、因公司发展，经公司董事会决定报废的印章，须由人事行政部收回，保管。五、公文公文分为对内公文和对外公文。为提高办事的针对性和效率，树立和维护企业良好形象，作好公文管理十分必要。（一）对内公文1、公司内部各部门之间为了提高办事效率和加强企业内部管理的需要，经常使用的“通知”、“决定”、“会议纪要”、“业务联系单”等都属于对内公文。2、对内公文均应标注字样、编号。必须登记入册，视其机密程度，妥善保管，不得遗失。如有借阅，应办好有关手续，阅后及时归还。3、对内公文，必须注明时间、接、发部门，并加盖发文部门印章。4、对内公文必须写得清楚、明白、简洁、易懂。所有“业务联系单”必须在收文后两天内做出明确答复，如无故拖延，追究接交部门负责人责任。（二）对外公文1、公司各部门对外传真件、各类函件、证明、介绍信等均属对外公文。2、对外公文关系公司形象及声誉，务必谨慎、认真对待。3、对外公文必须符合各类公文规范，按规范写作。写作用语必须准确无误、简洁明了。4、重要对外公文必须经总经理审核后发放。擅自以公司名义对外发放者，罚款100元，予以严重警告。如给公司造成不良后果或经济损失者，承担全部责任，并予以开除。5、对外公文必须妥善保管，留档备查。（三）外来公文1、外来各类传真、函件、文件、通知等均属外来函件。2、外来函件须按接收部门及时传送，及时、妥善办理。任何员工私拿、私拆、私毁外来公文，予以严重警告，处以50元以上的罚款，如给公司造成不良后果或经济损失者，予以开除，并承担由此造成的一切损失。3、外来公文各部门务须妥善保管，不得无故损坏或遗失。如有违反，每件罚款5元。六、广告宣传广告宣传是企业开拓市场、塑造社会形象、实现公司经济效益目标及战略发展计划的有力渠道，是企业管理的重要组成部分。做好广告宣传管理，对企业发展意义重大。1、宣传、广告必须精心策划，符合企业发展方向和精神内涵。2、宣传、广告的策划、编写由公司人事行政部负责，报总经理审批后，由专人办理。3、宣传、广告策划必须视社会效应为第一要素，且必须具备连续性、整体性。4、有关公司的宣传、广告资料应由人事行政部妥善保存、备查。5、宣传、广告之后，必须作好有关咨询解答、来人来访等相关工作，保持工作的连续性、完整性，塑造公司良好的社会形象。七、信息收集及反馈信息收集及反馈是公共关系的重要内容之一，是影响企业声誉及社会形象的重要因素。准确、及时、有效地做好信息收集及反馈工作，具有相当重要的实际意义。1、公司各部门必须切实做好有关企业管理、业务拓展及战略发展的各类信息收集及反馈工作，确保信息通道畅通无阻。2、公司各部门在处理信息反馈时，务必慎重、诚恳、准确、及时、有效维护公司声誉及社会形象。3、任何员工一律不得隐瞒、更改进入公司的业务信息及其它重大事务信息。违者，每次罚款50元。利用公司信息达到私人目的者，一律予以开除。4、信息转送、反馈必须对口，同时做好业务信息及重大事务信息的登记及原件保管工作。5、各部门、员工对拿不准的信息，及时找有关领导征求反馈意见。6、各部门、员工必须切实做好信息的保密工作，违反者以泄密论处。7、为让全体员工都能参与企业管理，任何员工可以自由发表对公司的意见，如有建设性意见并为公司采纳的，酌情给予奖励。8、公司人事行政部是公司信息收集中心，亦是公司信息反馈中心，重大事务信息必须呈报总经理核审。八、办公设备、设施及用品办公设备及用品为公司各项工作之必需，并为完成工作任务提供了方便，为提高工作效率定了基础。切实作好办公设备及用品管理，确保公司的正常运转。（一）办公设备、设施1、公司办公设备、设施由专人负责管理。2、公司办公设备主要指公司为各部、室配置的电脑、打印机、复印机、传真机等。3、办公设备操作、管理视同生产设备操作管理。详见《设备管理规定》。4、严禁任何员工使用公司办公设备承办本职工作以外的业务。5、所有电脑使用人员必须对电脑中的各类文件、资料保密。6、办公设施主要指各部室配置的空调，各部室应爱惜使用，不得乱用、滥用、超负荷使用。违者，每次罚款20元。7、办公设备、设施损坏时，由人事行政部专管员负责组织检查修复，属人为损坏者，费用概由使用者承担。（二）办公用品1、各类办公用品管理必须坚持：计划、经济、实用的原则。2、公司各部室除技术部、市场部外，其他部、室需用的办公用品一律实行按计划统一采购、保管、发放。每月底以前，各部、室根据需要填写《办公用品计划单》，经其负责人审核，报总经理批准，由人事行政部专人办理。3、办公用品管理视同原材料管理，须经人事行政部验收，专管员入库妥善保管，并按计划和申领单出库发放。专管员须建立明细帐目，每月底以各部室为单位编制汇总表，各部门负责人签认。报财务部并与财务部对其定期盘存、对帐。专管员对办公用品保管不力或营私舞弊，每次罚款20元，并予以严重警告，屡教不改者开除。4、各部、室负责人要严格把关，对重要办公用品、物资指定专人使用，人为损坏或遗失责令其照价赔偿。5、常用且使用寿命较长的办公用品如计算器、绘图仪等，要按使用寿命建立“年限使用登记书”，定人使用，报废收回，以旧换新。人为损坏或遗失，照价赔偿。6、技术部及市场部需用的办公用品除办理纸张领用手续外，其他办公用品一律自理。如需公司代购的，由其负责人填写“办公用品代购单”，交人事行政部审核代购，每月底由财务部从其设计奖金或销售提成费中扣除。7、技术部及市场部需用的纸张，按领用登记数量统计，每月最后一天折价从设计奖金或销售提成费用中扣除。8、办公用品管理及使用中发生人事变动，要切实作好交接工作，以免出错。交接不清，责任由当事人承担。九、资料档案行政资料档案管理是行政管理的重要组成部分，为确保行政管理工作的有效性、完整性及连续性，应切实作好资料档案管理工作。1、资料发放时应作好登记，接收人签名。2、所有资料应