商务会展公司会务管理制度

会务工作管理制度为提高商务会展公司工作效率，规范公司运作，维护公司权益，促进公司健康、持续发展，特制定该管理制度。一、部门主任及职能员按照规定履行职责。（一）部门主任岗位职责：确立公司战略目标和服务宗旨，制定相应的经营方针、质量方针、质量目标，并制定具体实施措施和服务质量标准；负责本部门日常工作的组织实施，完成公司下达的责任目标和质量目标审定签署公司合同，审批公司财务预算、决算，控制各项开支和成本消耗，提高经济效益和社会效益；协调管理关系，调动各职能员的工作积极性和主动性；组织新项目的开发和重大活动的策划审批；须经主任批准的其他重大事项。（二）职能员岗位职责：协助部门主任执行公司各项决议，完成主任做出的经营计划及分配的各项具体工作；沟通及落实具体会务执行单位的服务质量达到规定的质量目标和标准；负责公司日常的业务和行政管理工作；严格执行公司内部工作流程，积极配合各部门的工作。二、会务接待的流程管理（一）院内会务接待任务：1、在任务信息获取初期，由申请部门提交会议申请表（注释1），通过院级领导审批，下达会务接待任务。会务负责人就会议内容、接待方式、组织规模与申请部门进行沟通确认，并是整理后向主任汇报。会议期间，负责人按照制度严格执行接待工作。会后由申请部门负责人签写会议确认表（注释2）。会议负责人须在会议结束后与申请部门负责人对清会议账单，并签字确认成本表（注释3）。会务负责人在与财务报账的同时，应就会务实际情况填写会议审批表（注释4），请院领导确认。将项目相关的所有电子版及打印版等资料汇总，并转交财务和部门主任归类存档备案。定期或不定期召开项目总结会，各相关人员结合自身情况做总结。系统内会务接待任务：在任务信息获取初期，由申请单位通知部门主任，并下发会议通知，达成委托，并提交会议申请表（注释1），通过院级领导审批。会务负责人就会议内容、接待方式、组织规模及会务费收取方式与申请单位进行沟通确认，并是整理后向主任汇报。会议期间，负责人按照制度严格执行接待工作。会后由申请部门负责人签写会议确认表（注释2）。会议负责人须在会议结束后与申请单位负责人对清会议账单，并由部门主任签字确认成本表（注释3）。会务负责人负责应收应付款项的落实，并进行有效催款、落实通知规定合作事宜，并将情况反馈给部门主任。会务负责人在与财务报账的同时，应就会务实际情况填写会议审批表（注释4），请院领导确认。将项目相关的所有电子版及打印版等资料汇总，并转交财务和部门主任归类存档备案。定期或不定期召开项目总结会，各相关人员结合自身情况做总结。对外会务接待任务：在任务信息获取初期，由部门主任于客户沟通，就会议规模、创意方向，活动制作，项目选择、价格、付款方式等内容进行商讨。会务负责人根据客户提案的需要，向客户提供提案需要的相关资料数据。接待方案得到客户确认后，由会务负责人草拟会务委托合同，部门主任审核后按照严格的公章确认流程，最后商务会展公司与客户双方签字确认委托合同。（注释5）会议期间，负责人按照合同要求严格执行接待工作。会后由客户签写会议确认表（注释2）。会议负责人须在会议结束后统计会议费用，并由部门主任签字确认成本表（注释3）。会务负责人负责应收应付款项的落实，根据合同规定进行有效催款，并将情况反馈给部门主任。会务负责人在与财务报账的同时，应就会务实际情况填写会议审批表（注释4），请院领导确认。将项目相关的所有电子版及打印版等资料汇总，并转交财务和部门主任归类存档备案。会务负责人在合同执行完毕后对客户进行追踪服务，了解客户的满意成都及其它需求，并将结果以书面形式上报部门主任。10、定期或不定期召开项目总结会，各相关人员结合自身情况做总结。三、专家评审费的管理（一）评审费的预支接待任务前期，针对向专家支付的评审费用，由会务负责人根据项目预算向财务填写借款单（注释6）支取备用金。评审费的发放评审费发放时需由专家签字确