高校图书馆丛书流通集中管理模式的探索与实践

高校图书馆丛书流通集中管理模式的探索与实践

0藏书利用与藏书管理大学图书馆藏书丰富。特别是近年来，为了协助学校的扩建和评估，博物馆投入了大量资金，购买了大量新书，并丰富了藏书空间。但馆藏量的增加并没有提高图书的利用率,反而有逐年下降的趋势。造成这一现象的原因有多种:如网络环境下,读者阅读习惯的改变、电子资源日益发达等外部原因;也有图书馆的服务与管理模式没能及时跟进时代的发展等内部原因。1969年,美国图书馆专家鲁威尔将经济原则引入馆藏研究,他发现了藏书利用的“二八定律”,即流通量的80%是由大约馆藏的20%形成。相对于入藏很久的旧书来说,新书就是产生80%流通量的那一部分馆藏书。所以,新书管理是提高馆藏利用率的一个重要方面。为了满足读者阅读新书的要求,及提高馆藏利用率,各高校图书馆纷纷设立新书阅览室,同仁们也肯定了新书阅览室在满足读者、提高馆藏利用率等方面的作用。但是,随着时代的发展,新书阅览室的局限性也显露出来:(1)主要以阅览为主,短期外借为辅的流通模式,体现的是重藏轻用,与当今提倡的藏以致用的服务宗旨格格不入。(2)需专门设立库室,配备专职人员管理。当前各馆均面临库室与人员紧缺的严峻问题。(3)普遍无专门的新书标识,必须专室借,专室还,给读者造成不便。同时,因为新书转库调拨模式没有系统配套的工作方式,管理难度大,馆员的工作量较大,工作压力也大。而且,现在流行的“归口借,归口还”的大流通模式,也凸显了专门设立新书阅览室的局限性。广州大学图书馆(下称我馆)为了提高新书利用率,在学习与研究兄弟院校图书馆的新书管理方式与经验后,设置了新书区,对新书流通的集中管理模式进行了探索与实践,借助计算机自动化技术,在只增加馆员少量工作量的情况下,顺利开展新书区的图书入藏、借阅和转库等系列管理工作。1实行藏书流通集中管理我馆建筑面积5.6万平方米,使用面积4.9万平方米。在二楼大厅集中统一借还,图书按类入藏,书库分布多而散,10多个书库分布在1-5楼。我馆原有的新书流通管理模式是分开按类入藏到各书库,入库后先在各库的新书架摆放,供浏览和借阅。由于库室多,新书分散摆放,总让读者觉得没什么新书,并且新书的利用率不高,未起到总体提高图书借阅率的作用。所以我馆计划改变原有分散式为集中式的新书流通管理模式:在图书馆二楼大厅的流通中心旁边,设立了一个能收藏3万册图书的新书区,可对外流通的新书先统一在新书区摆放;新书区图书与原有书库图书一样,统一通过流通中心借还,只是新书区的图书可借册数及借期等流通规则有所不同;当新书区架位不足时,再按先入先出原则,分批将新书区图书撤出,分类迁入原书库上架。要实施新书流通的集中管理,首先要在图书馆集成管理系统中新增一种流通类型:“新书”,并对该类型设置对应的可借册数和借期等流通权限。图书分编时,按原规则分配馆藏,设置馆藏地址。与原来不同的是:参与流通的图书,其流通类型设置为“新书”,并在书脊加贴色标,该色标颜色按批次更换,同时记录该颜色对应的条码范围。新书区架位不足时,最先入新书区的图书整批下架:首先根据下架图书的色标颜色查知条码范围,在图书馆集成管理系统中,按原规则批量修改该批下架图书的流通类型;然后去除色标,按馆藏地址入库。图书还回时,贴有新书色标的图书入藏新书区,如该色标颜色属于已下架新书,则去除色标,按馆藏地址入库;无新书色标的图书则按馆藏地址入库。实施新书流通集中管理前后我馆图书编目、流通的管理流程比较如图1所示。事实证明,从原来的分散且被动的服务模式,转变为集中且主动的服务模式,这一新的新书流通集中管理模式行之有效,受到师生的一致好评。根据统计,在新书区开放的两个月内,新书区图书的借出率达到16.24%,远远大于非新书区图书借出率2.17%,说明新书区的设置对提高图书流通率有较大的帮助。2我们图书馆新书流通集中管理模式的特点2.1藏书管理区域我馆没有设立专门的一个库室,而是直接在二楼大厅的流通中心旁边新装约可容纳3万册书的书架,作为流通新书集中管理区域。设置突出、抢眼的新书区标志,读者一进馆就能留意到。旁边放置阅览桌,并配有检索机,可检索新书书目。检索、查找、阅读、借还等全程均可在几步之内完成,非常便利。在成功吸引读者眼球、方便读者利用、节省读者时间的同时,也合理利用了图书馆空间,可谓一举多得。2.2藏书的入库及管理我馆没有配备专职的新书区管理人员。因为新书上架时由书商工作人员按索取号顺序排好,每天的归架、整理以及后期下架移库的工作,就直接由新书要移入的对应各库室的工作人员负责。比如,文学类的新书,放置在新书区时,上架、排架等工作由管理文学书库的人员负责;日后撤出新书区,相应的下架、撕色标及文学书库上架等工作,均由文学书库的馆员负责。相比将新书直接放入书库,新的管理方式增加的工作量不算大,额外增加的工作主要就是新书撤架时需要手工撕除色标。馆员的工作量少量增加,换来的是读者利用图书的方便以及图书利用率的提高。2.3藏书地点的更换新书区的图书在不断更新,图书的馆藏地点也相应地变更。在读者使用的OPAC检索界面,新书区图书的馆藏地点,都会显示为“新书区(二楼大厅)”,在移入按类存放的书库时,会自动更换成相应的书库名称及详细地点。动态的馆藏管理,使每一本图书在不同时段对应的馆藏地点都非常清晰和明确,准确指引读者。2.4图书质量检查与动态馆藏管理配套的,就是标识管理。每批新书区的图书在上架前,需要贴上不同颜色的色标,一是标明其新书区的户口,二是与其他批次的、不同时间到达新书区的图书有所区分。如此操作,流通馆员在处理还书、上架时,可快速区分出新书区的图书。同时,从新书区撤出图书时,能根据色标颜色的不同,区分不同时间上架的新书。定制的色标宽约3mm,统一贴在书标(贴有保护膜)上部的边缘处,在撤出新书区时,可方便地统一撕掉。上文所说的OPAC显示的馆藏地点,主要是为了方便读者查找,而这色标的使用,则大大方便了流通馆员对图书的管理。2.5藏书信息自动显示新书区图书在典藏分配时,馆藏地址按原规则实际分配,只是流通类型统一设置为“新书”;为了在书目搜索时,新书区图书能正确显示馆藏地点,经我馆技术部修改OPAC系统,流通类型是“001新书”的图书,馆藏地点统一显示为“新书区(二楼大厅)”。新书区图书按批进入,也按批移出。新书区图书下架,移入各书库时,只需在图书馆集成管理系统中,按条码范围,批修改流通类型为对应类型“001中文图书”,OPAC则自动显示分编时的实际馆藏地址,如“中文六库(418室)”,无需馆员逐条处理。凭借计算机自动化技术,大大减轻了馆员的工作压力。这是我馆新书管理模式在没有额外增加人手的情况下,能够正常运行的关键之一。2.6续期和借书方式设立新书区的主要目的是促进读者对图书的利用。借期过短,不利于读者对图书的使用,且逾期者多,往往不利于管理,读者满意度低。根据本馆情况,我馆经研究决定,新书借期定为一个月,可续借一次,续期15天。每个读者可借新书3册。读者普遍反映良好。3书流通存在的问题新生事物总是有一个发展、成熟的过程,当前我馆的新书流通的集中管理模式尚处于探索阶段,不可避免地存在某些问题。在实践中,如何改进细节,进一步提升新书管理的效益,是新书管理模式能获得长久发展的动力。3.1藏书的更新因场地所限,新书区架位不足,到馆新书比较集中时,新书区的新书更换、下架比较频繁。一些新书在新书区停留只有短短的三两周时间,就被更换至书库,淹没在茫茫书海里,不利于更好地发挥其作用。采访、编目部门可以跟几家书商协商,根据当年的购书情况有序地安排图书加工,尽量避免几家书商集中到书、突击加工的情况,保证每批新书能在新书区至少停留两个月。否则,新书到馆数量大时,在新书区展出时间过短;而在新书到馆数量较少时,新书区的书更新又偏慢。更新过快或者过慢,均不利于图书的开发利用,也影响图书馆自身形象。而且,相对固定的更新周期,有利于培养读者对新书定期查找的利用习惯。3.2功能操作内容单一改进新书的推介方式,并且借助计算机技术提供个性化推荐服务,让新书的宣传更加多维、立体,应该是我们需要研究的另一重要层面,且刻不容缓。我馆目前的网上新书通报功能操作繁琐、功能单一,只有按期列表功能,没有检索、分类浏览及排序等功能,有待进一步改进和完善。另外,可以利用微博等方式扩展新书通报渠道;还可以使用数据挖掘技术,对读者的借阅历史和书目搜索日志等进行分析,