流程诊断与优化方案

流程诊断与优化方案1流程诊断分析流程优化与再造的前提是对现有流程进行调查研究，分析诊断流程存在的问题，即流程诊断。1．流程诊断分析步骤流程诊断工作步骤如下表1-18所示。表1-18流程诊断工作步骤说明流程诊断步骤工作内容采用方法流程信息收集◎收集信息/数据，了解企业流程执行现状◎找出流程建设、管理中的障碍◎了解企业员工关心的问题◎加强企业沟通，树立流程管理意识内部调查、专家访谈、讨论会、外部客户访谈、座谈会问题查找与分析◎清晰地阐述要解决的问题◎问题分成几个部分使问题可被细分为可被解决的小问题◎分析、深究问题的根源，提出解决方案NVA/VA分析、5WHY法、鱼骨图法、逻辑树法等给出诊断报告◎根据问题根据，结合企业实际情况，给出诊断报告◎提出问题解决方案，提供创意，优化/再造流程2．流程诊断分析工作要求流程诊断分析过程中流程管理人员需重视以下问题，提高诊断工作的科学性、合理性、有效性，提高诊断报告的实用性。†不要拘泥于“数据”，追究“我试图回答什么问题”。†不要在一个问题里面绕圈子。†开阔视野，避免钻“牛角尖”。†记住假设也可能被推翻。†反复检验观点。†细心观察。†寻找突破性观点。3．诊断分析方法常用流程诊断方法有NVA/VA分析、5WHY法等，具体方法介绍如下。†

NVA/VA分析法NVY/VA分析法是指将构成一个流程的各项工作任务分为3类，即增值活动、非增值活动、和浪费。†5WHY法5WHY法是指对一个流程进行诊断、分析和改进时，需针对其提出并回答以下问题。为什么确定这样的工作内容？为什么在这个时间和这个地点做？为什么由此人来做？为什么采用这种方式做？为什么需要这么长时间？流程管理人员需根据以上5个问题的答案找出企业流程实际实施的过程中的问题，分析深究问题的根源，从而制定流程优化或再造方案。2流程优化原则企业流程优化工作原则如下。†优化改造那些不能给企业带来利润的流程，或者效率、效益不高的流程，或者在运营当中容易出现问题的流。†优化改造那些对企业运营非常重要、急需改造的流程。†优化改造流程必须先易后难。†经过优化改造的流程必须要和没有经过改造过的企业原有流程衔接紧密，确保流程管理系统性和全面性，†经过优化改造的流程必须要有实际可操作性和稳定性。3流程优化程序企业流程优化工作需抓住重点，找出最急迫和最重要的需求点总体来说，流程优化工作包括以下3个阶段。†现在何处——流程现状分析。†应在何处——流程优化目标。†如何到达该处——流程优化方法和途径。4流程优化ESIA法企业流程优化可以从清除（Eliminate）、简化（Simplify）、整合（Integrate）、自动化（Automate）等4个角度入手，简称ESIA法，其可以帮助企业减少流程中非增殖活动以及调整流程的核心增殖活动。1．清除（Eliminate）清除主要指对企业现有流程内的非增值活动、浪费活动予以清除。企业可通过回答以下问题来判断活动环节属增值或非增值。†这个环节为何要存在？†这个流程所产出的结果是整个流程完成的必要条件吗？†它的存在直接或间接产生了怎样的结果？†清除它会解决怎样的问题点？†清除它可行吗？需明确的是，超过需要的产出对于流程而言就是一种浪费，因为它无效地站用了流程有限的资源，浪费现象包括但不仅限于以下几种。†过量产出。†活动间的等待。†不必要的运输。†反复的作业。†过量的库存（包括流程运营过程中大量文件和信息的淤积）。†缺陷、失误。†重复的活动，如信息需要重复的录入。†活动的重组。†不必要的跨部门的协调。2．简化（Simplify）简化是指在尽可能清除了非必要的非增值环节后，对剩下的活动进一步简化。简化的方法包括但不仅限于以下几种。†简化表单。消除表单设计上的重复内容，运用IT技术的介入，梳理表单的流转，简少不少工作量，减少不少环节。†简化流程步骤/环节。运用IT技术，提高员工信息处理能力，简化流程步骤，整合工作内容，提高流程结构效率。†简化沟通，避免沟通的复杂性。†简化物流，如调整任务顺序或增加信息的提供。3．整合（Integrate）整合，即对分解的流程进行整合，以使流程顺畅、连贯、更好地满足顾客需求。†活动整合。授权一个人完成一系列简单活动，将活动进行整合，减少活动转交的发错率和缩短工作处理时间。†团队整合。合并专家组成团队，形成“个案团队”或“责任团队”。这样使得物料、信息和文件传递距离最短，改善同一流程上工作的人与人之间的沟通。†供应商（流程的上游）整合。消除企业和供应商之间的一些不必要的繁琐手续，建立信任和伙伴关系，整合双方流程。†客户（流程的下游）整合。面向客户，和客户建立完全的合作关系，整合客户组织和自身的关系，将自己的服务交送于顾客组织的流程。4．自动化（Automate）企业在对流程任务的清除、简化和整