案例1 杭州祐康集团应用ERP案例分析

案例1杭州祐康集团应用ERP案例分析一、公司介绍祐康集团始建于1992年7月，当时投资仅80万美元，现已发展成为拥有杭州祐康食品有限公司、杭州祐康电子商务网络有限公司、杭州祐康达美食品有限公司、杭州祐康加油站等多家紧密层、半紧密层公司及松散层公司的公司集团。公司重要产品为"祐康雪派"牌冷饮、冷食、奶制品，产品，年产冷饮产品3万吨，冷食产品7千吨，奶制品1.2万吨。辐射至全国20多个省市。集团公司在同行业中率先通过ISO9002质量体系认证。"祐康雪派"牌产品被评为杭州市名牌产品、浙江省名牌产品，"祐康雪派"商标被评为浙江省出名商标。集团公司已被列入浙江省"五个一批公司"和"四星级公司"。二．公司的管理需求祐康集团的重要产品是面对大众的冷饮冷食食品，含有保鲜规定高，季节性强的特殊规定。产品覆盖范畴广，销售网络庞大。如何及时合理地组织安排产品的生产和销售是公司经营的核心。食品加工生产含有较高的自动化程度，但是由于公司管理过程中信息收集和解决的手段落后，公司在计划管理、物料供应、生产组织、销售管理和财务管理等方面存在许多问题。原材料供应出现脱节，不能确保生产需要；原材料、辅助材料的浪费；资金使用效率低；库存不清，实地盘点效率低，退、调、换、损、残、盘等特殊业务易出问题；产品积压或脱销；销售计划与生产计划有延滞；

市场和客户的需求变化不能及时反馈。祐康的决策层苏醒地认识到公司管理信息流通不畅是管理的瓶径所在。只有加紧公司的信息化进程才干提高公司的核心竞争力，公司才干在激烈的市场竞争中求得生存和发展。公司成立早期，就开始了管理信息化的尝试。1994年，公司就上了网络版的财务软件，后来又开发了公司的MIS系统、EMC系统，这些软件对公司的管理起到了一定的增进作用。但是由于整个公司的信息化集成程度很低，各个系统的数据不能实现共享，公司的管理瓶径还是没有得到根本的解决。随着公司经营规模的逐步扩大，市场和客户的需求日趋个性化、多样化，对公司的管理提出了更高的规定。祐康公司决定实施ERP系统。通过ERP项目的实施，建立公司先进的管理信息化网络，实现各管理部门信息的集成，实施公司内外物流、资金流和信息流的一体化管理。优化公司资源配备，合理组织生产，彻底解决产供销脱节现象；加强物流管理，减少库存资金占用，减少材料浪费，保障生产材料准时到位；及时掌握市场需求的变化，建立完备的销售网络体系，提高产品的市场占有率；强化财务管理，严格控制生产成本，压缩管理费用，提高资金使用效率。最后达成提高公司整体素质，为公司发明更加好的经济效益。三．实施过程祐康公司实施ERP项目重要进行了下列几项工作：软件选型（系统选择阶段）公司组织了专门的技术人员对ERP市场进行了认真的调查研究，对国内外ERP产品，从技术先进性、功效全方面性、系统的客户化程度、客户的成功案例、软件供应商的信誉和稳定性、性能价格比等方面进行了分析和比较。通过认真的筛选，祐康选择了北京和佳。《和佳ERP》是国家863/CIMS办公室和中国软件行业协会力推的国产优秀管理软件，能够对不同行业提供成熟的解决方案，能根据客户的需求进行客户化，系统含有扩展性，在全国有几十实施成功的案例。和佳提供的解决方案完全满足祐康的管理需求。调研和分析（系统分析阶段——可行性分析）与和佳签定了实施合同后，和佳公司派出技术人员到公司，进一步各管理部门进行了具体的调查研究。和佳技术人员与祐康的管理人员分析公司的管理现状和存在的问题，按照ERP的规定对公司的管理业务流程进行了梳理，根据公司管理需求制订了系统调研报告和总体设计方案。制订实施计划在认真的系统调研的基础上，根据公司的管理需求，把祐康的ERP实施分成两个阶段。第一阶段实现进销存和财务的一体化管理，完毕库存管理、销售业务管理、应收帐款管理、采购管理、应付帐款管理、账务及报表管理等11个子系统的实施；第二阶段实现对生产过程的控制，完一生产计划、物料需求计划、车间作业管理、成本管理、产品管理、工艺管理等10个子系统的实施。建立项目实施机构（准备阶段）祐康为ERP项目实施成立了三级实施组织体系。即项目领导小组、项目办公室和各子系统业务组。ERP领导小组由公司领导亲自挂帅，由部门负责人和管理专家构成，负责对ERP系统的实施目的、项目投资、公司内部业务流程重组方案等工作作出决策，对系统开发过程进行监督、控制；项目办公室由有关部门负责人、和佳公司项目实施部负责人和公司信息部门负责人构成，负责项目的组织实施，涉及研究系统的总体构造，制订项目实施计划，制订系统开发的程序和工作原则，协调各部门工作进程，解决开发过程中可能出现的问题；各子系统业务组由和佳公司项目实施部人员和有关部门的业务骨干构成，按开发工作的分工，分别进行各子系统的实施及二次开发工作。抓好三个层次的培训系统分析阶段——培训工作

三个层次的培训是公司领导、实施队伍和员工的培训。三个层次培训的侧重点各有不同。公司领导的培训重要内容是ERP先进管理思想和办法；实施队伍培训的重要内容是ERP的实现办法和系统运行的原理和维护办法；对员工培训则重要侧重于系统的使用。ERP的培训工作贯穿实施工作的始终，培训工作不仅仅是教会操作和使用办法，更重要的是不停地灌输ERP的管理思想和理念，使ERP在公司扎根。特别是公司领导的培训是第一位的。通过培训，获得公司领导对ERP的理解和支持，是项目成功实施的核心一步。业务流程重组由于管理体制的因素，公司管理中尚有不少"人治"的色彩，有许多地方是无章可循或有章不循；管理规程不规范，业务操作随意性大。由于管理手段落后，管理数据采集、分析办法原始，业务流程不畅通，传递环节多，存在不少无效作业环节。必须通过业务流程重组来实现管理流程的简捷、高效和畅通，这是成功实施ERP的核心。祐康在实施过程中，对重要的业务流程进行了进一步的剖析和梳理，找出其中的无效作业环节，按照ERP管理的规定进行业务流程重组。例如，过去仓库的产品调拨、出库和发运，分别由各管理部门开出调拨、出库和运输单，手工传递到对应的仓库，容易出现单据丢失、差错或登帐不及时，造成库存数据不准。现在根据系统中数据共享的特点，由业务流程的开始环节产生单据，后续环节分别调用前环节的单据进行确认和对应的操作解决，再向后传递。每个环节的操作变化自己的库存可用数量，确保了每个环节库存数量的精确可靠，同时能够及时发现差错、避免损失。通过这样的业务流程重组，大大提高了公司的管理水平。数据规范数据的精确和规范是信息化管理系统可靠运行的基础。只有系统中的数据精确，系统产生的成果才有价值。我们在实施过程中从三个方面加强对数据的规范化管理。一是基础数据和控制数据，涉及产品数据、客户资料、设备代码、人员编码、多个消耗定额等；二是各子系统建立时需要的初始化数据，如库存数量的初始化、各会计科目的初始余额等；三是从程序控制和管理制度上确保业务操作数据的规范性、可靠性。四．经验和体会1．公司必须有具体的需求，用自己的需求和衡量所选择的系统公司在选择ERP以前，必须提出自己明确具体的需求，找准自己的定位。公司上ERP不是为了赶时髦，也不能把ERP当成灵丹妙药，指望解决公司全部的管理问题。祐康分析自己公司的管理基础，明确自己的管理需求，把ERP的目的定位在解决产、供、销和财务管理的一体化，实现管理信息的集成。并且把实施工作分为两步走。这样拟定的方案切合公司实际，实施起来才有成功的把握。2．"适合"的基础是理解公司提出了自己的管理需求后，要和软件供应商进行充足的交流和沟通，使软件供应商充足理解公司的需求，软件供应商通过培训具体介绍ERP的实现办法，让公司懂得哪些需求是合理的，哪些需求与ERP流程有差别，哪些需要流程重组，哪些需要客户化。只有通过双方的沟通，才干使实施的成果适合公司管理的需要。3．最高决策层的全力支持是成功实施ERP的决定性因素人们常把ERP说成是"一把手工程"。ERP必须要有最高领导层一班人的全力支持，要把ERP作为公司管理的"一号工程"来抓，项目实施才可能成功。4．管理创新是ERP成功的确保，生存和发展是ERP实施的源动力ERP的实施是一种庞大的系统工程，涉及到公司管理领域的方方面面。实施难度有来自管理体制方面的阻力，也有来自人们管理意识、习惯甚至利益方面的阻力。因此必须有改革的精神，有创新的精神，克服多个困难，才干把实施工作一步步的向前推动。在将来的市场竞争中，公司信息化是公司生存和发展的基本条件之一。要从公司生存和发展的角度来推动公司信息化建设，ERP实施才有源源不停的动力。5．严密的保障方法再好的规划必须有可靠的组织方法来确保。公司的ERP实施必须建立健全务实的组织保障体系。通过三级实施组织机构实施层层负责，才干把实施的目的和任务落到实处。6．加强基础数据的管理数据的精确和规范是信息化管理系统可靠运行的基础。如果系统中输进去的数据精确，产生的成果就很有价值，如果输进去的数据不精确，计算机系统就会变成信息垃圾。祐康公司在实施过程中把系统的基础数据当作系统的生命线来看待。我们按照ERP系统的规定制订了多个基础数据的规范，把基础数据和多个初始化数据按部门的管理职能分类，分别列入各部门的考核内容，每类数据指定专人负责收集、录入和校对。确保系统需要的多个数据准时、按质、按量录入系统。五．效益分析祐康公司的ERP系统从5月开始投入使用。一年多时间的运行表明完全达成了项目的第一期目的。高效畅通的信息网络已经形成，实现了进销存和财务的一体化管理，从整体上提高了公司对市场的快速反映能力，公司的管理水平和管理手段都有了跨越式的发展。1）高效畅通的信息网络增进了公司业务的发展。与相比，销售额翻了一番，达成3.2亿元，利润总额增加15％。2）由于实现了信息集成，销售部门能够随时掌握仓库的动态库存，使销售开票有了精确的根据，杜绝了客户开票而提不到货的现象，提高了客户的满意度。交货履约率达97.2％以上，比上年提高了2.2％。3）仓库实施了精细化管理，能够有效跟踪和控制物品流动，仓库的库存盘点误差大大减少。以中心仓库为例，由过去的平均3.2％减少终究的1.5％。ERP项目支持立体仓库的管理的货位管理和批次管理，减少了因调货、换货和产品损残造成的损失，减少了因产品超保质期造成的损失。据不完全统计，每年的产品损残和超期造成