文件和记录管理控制程序

青岛维思佰特工业科技有限公司文件编号WISIN-QPGL-001-2016版本A0文件名称文件和记录管理控制程序页码/页次第3页共9页生效日期年月日1目的为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。2适用范围2.1

公司各部门管理文件的编制、管制方法。2.2

供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。2.3

其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。2.4

确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。2.5适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制3定义注释3.1

受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。3.2

非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。3.3文件：3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素（过程）。3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求的具体说明。3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。3.4记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。4职责4.1

总经理或董事长：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。4.2

管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。4.3

各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回品管部。4.4

品管部负责公司文件编号、审核，负责公司记录表单的印刷、存档、发放和管理。4.5管理部：负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。4.6管理部负责空白表单、记录的管理。4.7部门负责各自部门相关联记录的管理。4.8文件控制职责表文件级层文件类别编写审核批准保存一质量手册管理者代表总经理管理者代表管理部二程序文件各部门主管总经理三作业指导书相关部门部门主管、总经理、管理者代表四表单随相关二、三级文件一同审批五外来文件5文件作业程序5.1编码原则：顺序号顺序号文件类别部门代号公司代号(XXX）公司名称：WISIN文件类别：质量手册—QM；程序文件—QP；作业文件—QW或SOP；表单记录—QR部门代号：总经理∕管理者代表JL；管理部GL；市场部SC；品管部QC；技术部JS；供应链管理部GYL；顺序号：001～999。各部门文件编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形。5.2外来文件的编码以外单位编码为准。5.2.1各标题内小标题顺序如下格式：

5

5.4

5.4.1

5.4.15.4.1.1(a)5.3

受控文件控制的一般要求

(c)从外部获取的外来文件，应根据其性质和变更的特点，由总经理或其授权人监督进行定期(半年或一年/一次)向外来文件的所属单位追询其版本状况，以便能及时更新或作废。6记录管理程序6.1记录的分类6.1.1与质量管理管理有关的记录主要有：管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正与预防措施记录、人力资源管理与培训记录、设施管理记录、产品和过程监视和测量记录等等。6.1.2与采购、销售、生产、检验和交付有关的记录主要有：产品要求的评审记录、供方评价记录、产品检验记录、监视和测量装置的校准记录、统计技术的应用记录、顾客投诉及服务记录等等。6.1.3记录的形式为书面形式（如：书面的表格形式、报告文件形式等）、硬拷贝、磁盘等电子媒体等形式。6.2记录表格的设计、审批、印制和领用。6.2.1各部门设计自己所需的记录表格，并将空白表格交品管部审核后报总经理或其授权人审批后交人事部印制。6.2.2印制好的记录表格由仓库负责保管，各部门根据需要从仓库领用。6.3记录的填写记录由开展该项活动的直接责任人按要求及时填写，填写要求如下：6.3.1正确：质量记录所记内容必须真实准确，填写方法必须符合规定要求，字迹清晰，不随意涂改。需更改的部分采取划改，但需更改人签字并注明更改时间。6.3.2及时：按规定时间填写、传递，发现问题应立即纠正。6.3.3完整、齐全：记录必须按照格式逐项填写，如遇到不需填写的内容，应在该栏内画“/”，不得空项，文件规定的各种记录要作到齐全，签字手续完备。6.4记录的管理6.4.1记录的编号各种记录表格也是管理文件的一部分，其编号与对应的文件章节相关联。 质量记录的编号结构如下：顺序号部门代号表格代号公司代号(XXX）版本号修改次编号含义：1）公司代号:XXXXXX2）表格代号：质量手册：QM程序文件：QP作业指导类文件：QW/SOP表单类文件:QR/JL3）部门代号:总经办：ZJL；市场部SC；管理部GL；技术部JS；品质部QC；供应链管理部GYL；4）顺序号:为表格序列号，以数字编号，数字取值范围是“01~99”5）版本号:为文件版本号，以字母编号，取值范围是“A、B、C…”6）修改次:为表格修改次数号,以数字编号,取值范围是“0-9”6.4.2记录的收集、归档、储存和保管a）记录按照统一集中、分级管理相结合的原则进行收集、归档、储存和保管，并做到易于查找。管理部负责建立“公司记录表格清单”。b）负责收集、归档质量记录的部门，对每种记录应按月装订，并加上封面和标识按月编写目录，建立台帐，以便检索和查阅。c）记录的储存与保管，必须防火、防潮、防霉、防虫蛀，经常检查，避免丢失。d）各类记录的保存期根据使用情况确定，并在《公司记录清单》中标识清楚，。6.4.3文件记录的查阅、借阅和复制a）查阅文件记录，原则上在保管文件记录的部门进行，不得外借，不得涂改、加批和撕页，并严格遵守公司保密制度的相关规定，如果确实需要外借，要按《文件管理程序》办理相关手续。b）其他人员需借阅或复制质量记录的，应经相应部门负责人批准。6.5文件记录的处理过期的及被代替的记录，应及时销毁，重要文件记录应经总经理批准后，在有监控的情况下予以销毁。6.6电子文档需要由管理部专人定时备份、定时杀毒和定时整理归档；6.7程序涉及的相关记录由各责任部门收集整理归档并保存，定期交到管理部统一归档并保存（建立档案室）。由管理部专人7相关文件(a)《公司文件清单》(b)《文件∕图纸∕技术资料申请单》(c)《文件分发∕回收记录表》(d)《文件修订记录表》(e)《外来文件清单》(f)《文件制订∕修订∕废止申请单》(g)8、附件文件印章：受控文件章、外来文件章、作废文件章9流程内部受控文件工作流程图文件编制（初稿）文件编制（初稿）提出文件制订提出文件制订文件审核文件审核提出文件修订提出文件修订文件批准文件批准提出文件作废文件发放提出文件作废文件发放文件回收文件签收、使用文件回收文件签收、使用文件管理文件管理文件归档文件归档外来受控文件流程图文件收录文件收录文件批准文件批准（领导审阅）文件发放文件发放签收、使用签收、使用文件管理文件管理文件归档文件归档表格表格的设计——各部门审定——品管部印刷——管理部领用——各部门填写记录——各部门记录的标识—