仪器设备档案归档指引(2023年11月版)

1123仪器设备档案归档指引〔2019年11月版〕20档时，请相关单位结合实际状况，先确定所属设备类别〔购购置的仪器设备归档所需资料清单及整理挨次请参照仪器〔附件2。A4A4A4A4A4风琴式规格。手风琴折叠方式详见以下图：三、20四、设备归档名目〔12〕一式两份。电子和纸质材料均需移交档案馆。归档材料原则上需原件归档〔发票除外，如确无原件需备注说明。五、已经归档的档案材料，如需查借，均按《哈尔滨工业大学〔深圳〕档案治理方法》及相关规定办理。六、设备档案归档及查阅等相关事宜请与档案与校史馆联系。地址：H栋202，联系人：陶春阳，联系：86970399。注：归档时只需打印附件121〔201911〕哈尔滨工业大学〔深圳〕仪器设备归档名目设备名称: 招标编号:所属单位〔学院、争论院、职能部门、直属单位〕:经费来源: 产地: 验收日期:序号责任者日期题名页数备注一打算、选购阶段1析报告等2序号责任者日期题名页数备注一打算、选购阶段1析报告等2科研工程请示、批复文件或工程任务书等3专项经费状况说明及选购明细表等4设备仪器招标书或需求文件5投标书〔实际发生时候归档〕6评标文件〔实际发生时候归档〕7中标通知书8合同〔原件〕及合同附件9进口设备代理协议〔国外设备需归档〕10设备购置合同通知书、意向书或订货通知单等11谈判备忘录、重要来往函件〔实际发生时候归档〕12进口设备报关单、进口设备免税单〔国外设备需归档、发票〔复印件〕二开箱验收阶段1装箱单、出厂合格证〔质量证书、检测报告、安全证明等2仪器设备开箱验收单3开箱检验记录、计量、检测报告或者校验证书等4商检及索赔文件5设备说明书及全套随机文件材料〔与设备共存，无需5设备说明书及全套随机文件材料〔与设备共存，无需移交档案馆〕三安装调试阶段123安装调试打算〔大型设备〕安装根底图、地基示意图、电气接线图、安装工艺规程加工设备试车记录、试验设备试验记录、精度检测记录、安装验收单4存在问题及处理意见〔验收备忘录〕5安装调试技术总结报告、最终验收报告〔中英文〕6软件使用许可协议、系统安装测试记录、验收鉴定报告等7固定资产移交单、出入库单四12运行及维护修理阶段设备履历书(使用、检修、故障、事故记录)〔与设备共存，无需移交档案馆〕重大事故的调查分析及处理意见〔与设备共存，无需移交档案馆〕五改造阶段1〔与设备共存，无需移交档案馆〕六其他重要的文件材料12…移交单位：移交人：联系：接收单位：接收人：移交时间：2〔201911〕哈尔滨工业大学〔深圳〕自制仪器设备归档名目设备名称: 招标编号:所属单位〔学院、争论院、职能部门、直属单位〕:经费来源: 产地: 验收日期:序号责任者日期题名页号备注一方案论证及设计阶段1调研报告序号责任者日期题名页号备注一方案论证及设计阶段1调研报告2设备招标书或需求文件3投标书〔实际发生时候归档〕4评标文件〔实际发生时候归档〕5中标通知书6设计任务书、合同、技术协议7有关问题的请示及批复8方案论证、设计方案文件9评审文件〔设计方案评审、设计评审、工艺评审〕10计算文件11技术条件、技术说明书12设计图样13试验文件、校准文件14设计技术总结、研制总结二制造加工阶段1关键工艺规程2工艺说明书3外购件的合格证和使用说明书4重要工艺装备图纸及说明书5 工艺总结三 安装调试及鉴定验收阶段调试大纲安装根底图、地基示意图、电气接线图、安装工艺规程加工设备试车记录、试验设备试验记录、精度检测记录、安装验收单存在问题及处理意见安装调试技术总结报告、设备验收报告设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单合格证明文件计算机和测量机的软、硬件局部文件材料培训材料固定资产移交单技术鉴定及审批文件成果申报及嘉奖文件使用维护说明书、操作规程〔与设备共存，无需归档案馆〕四 运行及维护修理阶段设备仪器维护保养和安全技术操作规程履历本设备仪器大、中修的记录、总结、鉴定书大、中修精度检查记录及验收移交单设备仪器事故分析、记录及处理结果报告五 改造阶段合理化建议处理结果设备仪器改造、改装的报告与批复改进、改装过程中形成的图样、技术文件设备仪器改造、改装验收文件设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件技术鉴定及成果申报嘉奖文件六其他重要文件资料六其他重要文件资料12…移交单位：移交人：联系：接收单位：接收人：移交时间：哈尔滨工业大学〔深圳〕仪器设备归档名目说明序号每份文件材料为一号。一份文件的排列挨次为：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批复在前，请示在后；批示在前，报告在后；重要文件在前，次要文件在后；汇总性文件在前，原始性文件在后。责任者制发文件材料的组织或个人，即文件材料的发文机关或署名者。日期820190125。题名文件标题。没有标题或标题不标准的，应依据文件内容自拟标题，外加“[]”号。页数填写本份文件材料页数。空白页不算页数，不用编号；在有文字、图表的每页文件材料的正面右上角及背2B填写例如：哈尔滨工业大学〔深圳〕仪器设备归档名目设备名称:档案扫描仪招标编号:2019110120所属单位〔学院、争论院、职能部门、直属单位〕:档案与校史馆经费来源:政府选购产地:上海验收日期:20190628序号序号责任者日期题名页数备注一、打算、选购阶段1关于档案扫描仪的调研报告52关于购置档案扫描仪的申请23关于购置