信息技术（第2版）课件 刘来权 第3、4章 字处理软件的应用、电子表格软件的应用

信息技术(第2版)字处理软件的应用第三章高等职业院校精品教材系列01制作普通通知即使用合适的输入法(如搜狗输入法、QQ输入法等)直接由键盘输入文本。专业速记员用速录机打字，打字速度可以与人的说话速度一样快，最高可达每分钟674字。3.1.1输入文本键盘输入将语音转换为文字的输入方式。常见的语音输入法有讯飞语音输入法、百度输入法等，其中讯飞语音输入法支持普通话、客家语、四川话、河南话、东北话、天津话、湖南(长沙)话、山东(济南)话、湖北(武汉)话、安徽(合肥)话、江西(南昌)话、闽南话、陕西(西安)话、江苏(南京)话、山西(太原)话、上海话等方言识别。3.1.1输入文本语音输入光学字符识别，是指用电子设备(例如扫描仪或数码相机)检查纸上打印的字符，通过检测暗、亮的模式确定其形状，然后用字符识别方法将此形状翻译成计算机文字的过程。3.1.1输入文本OCR(opticalcharacterrecognition)通过内置的触控笔在手机等屏幕上手写文字，然后通过内部的识别系统把手写的各种字体转换为手机等设备可识别的标准文字的方式。3.1.1输入文本手写输入(1)在被选文本的开始处，按住鼠标左键不放，拖动鼠标(或按住Shift+方向键),即可选中相应的文本。(2)直接单击某一个词，即可选中相应的词。3.1.2选择文本1.选择词(1)将鼠标指针移到行的左侧空白处，当鼠标指针反向时单击即可选中整行文本，双击即可选中整段文本，连续单击三次即可选中全篇文本。(2)单击要选择文本的开始处，按住Shift键不放，然后单击文本的末尾处，即可选择连续的文本。3.1.2选择文本2.选择连续行/段/篇先选择一个文本区域，按住Ctrl键不放，然后用鼠标选择其他文本区域即可选中不连续的文本，如图3.1.8所示。3.1.2选择文本3.选择不连续的文本按住Alt键不放，然后用鼠标即可选中矩形区域的文本，如图3.1.9所示。3.1.2选择文本4.选择矩形区域的文本(1)启动WPSOffice文字处理软件，按组合键Ctrl+F,或单击“开始”选项卡，单击“查找替换”按钮下拉菜单中的“查找”命令，打开“查找和替换”对话框。

(2)在“查找内容”文本框中输入需要查找的文字，单击“查找下一处”按钮，文档将定位到所查找的内容处。(3)单击“高级搜索”按钮，如果选择“使用通配符”复选框，则可以使用表3.1.1中的通配符进行搜索。3.1.3查找与替换文本1.查找文本3.1.3查找与替换文本1.查找文本功

能格

式示

例任意单个字符“?”可以代表任意单个字符，

输入几个“?”就代表几个字符输入“?南”就可以找到“海南”“河南”“湖南”等任意多个字符“*”可以代表任意多个字符“*方”就可以找到“东方”“北方”“打比方”“落落大方”等

字符3.1.3查找与替换文本1.查找文本功

能格

式示

例指定字符之一“[]”内的字符可以是指定要查找的字符之一输入“[局厅部]长”,查找到的将会是“局长”“厅长”“部长”指定范围内的任意单个字符“[a-b]”可以指定某一范围内的任意单个字符输入“[a-e]ay”就可以找到“bay”“day”等字符，指定范围内的字符必须用升序输入“[1-9]”就表示查找1～9的任意一个数字3.1.3查找与替换文本1.查找文本功

能格

式示

例排除指定范围内的任意单个字符“[la-b]”可以用米排除指定范围内的任意单个字符输入“[!喝]酒”,查找到的将会是除“喝酒”以外的所有可能组合，如“茅台酒”“郎酒”“西凤酒”等指定前一字符的个数“{n}”可以用来指定要查找的字符中包含前一字符的个数输入“57140{2}”,查找到的将会是“571400”3.1.3查找与替换文本1.查找文本功

能格

式示

例指定前一字符数范围“{a,b}”可以指定要查找字符中前一字符数范围输入“h{1,3}”,表示查找1～3个h,可以查到“h”“hh”“hhh”一个以上的前一字符“@”可以用来指定要查找字符中包含一个以上的前一字符查找“6@”,可以找到“6”“66”“666”,即一个或以上的连续的63.1.3查找与替换文本1.查找文本功

能格

式示

例指定起始字符串“<”可以用来指定要查找字符中的起始字符串输入“<ha”,就说明要查找的字符的起始字符为“ha”,可以找到“hai”“hainan”等字符指定结尾字符串“>”可以用来指定要查找字符中的结尾字符串输入“人>”,就说明要查找的字符的结尾字符为“人”,可以找到“北京人”“好人”“海南本地人”等字符。3.1.3查找与替换文本1.查找文本功

能格

式示

例表达式查找

“()”用于多个关键词的组合查找查找“(Hainan)(China)”,替换为“\2\I”,\1表示第一个括号中的内容，2表示第二个括号的内容(替换栏中输入m,表示第n组内容保持不变),会找到“HainanChina”并替换为“ChinaHainan”。3.1.3查找与替换文本2.替换文本按组合键Ctrl+H,或单击“开始”选项卡，单击“查找替换”按钮下拉菜单中的“替换”命令，打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入被替换的内容，在“替换为”文本框中输入替换后的内容。如需要设置替换后的文字或段落格式，单击“格式”按钮进行设置，如将指定的文本替换后突出显示。3.1.5设置段落格式多个句子组成段落，每个段落结尾处有一个段落标志。段落的格式包括对齐方式(左对齐、右对齐、居中、两端对齐、分散对齐)、首行缩进、悬挂缩进、左侧缩进、右侧缩进、段前段后间距、行距等，通常可以通过以下两种方式设置。(1)选中要设置的多个段落，或将光标停留在需要设置格式的某一个段落内，单击“开始”选项卡，单击“段落”选项组相应的按钮即可完成设置。(2)选中要设置的多个段落，或将光标停留在需要设置格式的某一个段落内，右击打开快捷菜单并选择“段落”命令，打开“段落”对话框，对相应段落进行设置。3.1.5设置段落格式文字的格式包括字体、字号、颜色、字形(常规、倾斜、加粗)、下画线、删除线、着重号、字符间距、拼音、字符底纹、字符边框、带圈字符、清除格式等，通常可以通过以下两种方式设置。(1)选中要设置的文本，单击“开始”选项卡，单击“字体”按钮下拉菜单中相应的字体命令即可完成设置。(2)选中要设置的文本，右击打开快捷菜单并选择“字体”命令，或按组合键Ctrl+D,即可打开“字体”对话框，如图3.1.12所示，对相应的文本进行设置。3.1.6多窗口编辑(1)当需要同时编辑多个文件时，单击“视图”选项卡，根据需要单击“重排窗口”按钮下拉菜单中的“水平平铺”“垂直平铺”或“层叠”命令，即可实现多个文件窗口同时在屏幕中排列。(2)当一个文件页数比较多时，用多个窗口同时编辑，可提高工作效率。单击“视图”选项卡，单击“窗口”选项组中的“新建窗口”按钮，即可对当前文件新建一个窗口，原窗口名称变为“原文件名：1”,新窗口名称为“原文件名：2”,两个窗口均指向同一个文件。3.1.7设置文档分栏分栏是常见的排版方式，即同一页可以分为多栏，如《读者》杂志一般将页面分为两栏。设置步骤：(1)选中需要分栏的内容。(2)单击“页面布局”选项卡，单击“分栏”按钮下拉菜单中的合适命令，打开“分栏”对话框，设置“栏数”“宽度”“间距”等选项。3.1.8设置文档页面页面设置是最常见的设置之一，即对文档纸张大小、页边距、纸张方向等进行设置。页面设置的步骤：单击“页面布局”选项卡，根据设置需要单击“页边距”“纸张方向”“纸张大小”等按钮，在其下拉菜单中选择合适的命令项进行设置，或单击“页面设置”选项组右下角的箭头按钮打开“页面设置”对话框进行设置。3.1.9设置文档背景文档背景一般可以设置边框、水印和颜色，也可以设置图片。设置步骤：单击“页面布局”选项卡，根据设置需要选择“背景”下拉菜单中的合适命令项。例如选择“水印”命令及“添加水印”子命令，在弹出的对话框中进行相应设置。3.1.10自动保存设置当正在编辑的文档尚未保存时，该文件内容实际存储在内存中，此时如果断电，内存中的数据将瞬间丢失。为此，应该养成及时保存的习惯，即按组合键Ctrl+S进行保存。WPSOffice中提供了自动保存的功能，选择菜单“文件”→“备份与恢复”→“备份中心”命令，即可打开“备份中心”窗口。02制作公文通知(1)单击“插入”选项卡，单击“表格”按钮，在弹出的“插入表格”对话框中用鼠标拖动小方格的行列即可自动生成表格。(2)在“插入表格”对话框中可以选择“插入表格”命令，在弹出的对话框中设置“列数”和“行数”,单击“确定”按钮后即可新建表格。3.2.1表格的创建表格是一种用行和列组织数据的方式(3)在“插入表格”对话框中可以选择“绘制表格”命令，利用“绘制表格”“擦除”“删除”工具来绘制和修改相应的表格。(4)如果先选择文档中相应的文本，然后单击“插入”选项卡中的“表格”按钮，在打开的对话框中选择“文本转换成表格”命令，即可根据文本自动生成表格，并自动将文本填入表格。3.2.1表格的创建表格是一种用行和列组织数据的方式3.2.2表格的修饰1.单元格的合并选中需要合并的连续单元格，右击后在弹出的快捷菜单中选择“合并单元格”命令，即可完成单元格合并。2.单元格的拆分选中需要拆分的单元格，右击后在弹出的快捷菜单中选择“拆分单元格”命令，在弹出的“拆分单元格”对话框中设置拆分后的列数和行数，单击“确定”按钮即可完成单元格拆分。3.2.2表格的修饰3.单元格行高与列宽设置选择相应的行或列，右击后在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令，可以在打开的对话框中设置“指定高度”或“指定宽度”。4.单元格边框线设置右击表格，在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令，在打开的“表格属性”对话框中单击“边框和底纹”按钮，在弹出的“边框和底纹”对话框中即可设置“线型”“颜色”“宽度”等。3.2.3表格数据的编辑表格数据的编辑与普通文档的编辑方法相同，每个单元格中的内容就是一个独立段落内容，可以对其设置字体、字号、颜色等文字属性，也可以设置行距、段前段后、首行缩进等格式。3.2.4表格数据的排序对表格中已选中的数据进行排序是常见的操作。先选中表格，然后单击“表格工具”选项卡中的“排序”按钮，在弹出的“排序”对话框中设置关键字，根据排序实际需要选择“类型”,选择“升序”或“降序”单选按钮。3.2.5表格数据的计算函数名功

能使用范例范例解释sum求和sum(left)sum(A1:C1)求同行左侧所有单元格内数值之和求第1行第A～C列所有单元格内数值之和average求平均值average(above

average(A1:A2求同列上方所有单元格内数值的平均值

求第A列第1～2行单元格内数值的平均值count计数count(right求同行右侧有数字的单元格的数量max求最大值max(below)求同列下方单元格内数值中最大的数min求最小值min(above)求同列上方单元格内数值中最小的数03排版毕业论文3.3.1图的插入文档中除了文字，常见的还有各种类型的图，文字和图在一起排版，一般称为“图文混排”。

WPSOffice提供了图片、形状、图标、图表、稻壳资源、流程图、思维导图、截屏、条形码、二维码等命令，在“插入”选项卡中单击相应的按钮即可插入。3.3.2艺术字的创建单击“插入”选项卡中的“艺术字”按钮，按照对艺术字的要求选择“预设样式”

。此时在文档中出现“请在此放置您的文字”提示框，根据内容在此框中输入相应的文字，并在“绘图工具”和“文本工具”选项卡中选择合适的工具对艺术字样式进行设置。3.3.3文本框的编辑单击“插入”选项卡中的“文本框”按钮，可以在页面的任何位置插入“横向”“竖向”或“多行文字”的文本框。如插入“横向”文本框，并输入“内部文件”字样，单击“文本工具”选项卡中的“文本效果”按钮，选择其下拉菜单中的“更多设置”命令，在右侧打开“属性”窗格，在其“文本选项”选项卡的“效果”页面中选择“三维格式”命令并进行相应设置。3.3.4页眉、页脚的设置每页纸的顶端称为“页眉”,底端称为“页脚”。页眉一般可以呈现标题或页码，页脚一般呈现页码等。为了避免页眉内容和正文内容混淆，一般在页眉中插入“页眉横线”。双击页眉区域，即可进入页眉的编辑状态；双击页脚区域，即可进入页脚的编辑状态。3.3.5样式应用(1)新建样式。在窗口右侧单击“样式和格式”按钮，在打开的“样式和格式”窗格中，选择“新样式”命令，在弹出的对话框中设置“属性”“格式”等，单击“确定”按钮后，在“样式和格式”库中即可看到该样式。

(2)使用样式。在文档中选择文本，在“样式和格式”窗格中单击相应的样式，所选文本即被设置为相应的格式。3.3.6目录制作当文档的页数较多时，通过目录可以为读者提供内容的快速导航。为了使得导航更加清晰，需要有层级的目录。单击“引用”选项卡中的“目录”按钮，在打开的“智能目录”下拉菜单中选择相应的命令，WPSOffice通过对文档的标题序号等进行判断，自动生成具有层级的目录结构。3.3.7文档结构解析一个文档可以由不同的节组成，不同节的页眉和页脚内容及样式可以不同；每一节可以由多页组成，节内的奇偶页的页眉和页脚内容及样式可以不同。毕业论文的封面和摘要不需要显示页码，目录需要设置单独的罗马数字页码，且页眉无内容；正文需要设置阿拉伯数字页码，且要在页眉显示文字，故设置文档为3节。04多人协同编辑《策划方案》实施步骤(1)新建文件。启动WPSOffice,选择“新建”→“新建文字”命令，在右侧单击“新建空白文字”按钮，即可新建文件。(2)设定文件框架。小海作为项目负责人，录入需要起草的文件框架，并进行分工。(3)保存文件。选择“文件”→“保存”菜单命令，在弹出的对话框中选择“我的云文档”,并输入文件名，单击“保存”按钮完成文件在云盘中的保存。实施步骤(4)设置分享。单击WPSOffice右上方的“分享”按钮，在弹出的“另存云端开启‘分享’”对话框中单击“上传到云端”按钮，在打开的文档分享对话框中选择“任何人可编辑”命令，并单击“创建并分享”按钮；在弹出的对话框中单击“复制链接”按钮，然后将此链接通过微信或QQ等方式发送给小洋和小楠。(5)协同编辑。小洋和小楠单击小海发来的链接，即可直接打开文档。为了避免冲突，小海需要将文档关闭后重新打开，三人即可进入协作状态，共同编辑文档，如图3.4.6所示，不同光标代表不同用户的编辑状态。(6)取消分享。完成文档的协同编辑后，小海取消文档分享，并对文件进行保存。感谢观看，再见！高等职业院校精品教材系列信息技术(第2版)信息技术(第2版)电子表格软件的应用第四章高等职业院校精品教材系列01制作产品销售记录表1.新建文件启动WPSOffice,选择“新建”→“新建表格”命令，单击“新建空白表格”按钮，即可新建空白表格。2.设计样表(1)单击“页面布局”选项卡中的“页边距”按钮，在其下拉菜单中选择“自定义页边距”命令，在弹出对话框的“页面”选项卡中选择“方向”为“横向”

；在“页边距”选项卡中，根据版式要求设置页边距，单击“确定”按钮后返回。2.设计样表(2)在Sheetl表中选择A1至I1单元格，按组合键Ctrl+M,单击“开始”选项卡中的“合并居中”按钮，在其下拉菜单中选择“合并居中”命令。2.设计样表(3)在A1单元格中输入“海南悠悠科技有限公司销售记录表”,并设置为黑体、18号。2.设计样表(4)在单元格I2中输入“单位：元”,在A3至13单元格中分别输入表头文字，并设置为宋体、12号、加粗。2.设计样表(5)选择A3至I16单元格区域，右击后在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。在弹出的“单元格格式”对话框中，选择“边框”选项卡，然后分别单击“外边框”和“内部”进行设置。单击“确定”按钮后返回。2.设计样表(6)选择第3至第16行，右击后在弹出的快捷菜单中选择“行高”命令，在弹出的对话框中输入“27”，单击“确定”按钮后即可完成行高的设置。2.设计样表(7)选择A列，右击后在弹出的快捷菜单中选择“列宽”命令，在弹出的对话框中输入“14”并单击“确定”按钮；同时选中B、C、D、G、H五列，设置列宽为“12”;设置E列的列宽为“24”,F和I列的列宽为“9”,单击“确定”按钮后效果如图4.1.13所示。2.设计样表(8)参照第一步合并A17至G17单元格，输入“合计”。(9)选中A4至A16单元格，右击后在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“日期”,在“类型”列表框中选择“2001年3月7日”。2.设计样表(10)按住Ctrl键不放，先选中H4至H17单元格，然后选中G4至G16单元格，右击后在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“数值”,选择“小数位数”为“2”,设置负数的显示格式。3.录入数据按照总经理提供的纸质数据表，将“日期、销售部门、销售人员、产品名称、型号、数量、单价”字段的各行数据录入样表。其中录入日期时，可以录入“2020-3-1”或“2020/3/1”等日期样式，系统会自动转换为样表中设置的显示效果“2020年3月1日”;同样，单价的小数部分如没有，则直接输入整数，小数部分会自动添加0，如输入“999”,则显示“999.00”。输入“=F4*G4”后按Enter键，将自动计算F4和G4的乘积，即数量和单价的乘积。输入“F4”和“G4”的操作也可以用单击相应单元格代替，被引用的单元格出现颜色线框。将鼠标指针移动到该单元格的右下角，当鼠标指针变为“+”时，按住鼠标左键并向下拖动到H16,则H5至H16单元格会自动计算金额。4.关联数据选择单元格H4单击“公式”选项卡中的“自动求和”按钮下拉菜单中的“求和”命令，则H17单元格中将自动出现H4至H16单元格的求和公式，被求和的单元格被动态虚线围绕，按Enter键确定后即求和。公式也可以手动输入，显示效果一样。4.关联数据选择H17单元格5.保存按组合键Ctrl+S或选择“文件”→“保存”命令，在弹出的“另存文件”对话框中选择存储文件的位置，设置文件名和文件类型，单击“保存”按钮后完成保存。6.打印(1)选择A1至I17区域，单击“页面布局”选项卡中的“打印区域”按钮下拉菜单中的“设置打印区域”命令。(2)继续在“页面布局”选项卡中单击“打印预览”命令，在弹出的窗口中显示打印预览的效果，设置打印1份，选择打印机，最后单击“直接打印”按钮下拉菜单中的“打印”命令开始打印。02制作季度销售统计分析表1.打开文件打开“2020年3月销售记录表.xlsx”。2.数据排序(1)选择工作表“Sheet1”,选中A3至H21数据区域。(2)单击“数据”选项卡中的“排序”按钮下拉菜单中的“自定