关于企业存货管理的几点思考

关于企业存货管理的几点思考

储备是公司的重要资产。它的价值通常应代表资产的大部分。这一管理的质量直接关系到公司资金的使用水平和资产运作。因此,它是决定企业财务状况的一个重要因素。随着科技进步和管理的发展,一个企业的存货管理水平的高低对于其自身竞争力至关重要,加强企业存货的管理已成为企业生存、发展、获利的重要手段。一、存货管理的意义《企业会计准则第1号—存货》规定,存货是指企业日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。存货管理指存货的信息管理和在此基础上的决策分析,进行有效控制,最终达到提高企业经济效益,增强企业综合实力和竞争力,以最低的成本提供维持生产经营活动所需的存货的目的。存货通常在一年或超过一年的一个营业周期内被消耗或经出售转换为现金、银行存款或应收账款等,具有明显的流动性,属于流动资产,一般情况下占总资产的30%左右,其管理、利用情况,直接关系到企业资金占用水平以及资金运作效率,在当前金融危机下,提高存货管理水平显得尤为重要。二、存货管理及核算的重要性存货是企业流动资产的重要组成部分,存货周转速度的快慢、周转周期的长短直接影响企业整体资产的周转速度及营业周期。因此,加强存货内部控制、管理及核算对企业持续、快速、健康发展尤为重要。我国企业在存货的管理方面主要存在以下几个问题:(一)交易有待进一步优化有的签订假合同套取企业货款,或以假合同骗取预付款;有的购买劣质残次商品,从中获取利益;有的内外串通,坑害企业,吃“回扣”、拿“佣金”;有的舍近求远,舍好取劣、舍廉求贵,舍企业求个人,谋求个人私利;有的接受送礼请客,以原则作交易;有的做人情买卖,订立君子协议,明知上当却不检举揭发,反与其同流合污,等等。(二)公司存储保护的分析1、换生活福利如用生产资料换取生活资料或其他生产资料,用生产或生活资料对换劳务或服务;以生产的产成品换取个人生活福利(子女入托升学、住房、交通费用等)。由于产品交易不走账、不结算,摆脱了银行等金融机构和工商管理部门的检查、监督,为偷逃税款、隐瞒利润和销售收入大开方便之门。2、材料转移或转移存货保管人员利用职务之便,涂改账目,偷盗财物,或者夸大和虚报损失,将报损材料贪污私分或转移;假领或冒领领料单,转移出售、盗窃物资;或盗窃财产物资,将所盗窃物资成本通过克扣打折、短斤少两等手法,打入正常领料发料业务之中。3、要增加商品的转换将库存或采购物资进行调换,以次等品偷换优等品,以廉价物品对换贵重物品,以劣质商品串换优质商品,以旧商品换取新商品,以坏商品换取好商品;有计划、有预谋地对不同产品商品串档串规,混淆不同型号、不同批次、不同价格、不同产地的物资,瞒天过海,偷梁换柱,以实现违法乱纪之目的。(三)公司战后结算分析1、采购成本的计算方法主要问题有搞乱采购成本,商品流通企业的采购成本只包括采购价格、进口关税和其他税金等。有的企业将一些不属于采购成本的项目,如采购时发生的运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等发生时不计入当期损益,而将其直接计入采购成本;对购货的折扣作虚假处理,折扣费用未抵扣有关物资的采购成本,而是作为个人的隐性收入或“小金库”;对购入存货的增值税进项税额销项税额计算处理作假。2、主要的手法将账内的一定比例的材料物资移到账外,置于企业生产经营体之外,作为可供自己随时调用的物资“蓄水池”。主要的手法有:购进存货时即作为待摊费用或作为生产费用,尚未使用便计入相关的成本费用;回收的边角、废料不入账;捐赠、盘盈的物资不入账;自制材料不入账;委托加工退回材料的余料不入账;领用材料即计入生产费用,假退料和退库不记账等;积小成大,积少成多;账外物资“小金库”呈现滚雪球的状况。3、依违法乱纪,先入违法乱纪行为,先入典例虚报盘盈盘亏,多报盘亏、隐藏盘盈;或将盘盈盘亏不作处理、长期挂账;或者按违法乱纪行为人需要,随意作账,如计入其他业务收入、营业外收入等;或者将盘盈盘亏与物资储备中发生的溢出金额或非常损失互相冲销,不转出其相应的“进项税额”,以增加增值税的抵扣数。4、会计变更在制度运行中出现的问题根据会计制度规定,企业可以根据自身的需要选用会计制度所规定的存货计价方法,但要遵循一贯性原则,选用的方法一经确定,年度内不能随意变更,如确实需要变更,必须在会计报表中列示变更原因及其财务状况的影响。但在实际工作中存在随意变更计价方法的问题,违反了会计的一贯性、可比性原则,造成会计指标缺乏可比性,前后各期口径不一致。有些企业甚至人为地通过改变存货计价方法来调节生产或销售成本,人为调节当期利润。(四)企业存储管理部门的冲突分析1、降低生产成本生产部门希望保持较高的原材料和半成品存货水平,以避免因存货短缺而造成不必要的生产延误,同时希望大批量的生产,简化生产过程的调查,降低生产成本。2、客户客户销售部门往往希望持有大量的产成品存货,避免因存货短缺而造成生产和销售损失,同时还希望产成品存货品种齐全,适应客户对各种成品的种类和批量要求,以满足各种客户的要求。3、采购部门的要求采购部门希望大量的采购原材料和半成品,以减少采购费用和取得价格优惠,同时还希望尽早进货,避免因中断供应造成生产减少和停顿。4、减少贷款资金占用,提高资金运用,有利于贷款的体财务部门的职责是保证企业资金的有效和合理利用,使有限资金得到充分利用,因此希望在存货上的资金占用越少越好,以便减少贷款的利息费用,提高资金利用效率。因此一个优良的存货管理需要生产、销售、采购、财务等部门密切配合,达到企业总体优化,使企业获得最大利益。三、公司生存管理的解决(一)加强企业的仓储管理1、采购订单管理采购环节的各种票据是企业财务管理与物资管理的结合点。在采购管理系统中,为按采购发票确认采购入库成本、跟踪订单执行情况以及准确处理采购退货业务,采购订单处理实现全程电子化是关键所在。为使采购订单管理规范化,制定采购订单必须严格以物资采购计划为依据,彻底杜绝采购的随意性;在货物入库以后,再把订单和入库单核对,两者是否一一对应,只有这样才能准确掌握订单执行情况。2、授权批准制度的监督对采购过程中的有关组织内部控制制度、结构及系统进行监督与控制,应当从企业权责划分、履行授权批准程序、建立和健全内部控制制度、并且进行追踪检查、连续纠正控制制度中的差错、建立付款人员、记账人员和审批人员的高度分离等方面进行严格监督与控制。因此,从监督方法角度分析,这些有效措施是纠错防弊的关键方法和步骤。(二)出入库管理机制入库过程是材料物资经验收合格后入库并录入入库单的过程;出库过程是物资需求部门按照原需求计划提出领料申请,经物资部门审核批准后发料并录入出库单的过程。对出入库工作的管理,关键问题是监督机制的建立。企业财务部门应当每月对所有入库单、出库单进行核查,并形成财务凭证,实现财务管理与物资管理的结合,至此完成物资在库全过程的管理。(三)企业存货的关系存货的采购、销售及生产领用,这是一个相互联系、密不可分的整体。为了准确把握存货控制的实质,我们将其放在一起进行讨论。企业存货不但关系到当期损益的会计核算,并且涉及到前后各期会计利润水平,并影响到组织机构中的流动资产变现能力的各项财务指标。所以,内部会计监督与控制者,要把主要精力投入存货核算的审查与监控,将直接影响存货的控制因素作为审查的重点,该方法直接关系到对会计信息质量的监督与控制效果。(四)做好存货成本管理存货核算管理系统是企业通过应用物资管理系统实现效益目标。对存货进行管理与核算,就是要通过对各项存货的收发存业务进行会计处理,及时准确地将各类存货成本归集到各成本对象和成本项目上,并全面准确地掌握企业存货的耗用状况,实现物资在价值形态上的管理,动态地反映存货资金的增减变动,提供存货资金周转和占用情况的分析,为实现最佳储备提供依据。在管理上,企业应特别注意建立应用机制,定期对企业存货成本构成情况、存货资金占用情况、资金的使用效果情况进行控制与监督,同时,在特定条件下,不定期地对物资经营管理情况进行专项的或全面的控制与分析。(五)建立面向流程的一体化供应链我国企业的组织结构大都沿用了传统的基于职能部门的专业化模式,这种组织结构的特点是职能部门多、层次多、等级制度严格,这种组织适用于稳定的市场环境、大规模的生产、以产品为导向的时代,但我国企业日益面对着多变的市场环境、小批量多批次的定制性生产、以最终顾客为导向的时代,这种组织就显现出它僵化的一面,已经不能适应企业发展的需求。建立面向流程的一体化供应链从而打破组织间的壁垒,建立起高水平的、穿越职能的、能够快速响应最终顾客需求的管理体系,充分发挥供应链一体化的核心优势。