IATF文件记录控制程序

文献统计控制程序1．目的为了规范公司文献统计控制工作，明确有关管理部门的职责，规定了文献的审批、发放、更改、回收、保管等，统计的标记、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和解决规定等管理方法，确保我司各场合都能得到并使用有效版本文献。2．合用范畴合用于公司内全部文献、统计的控制工作。3．定义管理文献：涉及公司范畴的管理文献技术文献：设计文献（涉及设计图样、设计资料等）；工艺文献（涉及生产工艺、控制计划、作业指导书、工装资料等）；检查文献（涉及指导书、检查原则等）；外来技术：客户提供的图纸或样品、行业原则、产品法律法规、国家有关的法律、法规等。4．职责总经理：负责同意公布质量手册；质量部：公司管理文献的归口管理单位，负责管理文献的统一管理。技术部：公司技术文献的归口管理单位，负责技术文献的统一管理。各部门：负责编制和修订职责范畴内的程序文献、作业指导书、统计表单，负责收集、整顿、保管本部门的文献、统计。内容5.1文献统计修订制订新的管理文献应根据生产经营的需要，由归口管理部门负责起草，经本部门分管领导审批后，送交质量部对文献的文字、格式及内容进行审核，必要时还要转有关部门会签，审核或会签后交公司领导同意，公司领导审批后由质量部编号并公布。凡涉及业务流程的文献附有关表单/统计。5.2 文献统计的编号A、质量手册JX-QM-XXXX 年号手册公司名称B、程序文献JX-CX-XXXX-XXX 文献序号年号程序公司名称C、作业文献JX-ZY-XXXX-XX 文献序号年号类型公司名称D、统计Q/JL-XX-XX 统计次序号统计所在原则条款号公司名称技术文献均以版本、修改码或编号等进行标记，编号规则：A、工艺过程卡XXX---————-XX工序号工艺卡编号B、工装图纸ＸＸＸＸ————------——————ＸＸ序号产品名称C、外来技术资料WL——××××——×××次序号年号 外来文献代号D、图纸编号按照GB有关原则执行5.3 文献统计的控制5.3.1文献分为受控和非受控两种状态，受控状态的管理文献，以公司质量部对文献进行编号作为标记，同时在文献上增加分发编号；低版本及非有效版本原则由原下发单位收回后作废，作废原则将编号划去作为标记；其它非受控状态的管理文献不作标记。5.3.2文献发放的对象和数量由归口质量部填写《文献发放、回收记录表》，部门负责人拟定，并由质量部负责发放；各归口部门负责编写各自的《有效文献清单》，避免各个部门或人员使用失效文献。5.3.3质量手册、程序文献分别经总经理和管理者代表同意后，质量部按《文献发放、回收记录表》发放并登记。5.3.4其它文献，由职能部门编制，质量部审核，经分管领导同意后，由各部门按上述方法发放，其中最少一份发质量部保存。5.3.5各单位为便于内部管理所制订的有关管理文献，由部门自行控制发放。5.4 执行公司的管理文献是公司法规，含有权威性、严肃性、强制性等特点，公司内各单位和个人要严格贯彻执行。各单位应将整套的管理文献保存完好，并有专（兼）职人员负责日常的管理工作。新、修订的管理文献要及时装入，废止的管理文献要及时更换，部门转发的与各管理文献有关的上级文献，应附在管理文献之后，方便贯彻执行。当文献资料破损，严重影响使用时，文献持有人可到文献的归口部门办理文献回收手续，交回破损文献，补发与原文稿号一致的新文献，同时必须做好统计并集中销毁破损文献。当持有质量体系受控文献的人员调离本岗位，不再担任我司有关职务时，必须将其持有的文献偿还原文献的归口部门，并填写《文献发放、回收记录表》。5.5 文献统计更改5.5.1质量手册的更改5.5.1.1质量手册需要更改时，由文献更改申请人提出更改意见，填写《文献更改申请单》，由质量部报管理者代表审核，经总经理同意后，由文献管理员按发放统计逐个收回管理手册，并在手册上按申请更改内容进行更改。5.5.1.2有下列状况之一时，手册应予换版：公司内外部环境发生重大变化时；手册更改次数较多而无法辨识时；管理体系原则的修改涉及需要修改手册时。5.5.1.3若手册需换版，能够专项报告形式报管理者代表、总经理审批后实施。5.5.1.4手册换版时，应作换版标记。第一版为“A”，第二版为“B”，……。换版后，原版作废，换发新版本。5.5.2程序文献和管理制度修订与更改管理文献若与国家法律、法规或上级文献、规定有抵触的或公司有关现状变化时，应及时予以更改修订。若修订次要内容时，文献编号普通不变，仅仅修改版次号，第一版次为“0”，第二版次为“1”，……；如果修改重要内容则更改版本号，第一版为“A”，第二版为“B”，……。换版后，原版作废，换发新版本。若几项原则合并为一项原则或一项原则分为几项原则，原原则普通停止使用，另编新号。修订原则的流程：由归口管理部门负责起草，填写《文献更改申请单》，送交质量部对文字、格式及重要内容进行审核，必要时转交有关部门进行会签，经公司分管领导审批下发，同时将原原则回收、废止。5.6 文献统计的评审质量手册、程序文献由质量部组织每年进行一次评审，评审可结合管理评审会同时进行。评审内容为文献与否适宜、有效，与否需要修改。5.7文献统计的保存和销毁5.7.1质量部建立公司《有效文献清单》，统计文献的名称、编号、版本、实施日期等，以识别文献的现行修订状态。5.7.2各部门建立本部门的《有效文献清单》，对管理文献应建帐登记，并统一管理，妥为保管。任何人不得在文献上画写、涂改。5.7.3受控的管理文献未经同意不得复印，一经发现立刻收回解决。5.7.4作废文献由文献管理员按发放统计表及时收回，作废留存，将编号划去，并填写《文献和资料销毁清单》，作废文献单独寄存。5.7.5需要销毁的文献由部门申请，经分管领导同意后，由管理员在有第二人监控场合下统一销毁。6.工作流程文献统计更改流程图质量部有关部门质量部质量部责任部门评审管理者代表责任部门责任部门同意质量部质量部有关部门质量部质量部责任部门评审管理者代表责任部门责任部门同意质量部销毁旧版本YN会签讨论登记编号发放、回收旧版本YNN《文献更改申请单》/编写流程描述新增或更改销毁旧版本YN会签讨论登记编号发放、回收旧版本YNN《文献更改申请单》/编写流程描述新增或更改备注备注备注7.统计序号统计名称责任部门保存期限备注1《文献发放、回收记录表》质量部3年见附表2《有效文献清单》质量部3年见附表3《文献和资料销毁清单》质量部3年见附表4《文献更改申请单》质量部3年见附表更改记录更改章节更改标记更改处数更改文献号更改人日期编制：丁英霞审核：同意：文献有效清单Q/JL7.5-01序号文件名称编号版本号实施日期文献同意人文献更改申请单Q/JL7.5-02文献名（编号）申请人更改方式□划改□换页□新增日期申请更改因素：更改内容更改前更改后规定实施日期审核签字/日期审批意见：审批签字：日期：文献和资料销毁统计单Q/JL7.5-03文献（零件）名称申请部门文献（零件）编号申请日期份数时间销毁理由