如何改进自我业务管理

AzoyaInternationalLtd.StrictlyConfidential如何做好自我业务管理

-Don的一些个人心得分享2015.01.31Agenda如何有效利用每天的工作时间如何处理日常沟通如何写一封邮件如何开一个高效的会议如何整理归档自己的日常信息存档如何汇报如何做信息安全与保密AzoyaInternationalLtd.StrictlyConfidential21）如何有效利用每天的工作时间：梳理目标，主动思考稻盛和夫《活法》：“工作即修行，从努力工作中体味人生的真谛。”目标：这4个问题你可曾每天都会思考？公司（主管）对我当前的岗位定位是什么？主管给我的工作目标、计划时间点清晰吗？我自己的技能或业务能力是否足够保质、按时完成目标？在工作时我观察到了什么新事物和问题？发现和解决这些是否是我的能力成长和发展机会？如何在个人职业发展中，实现从普通到优秀，量变到质变？由业务和思考来驱动时间，而非由刚性的时间来驱动业务和思考10000小时定律工匠精神：做好应有的细节优秀是一种习惯1）如何有效利用每天的工作时间：做好时间管理曾国藩：“’勤’字为人生第一要义”（也可参考《高效能人士的7个习惯》）上班路上改掉迟到的习惯：不要让上班途中的宝贵时间，成为昨日还没睡醒的加时抽空读自己感兴趣的订阅号文章，跟上世界的变化，扩大知识和眼界使用3G/4G速度快的数据业务，节省等待时间

到办公室目标明确：4个业务目标问题的快速思考具体执行：今天内，以及本周我还需要做的事务是哪些？时间计划是怎样的？上午时间安排收邮件：紧急重要的立刻处理，紧急不重要的优先处理，重要不紧急的先保存再处理，不重要不紧急的无需处理收完邮件可以关闭Outlook（QQ？），不要成为等待他人邮件和好奇心的奴隶9-11点：人一天中效率最高的2个小时，处理复杂问题，让大脑动起来1）如何有效利用每天的工作时间：人与人的差距其实在8小时外中午休息不要一个人吃午餐，多与小伙伴，特别是其他业务跨模块的同事沟通，培养全局观确保30分钟的午休，其实很有必要；既然是休息，就少看些视频下午时间安排继续完成当日尚未完成的重要工作就具体问题与小伙伴有更深入的沟通，如模块内会议，点对点培训等下班前再处理一次邮件（QQ？）其他时间整块时间：读书学习，自我总结碎片时间：订阅号文章、杂志聚会与运动是哪位说的两句箴言？你必须非常努力，才能看起来毫不费力

世界上最可怕的事是比你牛逼的人，却比你更勤奋

Agenda如何有效利用每天的工作时间如何处理日常沟通如何写一封邮件如何开一个高效的会议如何整理归档自己的日常信息存档如何汇报如何做信息安全与保密AzoyaInternationalLtd.StrictlyConfidential62）如何处理日常沟通：始终先站在对方角度考虑问题再沟通当面沟通：最重要的沟通方式，却又最容易被忽略：原因？懒。点对点沟通：有啥说啥，注意方式鸡肋的会议（召集或被召集）：会议是组织里最昂贵的沟通方式，能不开则不开参考《罗伯特议事原则》书面沟通：用好工作中的基本交流工具EXCEL,Word,PPT邮件（建议统一安装Outlook，便于功能共享和同步）QQ或微信？其他新的企业沟通软件或小工具（以改进沟通效率为先）电话沟通：关键在有必要性下的迅速执行，拖延症只会拖延了自己的发展Agenda如何有效利用每天的工作时间如何处理日常沟通如何写一封邮件如何开一个高效的会议如何整理归档自己的日常信息存档如何汇报如何做信息安全与保密AzoyaInternationalLtd.StrictlyConfidential83）如何写一封邮件：最低效的沟通方式，不发无谓之邮件如何接收和处理邮件：无论如何，千万不要让接收邮件、回复邮件变成了工作的重点，甚至是唯一事务每日2小时式早晚处理式见缝插针式如何发起或参与邮件交流：自己发起主题时：主送、抄送、密送（少用）、主题、内容、格式、署名/签名回复他人主题时：检查邮件Loop内人员是否完整，谁需要这个邮件？谁应该对什么负责？邮件是最差，但却是最便利的沟通方式（想发就发，不用为对方时间考虑、发附件方便）尽早结束或不要再参与已经在多人群发的邮件生命同地点、同模块间应规避邮件交流保密原则，邮件不需要发给与邮件内容或业务不相关的人最容易的时间浪费：当一个不会发邮件的小伙伴，cc邮件给了一个本可以不用cc的小伙伴，而恰好这个被cc的人童鞋来都守在邮件旁，Agenda如何有效利用每天的工作时间如何处理日常沟通如何写一封邮件如何开一个高效的会议如何整理归档自己的日常信息存档如何汇报如何做信息安全与保密AzoyaInternationalLtd.StrictlyConfidential104）如何开一个高效的会议：不开无准备之会，开会必有输出每当想和两人或两人以上开会时，首先想起：开会是最昂贵的沟通方式，再考虑是否需要开会？如果一定要开会解决你是发起者：建议先和被邀请者口头确认，再使用个人日程管理工具（如Outlook的日程表）发送日期、地点、主题、会议内容（包括附件文档）发送会议邀请，用于两方的日程备忘你是被邀请者：当和发起者口头确认会议主题、时间后，提前做好准备任何时候，不开无准备之会，会议时间越短越好如果当面沟通，不要开电脑（查阅信息除外），不要玩手机，这是对其他与会者时间的不尊重一个正常的问题讨论型会议不应超过1小时，95%以上的会其实都可以在1小时内解决会议结束时，发起者应对讨论的结论做以整理，梳理出需要跟进的a,b,c，责任人、时间点、交付件，并跟进或升级（难以解决时