掌握最佳人力资源(张教授)

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档掌握最佳人力資源目錄前言---------------------------------------------------------------------------2徵聘最優秀的人才---------------------------------------------------------2留住最佳人才---------------------------------------------------------------3四、激發員工潛能---------------------------------------------------------------5五、建立優質工作環境---------------------------------------------------------6六、讀後心得感想－檢討本身會計事務所人力資源管理問題---------8七、讀後心得感想－個案輔導實例------------------------------------------11掌握最佳人力資源一、前言人力是企業最有價值的資產。大多數公司之所以會成功，主要是靠人力資產，而不是有形的或財務上的資產。廠房、工具、生產設備和大部份的科技都很容易買到，但用來推動知識產業所需的人才和技能卻相對不易取得。聘僱是公司最重要的決策之一，好的聘僱決策能使員工、小組和整個公司創造更大的績效。相反的，不好的聘僱決策將拖累績效，而且要付出慘痛代價才能補救過來。人力資產等式的一邊是聘僱決策，另一邊則是留才。在市場導向的經濟裡，永遠無法留住每一個人，也不該這樣強求。少量的員工流動，其實能增進公司的健全度，注入新能量和新觀念到各個階層。但流失了有價值的員工，會妨礙公司正常運作，也會降低客戶滿意度。二、徵聘最優秀的人才徵聘人才就像公司的其他活動一樣，也是一種商業流程，一套把投資轉化為報酬的活動。這個過程包括匯集有關工作條件的資訊、應徵信函、決策人士的考量，最後結果就是一批新進人員。聘僱過程有以下五個重要步驟：界定工作條件：聘僱人員進入公司，必須清楚要應徵什麼樣的人，其所須具備的技能、經驗、學歷、態度和人格特質。徵聘：必須採取策略佈下網線，以便網羅到大批的合格人選，並進行履歷表的篩選。面試：面試是為了讓主試和應徵者都有機會獲得自己所需的資訊，以便作出最好的決定。最理想的面試是向所有應徵者提出幾個核心問題，作為以後評比的共同基準。評估應徵者：所有應徵工作結束後，參與聘僱決定的人必須客觀的評估每個人選，作為新進人員進入公司的重要依據。決定和聘用：決定聘用某些人員後，將影響公司日後的績效，必須鎖定對公司最有貢獻的目標。三、留住最佳人才聘僱和留才是一體兩面，兩者彼此互補，若同時做好聘僱和留才，就能為公司帶來渴望的人才。1999年，哈德遜學院（HudsonInstitute）和沃克資訊市調公司（WalkerInformation）對兩千名雇員做了一項聯合調查，結果顯示：33%是「高風險」份子，他們對現在的雇主沒有承諾，不打算再待兩年。39%「被套牢」，他們對公司雖然沒有承諾，卻計畫再待兩年。僅24%是「真正忠心耿耿」，對公司有承諾，而且計畫至少再待兩年因此，公司的員工如果也像那些人，那就表示其中有半數以上已經準備離開公司。員工流動率高，對公司而言是一項人力資源的損失，不僅無法提高工作效率，更增加培訓員工的時間和人力成本。留住優秀員工不僅「感覺很好」的問題，其實還十分重要，三大基本理由有：1.智慧資產日益重要；2.員工年資和顧客滿意度有因果關係；3.員工流動的代價很高。智慧資本的重要性在工業時代，一家公司的實質資產，例如機械、廠房、乃至於土地，決定了它競爭力的高低。在目前這個「知識時代」裡，智慧資本代表了公司的競爭優勢。智慧資本是指員工擁有的獨特知識和技能。今天的公司想要成功，需要靠創新的觀念、一流的產品和服務，這一切都源自員工的知識和技能。每當員工離職，公司就流失了辛苦、花大錢換來的知識和技能。如果他們投效的是競爭對手，公司的損失就更大。留才與顧客滿意度每個人都明白，顧客滿意度是公司生存和成長的最主要因素之一，也是留住人才的重要因素之一。簡而言之，員工如果滿意自己的工作和公司，就比較可能帶來滿意的顧客，兩者互相關連。人才流動的代價人才流動會造成重大損失，公司因員工流動而付出的代價可分為三類，每一類都會削減獲利：直接開銷：包括徵聘、面試和訓練遞補員工所有花費。間接成本：影響到工作量、士氣和顧客滿意度。其他員工是否會考慮離職？顧客是否會隨員工掉頭而去？機會成本：包括流失了知識和工作未能完成，這些損失是因為經理和其他員工專注於填補空缺、並督促新人趕上進度而產生的成本。員工流動的代價，可以從另一個角度看。如果離職是一些不適任的員工，反而能消除公司某些看不見的損失，例如雇用平庸無能的主管，可能造成公司管理不當、士氣低落和跳槽現象。激發員工潛能員工開發對公司有幾個重要利益。若處理得好，它有助於：提高公司人力資產的價值，現在行業別愈來愈多，人力是公司的主要資產；確保人才準備就緒，可隨時填補空缺；培養一批瞭解公司和本業的人才，以備在業務擴展後出任主管；有效留住人才。蓋洛普公司在1999年所做的一項廣泛調查顯示：「接受過公司訓練的美國勞工對自己的工作比較滿意。」作者還發現，滿意的員工比較可能留任。許多公司認為員工開發是一像好投資，員工變得更有知識、更有效率，而且令顧客更滿意。但有些公司表示，在流動率這麼高的年代裡，員工開發的價值令人懷疑。他們問道：「如果我們不得已資遣了這些員工，或是他們跳槽到別的公司，誰會是這些昂貴訓練和開發計畫的受惠者？」建立優質工作環境公司文化、員工心力交瘁、工作和生活間的平衡是對公司在徵聘和留住人才影響深遠的職場因素。公司文化文化是公司能否吸引合格人才和留住現任員工的重要因素。例如，若公司作風太過鬆散，就無法吸引或留住專業人士；他們可能覺得公司不夠嚴肅而不利於他們的長遠事業。如果作風過於正經呆板，年輕有創意的員工就會覺得不舒服，無所適從。如果公司文化不受婦女和少數族群歡迎，有才能的人就會到別處去發展。任何人都不願意在充斥著衝突、內鬥、高級管理階層失去功能、以及過分重視階層的公司就職。員工心力交瘁心力交瘁有時是自行誘發，但往往是職場文化所造成。心力交瘁的徵象包括：工作滿意度下降、對公司的使命感減少、做事時想標新立異。心力交瘁會直接妨害公司留住人才，如果公司蒙上心力交瘁的惡名，將很難徵聘到優秀人員。更糟的是，公司裡最主動的員工，對工作有強烈使命感的人，也最可能染上心力交瘁。為了消除心力交瘁的現象，要防止工作量過大，建立長期、策略性的人力佈署，確保有足夠及適任的人員辦事；積極設法減少疲於奔命的現象；重新聘僱優秀人才，別把擁有優秀人才視為理所當然，也別以為他會一直替你工作。具備某些技能的人才非常搶手，流動性也高。工作和生活平衡工作和生活平衡形成今天重要的課題，因為許多人已厭倦了漫長的工作日、沒意義的休假、在飯店客房裡過夜、以及老闆在週末假日傳來的電子郵件。研究人員史都華.費德曼（StewartFriedman）、佩利.克里斯登生（PerryChristensen）和傑西卡.狄克魯特（JessicaDeGroot）在銷路廣大的《哈佛商業評論》上撰文說，處理工作和生活平衡問題，可從「雙贏」而不是「零和」的角度著手。這些研究人員提出了三項原則，打破零和遊戲的制約：確定員工都瞭解公司的優先順序，並鼓勵員工認清個人的優先順序。確認和贊同員工下班後都是「完整的個體」和扮演要角的人。不斷試驗完成工作的方法。讀後心得感想－檢討本身會計事務所人力資源管理問題每讀一篇文章或看一本書時，總是細嚼慢嚥的品嘗書中作者的建議及經驗。看《掌握最佳人力資源》也不例外，從第一章談論有效聘僱的五項步驟，到第七章當其他辦法都失效時。從作者提供的方法和實例個案的分析，希望從中學習以改善本事務所人力資源管理問題。本事務所人員有五人，常常面臨人員流動的頭痛問題。會計事務所是一種專門職業，提供會計及稅務的專業服務。人員從招募、徵選、訓練、任用、留才、績效評估、薪酬，每一個步驟都不能疏忽。雖然人員不多，但是每一個流程都關係事務所提供客戶服務滿意度及工作績效的指標。聘僱我們事務所位於竹南頭份地區，外在環境有新竹科學園區、竹南科學園區，園區環繞造就週邊就業機會，也提供我們客戶成長的實質利益。但是在招募、徵選人員時卻是極其困擾，分析其原因有：科技、電子公司都是大型公司，他們提供較佳的工作環境、學習較多樣化的工作技能，薪酬不是最高誘因，而是有豐厚的員工分紅，尤其是股票股利，股票股利又以面額課稅，實質價值優於本薪。這些都是大公司取得優秀人才的優勢，也就把好的人才、素質較高的人都吸引過去。所以在招募新人、留住舊人時，就得挖空心思、費盡腦力。留才就如本書第三章留住最佳人才所言：聘僱和留才是一體兩面，兩者彼此互補，若同時做好聘僱和留才，就能為公司帶來渴望的人才。1999年，哈德遜學院（HudsonInstitute）和沃克資訊市調公司（WalkerInformation）對兩千名雇員做了一項聯合調查，結果顯示：33%是「高風險」份子，他們對現在的雇主沒有承諾，不打算再待兩年。39%「被套牢」，他們對公司雖然沒有承諾，卻計畫再待兩年。僅24%是「真正忠心耿耿」，對公司有承諾，而且計畫至少再待兩年。看從這段文章及研究調查看來，留住人才確實是一件非同小可惱人的事情，每家公司不論是大小公司卻都面臨僅有24%是「真正忠心耿耿」，對公司有承諾者。看到這份研究報告，有一種欣慰的心情，原來大公司也面臨人才流失的留才困境，因為對我而言面對人員流動總有一份自我反省的愧疚感。提供優質工作環境本書第六章建立優質工作環境中提及：公司文化、員工心力交瘁、工作和生活間的平衡是對公司在徵聘和留住人才影響深遠的職場因素。文化是公司能否吸引合格人才和留住現任員工的重要因素。例如，若公司作風太過鬆散，就無法吸引或留住專業人士；他們可能覺得公司不夠嚴肅而不利於他們的長遠事業。員工心力交瘁有可能是長期處於工作壓力中，工作過於繁重。要消除心力交瘁的現象，就如本書作者建議：要防止工作量過大，建立長期、策略性的人力佈署，且要重新聘僱優秀人才，別把擁有優秀人才視為理所當然，也別以為他會一直替你工作。記住具備某些技能的人才非常搶手，流動性也高。這些都是金玉良言，我自己要好好運用並做好整體思考。針對外在環境競爭，如何提供良好的工作環境，是迫在眉睫的事情。人員徵選進來以後，持續提供完整的教育訓練、工作完整性、工作回饋性、工作自主性、從工作中獲得成就感、工作中受尊重、工作挑戰性，這些都是日常工作應注重也應實行的要項。希望員工在工作兼學習中獲得最大的收益和滿足。台灣現在是處於人才需求大於供給的競爭市場，工作和取得生活平衡是每家公司不敢忽視的。我們事務所也不例外，每天朝九晚五，上下班時間規律，晚上從不加班；週休二日；除非碰到申報期間，星期六加班外，例假日也不加班，我們已貫徹工作和生活的平衡。績效評估提供專業的服務態度、工作正確性、工作進度、整理事務整潔度是我們績效評估要項。績效評估半年考核一次，希望藉由績效評估的結果提高工作效率，作為檢討依據。績效評估也為晉升、加薪、年終獎金發放的評分考核。鼓勵員工在下班後進修，如鼓勵報考會計師執照、記帳士執照。提供專業書刊閱讀、解實務上稅務問題及各種疑難雜症，用各種方式激發員工潛能，使其在工作中發揮最大潛力。讀後心得感想－個案輔導實例本人有幸於今年八月一日至八月六日，應客戶之邀到大陸東莞，實施為期六天的全廠工作流程規劃暨帳務稽核工作。該公司是一來料加工廠，原料、物料從世界各國進口到大陸，該廠進行加工後，依照所定合同數量及價格，再出口至世界各地。因為以加工為主要生產項目，所需聘雇人員自然不少。公司有財務、稽核、業務、倉管、工程、物控、生管、保安、運輸、研發、人事等部門。整合各部門的人力資源，是我這次的重責大任。首先將全廠工作流程向各部門主管簡介，各部門主管針對配合部門間的聯繫、工作安排、工作流暢、人員間協調、溝通管道逐一確認，直到各部門間認同流程及表單製作並確定責任歸屬，及各部門應完成日期後，整體流程規劃大致底定。其二請主管提供各部門之工作說明書、工作分析，透過工作分析與工作說明書的撰寫，可以明確界定出各個職務的職責所在，藉由工作評價的方法，定義出每個職務對於公司的貢獻程度。其三工作流程規劃，導引出各部門間及各人員間的相互牽制作用，藉由相互牽制和控管確保公司安全性、機密不輕易流失。其四充分發揮人力資源效率，避免工作重複，人員閒置。召開工作流程檢討時，我們發現公司存在：階級責任歸屬不清，部屬不知向誰負責、報告；公司有四百多名員工，卻只有一位人事專員；部份部門權利過大，掌握公司重要機密；高階主管未盡監督管理之責等等。在總經理親臨會議，並詳細聆聽且認同後，當場裁示：責任歸屬問題；增加人力資源部門；工作職權分散；高階主管降級處分等宣示。藉由革除組織壞習性，引進新流程、新氣象，確保公司持續挑戰高營收。該公司總經理說：「公司盈餘不是拜市場景氣榮枯之賜，而是靠公司開發新產品與有效管理而來。景氣好時，有虧損的公司，反之，景氣不好時卻有表現亮麗之公司。」不斷的學習，不斷充實自己是迎接工作挑戰的不二法門。很高興也很榮幸修張教授這門「亞洲人力資源管理」課程，不但在課堂中學到最新的人資新知識，也在指定閱讀書籍「掌握最佳人力資源」（作者理查.盧克（RichardLueck）；彼得.卡貝里（PeterCapplli）教授審訂；賴俊達譯）中，瞭解到實務上人力資源管理面對的種種問題。對照本身事務所與有工作關係夥伴的客戶所面對的問題都不謀而合，而在教授課堂中，及這本「掌握最佳人力資源」書中所提供寶貴的意見與解決問題的方法中得到最佳解答。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档招标项目档案资料管理一、档案资料招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目）都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。二、归档及备案时间总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公司项目在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。监管机构资料备案时间：序号项目类型监管机构最迟备案时间备注三、档案资料的整理1、电子资料电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。2、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序整理，特别是招标过程比较复杂的项目。2.1档案盒：除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。实施时间11.06HNZK11111招标人名称项目名称1/1保存期至：2.2湖南省政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.2.1盒内目录2.2.2备案资料2.2.3招标文件2.2.4投标文件正本2.2.5中标通知书2.2.6资料移交登记表2.2.7客户反馈意见表2.2.8其它资料成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

公开招标采购归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号公开招标采购归档内容份数保存位置页码备注1采购计划申报表2采购需求表3委托代理协议（或合同）4进口产品采购申请及论证5招标文件论证资料6采购人对招标文件的确认资料7招标文件（可另册装订）8招标公告（附打印的网页）9招标文件发售资料10澄清修改资料11评审专家抽取记录12投标文件递交登记表13开标唱标记录表14评标委员会签到表及有关工作人员签到表15评审专家评审承诺书16评标实施细则17评审报告18评审专家评审工作情况记录表19投标人投标文件正本（可另册装订）20采购人对评审结果的确认资料21中标公告（附打印的网页）22中标通知书23质疑投诉处理文件24采购合同25政府采购合同验收报告单26废标情况记录27资料移交登记表28客户反馈意见表29其他有关的重要文件项目负责人：日期：邀请招标采购归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号邀请招标采购归档内容份数保存位置页码备注1采购计划申报表2采购需求表3委托代理协议（或合同）4变更采购方式申请及审批文件5采购人对招标文件的确认资料6资格预审公告（附打印网页）7选择被邀请参与投标供应商的方式及名单8进口产品采购申请及论证9招标文件（可另册装订）10招标公告11招标文件论证资料12招标文件发售资料13澄清修改资料14评审专家抽取记录15投标文件递交登记表16开标唱标记录表17评审委员会签到表及有关工作人员签到表18评审专家评审承诺书19评标实施细则20评审报告21评审专家评审工作情况记录表22投标人投标文件正本（可另册装订）23采购人对评审记结果的确认资料24中标公告（附打印的网页）25中标通知书26质疑投诉处理文件27采购合同28政府采购合同验收报告单29废标情况27资料移交登记表30客户反馈意见表31其他有关的重要文件项目负责人：日期：

竞争性谈判采购归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号竞争性谈判采购归档内容份数保存位置页码备注1采购计划申报表2采购需求表3委托代理协议4采购方式申请审批文件5谈判小组成员组建资料6采购人对谈判文件的确认资料7谈判小组对谈判文件的确认资料8谈判文件（可另册装订）9谈判采购信息公告（附打印的网页）10谈判文件的发售资料11澄清修改资料12谈判文件递交登记表13谈判记录及报价文件14谈判小组成员签到表及有关工作人员签到表15谈判小组成员评审承诺书16谈判小组评审报告17谈判小组评审专家评审情况记录表18供应商谈判响应文件正本（可另册装订）19采购人对谈判结果的确认资料20成交公告（附打印的网页）21成交通知书22质疑投诉处理文件23采购合同24政府采购合同验收报告单25资料移交登记表26客户反馈意见表27其他有关的重要文件项目负责人：日期：

询价采购归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号询价采购归档内容份数保存位置页码备注1采购计划申报表2采购需求表3委托代理协议4采购方式申请审批文件5询价小组成员组建资料6采购人对询价文件的确认资料7询价小组对询价文件的确认资料8询价文件（可另册装订）9询价采购信息公告（附打印的网页）10询价文件发售资料11澄清修改资料12询价文件递交登记表13询价小组成员签到表及有关工作人员签到表14询价小组成员评审承诺书15询价小组评审报告16询价小组评审专家评审工作情况记录表17供应商报价文件正本（可另册装订）18采购人对询价采购结果的确认资料19成交公告（附打印的网页）20成交通知书21质疑投诉处理文件22采购合同23政府采购合同验收报告单24资料移交登记表25客户反馈意见表26其他有关的重要文件项目负责人：日期：

单一来源采购归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号单一来源采购归档内容份数保存位置页码备注1采购计划申报表2采购需求表3委托代理协议4单一来源采购论证资料5单一来源采购批复文件6单一来源谈判文件7单一来源采购公告（附打印的网页）8谈判小组成员签到表及有关工作人员签到表9谈判小组成员评审承诺书10单一来源谈判报告11谈判小组评审专家评审情况记录表12供应商谈判文件正本（可另册装订）13成交公告14成交通知书15质疑投诉处理文件16采购合同17政府采购合同验收报告单18资料移交登记表19客户反馈意见表20其他有关的重要文件项目负责人：日期：

2.3湖南省建设工程类项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.3.1盒内目录2.3.2招标投标情况报告2.3.3备案资料2.3.4招标文件、招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）2.3.5中标人投标文件2.3.6中标通知书2.3.7资料移交登记表2.3.8客户反馈意见表2.3.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档盒内目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

湖南省建设工程招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号资料内容份数保存位置页码备注1招标条件（1）发改委招标方案批复（复印件）（2）建设工程规划许可（复印件）（3）初步设计审查批复（复印件）（4）施工图审查备案表（复印件）（5）建设方银行资金到位证明（复印件）2委托代理合同3招标代理中标通知书4招标计划书5招标方案6资格审查文件另册7招标文件（邀请招标附投标人购买招标文件情况登记表）另册8招标公告（含“两报两网”之一发布的）9资格审查评审报告10投标邀请函（邀请招标）11答疑纪要及补充通知12招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）13招标投标情况报告14中标候选人公示（含“两报两网”之一发布的）15中标通知书16资格审查申请文件另册17中标投标文件另册18未中标投标文件（标注存放地点）19招标人评委资料20其他法律、法规、文件应提交的资料21资料移交登记表22客户意见反馈表（必需有，不装订）项目负责人：日期：

2.4长沙市本级（各区县）政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.4.1盒内目录（参考长沙市政府采购归档表）2.4.2备案资料2.4.3招标文件2.4.4中标人投标文件2.4.5中标通知书2.4.6资料移交登记表2.3.7客户反馈意见表2.4.8其它资料成册的资料要求胶装（资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

政府采购一般项目归档盒内目录类别类别编号归档编号2010项目名称项目编号政府采购编号：代理机构编号：原采购方式变更采购方式合同情况标段标段简称合同编号申报表编号预算额中标额中标人简称二、项目归档资料（代理机构填写）序项目资料是否提交页码序项目资料是否提交页码一项目前期19投标人授权代表签到表1政府采购申报审批表☆20评委监委采购人签到表2非公开方式审批表☆21开标会情况记录表3项目委托通知单☆22评委承诺书二进口产品审批23资格性符合性审查表4进口产品申请表24变更采购方式的通知5行业主管部门意见25更改谈判文件实质性条款的通知6专家组论证意见26询标答疑记录表7专家组成员名单27竞争性谈判投标报价汇总表8专家论证意见公示28评分统分表三项目专家论证29评委意见书9政府采购随机抽取表30评标结论书10专家组个人论证意见六定标上网公告11专家组综合论证意见31项目定标备案登记表★12论证意见采纳说明32中标（废标）公告四项目上网公告33中标人投标书副本13项目公告备案登记表★34中标结果变更公告14委托代理协议七合同备案15采购公告35项目合同备案登记表★16采购文件36中标通知书17项目变更公告37政府采购合同五开评标会资料38超预算单位来函18政府采购随机抽取表说明：1、“√”表示提交，“×”表示未提交。2、凡公示公告均要求为网站打印版。3、采用简单询价方式的，提交所有投标书正本。4、标记“☆”的，由采购办经办人提交。5、标记“★”的，要求紧随本表装订。代理机构经办人（签名）：提交日期：年月日采购办监管一科经办人（签名）：审核日期：年月日采购办计划核算科经办人（签名）：备案日期：年月日三、公司要求的资料序项目资料份数保存位置备注1未中标人投标文件2资料移交登记表3客户意见反馈表（必需有，不装订）

2.5长沙市市本级（各区县）建设工程类项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.5.1盒内目录2.5.2招标投标情况报告2.5.3备案资料2.5.4招标文件、招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）2.5.5中标人投标文件2.5.6中标通知书2.5.7资料移交登记表2.5.8客户反馈意见表2.3.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

长沙市建设工程招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号资料内容份数保存位置页码备注1招标条件（1）发改委招标方案批复（复印件）（2）规划局工作联系单（复印件）（3）初步设计审查批复（复印件）（4）建设方银行资金到位证明（复印件）2委托代理合同3招标申请书4招标文件（邀请招标附投标人购买招标文件情况登记表）另册5招标公告（含“两报两网”之一发布的和交易中心发布的）6资格审查资料7投标邀请函8答疑纪要及补充通知9标底或上限值及相关资料10评标报告11中标候选人公示（含“两报两网”之一发布的和交易中心发布的）12中标通知书13投标文件（未中标投标文件标注存放地点）另册14项目负责人招标备案资料15劳务分包招标备案资料16其他法律、法规、文件应提交的资料17（1）招标方法人代表证（复印件）或授权委托书（原件）18（2）建设方工程款支付承诺书（3）投标文件电子光盘另册（4）招标人评委资料（5）评委承诺词19项目招标投标分段征求意见表20资料移交登记表21客户意见反馈表（必需有，不装订）项目负责人：日期：

2.6公路（交通）建设工程类项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.6.1盒内目录2.6.2招标投标情况报告2.6.3备案资料2.6.4招标文件、招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）2.6.5中标人投标文件2.6.6中标通知书2.6.7资料移交登记表2.6.8客户反馈意见表2.6.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

公路工程招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号资料内容份数保存位置页码备注1招标条件（1）发改委立项批复（2）发改委招标方式核准（3）施工图设计审查批复（交通主管部门）2委托代理合同3资格预审公告或招标公告（“湖南省招标投标监管网”和湖南日报）4资格预审文件另册5答疑及补充通知6资格预审报告7资格预审申请文件另册8招标文件、工程量清单或合理定价清单另册9答疑纪要及补充通知10评标报告11中标候选人公示（“湖南省招标投标监管网”和湖南日报或湖南省交通运输厅网站）12中标通知书13中标投标文件另册14未中标投标文件（标注存放地点）15资料移交登记表16客户意见反馈表（必需有，不装订）项目负责人：日期：

2.7土地整理项目招标投标档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.7.1盒内目录2.7.2招标投标情况报告2.7.3备案资料2.7.4招标文件、招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）2.7.5中标人投标文件2.7.6中标通知书2.7.7资料移交登记表2.7.8客户反馈意见表2.7.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

土地整理招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号资料内容份数保存位置页码备注1招标条件发改委招标方式核准2委托代理合同3资格预审公告或招标公告（“湖南省招标投标监管网”）4资格预审文件另册5答疑及补充通知6资格预审报告（省部级投资项目除外）7资格预审申请文件另册8招标文件、工程量清单或合理定价清单另册9答疑纪要及补充通知10评标报告11中标候选人公示（“湖南省招标投标监管网”）12中标通知书13中标投标文件另册14未中标投标文件（标注存放地点）15资料移交登记表16客户意见反馈表（必需有，不装订）项目负责人：日期：

2.8货物（设备）招标投标档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.8.1盒内目录2.8.2招标投标情况报告2.8.3备案资料2.8.4招标文件2.8.5中标人投标文件2.8.6中标通知书2.8.7资料移交登记表2.8.8客户反馈意见表2.8.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

货物（设备）招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号资料内容份数保存位置页码备注1招标委托协议2立项批复（如有的话）3招标人技术及商务要求4招标文件评审专家意见5招标人反馈意见表（如有的话）6招标文件审批表7招标文件8招标文件送审函（机电办）9招标文件购买记录表10招标文件补充文件及投标人回执11投标保证金登记表12评标报告（含全套开标、评标资料）13中标通知书14投标人投标文件（正本）15招标过程中的其他重要资料和文件16资料移交登记表17客户意见反馈表（必需有，不装订）18对残缺资料的情况说明项目负责人：日期：2.9湖南省外分公司档案资料的要求湖南省外分公司项目如果当地监管机构对档案管理有要求的，将相关要求报送总公司备案后按当地要求进行整理。如果没有具体要求的统一按湖南省项目的要求进行整理。

3、未中标投标文件未中标人投标文件应先用纤维绳捆扎牢靠，后用牛皮纸打包。侧面贴上归档标签，一般项目未中标投标文件保存期限为5年，重点项目的未中标投标文件保存期限另行确定。实施时间11.06HNZK11111招标人名称项目名称1/3保存期至：正面贴上归档目录，当投标人多需分包时，需在备注栏内用“√”标注本包内所包含的投标文件。未中标投标文件目录招标编号：HNZK-项目名称：序号投标人名称商务标书技术标书其他文件备注1（填写份数）（填写份数）（填写份数）项目负责人：日期：

4、资料移交向委托人（招标人）、监管机构移交资料时应当面清点，填写资料移交登记表，资料移交登记表应进入档案盒。资料移交登记表招标编号：HNZK-项目名称：序号资料名称份数备注1招投标情况报告2备案资料3评标报告4中标通知书5招标文件投标文件序号投标人名称商务标书技术标书其他文件备注1234移交人：签收人：移交时间：特别说明：移交人：签收人：时间：说明：1、本表格资料如果不是一次性移交，请在对应资料备注栏注明具体移交时间，资料签收人。2、投标文件填写按中标人->未中标人的顺序填写，同时在中标人序号上加“√”以示区别。3、如有特别事项（如保密项目委托人需要将所有相关资料带回保存等）请在特别说明中注明，以备查。4、本表格作为归档资料保存在项目档案中。

5、客户意见反馈表（省招标办、长沙市招标办执业手册填写的需复印后归档）省管项目及长沙市工程建设类项目客户反馈意见表按湖南省招标办、长沙市招标办执业手册上的表格样式，建设工程类项目参照湖南省招标办、长沙市招标办执业手册上的表格样式，非建设工程类项目的客户意见反馈表均按下表，所有需注明的地方均应按标注。客户意见反馈表尊敬的客户：衷心的感谢您对我司的信任和支持！为不断提高我们的服务质量，完善我们的工作，为向您和其他客户提供更优质的服务，在致以我们诚挚问候的同时，请您在百忙之中填写以下意见反馈表。并期盼您对我们的工作提出宝贵的意见和建议，我们将不胜感激，谢谢！客户信息客户名称联系人客户地址联系电话项目信息项目名称服务范围工程施工□材料采购□设备采购□服务采购□其它□评价范围评价内容评价结果从业规范是否签订招标代理委托合同是□否□招标范围是否符合国家法律法规是□否□是否按国家法律法规发布招标信息是□否□是否按核准备的招标方式进行招标是□否□招标程序及评标方法是否符合国家法律法规是□否□质疑投诉处理是否有投诉、质疑以及行政主管机关最终认定结果服务质量是否按委托合同规定的服务范围和标准提供服务是□否□是否按规定时间组织采购人与中标人签订采购合同是□否□评价结论及建议反馈单位（盖章）：20年月日为能及时收到您的反馈意见及建议，并确保反馈意见的公正性，请不要将此表直接交给我司工作人员，在填写完毕后传真至我公司，传真号码再次感谢您的支持！湖南中科项目管理有限公司6、册内目录每本单独装订成册的资料均应有编写册内目录，主要资料均应在目录中列明，注明页码，方便查找。页码编码及可以用自动号码机打码，目录页码可以手工填写。自动号码打码机目录示范（具体内容根据归档资料结合盒内目录的要求进行编列）：目录1.招标委托协议…………012.立项批复（如有的话）………………033.招标人技术及商务要求………………074.招标文件评审专家意见………………105.招标人反馈意见表…………