信息化项目建议书

***信息化项目建议书

（含可行性分析）项目名称：电子文献电子档案管理系统

申报单位：

（公章）

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填报日期：********

项目需求阐明建设电子文献电子档案管理系统，以规范各级各部门电子文献归档、管理和运用，科学保管全市的电子档案，增进国家信息资源建设，实现全市档案信息资源共享，为党政决策、机关办公和社会公众提供便捷的档案信息查询。项目可行性分析1、必要性：完整洁全地保存多个对国家和社会有保存价值的文献材料，维护历史的真实面貌，最大程度地发挥档案信息的价值，是《中华人民共和国档案法》赋予各级政府、各单位、各部门的责任，政府有必要采用涉及技术手段在内的一切方法来保存历史、延续人类社会的记忆。我市OA系统投入运行后，在系统中生成和流转的大量电子文献需要寻找一种“着陆地”、“集聚地”和“归属地”，使之在确保各级政府正常运转中发挥承上启下的作用。如果不能及时进行规范化、原则化地收集、归档、保管，将容易产生电子文献特别是其背景信息和元数据的遗失、毁损，无法确保电子文献的真实、完整、有效和长久可用，在某种程度上会造成“失忆政府”。因此，必须尽快建设电子文献电子档案管理系统，以规范各级各部门电子文献归档、管理和运用，科学保管全市的电子档案，增进国家信息资源建设，实现全市档案信息资源共享，为党政决策、机关办公和社会公众提供便捷的档案信息查询。2、可行性：（1）国家和我省制订公布了一系列有关电子文献归档、管理的原则和规范，为电子文献原则化管理提供了根据和保障。，国家档案局已就电子文献管理制订了“一种规章，两个原则”即《电子文献归档与管理规范》（GB/T18894-）、《电子公文归档管理暂行方法》（国家档案局6号令）和《CAD电子文献光盘存储、归档与档案管理技术》（GB/T17678）。，国家档案局又公布了两个针对电子文献管理的行业原则《电子文献管理细则》，其中涉及三个原则，即《文书电子文献元数据方案》、《基于XML的电子文献封装规范》、《电子文献长久保存格式需求》。（2）计算机技术和网络技术的快速发展，为电子文献原则化管理系统建设提供了技术保障。

计算机与网络技术日新月异为电子文献中心描绘了广阔前景，海量存贮技术的不停成熟为人们集中管理电子文献提供了可能，大容量硬盘和磁盘阵列等为电子文献的生成、归档提供了基础；磁带与光盘备份技术的推陈出新，为电子文献的脱机备份与物理归档打开了方便之门；数据库技XML文档、多媒体技术广泛使用，以及应用软件对于数据兼容性的发展取向，为电子文献在不同平台上的创立、读写与传递发明了条件；网络互联及带宽的高增加为电子文献的广泛运用提供了舞台。（3）项目建设根据：《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》、《电子文献归档与管理规范》（GB/T18894-）、电子文献归档与电子档案管理方法（试行》信系统总体设计（一）电子文献电子档案管理系统1、应用需求综述：按照科学发展观的规定，电子文献电子档案管理系统专门收集整顿党委、政府各职能部门在电子政务平台上形成的各类文本文献、数据库文献、电子邮件、数字影像等电子文献，建立一种相对稳定、覆盖面广的电子文献收集和运行机制，确保各单位形成的电子文献“随时形成、随时收集、随时公布运用”，增进政务公开，满足运用需求。根据《中华人民共和国档案法》、《档案局工作通则》、《机关档案工作业务建设规范》，过去和现在的国家机构、社会组织（涉及党委、政府、人大、政协等）以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动在电子政务和办公自动化环境中，直接形成通过数字化的手法文献、电报、会议文献、会议统计、内部文献、电话统计、电报、业务数据、簿册、图表、录音图象以及其它对国家和社会有保存价值的电子文献。这些信息都应是电子原则化管理系统采集、管理、提供运用的对象。就应用系统功效而言，它应涉及数据采集与数字化加工系统、电子文献管理系统、电子公布运用系统、系统维护管理系统等。就数据内容而言，它应涉及目录数据（文献、档案、资料）、全文数据、多媒体数据（图片、图纸、图像）。2、系统设计基本规定系统应能对电子文献进行全方面管理，与电子文献管理的系列规范相配套并实现下列规定：l

能接受OA系统形成的电子文献，根据实际状况实施文献封装。l

能证明电子文献的真实性。有严格的管理制度和技术方法确保其真实性。l

能证明电子文献的完整性。在未授权的状况下，电子文献没有被修改。l

能修改电子文献元数据进行必要修改。只有授权的顾客才有权对特定的电子文献元数据进行修改，修改不影响电子文献的凭证作用。l

能保存电子文献的背景信息和历史纪录。l

提供数据导出功效，可满足电子文献转储到磁盘、光盘、磁带等存储介质上。l

能可靠地保存电子文献，即使出现系统故障或灾难时，通过数据备份、数据恢复确保电子文献不会丢失。l

能按一定的数据输出规定把电子文献输出到其它系统中，便于其它系统接受。

3、应用系统功效模块构成电子文献原则化管理系统具体功效能够分为下列五大部分：登录和注销、档案分类、档案业务、档案检索和系统管理，具体的模块构造以下图所示：（1）档案分类：档案管理子系统，重要提供对各类档案和资料的管理。档案分类管理子系统的管理对象涉及：²

各类档案，如文书档案、业务档案、科技档案、声像档案、会计档案等等²

资料档案分类管理子系统的重要操作涉及：²

文献收集（仅限部分档案分类）²

整顿归档（仅限部分档案分类）²

预归档库²

档案著录²

报表打印²

档案鉴定²

档案销毁根据管理操作对象的不同，能够将档案分成几个大类，具体阐明以下：1、文书档案文书档案，指机关在贯彻执行党和国家有关工作的路线、方针、政策和法律，指导工作，交流经验，以及在各项管理工作中形成的行政公文和其它通用文书材料。文书档案涉及传统立卷和简化立卷两种方式：传统立卷涉及文书案卷和卷内文献；而简化立卷相对于传统立卷，它没有案卷，只有文献统计。2、业务档案业务档案，是指在办理专项业务工作中所形成的含有保存价值的专用文书材料。3、科技档案科技档案，是指科研单位、生产单位和有关业务部门在科学研究、生产活动和基本建设等活动中直接形成的科技文书材料。4、声像档案声像档案，是指在业务活动中形成的以摄录为手段、以感光磁性材料为载体的档案，涉及照片档案、录音带档案、录像带档案、影片档案、磁盘档案、光盘档案等。5、会计档案会计档案，是指财务部门在进行会计核算业务活动中所形成的材料，涉及会计报表、会计簿册和会计凭证等。6、人事档案人事档案，是指人事部门在日常活动中所收集的各类人事材料。7、实物档案实物档案，是指在日常行政管理、业务活动等项工作中直接形成的反映本单位工作面貌、机构变化、表彰奖励、对外交流等方面的实物材料，如：:奖励物品档案、印章名章档案、交流物品档案、装备样品档案等。除此之外，在日常工作中还会形成其它某些有保存价值的档案，也能够作为新的档案分类来进行管理。（2）档案业务：档案业务子系统，重要提供下列几个子模块，实现对档案有关业务的操作和管理：²

接受台账：用于统计处室下面各单位向处室移交档案的状况。²

档案鉴定：鉴定档案的保存价值，涉及保管期限、密级和划控鉴定。²

档案保管：用于统计保存档案的库房及其环境、档案保存位置、档案出入库等信息。²

档案统计：能够根据顾客输入的统计条件，得到对应的统计成果，并且能够把统计成果导出到Excel文献中，以供后续解决。²

借阅登记：用于登记和管理整个档案处室的借阅信息。²

档案移交：根据移交条件（档案分类、归档年度、保管期限等），将满足条件的档案库统计（包含案卷、文献及其数字化文献等信息）按照固定的格式导出到本地硬盘中。导出完毕后，能够将导出的数据手工移交给档案管理机构。档案登记：根据《福建省档案登记方法》的规定，将对应登记事项设计成表格，便于各单位直接在OA系统内向档案部门办理档案登记手续。电子目录数据报送：自动生成已归档电子文献目录信息，实现在线向档案部门报送。²

档案编研：档案分类汇编、提供多个编研文献模板（MSOfficeWord格式）的下载、提供编研成果库的查询、增加、删除、修改等功效。²

全宗卷管理：统计各全宗单位在全部档案管理过程中产生的统计信息、报表等电子文献信息的管理工作，包含组织沿革、全宗内档案状况介绍、全宗内档案内容介绍、全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记、档案收集、档案整顿、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案运用、当代化管理等。（3）档案检索：档案检索子系统，提供跨库检索和对全部档案分类（涉及案卷和文献）的检索，全部的检索均能够在全文检索的基础上实现。系统的检索方式是灵活多样的，一共提供了下列三种检索方式：²

跨库检索：仅提供一种输入框，实现跨库检索。特别合用于已经懂得某个核心字（词），但不懂得属于哪个档案库的哪个字段的状况。²

简朴检索：针对某个库查询，系统提供简朴的检索视图。普通来说能够满足我们大多数的查询，合用于普通顾客。²

高级检索：针对某个库查询，每个顾客能够根据需要自己定义自己的检索视图。系统能够将这些检索习惯保存下来，方便于顾客的下次检索。合用于当简朴查询中没有我们所需要的查询字段的状况。（4）系统管理：系统管理子系统，重要负责整个档案系统的配备和维护，进行某些系统参数和系统顾客的设立与管理，只有含有系统管理员权限的顾客才干进入操作。对系统某些配备的修改，会对已有数据造成一定的影响，因此，在更改系统配备和进行系统维护时要谨慎。系统管理子系统，具体涉及下列几个子模块：²

日志管理²

视图管理²

属性定制²

界面定制²

系统配备²

公文配备²

存储管理²

检索服务²

顾客管理（二）硬件模块构成与功效设计本期硬件系统及网络总体架构示意图（以下）光纤交换机：用于归档电子文献的传送与接受物理带库：用于存储和备份归档电子文献（2台）磁盘阵列：用于存储OA系统中生成和运转的电子文献高端服务器：用于电子文献的监控、采集、解决、检索、公布（内网外网各2台）备份系统：用于电子文献信息的自动备份。四、项目经费预算：（初步预计约156万元）序号产品名称估价数量累计(RMB)含税和运费备注1B24IBM24口光纤交换机，单台实配8个8GbSFP模块，8条5米光纤线￥52,3542￥104,7082TS3200IBMTS32OO物理带库，单台实配20个800GB的磁带，2个驱动器￥137,8032￥275,6063N6040IBMN6040NAS存储，单台配备22块300GB硬盘，配备CIFS合同￥578,6771￥578,6774X3650M3配备2个4核2.13GHz(4MB三级缓存，最高支持800MHz内存频率，4.8GT/sQPI),4GB内存，2个146GB热插拔SAS硬盘,集成双口千兆以太网。ServeRAIDM1015阵列卡，支持RAID0、1,可选RAID5。￥24,1502￥48,3005SymantecSymantec自动备份软件（VeritasNetBackup6.0，含VMware、Linux、Windo