合同管理措施信息管理与组织协调的措施

合同管理措施信息管理与组织协调的措施建立健全合同管理信息管理与组织协调内容及措施，制定有效的管理措施，确保顺利实现既定的管理目标，具体内容如下：我公司经认真研究招标文件后，确定本工程合同管理目标为：本工程合同管理的目的从监理合同角度来看，主要在于以施工合同、监理合同确定的总投资、总工期及质量等级目标为依据，加大监督管理力度，确保合同各项目标的实现，圆满实现业主的建设计划和建设意图，交出业主满意的建筑产品。随着我国社会主义市场经济的发展和法律法规的不断完善，企业的行为主要依据合同的各种条款加以约束，建筑市场各主体之间的关系也变成了合同关系，其权益也主要依据合同来得到法律的保护。因此，合同管理将成为建筑企业、建设项目和建筑市场管理的主要工作。合同管理在工程建设和建筑企业管理中具有十分重要的地位。利用现代工程管理知识和信息管理技术，依据新颁布的法律法规和工程管理中积累的一些经验，建筑市场中各企业或建设项目中各单位为实现自己的经营和生产目的进行合同管理，可以加强对建筑活动的监督管理，维护建筑市场秩序，保证建筑工程的质量的安全，促进建筑业健康发展。上述规定也即建设工程合同管理的根本目的。1、合同管理的内容按照合同确定的各项目标、指标的约定进行日常监理活动，合同是监理的重要依据，防止产生违约行为；工程结算、纠纷调解、疑问解答等均以合同原始签证及各种记录为依据；按合同条款约定支付工程款，防止过早、过量的现金支付；全面履约，减少对方提出索赔的机会和条件；正确处理工程索赔等；合同实施档案管理，记录工作范围变更和因此导致的成本、进度计划和任何商务及法律条款变更；记录对合同的修订，收集、记录和存档客户的批准、通知等文件，谈判纪要和来往信件；调解合同争执，包括各个合同争执以及合同之间的争执；处理索赔与反索赔事务；不随意解析合同条款，对随意变更合同条款的行为要严加监督约束；参与合同制定、修改、补充；力求达到资金合理有效的使用，对工程项目的各个合同执行进行协调；对合同实施过程进行监督，对照合同监督各工程项目组，各承包商的施工，做好协调和管理工作，应定期进行验证，以确保项目组、承包商、业主都满足合同要求，确保每个承包商都正确履行合同，验证结果应反馈到承包商并且整改措施应经认可后方可实施；及时地向各层次的管理人员提供合同实施情况的报告，并对合同的实施提出建议、意见甚至警告。针对工程履约中可能出现问题的预测和防止的措施本工程合同履约过程中可能出现问题的分析、预测：在工程合同履约过程中出现问题，承包商向业主或业主向承包商提出索赔要求是难免的。预测、分析其原因主要有：业主违约、承包商违约、合同缺陷、施工条件变化、工程变更、工期拖延、工期延误、工程师指令、国家政策及法规变更、工程保修、其他承包商干扰等。对本工程合同履约过程中可能出现的问题的防止措施：工程合同履约过程中可能出现问题虽不可能完全避免，但通过监理的努力可以减少发生。为维护建设单位的利益，保证建设单位与各方签订的合同顺利进行，减少索赔事项的发生，应努力做好以下几件工作：协助建设单位审查建设单位与各方签订的合同条款有无含混字句及分工不明、责任界限不清及违背合同法的地方，索赔条款内容是否明确，为做好索赔预控创造条件。协助建设单位，要求有关各方严格按合同办事，以达到控制质量、控制进度、控制投资的目的。在工程实施过程中，严格控制工程设计变更，尽量减少不必要的工程洽商，特别要控制有可能发生经济索赔的工程洽商。对于有可能发生经济索赔的变更或洽商，事先要报告建设单位，在征得业主同意的前提下，再签认有关变更或洽商。在本工程（或分部工程）完成以后，进行工程决（结）算，本着“合理合法，实事求是”的原则，划清索赔界限，处理好索赔争议。合同管理的主要措施工程暂停与复工总监理工程师在签发《工程暂时停工指令》时应按照监理委托合同的约定：征求业主意见后签发，或签发后向业主通报，或直接签发。在发生下列情况时，总监理工程师可签发《工程暂时停工指令》：业主要求暂停施工、且工程需要暂停施工时；由于工程质量问题，必须进行停工处理时；由于工程施工出现安全隐患，总监理工程师认为有必要停工以消除隐患时；发生必须暂时停止施工的紧急事件时；施工中出现安全异常，经提出后，施工单位未采取改进措施或改进措施；不符合规范标准要求的；对已发生的工程事故未进行有效处理而继续作业时；安全措施未经自检而擅自使用时；擅自变更设计图纸进行施工时；使用没有合格证证明的材料或擅自替换、变更工程材料时；未经安全资质审查的分包单位的施工人员进入施工现场施工时；出现安全事故时。总监理工程师在签发《工程暂时停工指令》时应根据停工原因的影响范围和影响程度，明确指出是全面停工还是某一部位的局部停工。如果工程暂停是由于业主要求，且非上述停工原因条款所示的原因时，总监理工程师在签发《工程暂时停工指令》之前应就有关工期和费用等事宜与承包商进行协商。工程暂停时由于业主原因，或非承包商原因时，项目监理机构应如实记录所发生的实际情况。总监理工程师应在暂停原因消失，具备复工条件时，及时签发《工程复工指令》，指令承包商继续施工；工程暂停是由于承包商原因时，在具备恢复施工条件时，项目监理机构应审批承包商报送的复工申请，同意后由总监理工程师签发工程复工指令，指令承包商继续施工；在由总监理工程师签发工程暂时停工指令到签发工程复工指令之间的时间内，应会同有关各方按照施工承包合同的约定，处理好因工程暂停所引发的与工期、费用等有关问题。工程变更的管理工程建设的特点决定了建设工程总承包合同在履行中往往会出现一些事先没有估计到的情况。一般在合同期限内的任何时间，发包人代表可以通过发布指示或者要求承包人以递交建议书的方式提出变更。如果承包人认为这种变更是有价值的，也可以在任何时候向发包人代表提交此类建议书。当然，最后的批准权在发包人。对本工程合同履约过程中可能出现的问题的防止措施：工程合同履约过程中可能出现问题虽不可能完全避免，但通过监理的努力可以减少发生。为维护建设单位的利益，保证建设单位与各方签订的合同顺利进行，减少索赔事项的发生，应努力做好以下工作：协助建设单位审查建设单位与各方签订的合同条款有无含混字句及分工不明、责任界限不清及违背合同法的地方，索赔条款内容是否明确，为做好索赔预控创造条件。协助建设单位，要求有关各方严格按合同办事，以达到控制质量、控制进度、控制投资的目的。在工程实施过程中，严格控制工程设计变更，尽量减少不必要的工程洽商，特别要控制有可能发生经济索赔的工程洽商。对于有可能发生经济索赔的变更或洽商，事先要报告建设单位，在征得业主同意的前提下，再签认有关变更或洽商。在本工程（或分部工程）完成以后，进行工程决（结）算，本着“合理合法，实事求是”的原则，划清索赔界限，处理好索赔争议。费用索赔的处理索赔管理包括索赔和反索赔：索赔：索赔是对自己已经受到的损失进行追索。包括：在日常的合同实施过程中预测索赔机会，即对引起索赔的干扰事件作预测。在合同实施中寻找和发现索赔机会。处理索赔事件，及时提出索赔要求，妥善解决争执。反索赔：反索赔着眼于防止和减少损失的发生。通常反索赔有：反驳对方(合同伙伴)不合理的索赔要求，即反驳索赔报告，推卸自己对已发生的干扰事件的责任，否定或部分否定对方的索赔要求。防止对方提出索赔，通过有效的合同管理，使自己不违约，处于不能被索赔的地位。项目监理机构处理费用索赔工作的原则：监理人员应熟悉施工承包合同的内容，对可能导致索赔的因素应进行评估和防范；对已发生的合同违约事件应及时采取措施，以减少其产生的影响和损失；项目监理机构应公正处理索赔事宜。在承包商提出的费用索赔同时满足以下条件时，项目监理机构应予以受理：索赔事件造成了承包商直接经济损失；索赔事件是由于非承包商的责任；承包商已按照施工承包合同规定的程序提出索赔要求。在项目业主提出费用索赔满足下列条件时，项目监理机构应予以受理：由于承包商原因造成工期延误而给业主方造成的损失；施工质量不符合技术规程要求或在保修期未满以前，未完成在规定的期限内应该负责保修的工程时，业主启用他人完成发生的费用；业主方合理终止合同或承包方不正当的放弃工程；其他合同中约定的事项。项目监理机构处理费用索赔的依据应包括：国家有关的法律、法规和工程所在地的地方法规；本工程的施工承包合同文件；国家、部门和地方有关的标准、规范和定额；施工承包合同履行过程中与索赔事件有关的凭证材料。工程延期及工程延误的处理项目监理机构应采取措施力求避免各类导致工程延期的原因，当无法避免时，应采取公正态度处理工程延期事宜。项目监理机构只有在承包商提出工程延期要求后，且符合施工承包合同文件的规定条件时才予以受理。如果影响工期事件具有持续性影响，项目监理机构可以在收到承包商提交的阶段性的工期延期报告后，经过审查后先给予临时延期批准，承包商提交最终的工程延期（工期索赔）报告后，项目监理机构应复查工程延期的全部情况，并做出最终的工程延期批准，但最终的工程延期批准不应少于累计的临时延期批准。项目监理机构在做出临时工程延期批准或最终的工程延期批准之前，均应同业主和承包商进行协商。项目监理机构在审查工程延期时，应依下列情况确定批准工程延期的时间：施工合同中有关工程延期的约定;工期拖延和影响工期事件的事实和程度；影响工期事件对工期影响的量化程度。当承包商未能按照施工承包合同要求的工期竣工，延期交付是属于进度控制造成工期延误时，项目监理机构应按施工承包合同规定从承包商应得款项中扣除误期损害赔偿费。合同争议的调解基于项目合同的特有属性，发生合同争议是比较正常和常见的。如何处置合同争议，对双方当事人都极为重要。处置合同争议的主要方式有：协商、调解、仲裁和诉讼。协商解决：协商解决也称友好解决，是指双方当事人进行磋商，为了促进双方的关系与相互谅解，为了今后双方经济往来的继续与发展，相互都怀有诚意做出一些有利于争议实际解决的让步，并在彼此都认为可以接受、可以继续合作的基础上达成和解协议。在通常情况下，合同双方遇到争议，一般都愿意先进行协商，宁愿做出一些让步，以换取合同的正常履行。协商解决的优点在于，毋须经过仲裁或司法程序，省去仲裁和诉讼的麻烦与费用，气氛比较友好，而且双方协商的灵活性较大。更重要的是协商解决给双方留下很大的余地。当然，在协商解决中，让步是有原则的。在通常情况下，仅依靠友好协商是远远不够的。如果争议所涉及的金额较大，双方都不肯或不可能做出大的让步；或者一方故意毁约，没有协商的诚意；或者经过反复协商，双方各执一端，相持不下，无法达成一致的协议等等，这样就必须通过调解、仲裁或诉讼来解决。调解解决：调解是由第三者从中调停，促使双方当事人和解。调解可以在交付仲裁和诉讼前进行，也可以在仲裁和诉讼过程中进行。通过调解达成和解后，即可不再求助于仲裁或诉讼。重视通过调解来解决各种争议，是我国民事诉讼中的一个重要原则。实践证明，许多争议经过第三者的调解是可以得到解决的。调解的过程，是查清事实、分清是非的过程，也是协调双方关系、更好地履行合同的过程。新版FIDIC引入了争议裁决委员会（DAB），强化了争议调解的作用。仲裁解决：仲裁解决也称“公断”，是指双方当事人根据双方达成的书面协议，自愿把争议提交双方同意的仲裁机构，仲裁机构依照一定的程序做出裁决。裁决对双方都有约束力。根据我国法律和有关仲裁规则，合同发生争议时，当事人可以依据合同中的仲裁条款或者事后达成的书面协议，向仲裁机构申请仲裁。此外，合同当事人只能或是选择仲裁或是选择诉讼，不能既选择仲裁又提起诉讼。仲裁做出裁决后，由仲裁机构制作仲裁裁决书。对仲裁机构的仲裁裁决，当事人应当履行。当事人一方在规定的期限内不履行仲裁机构的仲裁裁决，另一方可以申请法院强制执行。诉讼解决：如果合同双方没有仲裁协议，或仲裁协议无效，则可以通过诉讼解决，即由法院受理争执并行使审判权，对双方的争执做出强制性判决。建设项目合同当事人因合同争议而提起的诉讼，一般由各级法院的经济审判庭受理并判决。根据某些合同的特殊情况，也可以提请专业法院进行审理。项目监理机构接到合同争议调解要求后进行以下工作：及时了解合同争议的全部情况，包括进行调查和取证；及时与合同争议的双方进行磋商；在提出调解方案后，由总监理工程师进行争议调解；当调解未能达成一致时，总监理工程师应在施工承包合同的期限内作出处理该合同争议的决定。在争议调解过程中，除已达到了施工承包合同规定的暂停履行合同的条件之外，项目监理机构应督促施工承包合同的双方继续履行施工承包合同。在项目总监理工程师签发合同争议处理决定之后，业主或承包商在施工承包合同规定的期限内未对合同争议处理决定提出异议，在符合施工承包合同的前提下，此决定应成为最后的决定，双方必须执行。在将合同争议交仲裁或诉讼之后，项目监理机构仍可接受合同争议的一方或双方的要求进行调解。在合同争议的仲裁或诉讼过程中，项目监理机构应公正地向仲裁机关或法院提供与争议有关的证据。合同的解除当业主或承包商违约导致施工承包合同最终解除时，项目监理机构应按施工承包合同规定与业主和承包商进行协商，并按施工承包合同的规定确定各方应得到的全部款项，并书面通知承包商和业主。由于不可抗力或非业主、承包商原因导致施工承包合同依法终止时，项目监理机构应按施工承包合同规定处理施工承包合同解除后的有关事宜。建设工程合同解除后的处理根据《合同法》第97条的规定，合同解除后，尚未履行的，终止履行，已经履行的，根据履行情况和合同性质，当事人可以要求恢复原状、采取其他补救措施，并有权要求赔偿损失。建设工程司法解释第10条规定：“建设工程施工合同解除后，已经完成的建设工程质量合格的，发包人应当按照约定支付相应的工程价款；已经完成的建设工程质量不合格的，参照本解释第三条的规定处理。因一方违约导致合同解除的，违约方应当赔偿因此而给对方造成的损失。”司法解释的上述规定，包含了三层意思：合同解除原则上向前没有溯及力即合同解除后，已经履行的按有效合同的处理原则及方式进行处理，不发生恢复原状，履行的部分不再履行。具体规定为，合同解除后，已经完成的建设工程质量合格，发包人应当按照约定支付相应的工程价款。建设工程施工合同在合同解除后，如工程质量合格，不存在恢复原状的问题，当事人一方主张恢复原状是不能得到支持的。但当发包人没有支付已履行部分工程价款时，不能认为支付工程价款是已经履行的部分，因此需要发包人支付工程价款。这样处理表面上看是在解除合同的同时又要求当事人在履行合同，但实质上是对合同解除后采取的一种补救措施，且仍然是向后解除的情况，即未履行的部分还是不再履行。已经完成的建设工程质量不合格的，参照司法解释关于合同无效、工程质量验收不合格的规定处理。即修复后的建设工程经竣工验收合格，承包人应承担修复费用；修复后的建设工程经竣工验收不合格，承包人不应申请支付工程款。因一方违约导致合同解除的，违约方应当赔偿因此而给对方造成的经济损失。即由于合同解除是建立在合同有效的基础上作出的处理，因此因违约导致合同解除的，违约方应当承担合同约定的违约责任。2、信息管理的措施信息管理的目的信息管理是指在工程建设过程中，监理信息的收集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。信息管理的目的就是通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获得相应的信息，从而正确决策以避免失误；通过有组织的信息交流，使有关人员能及时、准确地获得相应的，作为分析、判断、控制、决策的依据，也为工程建成后的运行、管理、缺陷修复积累资料，更好地指导工程建设。建设信息管理的基本目标是及时掌握准确完整的信息，依靠有效信息对质量、进度、投资等建设目标进行有效控制，以卓越成效完成监理任务，满足合同约定的要求。及时掌握准确完整的信息--这是信息管理的基础，将直接影响监理工作的成败。实施最优控制，控制是监理的主要手段，有效的控制是随时进行动态控制。根据目标计划值，使之控制达到最优。进行合理决策，准确完整的信息，需要正确地分析和合理的决策。合理的决策的基础是准确、完整的信息。依靠信息协调各方关系，掌握了有效、准确、完整的信息，了解各方的真实情况，有效协调各方关系。为了达到信息管理的目的，工作在第一线的监理人员有必要了解并握信息管理的各个基本环节。这些环节包括：了解和掌握信息的来源，并对信息进行分类；掌握和正确运用信息管理的各种手段；掌握信息流程中的各个环节，如信息的收集、分析、处理、储存、检索、传递和运用等，并建立相应的信息管理系统。信息管理的内容信息管理的内容包括文件、档案、监理报表及计算机辅助文档等。文件信息主要是在工程建设过程中，上级有关部门的文件、工程前期有关文件、设计变更及工程内部文件。档案信息主要是在各种文件办理完成后，根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理，根据文件的作者、内容、时间和形成的自然规律等特征组卷。监理报表信息主要有开工用报表、监理工程师巡视记录表、质量管理用报表、计量与支付用报表及工程进度用表。这些表格是监理工程师常用报表，反映了监理工作的开展及工程进展情况，注意报表信息的收集和整理。建设监理信息的构成：建设监理信息主要是由四部分构成：即文字信息；语言信息；现代信息；市场信息来构成。综上所述信息管理措施及内容主要包括以下方面：信息管理的资料收集监理日记监理日记是监理工程师对工程建设中所发生的事情的真实记录，主要包括工程施工历史记录、工程量记录、工程计量和工程支付记录等内容。现场监理员的日报表，主要记录当天的施工内容，参加施工人员的工种、数量、施工机械，施工中发现的施工质量问题及综合评语等。工地日记主要包括现场监理人员的日报表、每天的天气记录、监理工作纪要及其他有关情况与说明。工程建设过程中，现场监理人员应注意各种资料的收集，及时记录与工程建设密切相关的信息，确保监理资料能够准确反映工程建设的实际情况。驻地现场监理负责人的日记，主要包括当天所做的重大决定，对施工单位所作的主要指示，发生的纠纷及可能的解决办法；总监来施工现场谈及的问题，对现场监理工程师的指示，与其他人达成的主要协议或对其他人的主要指示等。工地会议信息工地会议是监理开展工作的一种重要方法，会议中包含着大量的监理信息，这就要求监理工程师必须重视工地会议，并建立一套完善的会议制度，以便及时收集会议信息。会议制度包括会议名称、主持人、参加人、举行会议的时间、地点。每次工地会议应有专人记录，会议后有正式会议纪要，与会各方代表签字后即产生合同效力。工地会议属监理工程师行政管理的一部分，包括工程开工前的第一次会议及开工后经常性的工地会议。第一次工地会议应在监理工程师下达开工令之前举行，这次会议应使合同的所有基本规则得以规定，确保会议有一个良好开端。经常性的工地会议一般每月召开一次，工地会议的定期召开，旨在检查、监督施工单位执行工程施工合同的情况，协调参建各方的关系，促进参建各方认真履行合同规定的职责、权利和义务。这个会议有监理人员、施工人员参加，有时也邀请建设单位及质量监督人员参加。工地会议确定的事情视为合同文件的一部分，施工单位必须执行。工地会议记录要忠实于发言者，原话必录，像记流水帐似的，不要加记录人的感情色彩，以确保记录的真实性。监理信息的加工整理、储存与传递监理工程师除应注意各种原始资料的收集外，还要对收集来的资料进行加工整理，并对施工过程中出现的各种问题进行处理。按其加工整理的深浅可分为对资料、数据进行简单整理，对信息进行分析、概括综合能产生辅助决策的信息，通过应用数学模型统计推断产生的决策信息。在工程项目施工过程中，监理单位要建立完善的资料存储、调用、传递、管理制度，对施工详图、基本资料、各种发文、现场检验单、试验资料等进行登录、存放和管理。工程监理月报监理机构应根据工程进展情况，按监理合同文件规定的格式与内容要求，向业主编报工程监理月报。工程监理月报应包括以下主要内容:工程进展综述。包括工程概况、分项目进展综述以及气象记录等。工程质量。包括工程质量及分项目工程质量状况，描述工程质量监理控制过程、工程质量检验成果、工程质量问题及其处理过程，影响工程质量的因素分析以及针对本期工程质量状况下期所采取的预控措施等。工程进度。包括工程进度及分项目工程形象进度进展描述，监理控制过程，施工资源投入，施工劳动组织及主要技术工种人员投入，实施进度进展与进度计划比较，本期进度实施中存在的问题及下期所采取的预控措施等。工程支付与合同商务管理。包括合同工程及分项目工程合同支付情况描述，工程计量、工程变更与合同索赔情况，监理控制过程，合同支付与资金流动态分析，本期合同支付与合同商务管理中存在的问题及下期所采取的预控措施。安全生产与文明施工。包括安全生产与文明施工情况描述，安全生产状况与管理过程，文明施工与施工环境保护状况与管理过程，本期施工中存在的问题及下期所采取的预控措施。监理机构运行。包括监理机构变更，监理人员到位与技术构成，监理机构管理，监理合同执行情况，以及要求业主提供的条件和要求业主解决的问题。设计文件提供。包括设计供图，现场设计代表情况，本期实施中存在的问题及建议业主采取的措施。业主条件提供。业主条件提供情况，以及业主应予以重视和应及时解决问题的建议等。工程记事。其他必须报送的资料和说明事项。记录、反馈工程信息监理工程师建立监理基本资料和技术档案，建立完善的资料贮存、调用、传递和管理系统，各种资料分类登录和存放。为了避免信息流通中的混乱、延误、中断或丢失而引起监理工作的失误，在项目监理实施细则中应明确信息流程。健全监理日记和大事记、项目进度记录、专业技术记录和现场监理记录制度，定期对监理记录进行整编，并向建设单位反馈。在加强文字、图表等信息采集的同时，充分运用计算机处理技术，对工程施工过程中的各种信息进行采集、整编和管理，为工程质量检验、项目验收及后期的维护和管理提供资料。监理单位在开展监理工作时，应严格按照规范进行，注重文字往来，数据说话。监理日记和大事记要及时记录并如实反映工程实际，做到资料完整、闭合。编写监理工作报告建立工程项目信息管理体系，收集整理和存储各类信息，应用合理手段进行工程投资、进度、质量控制和管理，定期或不定期提供各种监理报告，建立工程例会制度，整理存储各类会议记录、文件等，及时整理各种技术资料，为工程施工的顺利进行奠定良好的基础。监理文件必须为书面文件。监理文件必须实事求是、表述明确、数据准确、引用正确、简明扼要、用语规范。监理文件构成要素的引用和表达，必须严格以有关法规、工程承建合同文件，以及技术规程、规范和标准为依据。完善文件资料归档系统督促承包人按有关规定和施工合同约定做好工程资料档案的管理工作。按有关规定及监理合同约定，做好监理资料档案的管理工作。凡要求立卷归档的资料，应按照规定及时归档。监理资料档案应妥善保管。在监理服务期满后，对应由监理机构负责归档的工程资料档案逐项清点、整编、登记造册，向发包人移交。监理信息的整理、立卷和归档，是在总监领导下，由监理机构办公室负责、各业务部门协助执行，并接受业主单位的归口管理、业务指导和监督。归档信息的范围、内容和分类整理、立卷，以及签字、盖章等手续，应严格按照业主单位有关规定和监理细则执行。监理信息是工程建设的重要资料，它的收集、积累、整理、立卷是与项目建设同步进行，必须严格防止损毁涂改、泄密等，不允许有虚假现象发生。凡需要立卷、归档的各种监理信息，都应做到书写材料优良、字迹清楚、数据准确、图像清晰、信息载体能够长期保存。现场记录的内容详实认真、完整记录每日施工现场的人员、设备和材料、天气、施工环境以及施工中出现的各种情况，写好监理日志。总监理工程师应定期检查。按照监理合同约定，在施工现场对工程项目的重要部位和关键工序的施工，实施连续性的全过程检查、监督与管理，做好旁站监理记录。现场指令、通知、报告内容和程序监理机构根据工程质量、进度、投资、安全、信息管理等情况，按照监理规范要求及时下发进场通知、合同项目开工令、分部工程开工通知、监理通知、工程现场书面指示、警告通知等书面文件。监理机构应在每月的固定时间，向发包人、监理单位报送监理月报。监理机构应按照有关规定，在各类工程验收时，提交相应的验收监理工作报告。在监理服务期满后，监理机构应向发包人、监理单位提交项目监理工作总结报告。监理机构应对各类监理会议安排专人负责做好记录和会议纪要的编写工作。会议纪要应分发与会各方，但不作为实施的依据。监理机构及与会各方应根据会议决定的各项事宜，另行发布监理指示或履行相应文件程序。监理信息的收集整理监理信息的整理、立卷和归档，是在总监领导下，由监理机构办公室负责、各业务部门协助执行，并接受业主单位的归口管理、业务指导和监督。归档信息的范围、内容和分类整理、立卷，以及签字、盖章等手续，应严格按照业主单位有关规定和监理细则执行。监理信息是工程建设的重要资料，它的收集、积累、整理、立卷是与项目建设同步进行，必须严格防止损毁涂改、泄密等，不允许有虚假现象发生。凡需要立卷、归档的各种监理信息，都应做到书写材料优良、字迹清楚、数据准确、图像清晰、信息载体能够长期保存。信息的编码是指在信息管理过程中，能够为信息提供一个准确简洁的记号，并且可以提高数据处理的效率而设计的代码，一条信息有一个代码，代码用符号和数字编写，可代表信息的名称、属性和状态。有了编码，可以大大节省存储时间和处理时间，可以方便查找、运算、排序、统计等。监理信息管理制度基本制度内容设置信息管理人员并制定相应岗位职责。制定包括文档资料收集、分类、整编、归档、保管、传阅、查阅、复制、移交、保密等的制度。制定包括文件资料签收、送阅与归档程序，文件起草、打印、校核、签发、传递程序等文档资料的管理程序。建立信息目录分类清单、信息编码体系，确定监理信息资料内部分类归档方案。建立信息采集、分析、整理、保管、归档、查询系统及计算机辅助信息管理系统。信息管理人员岗位职责负责对工程建设各方往来的一切资料进行妥善保管。对技术资料、各种文件办理签认收发登记手续，签认的资料信息应及时录入计算机，以保证资料的完整性、准确性和有效性。各专业监理工程师确认返回的文件资料，按统一的编目进行分类整理归档。负责文件资料的借阅，办理借阅手续。负责现场办公用品和劳保用品的保管和领用。协助总监及办公室其他人员负责现场的生活后勤。收发文件工作按规定程序进行，按统一的信息编码系统和统一的文件格式，建立、录入各种监理文档，并将有关信息及时通知各专业工程师和总监。负责打印、传发监理部文档，并妥善进行文件归档。定期了解并规范现场的各种信息和采集，计算机存储和信息的分析处理工作。文件信息流管理系统静态信息由总监批阅后由信息员传递后收回，进行归档。动态信由总监、专业监理工程师批阅后，提出意见办理。实行闭环管理，即什么事、怎么处理、处理结果、证实文件等由信息员跟踪封闭。信息利用。信息是管理的核心，是沟通内外的中枢，必须进行加工处理后以便提供监理工程师有效利用。除施工合同另有约定外，文件应按下列程序传递：承包人向发包人报送的文件均应报送监理机构，经监理机构审核后转报发包人；发包人关于工程施工中与承包人有关事宜的决定，均应通过监理机构通知承包人。所有来往的文件，除书面文件外还宜同时发送电子文档。不符合文件报送程序规定的文件，均视为无效文件。明确信息流程：信息流程反映了工程项目建设中各参加部、各单位间的关系。为了保证监理工作顺利进行，必须使监理信息在工程项目管理的上下级之间、内部组织与外部环境之间流动。信息管理的主要措施工程信息计算机辅助管理措施根据施工任务，监理机构配备必要的专职（或兼职）信息员，保证计算机辅助系统能发挥正常效能。按业主有关文件、通知的要求，信息员应在规定的日期、时间以前，把从施工现场收集到的规定信息、内容，输入建设单位计算机网络，为领导了解情况、分析问题和决策判断提供参考资料。为提高监理计算机辅助管理水平，根据监理工作需要，配备适当数量的计算机和辅助设备，以及必要的支持软件，以形成监理机构内部的信息管理网络。监理文件信息的过程管理措施监理文件的送达时间以承建单位授权部门与机构负责人或指定签收人的签收时间为准。承建单位对收到的监理文件有异议，可于接到该监理文件的规定期限内，向监理机构提出要求确认或要求变更的申请。监理机构应在规定期限内对承建单位提出的确认或变更要求做出书面回复，逾期未予回复可视为监理机构予以确认。承建单位如对监理文件或监理机构的确认意见有异议，可于该文件或确认意见送达后的规定期限内向业主申请复议，并承担由此而产生的一切费用与损失。若承建单位对监理文件(包括监理机构的确认意见)或业主的指示(包括其复议意见)有异议，应首先在总监理工程师的协调下，通过友好协商寻求合理解决。若经协商仍未能取得一致意见，业主和承建单位任何一方均可以书面形式提起合同争议，并将提请争议决定抄送对方和监理机构。除非监理机构或业主复议指示或通过合同争议程序对监理文件做出撤销、变更或修改，否则在确认、复议、争议期间，原已送达的监理文件继续有效工程信息文件的传递与受理监理机构应根据工程承建合同文件和业主规定，建立工程文件传递流程。在合同文件或业主未作出明确规定的情况下，监理机构应通过监理文件明确:除非业主另有指示或工程承建合同文件另有规定，否则承建单位向业主报送的施工文件都必须经监理机构审核和转达。除非业主另有指示或工程承建合同文件另有规定，否则业主关于工程项目施工的主要意见和决策，都将通过监理机构向承建单位下达实施。属紧急工程文件，必须在其左上角一个明显位置加盖“急件”章，受理方应在一个合理的短时间内做出处理。在非常情况下，还可以先通过电话或口头传递文件内容要点，并在随后的4小时内补传书面正式文件。为促进工程建设的顺利进展和工程建设合同的切实履行，业主应在监理合同文件规定的期限内，就监理机构书面提交并要求业主做出决定的事宜做出书面决定，送达监理机构。若超过期限监理机构未收到业主的决定意见，可理解为业主对监理机构的明确建议无异议，并将该建议视为业主的决定。除非业主另有指示或工程承建合同文件另有规定，否则不符合文件传递程序而来往的文件，可视为非正式文件或无效文件而不具备合同所赋予的效力。由此所造成的工期延误与合同责任，由责任方承担。3、组织协调的措施我公司经认真研究招标文件后，确定本工程组织协调目标为：实现参建各单位工作正常运行，确保工程项目质量、工期、进度及合同等各项目标的实现。工程项目实施存在着业主、承包商、监理等参建各方，为实现工程项目总目标任务是大家共识的目的，但工程项目实施过程中三方从各自项目管理角度着眼必然会出现矛盾，因此投资控制、进度控制、质量控制等方面会有大量的协调工作，只有各方认真履行合同中所规定的责任与义务，才能保证总目标按期实现。工程监理项目部要采用相应的组织协调形式、手段和方法，对监理过程中产生的各种关系进行疏导，对产生的干扰和障碍予以排除，以便理顺各种关系，使项目工作的全过程处于良好、顺畅的运行状态，其目的是排除障碍，解决矛盾，处理争端。组织协调的内容在实现工程项目过程中，监理工程师要不断进行组织协调，它是实现项目目标不可缺少的方法和手段，其内容有以下几方面：组织协调与目标控制是密不可分的，其目的就是为了实现项目目标，协调业主和各参与本工程项目建设的各单位之间的关系，并协助业主处理有关问题，协助业主审核施工单位编写的施工组织设计和方案，协调各承包人的工作，核准详细的施工计划，协助业主处理好设计单位、材料和设备单位、施工单位之间的关系，使其能满足项目目标的要求。协助业主处理好外部环境之间的关系，积极主动的处理好内部与外部的关系，即：工程项目内部与外部社会各单位之间的关系，以保证项目的顺利施工，满足目标要求。组织设计单位和施工单位同业主搞好各专业图纸会审，保证其项目功能更完善合理。组织设计单位和施工单位进行工程竣工初步验收，向有关部门提出竣工验收申请报告，组织监理的各种会议，协调各种纠纷。在协调组织过程中，公正、合理、热情、主动地把工程项目相关各单位团结、协调一致，使其更好的发挥各自职能，完成工程目标。把协调的问题集中在他们的结合部位上，做好协调、联合和联结工作。监理机构内部的协调：工作安排要职责分明，明确每位监理人员的目标、职责及权限。建立信息沟通制度，约定工作中的相互关系。建立工作考评制度，定期公正地对监理人员进行考评，奖励优秀，淘汰落后。及时化解职工之间的矛盾，保证监理项目部在和谐、团结、奋进的氛围内积极工作。与业主方的协调：监理工程师要知道工程项目的目标，理解业主的意图。做好监理的宣传工作，增加业主对监理工作的理解。尊重业主，及时与业主进行业务沟通，让业主知道监理在真诚地为业主服务，真正地信任监理，才能有力地开展好监理工作。与承包商的协调：与承包商项目经理关系的协调。工程项目进度情况的协调。工程项目质量情况的协调。工程项目安全、文明施工情况的协调。工程项目进度款情况的协调。工程合同争议的协调。对承包商违约责任的协调。对分包单位管理。处理好与承包商各级人员的人际关系。与勘察、设计单位的协调：主要是设计交底、图纸会审、修改设计、工程概算、隐蔽工程、竣工验收环节上要密切配合。如设计遗漏、图纸差错等问题，要解决在施工前；施工阶段严格按图施工。专业工程、竣工验收要请设计单位参加。发生质量事故，要听取设计单位的处理意见；施工中发现设计问题，监理应及时的报告业主，要求设计单位修改，以免造成大的损失；若监理单位掌握比原设计更先进的新技术、新工艺、新材料，新结构、新设备时，要主动向业主推荐，支持设计单位技术创新。与政府机构及其他单位的协调：严格守法。“法”是代表国家利益和政府意图的，是项目建设与政府部门（如建设、文物、环保、消防等部门）关系的依据。与工程建设有关的法律、法规和规章很多，监理首先要学法、懂法，还要守法、执法，用法指导建设，保护自已，解决监理过程中的问题。遵守公共道德。工程建设具有露天性、社会性、长久性，很多方面都涉及公共利益。监理不仅要用公共道德约束自己，而且应当监督参建各方遵守公共道德，使矛盾在公共道德的标准下解决，争取社会各界对工程建设的关心和支持，争取良好社会环境。做好与工程质量监督站和安监站的交流和协调。组织协调的主要措施召开工程技术会议，审查各类专项方案。对于工程中存在的质量、安全问题及时召开现场协调会。对于工程变更及时与业主沟通联系设计单位及时确认。为了搞好组织协调工作，需要对经常性事项的协调加以程序化，事先确定协调内容、方式和具体的流程。经常通过监理组织系统和项目组织系统，利用好权责体系，采取指令等方式进行协调，并设置专门机构或专人进行管理，召开各种类型的会议进行协调，最终把项目系统内各专业、各工种、各项资源以及时间、空间等方面实现有效的配合，使工程项目成为一体化行动的整体。每周定期召开协调例会，解决施工进度，工程质量和施工中存在的疑难问题，建设单位、施工单位和监理单位三方互通信息共同协商，使存在的问题达到共识，并商定下步工作的计划和解决疑难问题的办法。达到团结一致，目标明确，为完成下步计划，提高工程质量创造有利条件。在后期工程或重点分部工程的施工中，为搞好各工种的配合和协作定期召开会议，详细安排协作计划，各专业工程配合，共同为工程按计划完成创造条件。现场监理部每月定期编写监理月报，将每月工程进度情况、工程质量情况和完成投资情况以及急待解决的问题和建议定期向建设单位呈报。组织协调的目的与任务是为了实现质量目标、投资目标、工期目标、协调工作做的好的合同，固然为三大目标的实现创建了良好的条件，但光有这方面是不够的，还需要通过更大范围的组织协调，创造好内部人际、组织关系及与政府和社会组织间的良好关系等多方面的条件。与业主的联系监理与业主的联系分为书面报告和口头汇报两类。书面报告监理月报：监理月报是总监理工程师签署后提交给业主的报告，其内容包括：监理工程师应积极采取多种渠道加强与业主的沟通，使业主及时地了解、掌握工程情况，了解监理的各种建议及其原因，从而获得业主的理解、信任和支持。本月监理工作的重点、具体实施的要点（措施、负责人及执行人等）以及实施情况汇报。施工现场情况：说明工程延误情况及原因、工程质量情况及施工存在的一些问题工程投资情况：说明工程计划投资和实际投资情况分析偏差的原因，拟定纠偏措施监理的情况：说明监理人员、试验及验收操作情况。下月监理工作的重点、具体实施的要点（措施、负责人及执行人）各种图表和照片。监理工程师函：用于日常工程中发生的事情与业主进行联系、请示、答复、建议等的函件。口头汇报：每周一或周五跟业主建立碰头会，向业主汇报工程一周发生的情况，并就某些具体问题达成共识。各项监理制度监理验收制度材料、构配件及设备进场复验制度监理部应对所有拟用于工程中的建筑材料、构配件及设备，在进场时必须按规范、规程、验标进行检验。严格控制不合格建筑材料、构配件及设备进场及使用，禁止先用后检。专业监理工程师应督促施工单位按规定对进场的建筑材料、构配件及设备质量进行复验，填报拟进场工程材料、构配件和设备的“工程材料/构配件/设备报审表”及其质量证明资料（出厂合格证和质量保证书等）。专业监理工程师应对施工单位报送的“工程材料/构配件/设备报审表”及其质量证明资料进行审核，并对进场的实物材料，按照委托监理合同约定或验收标准规定的比例采取见证取样或平行检验方式进行检验、复验。专业监理工程师对经检验符合要求的建筑材料、构配件及设备，及时签认“工程材料/构配件/设备报审表”，批准进场使用。监理工程师有权对拒绝不符合要求的材料、构配件和设备进入工地和投入使用，已进场的不合格材料应坚决清离施工现场。隐蔽工程检查验收制度监理工程师应督促施工单位编制报送隐蔽工程施工进度计划。根据合同约定，建设单位驻工地代表或质量监督站人员参与检查重点隐蔽工程。隐蔽工程分项（部）工程质量验收隐蔽以前，施工单位应根据《工程质量评定验收标准》进行自检，自检合格后，填写《隐蔽工程报验申请表》，并将评定资料报监理工程师。施工单位应将需检查的隐蔽工程在隐蔽前提出计划报监理工程师，项目监理部应排出计划，在规定时限内会同施工单位进行隐蔽工程检查。重点部位或重要项目还应会同建设单位、设计单位、地质部门共同检查、签证，并由建设单位通知质量监督机构参加。分部分项工程完成后，隐蔽工程在隐蔽前，经施工单位应按有关专业“验收标准”的规定，先行组织内部检查合格后，按规定填好各类隐蔽工程检查表，签认手续完备后，报专业监理工程师，经专业监理工程师现场查验后，在《报验申请表》上签字认可后进入下道工序。未经监理工程师签认的工序不得继续施工。监理工程师在工程检验中发现一般的质量问题，应随时通知施工单位及时改正，并做好记录。对于检查不合格的工程或检验批所填内容与实际不符的，监理工程师应在工程报验申请表上签署检查不合格及整改意见；严重的，可签发监理工程师通知单，责令施工单位限期对不合格工程进行整改，自检合格后，向监理部重新报验。如施工单位不及时改正，情节较严重的，监理工程师可报请总监理工程师签发《工程暂停令》，指令部分工程、单项工程或全部工程暂停施工。待施工单位改正后，由施工单位提交《工程复工申报表》，报监理进行复验，合格后由总监理工程师签署复工指令。监理工程师需要施工单位执行的事项，除口头通知外，可使用《监理工程师通知单》或《监理工作联系单》，催促施工单位执行。施工单位技术负责人或质量检查工程师于隐蔽检查48h前或特别商定时间内，向监理工程师报验。对于工期较紧的工程，监理工程师可根据监理合同适当调整时间，以保证工程的顺利实施。专业监理工程师应在约定的时限内到现场进行检查、核实，施工单位质检人员配合检查。监理工程师确认隐蔽工程合格后，办理签证，并准许施工单位进行下一道工序施工。特殊设计的、与原设计图变动较大的或监理认为需要设计单位参与检查的隐蔽工程，还应要求设计单位驻工地代表参加检查。隐蔽工程检查合格后，停工超过一定时间，未进行下道工序施工，则应重新检查验收；超过6个月的，需重新办理复工手续。工程过程检验验收制度检验批、分项、分部工程完成后，施工单位按工程质量验收标准要求，进行自检。施工单位自检合格后，填写工程报验单及相关检验批或分项、分部工程质量验收记录表，向监理工程师进行报验。监理工程师应按照验收标准规定，及时组织相关单位及人员，对施工单位提交的检验批、分项、分部工程质量验收记录表进行现场复核，对施工质量进行验收。检验批、分项、分部工程质量经验收合格后，监理工程师应及时签认相关资料，方可进入下道工序施工。未经签认的工序，不得进行下道工序施工。如验收不合格，监理工程师应通知施工单位进行返工或修整处理，自检合格后，监理部重新组织验收。单位工程完工后，在施工单位自检合格的基础上，按验标要求向建设单位提交验收申请报告，由总监理工程师会同建设单位组织有关单位验收。工程竣工验收制度竣工验收的依据经批准的设计文件、施工图纸及相应的技术说明书；招投标文件和合同文件；经主管部门审批、修改、调整的相关文件；有关工程质量验收的标准、规程、规范等；竣工验收程序分为单位工程验收和工程验收单位工程验收程序:施工单位对已竣工的单位工程进行自检，自检通过后，向监理部报送“工程竣工初验报审表”及按规定编制的全部竣工文件，申请工程验收；监理部应对施工单位提交全部竣工文件进行审查；总监理工程师组织专业监理工程师会同施工单位到现场对单位工程实物进行检查；对检查中发现的问题，监理部应要求施工单位限期整改。整改完毕后由总监组织复查，认可后签发工程竣工初验报审表。施工单位按施工承包合同将工程全部竣工，并经监理部预验收合格后，方可申请竣工验收。工程验收程序：总监理工程师组织专业监理工程师参加建设单位组织的对本标段的工程检查，达到初验的有关要求；总监理工程师参加有关单位组成的验收委员会；专业监理工程师参加对本专业工程的检验或检查；监理部应提交本标段工程质量评估初步意见；总监理工程师参加验收委员会对本标段工程进行的验收，会签竣工验收报告。工程款支付签证制度对施工单位按《建设工程施工合同》按月完成永久性工程进度款的支付申请，须先交监理方审核。监理工程师在核实的质量及工程量签证后，总监理工程师签署审核意见后，才能报经业主同意并支付。工程索赔签证制度项