论文档一体化与档案整理

论文档一体化与档案整理

所谓“文件一体化”，是指整个文件流程的计算机控制，包括文件登记和处理、文档、文档、日志、搜索、使用和其他链接。其高效、快捷、灵活的现代化管理模式对我国几十年来传统的文书档案管理理论和实践方法产生巨大冲击和挑战。简化整理,深化检索已成为文书档案管理工作者进行立卷改革的共识。一、传统立卷式表达方式导致档案复杂性办公自动化使文件跨越到档案这一步,不再以“立卷”这一形式作为一种标志或分界线。只要文件的实体存在,就可以通过计算机迅速调阅,任意组合。并由计算机来实现逻辑上多途径的文件级检索,快速直接地查找到所要利用的文件。而传统手工下“案卷”的组合,操作程序复杂繁琐、组卷方法也因人而异。如果运用计算机进行辅助立卷的话,那么仅计算机软件设计这一项,就将困难重重。若再运用计算机进行检索,那么传统的案卷级加文件级检索方法既增加数据录入量,又影响检索速度,使查找和利用档案变得复杂化。“案卷”作为档案整理单位,已越来越不适应办公自动化下文档一体化的管理模式。取消“案卷”直接以“件”为保管单位进行管理,是现代化管理的必然趋势,是实现文档一体化管理模式的前提。二、同一种依据法上的档案分类取消“案卷”的概念,也就是取消立卷过程中的人为组合等因素,取消卷皮、卷内文件目录和案卷目录,使档案整理工作明显得到简化,有利于档案的检索和开发利用,加快文档一体化在文书档案管理工作中的实现。以“件”为保管单位装订:首先归档文件按“件”装订,一般以每份文件为一件;文件正本与定稿为一件,正本在前,定稿在后;正本与附件为一件,正文在前,附件在后;原件与复制件为一件,原件在前,复制件在后;转发文与被转发文为一件,转发文在前,被转发文在后;来文与复文可为一件,复文在前,来文在后;报表、名册、图册(本)等一册(本)为一件;重要文件的历次草稿各为一件。归档文件的分类:指对全宗内归档文件实体分类,即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同分成若干层次的类。机关单位根据自身文件材料形成情况,通常是结合运用保管期限、年度、组织机构和问题分类法对归档文件进行分类。下面列举三种常见结合保管期限的复式分类法。1.年度——机构——保管期限分类法:这种分类方法适用于内部机构较稳定,每个内部机构每年形成的归档文件数量较多的立档单位。尤其适用于推行部门整理归档文件的大机关单位。可将同一年度、同一机构的档案排列在一起,便于文件实体查阅。2.保管期限——年度——机构分类法:这种分类法适用于内部机构较稳定,每个内部机构每年形成的归档文件数量较少的单位。可将同一种保管期限的档案排列在一起,便于档案移交进馆和销毁保管期满的档案。3.年度——问题——保管期限分类法:这种分类法适用于内部机构变化频繁复杂,机构之间分工不明确或内部机构非常简单甚至没有内部机构,并且每年的每个问题形成的归档文件数量很多的立档单位。归档文件的排列:指在分类方案的最低一级类目内按照一定的方法确定归档文件的先后顺序。先按事由原则将属于同一事由的一组文件集中在一起。一项工程、一次活动、一次会议可以分别看作一个事由;一次会议还可以分为筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个事由;一次请示或报告在批复或批示收到后,可看作一个事由结束。同一事由内归档文件可按时间排列还可按重要程度排列。不同事由间归档文件的排列可按时间排列,也可按重要程度排列,还可按事由具有的共同属性:按责任者或承办部门,比如设司的机关,可将司内不同处室形成的文件分别集中排列;按不同的小问题,比如一个机构内的不同职能可看作是不同的小问题,机关人事处可将干部调配、职称评定、出国审查等小问题分别集中排列。归档文件的编号:归档文件按其分类排列次序逐件编号,每份文件首页上端空白处加盖归档章,并填写相关内容。归档章上设置必备项:全宗号、年度、保管期限、件号,并可设置机构(问题)等选择项。其中件号就是文件的排列顺序号,分为档案室编件号和档案馆编件号。归档文件的编目:归档文件应依据分类方案和档案室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注项目。归档文件的装盒:文件装盒时,应严格将不同年度、不同保管期限和不同机构(问题)的归档文件分别装入不同的档案盒。并且按照室编件号顺序,一盒装满后再顺次装下一盒,不要求将同一事由的所有文件都装入同一档案盒。三、规范文件归档,确保文书档案管理正常取消立卷,并不意味着文件就不需要转化为档案,办理完毕后的文件仍然需要归档,这是必不可少的环节。随办随归档,就是随着文件的办理完毕就将其归入档案。现阶段,文档一体化管理要求纸质、电子文件实行双套归档制度。文件归档有三个条件,一是必须是已经办理完毕的文件,完成了文书处理程序即可归档保存。二是必须有完整、齐全的电子文件相辅佐。三是必须具有一定的保存价值,并严格按照不同的保管期限分别归档,分盒排列。凡经办理的文件即使以“件”为单位,仍然需要对其有无保存价值,是否属归档范围进行鉴定和筛选,如果不考虑其是否有保存价值一律保存起来,那就混淆了档案与文件的区别。对归档文件逐份鉴定并确定保管期限,具体做法是在“归档章”上设立“保管期限”这个标识项目,随办随归档的同时就进行鉴定并在每份文件上加盖“归档章”戳记。然后按照文件不同的保管期限分别归档,分盒排列。当利用者需要借阅某份档案时,管理人员可以根据文件不同价值方便地查找出来,有利于对重点档案进行保护和开发利用。在向档案馆移交档案时,也可以很方便地抽取出“永久”和“长期”档案。综上所述,从“案卷”到“件”