合同管理制度标准版

广州市展航物流有限公司合同管理规范化制度第一章

总

则第一条

为依法经营管理，规范市场竞争行为，树立依法为本，维护当事人正当权益，根据《中华人民共和国合同法》、《广东省合同监督条例》、《广州市展航物流有限公司章程》及有关法律、行政法规及规章规定，特制订《广州市展航物流有限公司合同管理规范化制度》。公司对外订立的各类合同一律合用本制度。第二条

合同管理的总目的：机构网络化，制度系列化，行为规范化、经营管理和合同管理一体化。第三条

合同管理是公司管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的维护，都有主动的作用。各级部门经理、法人委托人以及其它有关人员，都必须严格恪守，切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，做好以“守合同重信用”为核心的合同管理工作。第二章

合同的订立制度第四条

订立合同，必须恪守国家法律、法规及公司有关规定。第五条

对外订立合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本公司负责，对本职工作负责，在授权范畴内行使签约权。超越代理权限和非法委托人均无对外签约权。第六条

建立合同信用评价体系，签约人在订立合同之前，必须认真理解对方当事人的资信状况。涉及：签约方与否含有法人资格、有无经营权、有无履约能力及其信用状况；坚持对合作伙伴资信调查制度，着重理解对方公司（单位）年检等级，守重等级，合同信用、税务信用、质量信用状况，进行公司信用综合评定，减少交易风险，避免上当被骗，避免订立无效合同，确保所签合同有效、有利。第七条

订立合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和效益原则。第八条

订立合同，如涉及公司内部其它单位的，应事先在内部进行协商，互相协调，然后签约。第九条

合同除即时清结者，应当采用书面形式。应当采用国家和省制订的示范文本，公司确实需要能够参考示范文本制订合同文本，但不得含有损害当事人利益的格式条款，对公司单位自制的合同文本必须认真审查，避免“霸王条款”以及“合同陷阱”。尽量避免使用对方公司单位自制的合同文本。第十条

合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字体现要清晰、精确。对方在合同中每一项应负担的义务均应与违约责任相对应。合同内容应审查的重要问题是：1、部首部分，注意写明双方的全称、签约时间和签约地点。2、正文部分，注意：价金必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明商定的违约金数额、比例及计算办法。3、结尾部分双方都必须使用合格的印章——公章或合同专用章，不得使用财务章、部门章或业务章等不合格印章，注明合同使用期限。第十一条

订立合同，除合同推行地在我方住所所在地外，签约时应力求合同合同由我方所在人民法院管辖或选择仲裁机构仲裁。第十二条

订立合同付款尽量采用托收承付，订立合同应以现款为主，不准赊销；确需赊销或代销的，由公司法定代表人审批。第十三条

任何人对外订立合同，都必须以维护我司正当权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在订立合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，给公司造成经济损失，依法追究刑事责任。第三章

合同的评审与同意制度第十四条

合同正式订立前，必须按规定上报领导审查同意后，方能正式订立。第十五条

合同审批权限以下：1、下属公司、公司对外订立的合同，除按规定须上报公司审查同意者外，由公司、公司领导审批。2、下列合同由总经理或其授权人审批：预付定金或预付款超出总金额的30%；联营、合资、合作合同；重大涉外合同。3、法务部负责对下列合同进行审查：总经理委托审查的合同；内容复杂、较难掌握，由外聘律师审查。法律部重要负责审查合同条款、内容的正当性、严密性、可行性，提出意见供决策部门参考。第十六条

合同评审的要点是：1、合同的正当性。涉及：当事人有无订立、推行该合同的权利能力和行为能力；合同内容与否符合国家法律、政策和本《制度》规定；权利、义务与否平等；订约程序与否符正当律规定。2、合同的严密性。涉及：合同应含有的条款与否齐全；当事人双方的权利、义务与否具体、明确；文字表述与否确切无误。3、合同的真实性。涉及对方推行合同的意愿与否诚恳，意思表达与否真实、一致。4、合同的可行性。涉及：当事人双方特别是对方与否含有推行合同的能力、条件；预计获得的经济效益和可能承当的风险；合同非正常推行时可能受到的经济损失。第十七条

根据法律规定或实际需要，合同还应当或能够呈报上级主管机关同意、备案。第十八条

合同的审批程序以下：1、申报。各公司的法人委托人在授权范畴内对外订立合同，应事先填写“合同订立申报表”（一式二份），报我司的领导审查同意。（凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办手续）。需报总经理审批的，应由该公司领导订立意见，随合同初稿及有关资料、附件等，一并上报。2、审核。对送审的合同，应按本《制度》规定的审批权限，由主管人员或有关人员认真审视，必要时可进行调查研究，最后作出：同意、不同意；告知申报单位补报材料或进一步谈判（应提出谈判的具体规定和注意事项）。主管人员在“申报表”上批写意见后，“申报表”一份及合同初稿留底，另一份“申报表”连同其它材料发还申报单位，由承接人按同意的意见办理。上述审批程序普通为1至2天，特殊状况，经同意或授权的可不受审批程序的约束。第四章

合同的推行制度第十九条合同依法成立，即含有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际推行和全方面推行。第二十条

合同推行完毕的原则，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，普通应以物资交清。第二十一条

各部门领导及签约人应随时理解、掌握合同的推行状况，发现对方无法推行合同义务时应当及时提出先推行，同时推行和不安抗辩权以及保全方法。第五章

合同的变更、解除制度第二十二条

在合同推行过程中碰到困难，各部门首先应尽一切努力克服困难，极力保障合同的推行。如实际推行或适宜推行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。第二十三条

对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司正当权益出发，从严控制。第二十四条

变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关手续。第二十五条

变更、解除合同的手续，应按审批权限和程序执行。经上报主管机关同意备案的合同，在达成变更、解除合同前，应报原机关同意。经公证机关公证的合同，在达成变更、解除合同后，必须报公证机关重新公证，才含有法律效力。第二十六条

变更、解除合同，必须采用书面形式（涉及当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。第二十七条

变更、解除合同的合同在未达成或未同意之前，原合同仍有效，仍应推行。但特殊状况经双方一致同意的例外。第二十八条

因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责的以外，均应承当对应的责任，并在变更、解除合同的合同书中明确规定。第二十九条

以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，公司追究其经济责任。第六章

合同纠纷的解决制度第三十条

合同在推行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善解决。第三十一条

合同纠纷由签约公司负责解决。涉及内部几个公司或几个部门的，能够协商或由公司拟定一种公司为主负责解决。签约人对纠纷的解决必须具体负责终究。第三十二条

解决合同纠纷的原则是：1、坚持以事实为根据，以法律为准绳，法律未规定的，以国家政策或合同条款为准。2、首先以双方协商解决为基本方法。纠纷发生后，应及时与对方当事人和谐协商，在既维护本公司正当权益，又不侵犯对方正当权益的基础上，互谅互让，达成合同，解决纠纷。3、因对方责任引发的纠纷，应坚持原则，保障我方正当权益不受侵犯；因我方责任引发的纠纷，应尊重对方的正当权益，主动承当责任，并尽量采用补救方法，减少我方损失；因双方责任引发的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。第三十三条

各部门在解决纠纷时，应加强联系，及时通气，主动主动地做好应做的工作，不互相推委、指责、埋怨、统一意见，统一行动，一致对外。第三十四条

法务部解决合同纠纷的范畴是：1、总经理交办的；2、经各有公司解决解决不了的；3、其它应由法律部解决的。第三十五条

提请解决合同纠纷的程序是：1、承接人填写“对外合同纠纷申报表”，按本《制度》的规定报批。2、审批单位可根据状况，在1天内作出由上报单位负责解决；由法务部负责解决。3、法务部对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷，经主管领导同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法解决。第三十六条

合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商解决纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或诉讼的足够时间。第三十七条

凡由法务部解决的合同纠纷，有关公司必须主动提供下列证据材料（原件或影印件）：1、合同的文本（涉及变更、解除合同的合同）以及与合同有关的附件、文书、电报、图表邮件、传真等；2、发票等有关凭证；3、有关财务帐目；4、有关违约的证据材料；5、其它与解决纠纷有关的材料。第三十八条

对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应订立书面合同，由双方代表签字并加盖双办法人公章或合同专用章。第三十九条各部门对双方已经订立的解决合同纠纷的合同书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷解决及推行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书的推行。对于对方当事人在规定时限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承接人应及时向主管领导和法务部报告。第四十条

对当事人逾期不推行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由法务部配合各单位向人民法院申请执行。第四十一条

在向人民法院提交申请执行书之前，有关单位应认真检核对方的执行状况，避免差错。执行中若达成和解合同的，应制作合同书并按合同书规定办理。第四十二条

合同纠纷解决或执行完毕的，应及时告知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备查考。第七章

合同的管理制度第四十三条

设立合同管理领导小组（委员会）重要职责是：一、贯彻执行《合同法》及有关法律法规，组织有关人员的学习和培训。二、制订合同管理章程、制度。并贯彻实施。三、负责各类合同的订立、推行、变更、转让和终止，并审核公司对外订立的重大合同。四、审查合同，建立合同台帐和档案，管理合同文本、合同专用章、《授权委托书》，进行合同统计，做出统计分析。五、决定合同评定、评审、审批、登记、备案、咨询事宜；决定格式合同制作、合同鉴证、合同催告、合同撤销事宜；决定合同担保及抵押等事宜。六、协调单位内部和外部合同关系，解决合同问题和解决合同纠纷。七、领导开展“守合同重信用”活动。八、开展合同调研活动。第四十四条

合同管理员及其职责一、合同管理员应含有一定的文化水平和语言文字能力，含有对应的合同法律、法规知识，懂业务，懂管理，工作认真细致。二、合同管理员除搞好本身的学习外，应对有关业务人员进行合同知识培训，实施持证上岗制度。三、参加合同的会商、评审。根据委托订立合同，进行变更和解除。四、检查合同的订立与推行，办理合同公证，办理抵押物登记等。五、管理合同文本、合同专用章和法人授权委托书并按规定使用。登记台帐，填报统计报表，建立合同档案。登记、保管与合同有关的文字、单证材料。六、清理债务，追讨欠款，参加仲裁、诉讼活动。七、合同管理员调岗，应认真办理档案、资料移交等手续，经领导同意后离任。第四十五条

我司对合同实施分级管理、专业归口制度，法人委托书制度，合同专用章制度及基础管理制度。第四十六条

法人委托制度。法人委托人的重要职责是：1、在授权范畴内负责谈判、订立合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；2、对所订立合同的正当性、完整性和可行性负责；3、对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；4、对所签合同的全方面推行具体负责，推行中发现问题应立刻上报、并主动想方法解决，对发生的合同纠纷负责解决好或协助有关部门解决好；5、负责保管好本人所签合同的一切资料；合同推行完毕后应立刻将资料上交归档。第四十七条

凡含有下列条件的，能够发给法人委托证书：1、品格思想好。能自觉恪守国家的法律政策，恪守公司各项规章制度；能拒腐蚀，不贪污受贿，不假公济私、损公肥私。2、业务工作好。熟悉本职工作，能够良好地完毕本人业务工作，并以公司利益为重，择优签约，严格履约，节省资金，增加收益，获得一定成绩，无遗留问题。3、法律意识强。对《合同法》等经济法规认真学习，初步掌握并能运用有关法规。第四十八条

公司根据各部门和下属公司、公司的实际状况，决定法人委托人的设立及数额，具体人选由各单位拟定，经培训考核合格后，才干获得法人委托书，委托人应当在授权范畴内进行有效代理。第四十九条

法人委托证书应妥善保管，避免遗失。普通实施一事一委托，不准将法人委托证书转借别人或用作其它证明，否则，要追究对应的责任。第五十条

合同专用章制度。公司及下属公司对外订立合同所加盖的印章，除各公司的公章外，一律使用公司统一编号的合同专用章，其它印章一律不准替代使用。否则，财务部门有权回绝办理结算手续，由此所引发的责任由有关人员承当，还能够予以处分。第五十一条合同专用章由有关公司统一刻制、编号和颁发；严禁任何人私自刻制、使用。第五十二条合同专用章应严格按照授权的范畴使用，不准混用、代用或借用。第五十三条合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立刻登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。第五十四条

合同档案管理制度1、合同档案的管理，应做到规范化、科学化、统一化。2、建立合同档案。每一份合同都必须有一种编号，不得重复或遗漏。每一份合同涉及合同正本、副本及附件，合同文本的签收统计，合同分批推行的状况统计，变更、解除合同的合同（涉及文书、电传等），均应妥善保管。3、合同档案还应当涉及：合同台帐；合同文本；合同专用章使用登记；授权委托登记；合同窗习、培训状况；帮扶状况统计；重叠同守信用状况统计；合同纠纷卷宗材料等。4、合同档案可实施微机管理，但必须含有机读和文字记载相结合。5、合同档案应装订成册，实施一份一档，由专人管理备查。6、查阅合同档案需通过同意并进行登记。第五十五条

合同台帐制度1、合同台帐涉及合同登记台帐、合同检查台帐、合同统计台帐、合同法律法规学习与培训台帐、合同专用章使用登记台帐、合同文本领用登记台帐、《授权委托书》使用登记台帐。2、建立合同台帐，旨在通过合同管理，管理本单位的生产经营行为，使决策者理解本公司的生产、销售状况。3、合同综合管理部门按合同类别建立健全合同汇总台帐，分管单位（部门）应建立健全分类台帐。4、建立合同管理台帐。各