LTC流程合同管理流程

合同管理流程（草案）目录合同管理流程概述工程流程附件合同管理流程概述合同分解交底合同分解交底合同执行合同监督合同初稿来源合同事件产生合同订立管理合同归档管理我方拟草对方拟草合同会签流程合同评审流程合同会签流程合同归档合同建档编码合同发放交接合同分解交底合同归档建账合同信息化管理合同变更管理变更申请变更合同订立变更合同归档合同总结合同履约管理合同履约管理合同工程流程概述有关文献《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法通则》《中华人民共和国建筑法》《中华人民共和国招标投标法》合同分类工程合同：涉及公司承接的工程的施工合同以及公司分包给其它单位施工的工程合同；物资采购合同：涉及材料采购、设备购置及安装劳动、劳务合同：这类合同的主管部分是行政人事部，不属于本合同管理流程的主体；本管理流程合用于公司订立的全部经济类合同的管理，不合用于劳动合同等其它类合同的管理。合同主管部门——经营部的合同管理职责监督、检查贯彻执行《合同法》及有关法律法规的状况；领导、协调合同的订立、推行及管理工作；制订合同管理制度，并监督执行；决定对合同管理工作中做出明显成绩的部门和个人予以奖励；决定对合同管理工作中疏于管理，玩忽职守，违法乱纪者，未造成经济损失的予以通报批评，造成经济损失的予以处分；其它需要协调解决的合同管理中的重大问题。合同应做到内容正当、条款齐全、文字清晰、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字精确，应涉及：合同名称；甲乙方名称及地址，经办人联系电话；甲乙办法人代表或其正当代理人签字、公司公章或合同专用章；合同订立时间、地点；标的（内容）；数量、质量；价款或酬金（工程计价办法、工程款支付方式）；履约方式、地点、费用的承当；违约责任（甲乙方权利和义务）；生效、实效条件、合同的变更、转让和解除条件；争议解决的办法；合同的份数及附件；保密条款（视合同性质需要）合同负责或主办部门填写《合同会签表》、《合同评审书》、合同摘要并附合同文本，合同业务单位营业执照和有关资质复印件加盖公章，法定代理人授权委托书原件，按权限审核报批；合同审批原则上应按次序依次执行，遇特殊状况下可临时调节次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。合同管理流程中全部参加的部门和负责人都必须认真推行自己在合同管理中的职责，尽最大可能的维护公司的利益。二、工作流程流程名称：合同会签流程流程代号：HT-001主管部门：经营部市场部市场部采购部采购部承接人工程部经营部部财务部部行政法务输出《合同会签表》分管领导及总经理审批①①②②⑤⑥④③⑤⑥④③⑦⑦流程阐明：合同会签流程的定义：需订立的合同初稿采用的是公司法务审核通过的合同模板或者是经合同评审流程通过的合同，由合同订立经办人发起合同会签流程。名词解释：承接人是指产生合同事件过程中对外的重要联系和沟通人或者其安排指定的人员。流程中各部的负责人或者负责人授权的人员为流程中的审核负责人。流程图解序号流程环节角色流程环节描述及节点负责人须完毕的内容01承接人发起合同会签流程会签流程跟进人填写《合同会签表》中第一页中全部内容后根据流程中的各环节准备签约单位的四证一资质一授权书（营业执照、组织机构代码证、税务登记证、承包资质、安许证和授权委托书）。02市场部/采购部审核意见市场部经理工程项目类合同由市场部对合同内容与招投标文献及公司规定与否一致，并分成意见。采购部负责人材料、设备、产品类经济合同由采购部对合同中产品品牌、规格等重要功效指标、单价和数量与图纸或采购申请及市场供应状况提出意见，产品质量、技术原则、供应周期、售前售后维保服务等与否符合公司规定并满足项目规定03工程部审核意见技术总工对合同中对应的技术负责。对工程合同中工期、工艺与否符合科学规律及项目规定、承包范畴、承包方式、合同价款、结算办法、结算原则、变更确认及支付等条款中与否存在对施工规定的限制；劳动力、机械配备及物料供应与否满足项目规定；技术原则及质量安全管理目的等与否满足公司及项目规定；物资设备供应合同负责审核供应的数量、质量技术原则、供货时间周期等与否满足项目规定；违约责任与否有对应的处分方法等。04经营部意见经营部经理负责确认工程合同承包范畴、承包方式、合同价款、结算办法、结算原则、变更确认及支付的商定与否符合公司规定（招投标文献）；采购合同与否与图纸规定一致；审核承包人提交的签约单位的四证一资质一授权书）。05财务部审核意见财务部经理涉及财务支付和财务管理的各项条款与公司有关规定的符合性，涉及不限于审核签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。06行政法审核务意见律师负责审核合同条款与否符正当律、法规，内容与否清晰合理，与否存在不明确或不利于我方的法律责任，与否存在法律方面的被索赔的风险等。07分管领导及总经理审批意见分管领导及总经理或总经理授权人公司分管领导根据《合同会签表》中各部门意见做出工作安排，总经理审批最后意见。08流程结束承接人向经营部移交由总经理订立的《合同会签表》执行审批意见本流程中涉及的重要附件：《合同会签表》流程名称：合同评审流程流程代号：HT-002承接人各部门审核合同电子档输出《合同审核意见书》承接人各部门审核合同电子档输出《合同审核意见书》经营部组织召开合同评审会《合同评审书》法务审核领导审批审核未通过，交由经营部在此组织合同评审会或承接人谈判审批通过，交由承接人发起合同会签申请流程①⑤④③②①⑤④③②流程阐明：合同评审流程的定义：合同由对方公司提供或者未通过公司法务审核通过的合同模板产生的合同或者《合同会签表》中分管领导批示须采用合同评审流程的。名词解释：承接人是指产生合同事件过程中对外的重要联系和沟通人或者其安排指定的人员。流程中各部的负责人或者负责人授权的人员为流程中的审核负责人。流程图解序号流程环节角色流程环节描述及节点负责人须完毕的内容01承认发起流程合同经办人承接人将合同的签约背景、目的及合同以电子档或者纸质档的方式发送给合同会签流程中的各环节负责人同时跟进各审核人的成果。02各合同审核负责人审核各部门负责人各合同审核人根据合同审核的原则审核合同；输出并输出书面的《合同审核意见书》03组织召开合同评审会经营部承接人或者承接部分负责人和经营部负责人根据各合同审核负责人的《合同审核意见书》进行汇总沟通，由经营部组织召开合同评审会。合同评审会目的：是对各《合同审核意见书》进行集中讨论，实现合同风险预控、达成公司统一意见。合同评审会就合同风险预控的原则合同风险预控首先审核合同策划目的与公司战略目的和业务目的的一致性；合同文献以招标文献为基础形成，因此要认真编制好招标文献，客观分析项目的基础条件，明确识别、划分出可能预见到事件的责任范畴和解决办法，以减少合同执行过程中的纠纷。对合同单位进行资信复查，重点核算该单位施工任务饱和程度及财务状况，避免对其履约能力和商业信誉予以过高评价的风险，避免出现履约期间必须依靠业主合同商定外的资金支持才干维持合同的状况。公司市场商务、技术、经营、财会、法律等方面的人员、公司分管领导和总经理参加沟通，充足发挥团体的智慧，研究拟定下一步谈判的方略,另首先在整个过程中强调并做好保密工作。合理转移或分散风险，运用经济手段，约束对方在推行合同过程中的、将风险分散在不同的空间，以减少公司遭受合同风险损失的程度。经营部根据合同评审会的会议纪要输出《合同评审书》04法务审核律师根据经营部提交的合同和《合同评审书》对合同的法律风险进行审核，给出意见和建议。05公司领导审批分管领导及总经理或总经理授权人审批通过，交由承接人发起合同会签申请流程审核未通过，交由经营部在此组织合同评审会或承接人谈判06流程结束承接人执行审批意见本流程中涉及的重要附件：《合同审核意见书》、《合同评审书》合同评审的重要原则<1>经济性：——项目计划与否具体明确；——市场需求状况与否可靠、属实；——经济效益状况与否真实、可信；——资金、资产使用效果的财务与否可行。<2>技术性：——项目技术与否真实、全方面、可靠；——技术方法与否完备、可行；——技术原则、参数与否先进完善；——与否含有可操作性。<3>安全性：——涉及的款项支付与否已采用对应的保护或限制方法；——有无损害我司商业秘密、商业信誉；——有无损害我司利益的其它情形。流程名称：合同归档流程流程代号：HT-003主管部门：经营部编码建档编码建档合同影印发放、借阅合同分解交底会《合同交底会要》合同交底会要发放合同执行状况建账合同信息化管理①②③④⑤⑥流程阐明：合同归档流程是对经合约双方签字盖章生效的合同的管理流程。涉及：合同的建档编码、发放、借阅、分解交底、合同执行状况建账和合同信息化管理。经营部为该流程的主管责任部门。流程图解序号流程环节角色流程环节描述及节点负责人须完毕的内容01合同编码建档经营部合同管理人对已生效的合同编码建档，合同档案编号不等于合同编号。合同管理员按合同台帐格式规定内容进行登记。合同编码建档的规则：▲ 工程施工类合同—西电施工字（年）第号；▲ 工程材料设备合同—西电材字（年）第号；做到建设工程合同台帐与文本档案相统一，完备、整洁、规范02合同影印、发放和借阅经营部合同管理人对已经编码建档后进行以下工作原件移交保管合同原件一式两份以上的由经营部书面移交一份财务部备案，其它原件归档资料室保管。合同原件移交实施登记制度，经办人必须签字，并注明发放交接合同的名称、份数及时间。合同影印发放合同原件归档资料室后，除非得到总经理书面同意，否则不得以任何形式的借阅、发放。合同影印本用于合同日常的借阅和分发。分发和借阅交接实施登记审批制度《合同借阅/分发管理表》，经办人必须签字，并注明发放交接合同的名称、份数及时间。03合同分解交底会经营部经理施工合同由经营部负责组织向项目经理、预算、财务、物资供应、市场等有关人员进行合同交底，全方面陈说合同背景、合同工作范畴、合同目的、合同执行要点及特殊状况解决。材料设备物资供应合同由物资设备部负责组织项目交底工作。项目经理负责组织向项目部有关人员进行合同交底，陈说合同基本状况、各岗位的合同责任及执行要点、合同风险防备方法等。各层次合同交底均要形成统计，并将交底状况反馈给经营部，由其负责对合同执行状况进行跟踪督察，出现问题及时上报主管领导制订对应方法。根据合同分解交底会的会议纪要形成《合同交底会要》04《合同交底会要》发放经营部合同管理员各层次的合同分解交底会都须形成书面的《合同交底会要》，由经营部统一做好《合同交底会要》的发放管理。05合同执行动态建账经营部经营部根据合同执行过程中产生的全部跟合同有关资料、文档和信息进行动态的建账管理，建立《合同管理台账》公司根据《合同管理台账》每六个月对保存的合同文档进行一次清理核对，如有遗失、损毁，要查明因素，及时解决，并追究有关人员责任。06合同信息化管理经营部合同管理员经营部定时将合同有关资料文献进行扫描整顿本流程中涉及的重要附件：《合同交底会要》、《合同管理台账》、《合同借阅/分发管理表》流程名称：施工合同变更流程流程代号：HT-004主管部门：经营部承接人承接人《合同变更申请》经营部组织合同变更评审会行政法务审核分管领导审批未通过，由经营部组织合同变更评审会《合同变更评审会议纪要》通过，由市场部谈判，订立补充合同流程阐明：合同变更流程是对已订立生效的合同因合同要素发生变化须进行的补充合同订立的管理流程。承接人为合同执行过程中合同要素发生变化的第一知晓人。流程图解序号流程环节角色流程环节描述及节点负责人须完毕的内容01承接人发起流程合同变更申请人填写《合同变更申请》02组织合同变更评审会经营部经营部根据状况组织由市场部、项目部、工程部、财务部和行政法务参加的合同变更评审会。评审会输出《合同变更评审会议纪要》《合同变更评审会议纪要》及补充合同提交给公司法务审核。03法务审核律师结合《合同变更评审会议纪要》及补充合同给出审核意见和建议04领导审批分管领导或总经理或总经理授权人由公司分管领导和公司总经理最最后审批。未通过，由经营部组织合同变更评审会通过，由市场部谈判，订立补充合同本流程中涉及的重要附件：《合同变更申请表》、《合同变更评审会议纪要》流程名称：合同盖章流程流程代号：HT-005主管部门：印章保管人核算、盖章经总经理或总经理授权的人订立意见经营部意见承接人印章保管人核算、盖章经总经理或总经理授权的人订立意见经营部意见承接人返回经营部登记或归档返回经营部登记或归档合同盖章流程是通过《合同会签表》合同进行盖章的流程。原则上流程图解序号流程环节角色流程环节描述及节点负责人须完毕的内容01承接人发起流程合同对外联系人填写