企业档案管理制度（汇编6）

办公室档案管理制度为加强办公室档案管理工作，全面提高办公室档案管理水平，以更好地为各科室各项工作服务，特制订本制度。档案管理制度

1、各种档案按类别要求，由档案员整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。

4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

二、档案归档制度1、归档范围的保管期限(1)办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府办文件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料及证书、牌匾等实物档案，均属归档范围。(2)办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期。凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。2、归档时间实行年度归档制度：办公室在工作中形成的政府办文件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料一律在次年第一季度内，登记存档移交档案室。3、归档要求(1)归档的文件必须系统、齐全、完整。(2)归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。三、档案安全保密制度

1、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。

2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。

4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。

四、档案查阅借阅制度

1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。

2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。

3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。

4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。

5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。

6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。

7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。五、档案人员岗位职责1、服从办公室主任的领导，接受上级部门的指导，按时、按质、按量地完成本岗位工作任务及办公室主任交办的其他任务。2、档案员负责做好文件的整理、分类，做好收文登记、分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。3、档案员要及时、准确的把领导批阅的文件送到各科室，待科室领导批阅完毕后及时交由档案人员保管，不得随意乱放、丢弃文件。在传送文件过程中，要增强保密意识，高度负责，保证不丢失、不损坏文件。4、督促各科室有关人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。5、各科室兼职档案人员负责根据归档的范围和要求，制订、整理本科室各类档案材料，按规定向机要档案室移交归档，并办好交接手续，做到职责分明、手续齐全。6、各科室兼职档案人员接受机要档案室的指导和监督，按时、按质、按量完成本岗位任务。

员工档案管理制度一、目的

为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。二、适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。三、职责公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。四、原则分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。五、档案管理内容1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。六、程序1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以HR管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》。2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职(失业)证明等。七、为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的优点，及时更新、变化的资料进行系统录入，具体时限要求如下：1、新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档；3、社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。八、人事档案借/调阅1、调阅员工的人事档案需填写《档案借/查阅申请表》并经有效批准。2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。3、部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事部门主管审核，并报总经理批准。4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，借出的档案必须在2天内归还。6、所有调阅档案，均需登记备案。九、人事档案归属1、继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁。十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。

发出部门：行政人事部借用、查阅人事档案审批表借用/查阅部门借用/查阅人借用/查阅时间归还时间借用/查阅何人档案借用/查阅理由借用/查阅内容借用/查阅人所在部门意见行政人事部审批意见总经理批示借/查阅人事档案登记表年月日序号借/查阅时间借/查阅部门被查阅人姓名借/查阅理由批准人查阅人姓名归还时间承办人备注文件档案管理制度一、目的1、为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制。以确保各过程、环节、场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件。防止各部门误用作废文件。2、对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。二、范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制、实施及使用。三、职责1、各过程管理部门职责：1.1负责确定所管理的过程的文件需求。1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。1.5负责文件更改内容及修订等。2、生产部职责：2.1负责生产管理手册的编制。2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。3、各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。4、各部门负责本部门记录的建立与管理。四、程序内容1、确定文件种类1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。1.3综合管理体系文件a.安全生产管理性文件；b.环保安全相关文件；c.消防安全相关文件。1.4资料和记录相关的资料包括但不限于：a.各类分析/评价/统计数据；b.特种设备（如叉车）及其附件的安全技术监察（检测）资料；c.建设（工程）项目可行性研究报告、评价报告、设计方案和图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；f.设施的设计、运行技术资料；g.供应商和承包商档案；h.作业许可证等；i.其他资料。2、提出文件的编制和修改需求2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求，汇报总经理处得到确认许可，方可进行编制修改。3、指定编写人3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。3.2主要管理规程由行政部负责编制；各部门的各过程管理类文件（管理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制；4、进行编写4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容：a.目的：明确编制本文件要达到的目的b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图4.2文件的编号按如下要求：□□—□□—□□□□/□□记录编号文件顺序号文件层别号文件类别公司代号（ND）其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03………等；文件类别为：安全生产文件、环保文件、消防文件、公司管理内部其他文件例子：文件编号：ND-AQ-0201安全生产文件《法律法规标准规范管理程序》表格编号：编号ND-AQ-0201/01（适用法律法规标准和其他要求清单），其中01表示对应程序的第一张表格记录。所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。5、评审和审批5.1文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数量）。5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。5.3文件审批权限。a.生产、环境、消防、职业健康安全方针、总目标、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。b.过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。c.操作规程、工艺指标等、产品标准由安全生产副总审批。d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。6、发放控制6.1生产部发布综合管理体系文件,建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。。6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交行政部，行政部保存文件原件。6.3各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。7、使用控制7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。7.2管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。8、文件更新8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原件一份、电子一份）、填写《文件更改通知单》，到办公室登记备案后。同时更新《文件控制清单》，行政部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出，文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。9、安全记录管理9.1建立记录清单行政部制订记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。9.2安全记录的使用按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。9.3收集定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。9.4储存、保护9.4.1记录可以是纸质或电子档案，对于电子档案形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。9.4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。9.4.3保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。9.5处置记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。五、相关文件暂无六、相关记录AQ-0306/01文件管控制度AQ-0306/02文件发放、回收记录AQ-0306/03文件更改通知单AQ-0306/04安全记录台帐

办公室档案管理制度为加强办公室档案管理工作，全面提高办公室档案管理水平，以更好地为各科室各项工作服务，特制订本制度。档案管理制度

1、各种档案按类别要求，由档案员整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。

4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

二、档案归档制度1、归档范围的保管期限(1)办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府办文件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料及证书、牌匾等实物档案，均属归档范围。(2)办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期。凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。2、归档时间实行年度归档制度：办公室在工作中形成的政府办文件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料一律在次年第一季度内，登记存档移交档案室。3、归档要求(1)归档的文件必须系统、齐全、完整。(2)归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。三、档案安全保密制度

1、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。

2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。

4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。

四、档案查阅借阅制度

1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，