合同电子档案室建设QC小组1

提高合同档案借阅效率

申报单位：销售商务QC小组目录

一、选题理由

三、确定目标

五、要因确定

四、原因分析

八、效果检查

六、制定对策

七、对策实施

十、今后打算

九、巩固措施

二、现状调查企业名称注册时间小组名称销售商务QC小组完成时间活动类型管理型QC小组QC课题提高合同档案借阅效率QC小组成员名单姓名性别学历职务、职称小组分工组长、组织策划组员,调查统计组员，计划实施组员，效果验证组员，监督评价QC小组简介现状：合同资料包括自1998年以来的中标通知书、合同、出货单、发货回执单、产品运行报告、开票资料、催款记录等，均以纸质版形式存档。仅2010年签订合同474份，其他相关档案1016份。而销售内勤中2名兼职档案管理，工作量大，责任重大。目标：希望通过QC活动寻找合同档案管理新模式，找到“提高合同档案借阅效率”的方法。

解决问题与达到目标一、选题理由确定课题提高合同档案借阅效率

1、资料越来越多，借阅反复，经常出现需要时资料不齐、资料破损等现象；2、资料借阅涉及范围广，且公司办公场地分开，借阅时间长、不方便；综上所述，借阅的现状是借阅范围较广，整理、归档的工作量较大，但是借阅时间长、效率低。

公司要求

商务组需提升管理水平，系统地建设合同资料的建档工作，以管理促工作，遵守高效、低耗的原则开展工作。借阅现状确定课题活动计划表计划实际项目内容实施进度(日期)5.1-5.316.1-6.307.1-7.318.1-8.319.1-9.3010.1-11.3012.1-12.1512.16-至今选题现状调查确定目标原因分析要因确认制定对策对策实施效果检查巩固措施今后打算为了让本次活动有步骤、有计划的开展，小组结合公司实际情况，制定了活动计划的进度表：档案借阅情况统计表二、现状调查序号名称类型存档数量1-5月借阅次数借阅率1中标通知书542444%2合同147430293%3技术协议151152101%4运行报告562850%5其他资料997071%累计

507704139%22%技术协议3%中标通知书档案资料借阅率饼分图62%合同纸质版9%其他资料4%运行报告3%明确要求及编号，70+12=82秒办理借阅或记录所需内容，50秒到档案室找到合同，50秒完成查阅工作，共需222秒确定目标要求查阅结果举例1：销售部发货管理员办理合同发货，其查看或借阅合同所需步骤：查阅调查查找原件查看合同内容确定目标是否在到档案室核实是否在档，40秒721销售内勤查找原件乐清开车20分钟到工业区销售部办理借阅手续3456资料要求，如合同名称、合同编号等向销售内勤核实是否符合要求确定资料编号排除已被借阅可能，确认合同在档

借阅成功举例2：市场部借“陕西省局”合同投标用，其办理借阅合同所需步骤借阅调查12秒50秒50秒20秒40秒50秒查找原件需222秒，车程20分钟，故单份借阅需1422秒，折合23.7分钟。如一次找6份合同，则需222秒/份*6份+1200秒=2532秒，折合42.2分钟。举例3：内部人员核对合同WORD版，相互间查阅合同所需步骤：查阅电子资料调查在相关人员电脑内搜索40秒查询所需合同WORD版在谁的电脑内30秒查阅或复制所需资料30秒共需100秒序号1-5月借查内容每份效率所需时间折合时间1财务部借阅中标通知书24份222秒/份5328秒1.48小时2销售部其他组借阅合同、运行报告428份222秒/份95460秒26.52小时3市场部借阅合同、运行报告30份（五次）2754秒/次12660秒3.52小时4商务组内部查看借阅技术协议等152份222秒/份33744秒9.37小时5其他资料60次100秒/次7000秒1.94小时合计共704份平均222秒154192秒42.83小时

为了调查合同借阅效率，我们于5月中下旬对1-5月借阅704份合同档案，将借阅所需时间进经汇总、分析，得出下表：档案借阅调查汇总表

档案借阅工作所需的时间是比较久的，如果要提高合同借阅效率，就要降低单份资料的借阅时间。三、确定目标提高借阅效率总设想

将纸质版资料电子化后，工作人员只需在自己电脑中打开共享文件夹，点击数据链接就能找到所需资料，在借阅时减少双方沟通时间。特别是销售部内部人员，在发货、开票、催款等工作时，经常需借阅资料核实合同信息，如有电子资料，很多流程上就不再需要找合同档案原件了。

将以上时间合并、加权平均后，预计每份资料的借阅时间可以减少37秒钟。每份资料借阅时间减少37秒钟。。。222秒185秒70秒55秒12秒10秒50秒45秒50秒35秒必要性

建立电子档案室，响应了公司的无纸化办公号召，符合国家节能减耗政策。可行性QC小组成员都具备多年行政管理工作经验和较强的工作能力，是小组达到预定目标的保证。

设置电子化档案后，查阅可在自己电脑上进行、借用的时间也压缩，提高了借阅率。减少一名负责档案的销售内勤负责其他事务，减少了人力资源成本。

小小的一个改进，可以提升工作效率，实现工作质的飞跃！结论目标论证分析6月10日，针对现状调查的结果，小组成员运用“头脑风暴法”和“树图”，找出以下几个末端因素：合同档案借阅效率低人员1、缺少专职管理员2、管理员业务能力不足管理3、管理不够完善4、缺乏有效的激励机制环境5、档案室环境状况差四、原因分析方法6、档案查找的方法落后7、档案标识不清确认方法确认情况人员完成时间结论现场验证通过现场检查，有《合同档案管理规定》，不是要因。2011.6.28非要因确认3：管理制度不够完善

根据树图分析，我们一共得出了7个末端原因，经小组人员分工论证，进行了要因确认，结果见下表：五、要因确认确认方法确认情况人员完成时间结论查看《岗位分工》现场分析档案管理的工作由二名销售内勤兼职，工作中有交叉作业、重复工作现象，是要因。2011.7.2要因确认1：缺少档案管理专职人员确认2：管理员业务能力不足确认方法确认情况人员完成时间结论查看培训记录核对绩效成绩公司档案培训工作正常，有相关记录；管理员在绩效考核中成绩优良，已具备一定的业务能力。不是要因。2011.7.10非要因确认4：缺乏有效的激励机制确认方法确认情况人员完成时间结论核对绩效考核分析论证销售内勤的有绩效考核中档案管理条款，激励机制不能改变现状，不是要因。2011.7.10非要因确认6：档案管理的方法落后确认方法确认情况人员完成时间结论分析论证纸质版档案查找方法落后；若实物被借走，影响其他一环节工作，是要因。2011.7.15要因确认方法确认情况人员完成时间结论现场验证通过现场检查，虽然档案室密闭、避光,空气流动性差，但相关人员对阅览室经常打扫、维护，卫生环境良好，且不影响档案借阅效率，不是要因。2011.7.1非要因确认5：档案室环境状况差确认7：档案标识不清确认方法确认情况人员完成时间结论现场验证通过现场检查，因内勤工作任务重，个别档案柜、档案上标识脱落，但内勤对资料很熟悉不影响查找。不是要因。2011.7.2非要因缺少专职管理员档案查找的方法落后找到原因方法人员要因确认六、制定对策要因对策目标措施负责人完成时间缺少档案管理专职人员确定专职档案管理员减少工作交叉和重复将两名销售内勤工作重新分工，有一名确定为专职档案管理员。7月20日档案管理

方法落后建立电子档案室减少档案查找时间扫描相关合同资料，建立数据库并设置链接。9月25日我们根据对策表具体实施以下工作:1、购买扫描仪，将合同资料扫描存为电子档；2、建立电子档案框架，按档案类型分设文件夹；3、故将原两名负责档案管理的销售内勤重新分工，7月份确定其中一名为专职档案管理员；4、对电子资料通过网络实现资源共享，并做好相应的权限管理，开始电子化管理

。七、对策实施电子档案室的建设简介商务组资料包括中标通知书、合同、投标报价资料、往来文件函件、合同执行单据、运行报告等资料。将从上资料的纸质文件综合运用计算机、网络、光盘储存等技术，积累、归档、管理档案，以实现档案电子化和网络化的工作体系。电子档案室的管理要求有相适应的管理制度、软硬件配套设施及信息资源共享。电子档案室的建设内容软硬件平台建设借助成套服务器：“大型文件资料区”的网络工作平台，满足电子档案管理所需的大容量存储、共享服务、海量查询需求。终端管理计算机。扫描仪：用户纸质档案的电子化。光盘：存储备份设备。电子档案资源建设配备档案管理员网络保密设置：由股份办公室网络管理员设备档案室进入权限管理，文件设置打开密码。制度建设重新修订《合同档案管理规定》明确《合同档案电子版共享权限》接收资料档案电子化的处理流程资料扫描图像处理目录设置设置链接数据存储数据验收成品管理电子档案室于9月底建成档案打开和修改保密制度建设将档案管理专职人员与销售内勤的工作重新分工，明确合同资料的收集、目录设置、数据链接进行分工，按要求进行归档管理。归档时参照《2011年合同档案管理。八、效果检查8-10月档案借阅/查阅情况统计表序号类型名称类型存档数借阅/查阅次数借阅率比重1借阅中标通知书918200%32.1%2合同92223242%3运行报告918200%小计2594查阅中标通知书99100%67.9%5合同92217235%6技术协议89316355%7其他资料12650%小计548累计

202807399%100%

为检查活动后的效果，我们将单份资料的活动前、后借阅或查看合同档案所需时间进行分析，结果对比如下表：单位：秒序号流程类型QC活动前目标时间QC活动后借阅合同查阅合同1确定目标资料要求705550502核实是否符合要求404040353确定资料编号12101054提供编号、查找原件50454005办理借阅5035350合计

22218517590借阅：8-10月份借259份，占所有资料的32.1%，每份减少222-175=47秒查阅：8-10月份查548份，占所有资料的67.9%，每份减少222-90=132秒借阅效果对比柱形图

减少10秒共减少47秒050100150200250QC活动前目标QC活动后单份合同借阅时间单位：秒222秒185秒175秒减少37秒12451110879312222秒>185秒>90秒查阅合同效果对比图QC活动前目标QC活动后每份借阅时间减少132秒，按8-10月份查阅548份计算，共20小时。节能增效结果统计

为了肯定本次QC小组活动成果，小组于2011年12月30日组织对活动所取得的经济及无形效益等指标进行了讨论分析。一、前期投入序号类型计算方法及具体情况金额1采购设备购买扫描仪，花费1900元。1900.002人力成本电子档案室基础建设花费2个月，按一个人3万元/年的薪资计算，人工工资需5000元5000.00合计

6900.00二、经济效益：99266-6900=92366.00元序号类型具体情况及计算方法金额1车辆费用设置电子化档案后，查阅不需亲自跑跑资料室，特别是营销中心的同事不需要开车两地奔波，节省了车辆费用和人工费用，预计2000元。2000.002复印费用工作中需将合同资料作附件，普通复印0.7元/页，彩复2元/页，现在只需提交电子版资料即可。按每年复印800页普通、20页彩色计算，可节省600元。600.003银行利息及时提供资料并开具收据、发票催款，按银行8‰平均利率计算，减少延期办理所产生的利息约3万元。30000.004人力成本8-10月数据借阅259份资料，每份节省时间47秒。刨去春节假期一个月后，一年可节省时间为：47