商英写作技巧

商务英语写作指南当代英语比十年前更直白。今天的人们已没有时间去读那些措辞反复的文章。如今的商务信件要求让对方只读一遍就知道下一步该干什么。第一页第二页，共35页。商务信函的写作特点口语化直接

简洁

礼貌

第二页第三页，共35页。商务信函的写作技巧1.简单的词效果最好例如：anticipateconsequencedespitethefactthatendeavor

第三页第四页，共35页。WhetherornotUtilizeforwardinitiateinorderto第四页第五页，共35页。2.你写的每一个词都需言之有物。对于多余的可要可不要的词，毫不留情地删掉它。例如：IunderstandthatyouarelookingforasoleagentinChina.第五页第六页，共35页。3.要慎重使用强烈的语气词如very,highly,greatly,和extremely。语气词给人一种夸大其词的感觉，这可能会使读者对你的可信度产生怀疑。例如：Iwasextremelypleasedtotalkwithyoulastweek……第六页第七页，共35页。4.选择适当的连接词有助于引导对方阅读。例如表示转折的连接词：(1)however,nevertheless,onthecontrary(2)but,still,yet,meanwhile,ontheotherhand第七页第八页，共35页。5.尽量少使用套话。套话用得太多就会使你的信函显得呆板而做作。

Iwouldliketotakethisopportunityto……Pleaseallowmetosay…..第八页第九页，共35页。1a

Attachedpleasefind1bAttachedis/are2aEnclosedpleasefind2bEnclosedis/are3aYouwillfind3bHereis/are

第九页第十页，共35页。6.尽量少用动词的名词形式例如：ThisletterisaconfirmationofthedetailsofourmeetinglastTuesday.ThisletterconfirmsthedetailsoflastTuesday’smeeting.第十页第十一页，共35页。

Preparationofanagendashouldbedonebeforeameeting.Prepareanagendabeforethemeeting.第十一页第十二页，共35页。7.Would,might,could都是弱语气动词。不要用这些动词，或者以更加肯定的will,和can来取代它们。

第十二页第十三页，共35页。Wouldyoupleasesendusacopyofthefinancialstatement?Willyoupleasesendusacopyofthefinancialstatement?Pleasesendusacopyofthefinancialstatement.第十三页第十四页，共35页。8.商务信函的句子平均长度为15到18个单词。这是使对方能够快速理解句子意思的最佳长度。太长太复杂的句子最好断成两句或更多的短句。

第十四页第十五页，共35页。

Iadvisethesalesdepartmenttomakethepreparationofafive-yearplanningdocument,whichisscheduledtobepresented,aspartofitsannualreview,toseniormanagementinthefirstweekofMarch.第十五页第十六页，共35页。Iadvisethesalesdepartmenttoprepareafive-yearplanningdocument.ThedocumentisscheduledtobepresentedtoseniormanagementinthefirstweekofMarchaspartofitsannualreview.第十六页第十七页，共35页。比较：Yourletterhasbeenreceived.Ihavereceivedyourletter.9.尽量使用主动语态。第十七页第十八页，共35页。比较：Yourcomplaintisbeinglookedinto.Wearelookingintoyourcomplaint.9.尽量使用主动语态。第十八页第十九页，共35页。

比较：Ifwecanbeoffurtherassistance,pleasecallus.IfIcanbeoffurtherassistance,pleasecallmeat。10.更多地使用I而不是we。We代表组织，而代表个人。在信函中可以同时运用这两种人称。多用I显得更有人情味，也表明你愿意承担责任。第十九页第二十页，共35页。比较：Iamavailableatyourconveniencetodiscussthisissuefurther.Ifyouwishtodiscussthisissuefurther,pleaseletmeknow.11.更多地使用you。You的使用给人感觉你是在跟对方交流，而不是一个人在那里夸夸其谈。第二十页第二十一页，共35页。比较：Obviously,youareunawareofourrefundpolicy.Ourrefundpolicycovers…..You’dbetterfaxthereceipttousASAP.PleasefaxthereceipttousASAP.12.不要用居高临下的语气。第二十一页第二十二页，共35页。13.要有礼貌。请求别人做一件事的时候，说声“please”、“thankyou”、“Iwouldappreciate”是常识性的礼仪。例如：Pleasecallmenextweekwiththedetails.第二十二页第二十三页，共35页。在礼貌的同时要注意措辞得体。比较：AfterreceivingyourletterofMay16,Ireviewedyourconcernswithourservicedepartment.ThankyouforyourletterofMay16inwhichyoucomplainedaboutourservice.

第二十三页第二十四页，共35页。比较：YoumustsignthisformandreturnittousbyMay15,otherwiseyournamewillnotbeaddedtothelistofpeoplewhorequirekettles.WillyoupleasesignandreturnthisformbyMay15?Thatwaywecanaddyournametothelistofpeoplewhorequirekettles.第二十四页第二十五页，共35页。WillyoupleasesignandreturnthisformbyMay15?Thatwaywecanaddyournametothelistofpeoplewhorequirekettles.Assoonaswereceivethesignedform,wewilladdyournametothelistofpeoplewhorequirekettles.14.将要求转化为问句，或以原因——结果的推理方式暗示对方。

第二十五页第二十六页，共35页。比较：FailuretoprovideuswithyourL/CbyMay8willmeanacancellationofthisorder.IfwedonotreceiveyourL/CbyMay8,wewillhavetocanceltheorder.

第二十六页第二十七页，共35页。信的结尾处可以提出行动方案。让对方知道你想让他们下一步干些什么——打电话给你，写信给你，还是等你打电话给他们。不管你想得到什么，总要人对方知道。

第二十七页第二十八页，共35页。例如：Iwillcallyounextweektoarrangeaconvenienttimetomeet.Ifyouwouldlikemoreinformation,pleaseletmeknow.Mynumberis…..Plsdomeafavortoemailittoday(ifyourtimeallows)第二十八页第二十九页，共35页。

比较：Ifyouhaveanyquestion,pleasedon’thesitatetocontactme.IIfyouhaveanyquestion,pleasecallmeat.第二十九页第三十页，共35页。DearAnna,Iamverygladtoreceiveyourorder.Asyouknow,theminimumorderquantityofourfactoryis1000pcsforeachitem.第三十页第三十一页，共35页。

Sowillyouplsamendyourpurchaseorder?Lookingforwardtoyourearlyreply.Thanks&Regards第三十一页第三十二页，共35页。DearMr.Smith,WillyouplsconfirmtheP/INo.334tomeandarrangetheT.Tpayment?IwilldealwiththeorderonceIgetyourconfirmation.请你与我确认一下编号为334的PI,并且安排电汇付款.一收到你方确认,我会马上处理你