成人自考会议运营管理

会议运营管理总复习—资料整理-hhP1，会议：会议是指三人以上的群体为了研究问题，交流信息，获取知识，统一思想等目的中的一个或者数个而在特定的时间聚集在特定的地点，围绕一定的主题，按照一定的规则所进行的演讲，发言，讲解，讨论，商议，交流等行为从而集思广益，达成一定结论的活动。P2，会议的特征：【判断题、解答题】有明确目的；有明确的主题和各种议题，即有议论的中心，而不是随意漫谈；有一定的结果；人数不少于三人；有主持人；遵循一定的规则；是一种短暂性的行为。P3，会议的本质属性：1、信息性2、社会性3、集聚性01、会议最本质的属性就是信息传递，信息交流与信息创造功能。02、会议是一种社会活动；03、会议的社会性正是电视会议、电话会议、网络会议等无法取代一般会议的根本原因所在。P5，会议的性质划分：workshop专题研讨会（工作坊）；seminar研修会；panel专题研讨会；colloquium非正式的研讨会；trainingcourses培训课程；lecture讲座；meeting会议P6，按会议参加者的国别划分，可分为国际会议和国内会议。1、国际会议：是指来自不同国家的人们所参加的会议，来自非会议目的地国家或地区的与会者要占到一定的比例才能成为国际会议。ICCA统计国际会议的标准A，定性的会议B，至少3个国家轮流举行C，与会人数至少50人UIA统计国际会议的标准（新加坡）A，与会人数至少300人；B，国外人士占与会人数40%以上；C，与会者来自至少5个国家；D，会期至少3天。2、我国的国际会议标准按我国有关文件的规定，国际会议是指来自3个或3个以上的国家和地区（不含港澳台地区）的代表参加、以交流为主要目的的研讨会、报告会、交流会、论坛以及国际组织的行政会议，二队参加会议的国外代表人数和时间长短没有具体的要求，这就可以认为是我国衡量国际会议的标准。P9，会议的作用【简答、论述题】会议可以传递，交流并创造信息会议给所在城市或国家的会议产业带来直接受益会议给所在城市或国家的旅游业，商业等服务业带来间接收益会议可以提升会议目的地的知名度会议可以促进会议目的地的建设和经济发展会议是社会民生的重要手段会议可以帮助人们消除隔阂，促进和平会议可以促进会议目的地社会文明程度的提高P19，会议市场：【会议市场的类型】所谓会议市场是对会议服务企业而言的，指那些主办会议的机构和参加会议的人们所组成的消费群体。P20，社团是指具有共同兴趣，爱好或者目标的人群所组成的，为实现成员的共同目标，按照其章程开展活动的非营利性社会团体组织。P21，社团会议的类型：1、年会2、地区年会3、理事会和委员会会议4、专业性会议和专题讨论会5、专题（学术）研讨性会议，研修会6、培训课程P25，社团会议的决策人：社团主席，副主席（总裁，总监）秘书长委员会主席，副主席理事会成员秘书P27，新品推介会这是企业最重要的会议，它直接关系到企业生意的好坏。论述题：谈谈社团会议与企业会议的区别和联系P22，社团会议的特点：【2者对比】会议举办的频率有规律大会筹办时间长会员自愿参加与会者常常带有陪同人员会议节目内容和社会活动很重要会议主办者事先并不清楚与会者的具体情况会议地点经常变换会议人数确定的比较晚会议组织者通常不直接与会议供应商接触P31，企业会议的特点：【2者对比】会议举行频率多无规律会议筹备时间较短有关员工必须参加会议会议人数确定早不需要通过促销吸引人们参加没有各种委员会会议组织者事先就了解与会者的具体情况会议资金有企业全额支付P47，会议主题是会议目标的转化，它是会议主要内容和实质问题的高度概括，会议的潜在参加者通过它就可以了解会议的大题内容P47，会议的议题是围绕会议主题而设立的一个个拟讨论的问题，它是会议主题的具体化P46，会议产品就是指参加者从会议所得到的信息，服务，物质等方面的东西；它属于服务性的产品，与一般的物质性产品有很大的不同P50，会议演讲人是指在会议上演讲，发言，做报告讲话的人【填空或选择题】P51，会议演讲人的挑选：【填空或选择题】会议演讲人一般由会议主办者挑选，大型会议由会议议程委员会挑选，挑选的主要途径有：挑选相关行业和专业方面的专家、权威做会议演讲人；从应征论文中择优选定一些人作为会议演讲人。P51，会议演讲人注意事项：【重点记记】讲话时口与话筒报纸30公分距离；不要说得太快安排好发言内容，遵守会议规定时间熟悉投影仪等会议基本设施、设备提前到达会议场所，作好演讲准备，一般至少提前10分钟P52，会议通知就是报要召开会的各种信息以广告，小册子，通讯报道，电子邮件，网页等形式公开告知潜在会议参加者，以吸引其注意并争取其参加的一种会议宣传，促销方法。**第一轮通知可以做的比较简单，主要告知大家关于要举行会议的基本信息：会议的目的，主题和议题会议的日期会议的地点会议联系途径**第二轮通知主要是关于论文征集的，所以也叫论文征集通知论文征集通知书的主要内容有：大会主席的邀请信会议组织机构会议主题与议题征文要求会议初步日程初步旅游线路会议秘书处联系方法：联系人姓名、通讯地址、邮编、电话、传真、电子信箱和网址等重要日期论文摘要表反馈表**第三轮通知如果会议只发两轮通知，那么第二轮通知主要是关于会议注册（报名）的，要对潜在的会议参加者发出邀请，它必须包含非常详细的信息，以供潜在的会议参加者据此作出是否参加此次会议的决策。如果会议总共发三轮通知，那么上述内容放在第三轮通知中，这轮通知也叫注册通知。P71，会议的核心内容就是进行交流，因此会议专业活动主要围绕这各种演讲进行的，演讲主要包括三种形式，即大会演讲、分组演讲和张贴演讲；会议专业活动还包括专业参观。P73，会议场地：主会场与其他各种大小会议室休息处大厅注册台办公室展览场地存储区P73，会议室的布置：剧场（礼堂）形中空圆（正方，多边）形中空椭圆（长方）形董事会长方（椭圆）形U形与马蹄形叠形U形（马蹄）形E教室形T形教室形宴会形混合型P87，会议室的布置：【屏幕一般100英寸、150英寸和200英寸3种】会议主持人一般使用台式固定话筒，演讲人使用小型无线话筒很多会议需要讲台写字板及水笔，这是会议最简单的设施视听设备（计算机投影仪、胶片投影仪、幻灯投影仪、屏幕、录像机、DVD/VCD、音响设备）镭射笔定时钟预演室免费电子邮件服务P103，社会活动包括：【会议的社会活动有哪些？】会议开幕式欢迎招待会茶歇/咖啡鸡尾酒会体育，休闲活动参观，游览活动欢送/闭幕宴会P105，安排会议附设展览的作用【简答】安排会议附设展览对会议主办者、与会者和参展商都有好处对会议主办者的好处（1、增加会议收入2、可以增加预先筹款3、增加会议产品的价值4、有助于会议产品的促销，增加参会人数）对与会者的好处（1、看到新产品，了解专业、行业的产品发展情况2、与专业、行业产品生产商直接交流，提高自己的研究水平3、比较各家参展商产品的质量、价格、服务，利于对未来的购买做出正确的决策4、享受到丰富多彩的会议内容）对参展商的好处（1、市场导向，直接接触目标市场2、可以在短时间内与潜在的顾客进行信息交流3、获得向潜在的顾客进行产品展示的机会，从而获得商机4、可以通过得到的会议论文了解本专业领域内世界上最新技术和未来的发展动向5、参展商还可以了解到同领域竞争者的产品性能和销售方式，以便及时调整自己企业的生产和销售策略）P107，会议附设展览会与商业性展览会的不同观众面不同同声传译接收器付给PCO的服务费P265，人工费用是指支付给会议工作人员的工资，奖金和其他福利费用；是会议固定支出；P280，会议成本费用的控制方法：指定会议成本费用标准成本费用控制的方法P283，会议的主要收入来自会议代表所缴纳的注册费，当注册费不能全部承担会议的支出时，会议组织者采用两个措施，一是降低会议一些活动的档次，另一个有效的办法就是寻求赞助来保证会议财务的收支平衡；P284，企业赞助：在所有会议中科技类会议是最容易得到企业赞助的，这是由于“科学技术是第一生产力”的思想已被越来越多的企业所认同P284，寻找企业赞助寻找赞助企业是做好赞助工作的关键。主要采用以下运作会议主要领导人出面联系会议机构中的工作人员出面联系国际组织出面联系其他渠道赞助形式分为综合赞助和单项赞助两大类。P301，举办会议附设展览的必要性和可能性：不需要或难以成功举办附设展览的会议A，基础理论学术会议B，哲学，社会科学范畴的理论学术会议C，政治性或宗教性会议D，会议发起者平时与较多相关领域企业没有什么联系E，会议的权威性很低，影响力很小有必要且容易成功举办附设展览的会议A，应用性的专业会议B，自然科学领域里的专业性会议C，会议组织者与较多相关领域企业有密切的联系D，会议的权威性较高，影响力较大P302，会议附设展览的收入比较简单，主要就是向参展商收取的展台费，展台有标准的3米x3米和2米x3米；9平方米x标准展台的数量=展览净面积；展览净面积x2.2=实际使用展览面积P302，会议附设展览的支出1、展场租金2、展台搭建费用3、消防和安保费用4、保洁费5、展区整体布置的费用6、编辑和印刷费7、办公费用8、人工费用P319，会议附设展览的现场管理：展台搭建和布置(会议附设展览现场的第一件最重要的工作就是搭建展台，横幅是最常用的一种宣传形式)展览期间的服务与管理撤展（会议附设展览的结束应该比会议的结束提前一段时间，通常结束时间确定在会议结束当天中午12点，之后参展商就可以安排撤展工作）P331，会议评估：会议评估是一个收集有关会议目标实现情况的信息的过程，他不是一项给人看的、例行公事的工作，有效地会议评估不仅能获得关于已结束的会议质量信息，而且更重要的是可以通过对已经结束的会议的总结分析二获得会议的经验教训，从而对会议组织，服务的有关人员进行针对性的培训提高，使以后举办的会议的质量越来越高；P301，会议评估的作用：【或者问会议评估的意义】检查会议目标是否实现看看与会者是否满意明确会议的成功与不足之处为写会议的总结报告准备材料P302，会议评估的内容：会议的议程及内容（1、会议主题、议题的恰当性2、会议议程安排的合理性3、会议演讲的质量4、会议张贴论文5、分组讨论的充分性）会议各项活动（1、会议的欢迎宴会、欢迎宴会是否得当？2、参观、访问、浏览活动安排的合理性）会议附设展览活动（1、展览场地的合适性2、展览装卸、存储服务的质量3、展览服务的质量4、参展效果）会议场所设施，服务与环境（1、会议场所的音响效果2、会议场所的温度、适度、照明度3、会议场所的同声翻译设备的质量4、会议场所指引系统的完美性5、会议饮水服务的质量6、会议的茶/咖歇服务质量7