浅谈办公室文件资料管理工作

浅谈办公室文件资料管理工作

1.各部门对档案文件利用的调查与分析随着办公室自动化程序的完善，文件数量日益增多，对管理和使用文件的需求也在增加。随着宽带网络、移动通讯等技术高速发展,跨区域,远程办公等新型高效快捷的应用模式的出现,传统的管理方法已无法解决出现的这种矛盾。1.1随着文件数量的增加，存储、存储和维护之间存在问题随着办公自动化的实现,归档文件资料数量猛增。这给传统的管理提出了挑战。1.2检索工具不全随着归档文件资料数量的几何级的增长,靠手工检索、查找、提取,要花费大量的人力、财力、物力,再加上检索工具不全,想查一份资料费时费力,十分困难。1.3有很多用户，服务支持工作量也很大由于归档资料的存贮方面的制约,一般归档文件数量有限,存在多人同进借阅一份资料的排队现象,大大降低了工作效能。1.4由于纸介质存储方法的限制，大量传输不利于纸介质的存储方式既不利于远程使用,在使用过程中,又由于各方面的原因,会造成资料的一定破损,给资料的完整性造成损失。1.5计算材料的利用效率由于传统的使用资料一般靠手工摘抄形式,大大的降低了归档文件资料的利用效率。总之,解决以上存在的矛盾和问题,传统的管理方式已经不能满足工作的需要,必须采用先进的技术和手段,加强基础工作,进行现代化的管理,才能解决这些突出问题。2.网络信息技术在文件资料存贮、检索和利用的新技术文件资料管理的现代化、信息化,离不开文件资料管理的标准化。标准化是其中的核心内容,同时也是计算机技术和通讯技术的结合,形成文件资料信息传递的网络化,这些新技术的利用,为文件资料的存贮、检索和利用开辟了广阔的前景。目前,实现文件资料的信息化管理比较普及的方案是电子文档的标准化和和编目检索两个方面。2.1文件编码处理由于传统的文件资料管理模式的长期应用,现存的很多资料均以纸质的形式存放。为了实现这些文件资料的信息化管理,必须要做适当的数字化处理,最适合的方法进行扫描处理,处理后再将这些照片格式的文件转化为PDF这种国际通用的便携文件格式。这种文件格式是Adobe公司开发的一种与操作系统平台无关的以图像模型为基础,无论在哪都可以保证精确的颜色和内容原稿文档格式,而且可以与现行的办公自动化常用的文件格式如:Word文档、Wpsoffice文档、Excel文档等进行转化,实现文件格式类型的标准统一。2.2电子文件的标准化由于现行的文档编辑软件种类繁多、版本格式也千差万别,这种碎片化的存储方式,不利于实现电子文件管理利用。必须实现文件存储格式的标准化。相对于纸质文件的标准化过程,电子文件的标准化转化过程相对容易些,有很多文档编软件都支持PDF便携式文档的存储方式。如Wpsoffice、OpenOffice、Office2010等都支持PDF的存储,微软Office较低的版本也可以通过安装插件的方式,支持Pdf文件格式的存储。2.3不断实践,不断提升实现计算机自动编目,采用多功能的方式,在某种程序上改变了传统的手工编目模式与规则,使机读目录更加的灵活,更加方便。因此,编目人员在学习新技术的同时,必须不断地更新观念,既要依照编目标准,又不拘泥于旧的形式,突破手工编目的框架,以具体的信息,检索点等关键点,顺利完成从手工编目到计算机编目的过渡,而且要在这一过程中,细心观察,认真思考,结合本单位、本部门应用实际,不断发现问题,解决问题,促进计算机编目的不断完善。计算机编目方兴未艾,实现编目规则的统一、实用是摆在我们面前的一个紧迫任务,只有不断的实践、总结、思考并提升到理论,才能真正的使编目达到为我所用的目的,使编目从条条框框的规则中走出来,实现灵活和自由。文件资料的检索工具是查寻资料的手段,是进行文件资料管理和提供利用的一种工具。检索工具是打开文件资料宝库的钥匙,是提高文件资料管理工作水平和科学管理的重要手段,是建立目录中心和进行信息交互的前提条件。电子文件资料的检索工具很多,如Windows操作系统自带的搜索功能等,但由于没能提供全文检索功能,在具体的使用过程中,可能不能满足文件资料管理的要求。一般情况下,都采用和数据库结合专用检索工具。一些小企业、小部门,最简单的办法可以使用建立电子表格的形式,对分档进行分类、来源、发放等进行管理,也可使用Access简单数据库实现。对于一些具有一定规模的大中型企业,一般采用Sqlserver、Oracle或者DB2等大型数据库系统。通过以上两种文件资料的标准化存储格式的转化,基本可以实现文件资料在使用过程中,对使用者的计算机软件环境复杂度要求。3.网络文件管理中的一些问题3.1信息资料备份的安全电子文件信息的增加、删除、更新非常容易,并且修改后形成的新文件很难看出改动的痕迹。如果未做备份,数据一旦被修改,就会造成信息资料的丢失或失真,文件档案的原始性和真实性被破坏。因此,在应用过程中,要加强备份管理,将工作资料与备份文件分开管理,备份资料独立保存,或以不可更改的光盘形式进行备份。3.2对现实信息的加密处理电子文件资料在使用传递过程中,由于因特网的开放性、共享性的原因,会造成文件信息在网络传播的过程中易受到失密、伪造等威胁。对于一些机要资料,应采用加密处理的方式进行应对。另外,电脑病毒对电子文件的管理也是一种严重威胁,要加强防病毒软件升级,并定期对工作电脑进行查毒,预防病毒对工作计算机的破坏,造成不必要的损失。3.3文件的管理效率低由于多媒体电子文件,占用空间多,包括声音、图像、视频等内容,由于技术、标准等方面没有统一的标准,造成这类文件资料在管理上的难度增大。建议好的管理方法是建立专题,专门对多媒体