欧地营销部岗位指导书模板

欧地营销部岗位指导书资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。绪论随着不同操作系统的更新、升级、加入,为支持部门业务更好发展,便于各岗位间相互更好了解熟悉,同时也为新人提供系统的业务熟悉资料,欧地营销部各岗位人分别就各自的工作内容编辑成文,汇集成为岗位指导书。第一篇货代操作货代与直客操作第一节接单和审单接受二级货代以及直接客户的委托单,审核其内容、运费等各项条款后接受订舱。评审的主要事项和要求如下:

一、托单内容完整性:特别注意目的港、中转港、品名、毛重、箱型以及其它特殊要求等。注意是否危险品和禁运物品等。书面委托书必须盖有委托方的订舱章。查看该客户是否有协议。货代定舱:基本自拉自报。直接客户:基本代拉代报,向客户报价(拖箱/进舱费用,报关等费用)二、特种箱货物:必须得到中集的舱位确认和运价确认方能接载。超尺寸的特种箱要求客户提供准确的货物尺码、重量。注意:必须收到中集确认后方可放设备交接单。三、冷藏箱货物:托运单上必须注明温度、风门和验箱时间。注意提醒客户验箱前一天须到箱管处登记。四、蜡烛箱货物:托单上必须注明装载要求,如:”远离热源、机舱,装载在水线以下”。截关当天提供蜡烛箱清单。五、危险品货物:托运单必须注明危险品等级(CLASS),联合国编号(UNNO),国际危规页码(IMDGPAGENO),应急联系人、联系电话,并附有”危险品说明书”,”包装危险货物安全适运申报单”,”集装箱装运危险货物装箱证明书”。危险品货物的舱位与运价必须得到中集的确认后方可开具设备交接单。注意:必须在规定的时间内(一般截关前一天)提供危险品清单/危险品装箱证明书/危险品申报单。六、港口:有同名港口的托运单必须在地名后面注明国名或州名。注意:不清楚的港口请跟客户确认。查询IRIS2-SSO2CONTRIBUTIONMATRIX是否有路径,无路径不能接载。有确认后接载!路径里有多个中转港时要跟航线确认那里中转。

七、载货重量:集装箱的载货重量不得超出目的港／中转港／船方的要求。例如普通箱箱体限重:21TON/20GP,26TON/40GP;超过限重的小箱注意开超重箱。八、特殊条款:托运人是否在托单上加列特殊条款,如有应审核其是否符合船公司规定,必要时应向船公司书面确认。九、运输条款:DESTINATIONTERM西北欧基本港CY/CYNAPLES/GENOA/LIVORNOBARCELONA/VALENCIA/FOS/LASPEZIAVENICE/KOPER/ANCORNA/RIJEKATICAN/TEMA/ABIDJAN/TakoradiPORTSAID/DAMIETTACY/FOALEXANDRIACY/FOPIRAEUSCY/FOTHESSALONIKICY/FOISTANBULCY/FOIZMIRCY/FOMERSINCY/FOCONSTANZA/ILLCHEVSKCY/FONOVOROSSIYSKCY/FOCASABLANCA/ALGER/TUNISCY/FOTRIPOLI/MISURATA/BenghaziCY/FOBEIRUT/LATTAKIACY/FOODESSACY/FOASHDOD/HAIFACY/LO

十、运费确认:运费预付的要写明确运价;货代:运费预付写明价格,特殊价格写明确认人。审核价格是否过低。到付的要求提供CSO。地中海货到付定舱时必须提供CSO。直接客户:必须先确认包干费等再接受订舱。第二节单证录入一、录入泛华货代系统泛华系统输出三联单(报关用)和装箱单。1．船期表里创立新的船名航次(挂靠码头必须选择正确,错误将导致电子装箱单发送错误)2．将托单内容准确录入泛华货代系统,中转港按要求录入五字代码。中转港代码必须正确,错误将导致改港而产生高额费用。直接客户:代拉代报要勾选,备注栏写明代报客户联系人电话、进仓写明进舱编号、买单等情况。进仓的发进仓通知给客户。货代:有能力发送订舱EDI的,导入泛华货代系统,与货代提供的托单进行校对并完善相关内容。如遇客户委托变动要及时更新并通知相关人员。3．客户如有要求发送电子装箱单,在泛华系统单证-委托单-F5里发送。(按箱子发送)二、录入IRIS-2系统(BOOKING)IRIS-2系统箱管输出设备交接单。1.在IRIS-2中CREATBOOKING。2.泛华生成定舱EDI报文,放入中集EDI电子定舱平台后导入IRIS2,做BOOKING。3.货代提供定舱EDI报文,放入中集EDI电子定舱平台后导入IRIS2,做BOOKING。当SHIPPER或CONSIGNEE中出现新客户,需先创立CPF,须客户提供详细的公司名称/地址/电话/传真,必须查清楚无重复后创立!再CREATEBOOKING。D．IRIS2BOOKING录入注意冷箱和危险品信息完整。三、CSO申请截关前两天提供托单(托单上写明运价)给CSO人员申请运价。有CSO的也要在托单上显示给CSO人员审核。第三节安排货物拉箱报关一、货代自行安排拉箱报关事宜由货代自行去拿我司提供的开帐通知单到箱管处开具设备交接单,并将打印、盖章后的三联单/装箱单交一起交货代,必须检查打印的单据是否正确,重点检查中转港代码和品名(是否危险品),并协助客户于箱管科开具设备交接单。报关三联单上必须有港口费用结算章和签单章,否则无法报关放行。注意提醒客户不要过早提箱,否则产生滞箱费。滞箱费费率如下:出口D&D指自货主提空箱当日起至开船当日计算的滞期费。二、直接客户的货物通知操作部安排拉箱报关等事宜催齐客户报关资料交操作部,按客户要求以托单形式提早通知操作部安排货物拉箱或进仓,依照客户要求通知操作部代办商检换证、动植检、冷箱或食品箱验箱、熏蒸等业务。注意:提供书面托单后须电话沟通,以免遗漏。第四节制作递交海关仓单一、预配舱单的发送报关前向海关发送预配舱单,尽量避免重复发送!三联单/预配清单/装载舱单要一致,预配舱单和装载舱单品名不一致将被布控。二、舱单数据报关后,向客户收集准确报关数据(品名/件数/毛重)在泛华货代系统中做相应更正,箱号要录入正确。截关当天泛华货代系统生成舱单EDI报文和出口装船清单发送船代。箱号必须和报关一致!船代制作的CHECKLIST放到网上要及时核对。货代:有网上核对帐号的通知客户仔细核对。直接客户:根据客户提供的舱单网上自行核对。务必仔细!第五节制作递交随船资料等一、提供提单OK件根据报关资料、订舱客户更改单、提单副本或箱号清单制作形式提单(收发货人资料提供完整),注明订舱客户传真号码及时交船代。*我司报关客户要在泛华货代系统中打印提单空白格式文本先期同她们确认好;订舱客户为货代的,要求她们提供提单OK件及更改单。二、截关当天催促客户提供并复核蜡烛箱清单/冷箱清单/加载清单/危险品清单蜡烛箱清单应审核提单号、箱号、中转港;冷藏箱清单应审核提单号、箱号、中转港、货名、温度、风门等;加载清单应审核提单号、箱号、中转港、毛重等;危险品清单应审核提单号、箱号、中转港、性能、国际危规、联合国编号、危险品等级、应急电话。客户有特殊积载要求的也要及时通知船代。船开后,泛华系统修改与实装一致提供预配清单给操作部做整船卫检,预配清单写上中文船名,中文货名。船开后,根据实际开船时间更改泛华货代系统内的开航时间。第六节制作运费一、直接客户:根据客户协议约价或订舱时确认的价格制作运费,我司代拉代报关等的与操作部核对人民币费用后再制作运费交商务部开发票。二、协议客户:结算人员提供的运费对帐清单交商务部开发票。三、中货系统:直接跟中集结算海运费(USD),打印中货系统开帐清单交商务部开发票。并提供以邮件形式提供本部结算人员/商务部外地中货定舱清单。无美金运费发票。包干费(RMB)须开发票给中货定舱公司。四、买单客户能够提前开发票,款到帐后放提单并通知操作部寄送核销单。五、及时收取滞箱费/堆存费/插电费/加载费等相关费用。第七节客户维护维护航线上现有客户,同曾经合作的有潜力的客户保持联系,宣传公司航线优势,跟踪其出货动态,预测下航次箱量;对于集中出运的大票货要及时同航线负责人沟通。第八节催收运费及时寄送发票,每月10左右提供航线协议客户对帐清单,与客户确认无误后在协议规定的期限向客户催收运费并将支票、水单等交至财务部销账。第九节档案整理及时将整船资料(托运单、提单确认件、报关资料等)装订归档。建议:一月一清。第二章FOB操作细则第一节FOB概念FOB(FREEONBOARD)是指卖方必须在合同规定的装运期限内在指定装运港将货物交至买方指定的船上,并负担货物越过船舷为止的一切费用和货物灭失或损坏的风险。职责:FOB订舱操作负责出口FOB货物的联系、订舱、费收工作工作程序一、接收目的港代理SALESLEAD代理应提供:起运港、目的地、箱型、箱量、运费协议号、发货人名称/电话/联系人等必要信息。如有疑义需同代理确认二、根据目的港代理SALESLEAD联系发货人。核实3.1项内容。无误后,确定货好日期,反馈目的港代理,等候发货人托运单。注意不得泄露运费协议价格给收发货人任何一方。接到发货人托运单后,再次核实3.1项内容。特别注意收货人或通知人同所对应的运费协议客户是否相符,目的港是否一致,箱型是否一致。三、预订舱确认如果客户托书内容与代理给的没有出入,则按照出口单证流程,特别注明运费协议号,开始订舱,反馈目的港代理船名航次,提单号等信息。另外特别注意核对运费协议的有效期,以便联系代理及时续约。如不一致,应该同发货人进一步确认。经确认后仍不一致的,暂缓安排订舱。请发货人联系收货人的同时我们要反馈信息给目的港代理,一致后方可安排出运。FOB订舱操作在订舱过程中随时与代理及发货人保持联系,重要事项变更要随时进行沟通。代理安排了二程中转船的情况下不得任意转换头程船;要求直运的不得安排中转船。不得更改运费协议中界定好的收货人、通知人或者发货人。运费协议号变更后及时通知相应船代人员。第三节接单注意事项订舱FOB订舱操作在接到客户托单时需告知船期并传协议书给客户。自拉自报,告知取箱单地点;代拉代报,告知拖卡费用;进仓报关,告知进仓号。代拉代报和进仓报关均需在系统予以备注说明。提前和客户确认好拖卡时间,并将信息反馈给操作部,由操作部安排拖柜及报关,如拖卡时间变更需提前通知,若遇小箱拼柜的,要确认是否会有额外费用产生。订舱时还需同客户确认报关的票数,否则直接影响进港提单号码的准确性。报关资料最晚必须在截关前一天递交操作部,一整套报关资料(包括核销单、代理报关委托书、报关单、装箱单、发票、合同、申报要素),周末截关的船周五需问客户手机号,以防万一有急事便于联系。如遇需商检的品名,必须提前催促客户提供换单资料。代拉代报和进仓单子输入无误后,需检查IRIS-2状态是否正常,方便操作部去箱管开箱单。二、输单根据客户托单,检查无误后,输入泛华系统。特别注意箱型三、放箱一般截关前5天开始放箱。平时一直在走的客户能够直接报她们提单号,买单客户凭自拉自报协议书开箱单,不得晚于截关的前一天。四、BOOKNG录入待订舱到一定时候,打印托单给船代,排序好后需检查目的港、中转港、箱型、箱量是否正确。客户开箱单时注意下中转港代码是否正确,也需检查泛华系统和IRIS-2系统的一致性。如遇客户临时更改箱型,要及时在系统更新。五、拉取三联单发送预配自拉自报客户提供报关数据后,系统更新并及时发送预配,不能影响客户第二天的报关,注意拉三联单时检查下品名,是不是普货,遇到不认识的品名或有疑问的品名需同相关同事确认方可。疑似危险品的让客户提供上海化工研究院出具的鉴定书。六、舱单制作截关当天需要提供所有订舱客户的舱单数据,舱单数据包括品名应和预配保持一致,如查验箱更改封号需在泛华及时更改。确保提供提单格式件正确性。舱单全部做齐后需检查箱量预配是否一致方可整船发送清洁舱单于船代。七、提单格式件准备舱单提供完后准备提单格式件于单证,确认收发人与订舱一致。八、开发票船开后和客户确认好发票抬头,注意发票抬头的正确性。有协议客户按协议价,买单客户除特殊申请一律按买单价格来。九、签发提单待客户提单确认完毕后签发提单,注意提单是正本还是SW还是电放。经常走的客户也要帮她们把把关。直客要帮她们留意下查验过的封号我们系统是否更改正确了。十、运费回收,提单/核销单寄送及时将发票寄送给客户,买单的一般我们见水单就能寄提单,但也不妨那些假水单,人民币假水单的可能性较小。及时回收运费。第三章IRIS-2订舱第一节审单***重点***货物是否是危险品、毛重是否超重、港口是否能够接载,特种箱的特殊注意事项等。一、品名审核是否为危险品/军用敏感品?这是我们一直强调的问题,需要慎之又慎:对于托单上的英文品名,必须明确其含义,对于笼统的/有歧义的品名描述,要求提供详细的品名。该出保函的出保函;该向海事处查询的查询;该拒绝订舱的拒绝订舱。一些常见的但容易忽略的危险品比如:电池:BATTERY(有溶液的蓄电池)香水/空气清新剂等::PERFUME/AIRFRESHENER乒乓球:PINGPONG/TABLETENNISBALL棉花:COTTON灭火器:FIREEXTINGUISHER涂改液/文具:CORRECTIONPEN/STATIONERY油漆:PAINT打火机/点火枪:LIGHTER军用敏感品比如(可结合收发货人):TACTICALTONFASTICK战术训练棒BALLISTICVEST

防弹背心BALLISTICHELMET

防弹头盔WINDHELMETMIRROR

挡风片HELMET/PANZER钢盔/装甲车TRENCHCOAT

军用防水上衣G.I.军用品缩写(GOVERNMENTISSUE)PISTOL/HANDGUN

手枪DEFENSEDEPARTMENT

国防部RIFILE

步枪二、毛重审核毛重:是否超重20GP/21TON40GP&40HQ/26TON超重箱的接载:我司有一批后制造的新箱(只限20GP),最大限重为28TON。跟目的港确认卸载能力后能够接载。但必须注意目的地,一般内陆点不接,如匈牙利内陆点只接21TON。接单时,提醒客户在开设备交接单时务必说明提取超重箱,以免出现箱体无法承重的情况。三、特种箱审核特种箱的特殊确认必须明确一点,特种箱的接载必须有中集相关贸易区调度或者是船长的确认(冷箱和挂衣箱除外),特种箱跟普通箱相比,有很多特殊的条款需要主要。常见特种箱举例如下:A、冷藏集装箱托运单上要求确认温度/风门和验箱时间;以色列相关部门要求冷箱必须有全程制冷数据,因此开设备交接单的时候要特别注明以便箱管安排提满足要求的箱子。B、危险品托单上要求提供国际危险品等级(IMDG),联合国危规号(UNCODE),包装类型,紧急联系电话,联系人等;C、超限箱必须明确超宽、超高的尺寸,装载的特殊要求等(车船衔接/分体作业)。四、收发货人审核由于IRIS-2的应用,需要在系统中创立收货人/发货人/通知人的详细档案CPF,否则后续的运费提单将无法进行,在创CPF时要注意:先在系统里查找有没有抬头,地址,电话传真,如果有一项一样的话要和客户去确认一下是否正确。如果创了一个新CPF电话一样就马上被代理拒绝掉,就导致通报。因此创CPF一定要仔细再仔细。特别是抬头有一个字母顺序倒了或者是不一样都要反重复复的查找。预付情况下,发货人的信息必须是准确的;到付情况下,收货人资料需详细准确。如前所说,判断是否军用敏感品,收发货人的信息也是重要的参考因素。五、目的港审核NOSSO2,NOBOOKINGIRIS-2系统的SSO2路径是审核目的港(包括多个码头情况)是否接运的重要标准,以及判断中转港的依据。当前欧洲地中海线共有8条线,到非直航点/内陆点的路径时有调整。因此在接单时必须确定系统中是否有标准路径,如果没有需要先向总部申请后再接单录入。六、第三地付费定义:顾名思义,通俗理解就是客户既不在装港付费,也不在目的港付费。在IRIS2系统定义中,对第三地付款还有更加详尽的定义,如果PAYMENTOFFICE所属的CONTROLOFFICE既不是POR的COLLECTIONOFFICE所属的CONTROLOFFICE,也不是FND的COLLECTIONOFFICE所属的CONTROLOFFICE,则IRSI2系统默认为第三地付费。(常见的第三地付款有HONGKONG,SINGAPORE,TAIWAN,BUSAN等)如果订舱时遇到第三地付费的保函给唐亚亚。七、常见概念(一)箱单人们口头经常在说的箱单有两种:一是装箱单。二是我们的设备交接单。装箱单是货代出具由船代在接受订舱后确认的,是客户装货的清单和进入码头指定堆场的凭证。上面列明:船名,航次,提单号,箱型,目的港,中转港,品名,件数,毛重,体积,装箱地址等信息。设备交接单是由船代箱管出具的,是客户在船公司指定堆场提取集装箱和进入码头指定堆场的凭证。上面列明船名,航次,提单号,箱型,提箱堆场,进箱码头等信息。因此在手工编辑IRIS2booking路径时注意不要选错进箱码头以免产生不必要的费用。(二)截单由于习惯的问题,我们日常所说的截单有两种意义。1.订舱截止。出于舱位或者操作时间点控制等的考虑,我们在某一时间之后就不再接受客户订舱。这是相对我们船公司来说的。2.放行截止。由于港区配载和船期等的要求,港区单证中心和船东协商定的一个时间,这个时间之后(一般在截关日1800或),即使有箱子海关报关完毕,也不允许放行了,除非得到船东的特殊许可。以上两个截单目的不同,执行的主体也不一样。在日常操作中如果遇到,处理的方式也大不一样。第二节托单录入一、接收订舱EDI首先把客户发的EDI电子订舱导入\\Cosfrenbs03\中集EDI电子订舱。在打开REVIEW/APPROVEEXTERNALINPUTBOOKINGS在BOOKINGNUMBER:一栏输入10位数的提单号码之后点开REVIEW/APPROVE开始生成BOOKING。二、生成BOOKING首先把红色部分按照托单提供的内容输。再对一下船名航次/目的港/箱型,因为有时候一代发过来的报文是错的,目的港/船名/箱型都会不一致,如果发现不一致,需用第一时间和客户核对以哪个为准!。看一下条款,一代订过来的托单条款都是CY-CY。因此我们要自己改成目的港所对应的条款。在下面有一个OPENCMTXFINDER是查找路径的一个介面。如果客户订舱时订的目的港在我们系统里没有标准路径我们必须要向总部申请相应的路径。特殊箱型(一)挂衣箱在箱型这栏必须输入正常的箱型,挂衣箱有3种。小箱挂衣箱,平箱挂衣箱,高箱挂衣箱。(分为单层,双层,三层。等等)接到HG箱之衣必须要向箱管申请,如果没有箱子及时通知客户。(二)OT箱必须在箱型这栏输入正确的箱型。接到OT箱首先先要让航线负责人申请。如果超限的话在CARGONATURE这一栏输入AWKWARD。在打开ADVANCED输入下划线的必填项。品名,占了多少TEU,长,宽,高等。 (三)危险品箱必须在CARGONATURE这栏选Dangerous在打开ADVANCED填入危险品下划线的必输项。危规号,等级,紧急联系人,电话,毛重,净重,以及闪点。如果是客户的SOC箱,必须在对应地方SOC打钩否则箱单无法开。另外邮件告知箱管维护SOC箱号,否则后续箱号无法跟进,B/L人员也不能输单。如果箱型是TK箱,需要在界面上录入对应箱型,一般情况下TANK箱都是SOC箱。(四)冷冻箱在如下的界面CARGONATURE一栏填入REFEER我们现在冷冻箱只有两种:一种是冷冻小箱,一种是冷冻高箱分别是:20RF40RQ打开ADVANCED输入REFEER的必填项。温度,风门开关等。图如下所示:第四章提单制作第一节提单审核审单是做B/L前一步,我们需要在船开前对这些收集起来的提单资料即OK件上的内容进行审查,根据客户提供资料判断其货物的性质,是否能够按普通货出运。如有可疑,可要求客户提供更详细的资料以便我们及时反应或提出解决方案;需要审核收发货人信息是否正常,是否可能属于政府机构,军队,以避免出运军品的可能。另外收货人通知人一般情况下都不能够为银行。(如果是特殊情况,需要特殊申请是否能够显示);在审核毛重是否超出限重,需要客户进一下步提供资料来确认。审核品名需要注意如下要点:(一)、任何化学品均需客户提供CAS序列号(美国化学文摘登记序列号)和MSDS(产品安全技术说明书)或中远集运认可的3家机构的鉴定证明或非危保函(非危保函不能作为确定货物性质的依据)。(二)、对疑似危险品,必须要求客户提供预录单或中远集运认可的3家机构出具的鉴定报告,具体是这三家:(1)国家安全生产监督管理总局化学品登记中心,地址:青岛市延安三路218号,电话:;(2)上海化工研究院检测中心,地址:上海市云岭东路345号化学工程楼6楼,电话:;(3)交通部危险货物运输咨询中心(大连危险货物运输研究中心),地址:大连市中山区长江路25号,电话:。(三)、对陌生的品名一定要弄清楚是什么东西,核查中英文品名是否一致,特别是货名为其它文字(法文,意大利文,或西班牙文等),有别于正常的英文单词的货品。(四)、对于有些可能产生歧义的品名,如电池/胶水/空气清新剂等,根据货物性质有些是危险品,有些不是危险品,因此也需要提供预录单及非危证明或鉴定报告来进一步确认。(五)、非化工品货物中也可能有危险货物,如乒乓球、塑料珠子、荧光棒、修正液等,对此类货物有疑似的,也需提供相关证明,预录单或鉴定报告。(六)、涉及笼统品名的,也有可能包括疑似危险品,因此需要其列明详细的小品名。例如:

AUTOPARTS:空气气囊(airbag),蓄电池需要进一步确认。

照相器材:有可能包含显影液,属于八类的危险品MOTORCYCLESPAREPARTS(摩托车备件),有可能包含蓄电池,此为8类危险品。

HOUSEWARE/HOUSEHOLD/STATIONERY/TOYS/等都是笼统品名,都要求提供笼统品名保函(列出详细的品名,或者提供预录入单)第二节CORIS上载提单O/B必须是在船开之前把所有的提单都制作完成,以确保下一道环节的顺利进行。首先是把客户发过来的EDI或者OK件上载到CORIS,然后由CORIS同步到IRIS-2。操作流程:CORIS:出口业务——编辑出口海关舱单——输入船名航次,装港(NINGBO)——上载交通部舱单报文(即客户发过来的EDI)——查询——选择所要上载的提单号——上载,这样上载到CORIS的EDI数据就会同步到IRIS-2进行制作提单。第三节IRSI-2系统录入IRIS-2:FINDB/L——FILE——FINDBILLOFLADING——BOOKINGNUMBER(输入提单号码)根据CORIS同步过来的EDI数据开始制作提单。制作提单的注意事项:要看仔细这票提单是不是做SEAWAYBILL,在PARTIES这一列中要仔细审查左右两边的一致性,(BOOKING做的内容与客户提供的SHIPPER,CONSIGNEE,NOTIFYPARTIES是否一致),以及目的港的准确性,特别是要注意到预付的问题,还有箱封号一定要以客户提供的资料为准,最后就是要准确的录入客户的传真或者邮箱地址,让客户能够即时收到我们制作的提单,然后进行修改或者签单。做完客户提供的所有单子后还要进行整船整理,以确保整条船提单的全部完成,以免遗漏。操作流程:IRIS-2:FINDSHIPMENTFORO/BDOCUMENTATION——FINDB/LPARTY,ROUTINGANDSTATUS——VOYAGE(输入船名航次)——FIRSTLOADPORT(NINGBO)——DOCUMENTSTATUS(NOINSTRUCTIONRECEIVED)——SECONDARY——TRADE(AET-ASIAEUROPE)——SEARCH。BOOKINGSTATUS这一列全部为CANCELLEDANDTERMINATE状态下的就能够了。第五章提单确认及ENS申报第一节CPF创立CPF创立(cpf外挂网址http://uxbcpf01/index.jsp)CPF创立目的:保证客户档案信息的完整准确,保障客户服务的有效性。一、CPF录入前的准备工作在创立每个CPF前,必须用这个CPF关键字、电话传真、地址在CPF外挂系统中进行搜索,只有在确认没有CPF存在时方可创立。(必要时可与CPF审核人员沟通确认)判断CPF是否存在的标准(即判断CPF是否重复的标准):在同一个CITY,一个客户只允许存在一个CPF,否则就视为CPF重复。1、如果同一个CITY,客户NAME和ADDRESS拼写完全相同,大小写相同,空格使用相同,则视此客户已经存在。2、如果同一个CITY,客户NAME和/或ADDRESS的内容相同,但大小写、空格等书写规则不一样,则视此客户已经存在,无须重新创立,只需对已经存在的CPF进行大小写、空格的修改,使其符合每个单词首字母大写、其它字母小写、每两个单词之间空一格的规则。3、如果同一个CITY,客户NAME内容相同、书写规则相同,但ADDRESS内容不同,无需新建CPF,只需找到已存在的CPF作为BRANCH添加OFFICE。(或确认下有可能是迁址)CPF查询一般能够用6位数字的号码+国家;除去抬头中的城市名后的第一个单词+国家或主体城市;关键地址+号码+国家的组合方式进行查找。还有一些特殊国家的,如ISRAEL,ISRAEL的资料必须输入VAT(税务登记号),因此我们能够按VAT快速查询这个CPF是否已存在。(一般VAT相同都属于同一个CPF)二、CPF录入规则录入时必须遵守每个单词的首字母大写、其余字母小写的规则。每个单词之间必须有、而且只有一个空格。3、录入时不允许使用任何缩写。如:Company不能缩写成Co.;International不能所写成Int’l;Street不能缩写成St.;Road不能缩写成Rd.等。4、如果公司名称中有AND,不能输入AND,只能用&表示。5、录入Address时,必须遵循以下要求:COMPLEX中录入大厦名称、楼层、房间;STREET中录入街道信息;P.O.BOX中录入邮箱号码。6、不允许创立以TOORDER或TOORDEROF开头的CPF;不允许创立以ONBEHALFOF开头的CPF。7、PRINTLABEL中信息是在提单、舱单、发票等单证上显示的信息,必须与客户的实际要求一致;在完成BASICINFORMATION后,录入人员必须检查PRINTLABEL是否符合每行最多30个字符,不多于5行的原则。8、在录入电话/传真号码时,国家号和地区号之前不允许有0;各数字之间不允许有其它符号。9、加入别名(Alias)时,国内的请严格审核所提供的资料,比如能够直接打电话过去确认。国外的请尽量联系代理后确认后再增加。(以避免产生相同地址电话传真对应多个不同的公司名称的情况第二节提单确认提单修改也算是审单的更进一步体现,按照公司相关规定及政策要求,最大限度的更正提单内容。认真仔细的审核每一票单证,保证单证数据准确无误。主要是细节方面需要多加注意:一、提单默认都Original(正本)状态,客户会要求做SeaWayBill提单。因为SWB在提单标示不太明显,如果是第一次走的客户最好告诉其需要注意这个地方。(在b/ltype处下拉菜单中选取)(重点:收货人是TOORDER即指示提单时,不能够做SeaWayBill,)二、我们必须核对Partiestab与Imagetab两边内容是否相符(是否属于同一个CPF)。三、ROUTING界面,需要注意目的港(pod.)的显示方式,例如客户需要显示ALEXANDRIA(ALY01),我们就需要查询BOOKING路径是否到达老港(ALY01);还有必须显示完整的路径,比如到TINCAN,LAGOS,我们不能只显示为LAGOS,必须显示完整的港口名称TINCAN,LAGOS。因为LAGOS的另一个码头APAPAPORT我们船并没有到这个码头。还需要注意各个港口的运输条款(可参考第一章第一节),这里注一下二个比较容易搞混的ALGECIRASCY-CY/ALGERIACY-FO,选择了特殊的运输条款后,必须相应地去掉CY-CY条款,还有如果发现客户要求更改CY-DOOR条款,要予以确认。四、CARGO界面,我们必须谨慎对待客户在提单修改时要求更改品名,件毛体的要求。首先我们必须提醒客户更改的件毛体品名必须与舱单一致,其次必须再次确认这些内容符合安全规则。Packagetype是包装单位,现在只有到Belgium这个国家,确认不接受PALLET这个单位。其它的没有特殊规定。需要注意一定要编辑ITEM中的”DESCRIPTION”,如下:以保证品名中的主要信息录入在”DESCRIPTION”中。由于国外海关系统有可能从”DESCRIPTION”抽取货物信息,而提单中以及EDI下载的货物信息取自”BLCARGODESCRITION”,如果两者不同有可能遭海关处罚,因此需保持这两者信息的一致;由于”DESCRIPTION”受系统字数限制,只能输入60个字符,因此需特别注意,对于品名上的主要信息必须最在限度的录入在”DESCRIPTION”中。强调提单更改分箱数据时注意是否运费已经点击,特别是20GP箱子需要注意更改毛重后是否改变了超重费的计算。如果有更改需要通知运费结算人员更改相应的运费,以免产生运费错误。新增CommoditvCode处必须根据客户要求填入品名相关的HSCODE,以满足EUR24的需求。MARKS处需注意ISIR-2系统无法识别全角字符,如果客户需要显示特殊字符,能够见意其贴唛,MARKS处要填写SEEATTACHED。BLCARGODESCRITION处,需要检查是否已经按照相关港口规定制做了提单,例如去ISRAEL的港口,提单上是否已经显示了SHIPPER,CNEE,N/F的VAT,品名是否显示了HSCODE,条款是否是CY-LO;其它港口相关要求如下:TemashipmentneedIDF(importdutyform)numberTincanislandshipmentneedFormMnumberandCTNNO.AbidjanshipmentneedBSCnumber(bordereaudesuividecargaison)number北非港口(Algeri,Casablanca,Tunis)需要显示当地滞箱费条款等要求。这些要求将会来源于平常邮件中,因此需要时常关注最新邮件信息。客户可能会要求显示一些信用证条款或其它说明内容,我们需要核实和严格按照公司规定审核其内容是否能够显示,以避免可能存在的风险。例如冷柜,客户要求显示温度和风门要求,我们必须查询要显示内容是否与BOOKING一致,以避免产生不必要的麻烦。另外,对于货物的货值一般不给与显示以免产生纠纷。Equipment内需要检查箱号及封号是否已经填写。其中要注意提单分票时有可能引起主票的IMAGE页与Equipment页的数据不符,需要及时刷新主票数据信息。Freighting界面,这里需要正确选择提单到预付选项,以便做运费的同事及时更新运费。涉及整箱的分票,需要在Referto项正确选择相对应箱号。新增Customstab,这里不需要手动输入内容,只需要保证所有需要申报ENS的提单CustomsRequired和CostomsReady项都是YES状态。ENS后的提单修改必须保证这页中已经存在MRN号码,才能够更改。第三节欧盟24小时申报流程(ENS)船到港前24小时先判断其是属于deepsea(远程海运)还是shortsea(短途海运)情况下,按规定时间进行申报。一般我们都属于deepsea,就是必须在货物装船前24小时进行申报(发送ENS)申报装港为普通的deepsea装港,应该在订舱开始前创立,流程如下:一、创立OBCVC(FINDOurBoundVoyageControl)以NE1-RGC-010W为例,先在FINDOurBoundVoyageControl处创立CVC创立OBCVC需要先确认船期表ITS卸港是否完整,特别是欧盟首挂港是否正确。最好保证船期表的最新化,如遇到问题需要及时联系相关部门维护船期表。确认ITS已经正确维护欧盟首挂港后,重新open并saveOBCVC,检查系统是否自动触发并生成了IBCVC。如果执行以上的操作后依然不能触发IBCVC,应联系总部24报关支持支持小组解决(以下简称R24)创立或修改订舱时,用户应检查并确保OBCVC和IBCVC已经正确地关联。二、创立提单,根据客户提供的单证信息,创立提单。这里特别需要注意客户必须提供完整的CPF信息;还有每一个品名所对应的HSCODE(至少4位数,建议6位),件毛体。以上要求是为了最终确保在ENS申报截止时间前,所有需要申报ENS的提单都更新到usercustomsready状态。三、申报ENS前审核申报ENS前,我们需要检查在本港装运的所有货物,包括本地货和中转货,是否所有需要申报ENS的BL在IRIS-2中已经有HSCODE,并置为UserCustomsReady状态了。1.在FINDB/L能够查询所有货物的票数(如图1),能够在Secondarytab,查询HSCODE是否已补全。(如图2)图1图2中转货的HSCODE录入需要及早通知装港及时输入。(中转港修改中转货的ENS申报航次导致usercustomsready状态从Yes变为No的,由中转港负责重新update到usercustomsreadyYes的状态。由于其它单证信息不完整造成申报装港不能直接updateusercustomsready的,申报装港应通知制单港,由制单港完成相关的单证信息后updateusercustomsready。)确认上述操作无误后,在规定时间前进入OBCVC(FINDOurBoundVoyageControl)处点击”REQUESTCUSTOMSSUBMISSON”进行申报操作(如图)。四、监控海关回执正常情况下欧盟海关会反馈MRN作为承运人按时申报ENS的回执。发送ENS十五分钟后进入EDI平台(:9080/coscon/index/welcome.jsp)查询是否有成功发送的信息,并在接下来的二小时内监控海关回执,核对申报的票数是否一致,是否有被拒绝(RJ)或DNL的,一发现RJ和DNL状态需要立即通知R24。如果出现超过2小时以上还未收到MRN的反馈(回执)的需要马上联系R24和航线主管部门,通报相关情况,以便总部迅速检查问题并做出业务决定。船舶离港前,应持续监控欧盟海关是否发出DonotLoad指令,一旦收到,应第一时间通知码头货物不能装船,同时联系发出指令的欧盟首港海关所在地的代理和R24,了解DonotLoad的原因和撤销或解决方法。在欧盟首港海关撤销该DonotLoad指令前,货物不允许装船。若由于我司系统或者海关的原因造成接收DonotLoad时已经装船离港,我司应立即通知航线主管部门有关人员、R24和发出DonotLoad指令的欧盟首港海关所在地的代理,协调相关的货物安排和海关接洽事宜。五、根据海关回执通知码头安排装船在安排装船前,从COSCONEDISystem中生成装箱清单。Generatecontainerlist只有ENS申报被欧盟海关接受,收到MRN号码,而且没有收到Donotload指令的集装箱才允许安排装船。否则申报装港将承担所引起的所有费用和风险。六、ENS申报后的提单修改这里所指的提单修改包括提单的新增、修改、删除、合并和拆分。根据海关的申报要求,IRIS-2系统已经设定,如果提单内容在申报后发生修改并保存,而且提单置于usercustomsready,状态系统会自动向海关发送相应的ENS更改报文。在修改前必须确认已经收到MRN。船开前24小时内不见意修改提单,以避免被海关DonotLoad(如遇特殊情况需要特别申请)。船开后能够在规定时间内更改,但必须与客户说明可能产生的风险。(可能增加到港后的查验率等)(注:规定时间指截单期;还有一点就是每次申报ENS都会产生费用)每次更改重要数据都需要注意是否已经触发自动发送ENS,并仍要在EDI平台上监控其是否有收到新的MRN。第六章预配舱单及船图核对第一节预配舱单发送预配必须是即时准确的把EDI数据发送到海关,以确保客户能即时报关。操作流程:一、泛华系统1、新增的预配:单证——定舱报文处理——新建海运提单——选中(客户发过来的EDI报文)——打开——解包——选择该船名航次——确认通讯——建立海关预配舱单报文——离港时间(选中要发送的船名航次)——选择未发送——生成报文——保存2、更改预配:单证——定舱报文处理——新建海运提单——选中(客户发过来的EDI报文)——打开——解包——选择该船名航次——确认通讯——建立海关预配舱单报文——离港时间(选中要发送的船名航次)——选择要更改预配的提单号(打勾)——生成报文——保存。二、CORIS系统1、新增的预配:出口业务——编辑出口海关舱单——输入船名航次,装港(NINGBO)——上载交通部舱单报文(即客户发过来的预配报文)——综合业务——出口单证制作——预配舱单——输入船名航次——查询——选中要发送预配的提单号——发送预配舱单EDI——发送类型(选择预配舱单优化)——确定2、更改预配:出口业务——编辑出口海关舱单——输入船名航次,装港(NINGBO)——上载交通部舱单报文(即客户发过来的预配报文)——综合业务——出口单证制作——预配舱单——输入船名航次——已发送EDI——选择已发送预配舱单EDI——选中要更改预配的提单号——发送预配舱单EDI——发送类型(选择预配舱单优化)——确定。第二节舱单制作一、EDI舱单搜集及网上舱单制作,核对此项工作中EDI搜集涉及一代和中货订舱那些,一代直接发邮件过来,其它我们出口部直接收齐发我们。如果有些中转港需要更改,拼箱需要补录。然后上载到网上让客户校对(核对客户都有申请自己的权限),等时间截止就下载并导入系统。自己主代的船还要再将合作方的舱单数据导入系统二、校对码头放行数据到码头网站,查到放行的数据,与系统抽出来的清单进行核对,主要对系统里的中转港,箱号,箱型,一些错误数据,要及时通知货代更改。\o""账号:COS密码:123大榭码头,当前靠泊船NE4,MD2,MD3查寻船期,及放行情况受理中心:86908690\o""账号:COS密码:cos远东码头:NE3,MD1查寻船期,及放行情况单证中心:27699598/99配载:27699590/91\o""账号:cos密码:PASNINGBO当前就ABX黑海线船账号:COS密码:cos四期当前NE1线靠泊受理中心:27699251配载:27699229注:网站账号密码分大小写。三、装载舱单发送进入”委托单”查看此船一共走了多少票货物。进入”报表”——”装船清单报表”看大小箱有多少,进入”航次评估”看国际中转多少票,大小箱多少票,记录下,与本港舱单报文与国际中转舱单报文一起发送给合作方船代。(合作方船,靠港前工作到此为止;我司主代船舶等合作方发”本港””国际中转”的舱单报文给我们合成并校对整船发送海关.发完有加载之类的舱单后补给海关.)\o""装载舱单发送查询,不需要密码海关邮箱:电话:89097122,89097832装载舱单要在船靠前2个小时发送海关。四、海关舱单解控业务这块业务是由于装载舱单发送过后,海关针对舱单数据中件数,毛重,提单号对应的箱号,多发,少发,与实际报关不一致进行的布控。分普通数据解控,品名解控两类,货代提供情况说明给主船代,再由主船代盖章出据解控保函给海关。海关解控人员:邵攀娜,89091009邮箱:这块业务海关看得比较重,直接影响船代在海关的形象,各船代之间也在竞争。第三节船图核对贝图接受及系统时间维护(泛华,IRIS-2)合作方船舶需主船代第一时间提供贝图,我司船舶在收到贝图后还需发送A.中集各对应船长B.各合作方代理C.制作LOADSUMMARY和LOADINGLIST发送各合作方现场人员。一、船期维护在收到贝图后确定各船开航时间并第一时间在IRIS-2及泛华系统中维护,进入系统维护船期。A泛华系统:船期——船期表——数据列表——数据列表——数据维护——保存;BIRIS—2系统:FindVoageControl——船代码——确定——选中船——文件——刷新——Save——MassUpdateB/L——Status排序——全选——Update——保存。二、贝图校对贝图校对主要校验是本地泛华与贝图是否完整MATCH,在贝图校对完毕后要达到泛华与贝图基本一致。如校对出套箱导致的提单号不一致及装港不一致等问题都需第一时间与相关人员确认后在IRIS-2及泛华系统中做相应更改。单证——出口电子船图——打开选中——按箱主生成船图报文——(自有船生成各家的船图报文)(合作船只生成cosco的船图)——导入中远船图——打开修改箱型——选中该船——点比对:LOADINGSUMMARY:收到船图之后(原始船图要保留),进入”单证”——出口电子船图——打开——按箱主生成loadingsummary(自有船分别生成各家的loadingsmmary,几家船公司的都粘贴在一张excel上,待用。)——excel表格。(自有船将几份loadingsummary与抵离港报发送给所有合作方船公司。)LOADINGLIST:单证——出口电子船图——选中——按箱主生成excel(自有船生成5家的excel,其中有自由箱”PAS”之类的,要在船图里找到,改正成”COS”的)三、集装箱清单打印该清单也需在船开后一日内交箱管。泛华系统——报表——装船清单报表——选中船——保存excel(同时)打印(给箱管)四、清洁核对清单打印(签单)根据签单科要求需船开后半日内交签单科报表——打印checklist——选船名——打印(中转与国际中转除外)(给签单科)五、舱单制作、舱单发送、舱单打印(清洁舱单:要将中转的提单转入空船,做完清洁舱单之后再转回来)如遇合作方船舶只需发送合作方代理即可;如为自有船舶,需整船舱单催齐整理(由于外代、外运要求不同,导入泛华后还需进一步进行报文整理以便做整船箱量明细报表),自有船舶纸面打印舱单后需单页盖章。先看邮箱中”抵离港报”中”loaded”处,确定共有多少TEU,然后进入系统比对是否正确,看大小箱数是否一致,报表——随船舱单——货代——国际中转——打印本港通讯——港务局EDI——保存——快捷方式发送海关电子口岸生成文件——保存文件(即是发送)清洁电子舱单发完15分钟后去电子口岸查下整船是否发通,数据与纸面舱单一致。\o""宁波电子口岸,查寻清洁舱单发送情况与船代申报业务用户名:coszll

密码:cosco自己主代的船才发港务局(快捷方式发送txt格式的)和电子口岸的EDI(泛华系统中保存即发送的)六、IRIS-2贝图校对主要校对IRIS-2数据与贝图是否MATCH,如O/B无,港口错误等。(使用中远格式贝图)\o"http://ntbweb01:1003/"http://ntbweb01:1003/校验IRIS2系统与船图数据用户名:Ningbo,密码同样七、ADR维护需在进口及船务部完成后更新出口数据后才可生成完成ADR.(使用中远格式贝图)\o"http://ntbves01/adrweb/ShareModule/AnonymousAccessibleForms/logon.aspx"http://ntbves01/adrweb/ShareModule/AnonymousAccessibleForms/logon.aspxADR船开后数据维护,用户名:NGB密码ningbo八、报表制作当前船开后需做的报表有:CBF(总出口量TEU与货物毛重);TDR;发给上海总部,CBF,TDR自已船才做.船舶箱量明细统计表;这表主要是商务部跟码头结算用。单船箱量分货代统计表;单船箱量,给领导。注意:很多邮件发送的时候需要表明开航时间,例如:14/2130.第四节舱单更改当前是不再接受货代申请,海关也审批不经过,除非是海关要求货代必须更改的由船代准备资料递交。这里分漏发增补舱单,多发删除舱单,件毛品名不符更改之类。准备资料如下:出口舱单删除修改申请表;责任书(给海关);情况说明(给船代);担保书(由船代出);正本报关单;发票,装箱单;外理证明(增补舱单用);出库证明(删单用);并票出提单,提单未签发证明(船代出);10．提单复印件;11．纸面舱单;第七章现场第一节CBF预报/特种箱收集一、CSCL/WHL/PIL/KKK合作方一般不需要有CBF预报。如果有大批量加载柜,如国际中转支线中转则需要提前通知船方,以防无预报导致的集港配载不准确导致不被合作方接受上船。特种箱(冷冻柜,超限,危险品,特殊积载箱,OT/FL/TK)在IRIS2查询完后一般要求客户在截关当日提供,整合后尽量在船靠前12小时左右交给船东码头操作。二、YML/HJSCBF需要截关前一天提供,注意数据可多不可少。特种箱的数量亦如此。切忌特种箱的资料务必准确无误,有中转的特种箱也需要提前确认。三、中远船舶的预报原则要求在上一港船开后,一般就是截关当日发送第一次预报,数据由合作方数据/中远订舱数据+国际中转数据+支线数据合成,并在CBF报表中标注specialstow清单预留特殊积载仓位并指定相应的箱号。而且合成标注冻柜个数目的港,超限的尺寸数量目的港,OT/TK/无超限/也需要特殊备注数量和港口,危险品备注个数港口,等级和UN。四、如果船期允许,和总部船长能够沟通延迟数据发送cbf在截关后,数据将比较准确,如果无大批量加载,码头集港数据作为预报数据将是相当之精确的。如果有加载箱加入相应其未进港箱发送总部船长作为预配数据,而不是码头集港。五、如果有空箱调运/转船/换装也需要在CBF中备注以免遗漏。六、特种箱清单要按照船务规定样式提供,在整合发送前,要核对放行的总数。注意规范客人箱号箱型的准确性。以及资料的完整无误(冷冻柜子的温度/风门/湿度,OOG的尺寸,DG的包装类别,等级,联合国危规代码,紧急措施编码,PROPERSHIPPINGNAME等。)在船靠前整合合作方及中转所有特种箱资料发送给船勤。(危险品需要搜集申报单,如果是tk箱要搜集tk箱证)。第二节危险品资料收集船报资料危险品船报资料需要整合出口部分和中转部分,一般需要在截关前,周末的截关的必须在周五1200前搜集危险品申报资料(危险报单/装箱证明书/tk箱箱证/中转危险品报告/危险品清单)给我司外勤申报,如果是合作方船交给相应船东的代理并进行电话确认。第三节加载退关安排一、合作方船舶:截单后查询码头放行数据,如果仓位船期允许的前提下,接受货代的加载申请,并预告可加载的时间以及放行的地点。一般在截关当日要求货代发送加载申请,整合后发送船方操作码头单证,并确认放行时间。二、我司船舶:在舱位船期允许前提下,整合加载资料发送码头,抄送现场预配人员。一般船舶靠之前,也就是总部PROPLAN预配发送给码头进行第一次配载之前的加载能够尽量争取,在码头配载结束,也就是在船勤与船上大副确认船图后的加载,需要协调船务和码头配载争取最大支持。船期提前的情况下,可能船期先于截单时间,就需要提前通知码头安排相应截单截箱时间调整,而且提前通知船务部,要求最大的加载支持。四、退关亦是如此,需要货代提供情况说明和退关申请,在船舶靠泊前的退关,直接发送码头安排,如果是船靠之后的大批量退关,需要抄送相应船务人员。以免影响积载。五、加载费的收取,标准200/300在船开后核对加载是否成功,若成功,一代客户直接填写工作联系单并交给签单部收取。外地中货/办事处/货运部由相应货代部同事开帐收取。第四节集体转船转船操作必须要在被转入船船靠两个工作进行。查询码头实际放行箱量,挑选备选清单。注意千万不要破票。通知码头安排退关,并让其安排搜集该船甩柜白联。白联由外勤人员带回,制作转船清单,主要注意分并票提单,转关货物白联通知客户自行办理转船业务。通知码头更改运抵报告到被转入的新船下.根据白联制作的清单报表导入电子口岸,并制作海关转船保函填写入申报编号交外勤去海关审批。待次日海关在电子口岸审批后打印电子放行单去海关盖章。有外勤放行转船清单,并与码头核对放行代码。如果是总部原因准备申请相应的转船产生的移箱堆存费用。第五节整船换装一、接到总部书面通知后,提前一周左右发给码头有关换装事宜,注明箱量和中转港向海关做出口船的备案工作(船期表)营销部需提供单证有(1.换装清单2.总部邮件3.修船证明4.码头担保5.船公司保函)

由进口提供所需要换装的箱号清单/换装部分EDI/各港口的特种箱资料给营销部,我们根据附件中的保函格式提供盖好章由现场人员递交海关,其中码头的担保函需要营销部把箱量第一时间通知码头相应主管人员,并由其盖好公章由外勤一并递交海关审批.跟踪码头的放行情况,并核对中转港.(注意进口箱可能有过改港)发出口船的预配给船长、特种箱清单给北仑现场办有关装载舱单要和码头、海关联系好,不用发电子舱单,纸面单独打印递交。出口船开后路径的更改八、出口船开后各类报表按正常做(ADR、开航报、给BPS和商务部的报表等)九、装船清单给箱管跟LOADING(箱主COS),十、如果有空箱请先做OE,OE要ISSUE:十一、船代泛华做好整船出口舱单包括空箱舱单,并根据船图核对泛华和IRIS-2第八章CSO创立第一节CSO创立及批复运费及相关工作主要分三个部分,第一是CSO创立及批复,第二是CSO的录入,第三是整船运费的核对。中集对所有中货创立的CSO有一个最根本的原则,就是必须是船开前24小时批复。而对于批复时间的要求是必须在CSO创立的24小时内批复。通俗一点讲就是当天创立的CSO必须当天批复,CSO的最晚创立时间是船开前一天。所有超过这个时间限制创立的CSO,包括未在船开前创立CSO的及CSO未及时批复的,都是需于违规操作。当然,在实际工作中也不能避免有客户因为各种客观原因在船开后更改的,因此对于创立CSO这部分领导们也是非常通情达理,给我们5%的额度,就是当月所创CSO总量的5%允许是因为各种原因造成的违规创立的CSO。上海的BPS每个月都会定时生成一份考核报告,全公司通报所有航线的违规CSO的详单。一、特价CSO的创立及批复CSO实际上是一份运价协议,它最主要的功能就是定义价格。每个时间段中集都会按照不同的市场情况给我们一份指导运价作为授权底价参考,高于这个授权底价的所有运费申请我们都能够自行批复,而低于这个底价的运费则需要向中集递交申请表格,待领导确认后我们才能依此创立CSO并批复(自十月份起,总部为方便我们工作将已确认的特价CSO授权我们自已批复,再将CSO发给总部备案)。当前特价申请表格由各航线负责人每天汇总后递交给中集并抄送我们创立CSO人员以协助跟踪特价的确认情况并及时创立CSO及批复。二、CSO的创立具体创立及批复(一)审单CSO的申请工作首先从审单开始。拿到托单后,我们首先要将到预付分开,然后再审一遍预付托单。审核预付托单主要有四个方面。其一是将邮件确认的价格跟托单上的价格对照,没有价格的补上价格,已有价格的若与邮件确认不同将其改为最终确认价。其二是即无邮件确认托单上又没写明运费的需让客户补写上运费,以免日后运费纠纷。其三是审预付托单上各港口附加费是否已全部写明,特别是有些有特殊费用的,像战争费、港口拥挤费、冬季附加费等都特别容易被遗漏,最后还要审所有预付运费,看运费是否在我们的授权范围内。若超出了我们的授权又分二种情况,一是已向中集递过申请表格的,若已有创好CSO的将其抄到托单上,还没创好的等中集确认后再创。二是即没CSO又没有递过申请表格的(一般这种单子不会太多)需让接单人员确认此特价具体由谁确认。要找出具体确认人员的原因最主要是怕有些货代混水摸鱼,可能确认的是一个价格,在托单上写的时候故意金额写少了。(二)、创立CSO审完单之后,我们开始创立CSO。CSO包括二层意思,一层就是CSONO.,另一层则是CSOAgreement。以NGB30035006V1这个约号为例,前五位数字NGB30035是定义某一客户,即CSONO.,加上后几位数字后成NGB30035006V1即是CSOAgreemet,我们平常工作中统称的CSO其实是CSOAgreement的简称。(以下所书CSO也是CSOAgreement的缩写,以方便理解。若特别注明CSONO.即为第一层意思)①、CSONO.是所有CSO的基础,因此在讲创立CSO之前,我们先要知道怎么创立CSONO.。在FindCSO模块(如何进入此模块在后面的创立CSO中会有说明,在此就不重复了),我们只需按照Shipper查找即可。若查找到的都不是我们所需要的,或者查找的客户是新客户没有CSONO.的记录,那么就点击右下角的New跳出下图左边的对话框即可创立新的CSONO.在这个对话框里输入Shipper,Status(一般我们都选择成DirectCustomer),航线代码,定义角色(预付一般定义成Shipper,到付则要将其后三个Consignee/Forwarder/NotifyParty全定义上以免日后更改麻烦),如下图右图所示,点击Save,即会生成一个新的CSONO.②、拿到一张预付托单,我们首先要在FindAgreement查找系统中是否已有CSO以免重创。在这个模块我们能够查到所有COSCO各口岸创立的CSO,因此我们要缩小查找的范围。我们只需要查找我们宁波口岸、特定航线、某客户、在这个时间段所拥有的CSO即可,如下图所示。因此查找的时候要定义Original为Ningbo,然后定义Terrif为301或305,在Effectivefrom输入一个相对近的时间以缩小范围,然后就能够按照发货人查找是否已有可用CSO。我以实例来说明我们创立CSO的过程比较清淅明了,以下面这票单子为例按照之前所限的时间,起运港,航线的查找条件,再在ContralPartyName里输入Shipper查找,即能找到这个时间段内从宁波出运至地中海所有港口的CSO。输入Shipper的时候有个关健,也能够说是技巧,就是不要输入太多的字符,以合适为好。以此客户为例,全称是ZhejiangChanghangImp&EmpTradingCo.,Ltd.若全部输入,当然也能够查找得到,但实际操作当中,可能因为某此原因如客户托单上打的Shipper错了、少了、多了一个字母,或者字母顺序不对,或者什么其它的原因,可能会导致我们输入过多反而查找不到的情况,因此实际查找的时候,我们一般只输入前面几个关健字符,例如此票,我只输入ZhejiangChanghang。以下输入Shipper都使用此方法。经查找后,并没有找到附合查找范围的CSO。我们需要到另一个查找的地方查找,即FindCSO来查找CSONO.。如下二图所示。在这里查找很简单,只要输入ControlParty即可查找出所有此客户的CSONO.(此前阐述过如何创立CSONO.,此处就当一定能查到所需CSONO.。若查找不到请参①所述创立CSONO.)。选中所需的CSONO.点NewRate会跳出来如下图即能够开始申请。Ⅰ、输入起运港(OriginalCity),Ⅱ、输入目的港(DestinationCity),Ⅲ、HCSCode,一般我们都定义成00Ⅳ、TrafficTerm,Ⅴ、定义到预付Ⅵ、定义有效期,有效期必须将我们所申请的航次开航时间包含在内,即此航班开航日期必须是有效期内的某一天。因此我们定义有效期时一般按船期表上的船开日前一天至船开后三至四天为好,因为考虑到船期有可能会变动的问题。Ⅶ、指定箱型的价格,见下图。Ⅷ、若需定义附加费,则需点开右侧Surcharges,再点击Add增加项,将所需定义的附加费注明即可。最关键的是,在这个对话框,千万不可将上方那个SubjecttoallotherTerriffsurcharges的那个”√”点掉。这个勾选的的时候,说明所有起运港目的港的附加费,除CSO特殊注明外都按照系统默认值计算。如果这个”√”没有了,则说明所有起运港目的港的附加费包括起运港的THC及目的港的THD都包含在基础海运费内。一般来说除零星几个特殊客户之外,都不会有这种定义。因此我们在创约的时候万不可出现这种错误,同样我们在做到付约的时候如果发现有这样的情况,应及时与总部确认,说小了这是为了避免以后我们的EOV后更改,说大了这也是为集团考虑,避免不必要的损失。Ⅸ、所有内容定义完毕即能够点击左下角的SaveasNew保存,即会生成一个CSO,如下图,一个CSO即创立完毕。另外还需说明的是如果创立的是特种箱,则需定义Nature,如下图所注,冷箱即定义成Reefer,下面的箱型会自动改成RF,如是客户自备箱,则需选中左侧isSOC在其前面空格找上”√”。当前我们创立的特殊箱型只有冷箱,其它特种箱同航线负责人申请,就不在此赘述。还有一个需要特别申明的是右侧那个canbeappliedtoinlandshipment选项,也千万不可在此打上”√”,据说这个跟我们航线的单箱收入挂勾,这个选中后会降低我们的单箱收入,因此也不可选上。(三)、批复基于总部对我们的充分信任,将批复CSO的权限下放给我们宁波中货,而我也非常荣幸能得到公司领导及部门领导的信任担此重任。批复CSO跟创立CSO其实是两个类似的过程,在批复CSO过程中需要审核的即是在创立CSO时所输入的各项内容及需要注意的事项,具体包括:Ⅰ、目的港及对应的价格是否在授权范围内Ⅱ、目的港及附加费定义是否匹配Ⅲ、TrafficTerm是否定义正确Ⅳ、到预付是否定义,定义是否正确Ⅴ、有效期,批复时候的审核有效期跟创立时有所不同,批复时主要审的是当天批复的CSO生效日是否自第二天开始生效,以尽量避免船开后批复约号。前面已经说明,总部对于我们船开后批复的约号是有数量限制的。Ⅵ、若是冷箱没有没定义Nature,箱型是否正确Ⅶ、canbeappliedtoinlandshipment有没有”√”,当前其它兄弟公司的CSO都是直接跟上海中货申请,因此我们日常批复的CSO都是我们自己本公司的约号。只要平常申请的时候控制得当,在批复的时候基本不会出现什么问题。第二节CSO的录入录入CSO在FindShipment模块。同样以上面创立CSO那票单子为例,在Booking#输入提单号码,即会查到此票BOOKING,打开后,即会跳出如下画面在上方RateAgreement输入申请的CSO,如果是Approve状态下的CSO,系统就会将CSO引入,点击关闭即会跳出这样的画面,选择Yes。之后会跳出这样一个画面这即是说明所录入的约号与此托单信息不附,具体哪里不附呢?我们就要找原因,请回到刚才那张图片。所有用红圈圈起来的地方都是需要与CSO匹配的地方,只有这圈起来的所有项跟CSO完全符合,才能保存成功一票单子。我们再来看刚才申请的那个CSO对比之后发现,是有效期不匹配,才导致CSO无法保存。在实际录入CSO的过程中会出现各种各样的问题。以上二图用红色圈起来的地方都有可能造成CSO与BOOKING不附导致无法保存,那么我们就来讲一下如果解决这些问题。起运港不附。一般预付CSO不会出现这种问题,只有到付CSO,客户在提供的时候提供成其它港口的了,只要CSONO.不出错,我们基本能够查找到需要的约号,如果确实查找不到宁波港出运的,只能联系客要求客户重新提供CSO目的港不同附,这个问题到预付同样会出现。到付CSO出现这样的问题,解决方案同1。如果预付出现目的港不附有两种可能,一是手误,二是眼误。因为欧地线港口杂多,经常是一个客户会去很多个港口,那么就需要创立很多个约号。有的时候此港口CSO已创好,可是抄的时候会错抄成另外一个港口,此为手误,这样的情况只要换成正确的约号即可。另一种情况在按Shipper查找的时候,看到在此有效期有一个有效约号,只看了前半段,忘了看后半段的目的港就忘乎因此将此约号抄上去了,此为眼误,这样的情况,就只能重新创立一个新的CSO了。如果碰巧船没开还好,如果船已开,就会增加船开后批复CSO的量,应尽量避免。TrafficTerm不附。当前我们主要的条款有CY-CY,CY-DR,CY-FO,CY-LO几个,如果定义错