董事会办公室工作手册

董事会办公室工作手册目 录前言 3第一局部日常事务处理… 4、、邮件、文件治理、名片\l“_TOC_250002“其次局部日程安排… 7总体日程安排… 7出差日程安排… 8会议安排… 14大型活动… 19突发来访接待… 23第三局部沟通与协调… 24内部沟通… 24外部沟通… 25秘书应具备的礼仪… 25秘书礼仪素养的要求… 27\l“_TOC_250001“第四局部文字支持… 28\l“_TOC_250000“第五局部会议支持… 30第一局部：日常事务处理/接听的程序和标准1、打前的预备预备好记录本和笔把要与对方说明的事情、内容的挨次简洁列在记事本上，并逐一核对无遗漏。预备好通话时需要的文件资料。2、正式拨打：拨通后，确认对方公司及姓名，然后热忱而有礼貌的说****如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。如告知对方的内容较简单，应主动提示对方做好记录逐一将事情说明，留意语言简明、准确；3、接听3来电人员处理标准直接上级及平来电人员处理标准直接上级及平记录留言级内问清梗概，如不紧急，记录下来转告有关领导直接下属部如事情紧急，告知领导联系方法。一般员工处理记录留言，向领导汇报重要且严密如事务紧急，记录，速联系领导回电。外重要但不严密记录留言，向领导汇报。部不重要且不紧问清概要，酌情处理密假设通话内容较简单，或有不清楚的地方，最终应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏差。通话完毕后，确认对方已放下话筒，然后放。4、通话技巧：日常礼貌用语：其人，并准时予以转接。如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。如不能把握领导是否要和对方通话的状况下，不能任凭答复领导“在”或“不在“请您稍等一下，我去看看**如遇总经理不愿接听对方，则可用委婉的语气**领导这是不知上哪去礼有节、滴水不漏。在知道身份但不告知事由的状况下，可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可到达目的。在对方不愿告知身份及事由的状况下，经反复询问后未果，可委婉完毕通话。急事要办”等完毕通话。如一个未完又来一个，应视内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告知另一方稍候片刻，或记录对方，稍侯打过去。整理留言，在领导回来后汇报相关信息。二、1、将分类：需要领导本人批阅的，依据领导授意处理由秘书来代为处理的：B、由秘书本人回复使用电脑公司标准CI格式遵守公文写作标准 确认。需请对方帮助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围务必在件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。三、邮件1、依据邮件类型〔如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、闻/通报、私人邮件等等〕或按具体工程设置子文件夹。2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分如下：总经理在规定时间内处理相关事宜。以领导名义回复时，要在语气上予以留意，并从领导信箱发出；2〕由秘书来待为处理的：A、转给其他相关负责人; B、由秘书本人回复需说明。4、需要领导批阅、批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达；5、重要邮件准时进展存档四、文件治理完整。〔必要背景资料、审批原由，便于领导工作安排。〔可参照文件治理规定〕登记存档，必要的事情进展追踪，反响结果。4、文件进展登记存档应按不同的类别进展存档。五、名片1、分类：可依据领导业务状况分类，如公司类型、客户类型、地域等；2、存放：名片盒录入到电子通讯录中〔更易查找〕3、应预备一名片夹，存放与总经理联系严密且重要的人员名片，并保证查找时便利快捷。一、 总体日程安排工作分为日常性工作，即事先有打算的相对固定的工作〔如会议、出差、接待等〕和突〔临时安排的事情〕两类。将有打算的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致敏捷地安排好突发随机大事。〔一〕总体原则：了解领导的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，-优化工作方法，细心观看总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；-了解公司业务进展状况，特别是业务进展状况，留意近期的工作兴奋点；对打算内事情预先写入日程；准时整理日程表，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时留意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；开展；留意日程安排的时间松紧，适当安排；〔二〕日程安排工作标准周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；间；同时预留时间处理日常事务；依据领导习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；对固定时间与领导核对日程，保证秘书与领导的日程表内容全都；不要代替领导做打算，在领导的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；掌握约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；把握近期要回避的人物；月/周打算安排模版可使用NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可；也可依据领导习惯，自行制作日程表；二、出差日程安排〔一〕国内出差确定出差目的和日期；确认领导出差伴随人〔明确如早午晚餐安排、所到〕确定行程，预定机票〔留意选择好航空公司、机型及班次、酒店〔选择领导、接/送机人员〔明确接送机人的联系方式；完善细致周到的日程表〔时间、地点、对方参会人、议程等〔见范例。依据领导的习惯，预备出差用物品〔见物品携带表。拟写授权书并于领导出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件〔财务部等〔见范例〕出差中 总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。依据领导日程安排，随时通报公司及领导关心的业务进展状况；协作领导授权人的工作，准时把握公司及业务相关信息。依据状况准时与相关人员及领导沟通，准时调整日程安排；出差后 出差资料整理〔包括资料、名片、会谈备忘，依据需要转发相关人员或存档；向领导认为有必要的合作方致感谢函。各种差旅费用报销；跟进业务后续事宜；〔二〕国外出差出差国外与国内出差安排挨次及内容大致一样，但在此要特别提示您留意以下几点：留意预备好各种证件及邀请函，并提示总经理携带；依据客人的级别和国家风俗习惯预备礼物；预备当地的国家风情资料；确认对方还是我方供给翻译效劳；回国后向邀请方致谢。〔三〕伴随出差在出差前除了前面介绍的留意事项外，在出差过程中，要求秘书留意以下事项：登机前，为领导办理保险费购置、机票换票及各种登机手续；并再次确认接车人；告知领导；每日准时核对本日及其次天的日程安排；提前设置早晨叫醒，并安排早餐；依据当天的日程安排落实车辆；准时提示并事先落实各项安排；携带着导名片、必要的会议资料〔报告稿件、会面备忘、采访提纲；留意建立各种客户关系〔包括政府领导、合作伙伴、媒体记者〕着装要求：大方职业装、着淡装；留意言谈举止；整理。附件一：出差物品携带表名片假设干日程表证件〔身份证、护照、港澳通行证、边防证等〕笔记本电脑和存有必要的电子演示稿的U盘来回机票〔将保险费保存在秘书手中〕书面讲话稿及素材活动或会议等背景材料出访地联系人通讯录预备现金或信用卡注款备用笔等文具*预备一支彩色笔礼品*包装应急药及常用药品三、会议安排会议分内部会议与外部会议，现进展分别介绍。〔一〕内部会议安排领导主持的会议留意事项：会前与领导及相关部门负责人明确会议内容、议程和参与人；综合考虑各种因素〔如领导全天日程安排，安排会议地点准时间；会中帮助放映PPT，并时刻关注会场内状况，随机应变；对会中达成的决议准时跟踪，并反响给领导；领导参与的会议〔二〕外部会面安排总经理主持的外部会面留意事项：综合考虑各种因素，选择适宜的会面地点、预定会议室；留意预备电子或纸制的欢送牌、激光笔；会前与对方沟通是否需预备翻译，如需要，提前确认；依据来访公司的习惯及来访者的级别预备礼物；知对方精准的会面时间及地点；考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提前预备；如需安排参观，提前与企划部联系，填写参观申请，安排参观伴随人；会前给领导供给相关背景材料，如需要请相关部门负责人与领导沟通洽谈事宜；在会前拟制meetingagenda〔见模版〕更，并依据来访者需求制作中/英文；--初次会面PPT应包括：联想总体状况及业务状况介绍；--再次会面应留意：有针对性的业务回忆〔可请相关业务部门供给资料。帮总经理预备名片，并提示会面时携带；30态度；GM况，随机应变，敏捷处理各种状况；会面完毕后，待领导或伴随送客人离去；之后整理笔记本电脑等仪器设备；总经理参与的外部会面从较专业的角度帮助安排。并关注以下几点：留意事项：会前为总经理预备具体的背景材料；会前了解会议的具体地点，如在不同办公区，请留意把握动身参会时间；对会中决议，总经理期望具体了解的，准时跟进并反响四、大型活动部门时序部门时序秘书领导接受活动邀请开头了解活动议程征求领导意见NY安排日程活动前一天预定车辆提示领导应参与哪几项活动活动当天带好活动议程、名片等资料关注领导需要，为领导挡驾活动后整理业务资料和名片完毕1得到活动议程，推断重要程度，征询领导意见；对于领导同意参与的活动事先安排日程；2做好预备工作，如预定车辆等；提示领导应当参与活动的那几项；3着大方的职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡；带好活动议程、名片等资料；活动中关注领导的需要，留意保持在领导的视线内，在必要时为领导挡驾；4整理业务资料和名片。〔二〕参与支持的大型活动：部门 秘书 领导时序接开头受活动了解活动议程邀请征求领导理意见 NY活安排日程动前三 帮助领导预备发言稿、PPT、主持词等星期修改 N 总经理批阅Y参与分工演练活带好活动议程、名片等资料动当天 协作演示PPT，做好录音活 整理业务资料和名片动后依据录音整理讲话稿依据领导授意跟进工作完毕1得到活动议程，推断重要程度，征询领导的意见；假设领导同意参与活动，安排好日程；2参与分工会，明确总经理和自己的职责，了解其他人职责，将总经理日程细化落实；假设讲话稿、PPT是由秘书预备的，要给自己留出修改时间；PPT、发言稿、主持词等，经领导批阅后修改定稿；定稿的PPT和发言稿要交给会议组织者；参与彩排；对重大活动中需要协作演示的PPT肯定要反复演练；3参与外部活动时，秘书应着端庄大方的职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡；带好如下物品：拷好资料的笔记本电脑和两张备份软盘、名片、激光笔、激光笔电池、签字笔、录音机、磁带、麦克风、纸巾、润喉片等；活动中协作演示PPT，做好录音；活动中协作接待公司或外部领导，活动期间要保持在领导的视线之内，在关注自己领导需求的同时也关注其他领导的需求；在突发紧急状况下不要慌乱，首先要关注自己领导的需求或部署，可能状况下主动分担会务人员的工作；4整理业务资料和名片；依据录音整理讲话稿；领导在活动中往往会遇到很多人，引发很多工作治理上的想法，需要秘书参会后跟进落实。五、突发来访接待部门时序

秘书 领导开头问清对方来访目的生疏？N

Y征求领导意见礼貌回绝完毕

N 务有关？YN 务有关？

N 总经理便利接待YN为对方安排会议室，告知对方告知来访者相关部门负责人的联系方式

Y登记对方联系方式，留下对方资料

主动另约见面时间

需要等待的时间留下来访者的联系方式和介绍资料

征求对方意见，帮助安排其他负责人见面

安排领导同来访者见面转交相关部门负责人处理 领导便利时告知来访状况依据领导授意进展后续安排完毕接待突发来访流程说明：问清对方来访目的；对于领导生疏且格外重要的客人，假设领导当时有时间接待，应当尽量安排，可以把来对方领导的下一个约会何时开头，请对方留意时间；对于领导生疏且格外重要的客人，假设领导当时不愿接待或不在办公室，由秘书对状况领导便利时转告领导，假设需要可进展后续安排；对于与公司和部门毫不相关的来访者，有礼貌地回绝；但假设自己不能确定，肯定要征询相关负责人的意见；对于与其它部门业务相关的来访，可以告知对方相关部门的联系方式，留下对方的联系方式和资料，转交相关部门处理；对于确实应由领导分管的来访登记对方的联系方式，告知对方领导不能马上接待他，并email在领导便利时告知来访状况，依据领导授意进展后续安排。留意事项：协—但要留意礼貌—反复进展解释并提出建议。同时肯定要向对方保证可以写信或发email第三局部沟通协调一、内部沟通方面的思想。准确理解领导的授意、做好上情下达的工作。秘书应以主动虚心的态度与领导所领导的部门人员充分沟通，尽可能准时了解各项业务的进展状况，并将信息准时整理反响给领导，有效地帮助领导推开工作达谢意。二、外部沟通〔见礼仪、书信标准〕〔一〕业务合作：但在处理事务时留意以公司利益为重，端正自己的位置，敏捷处理。敬重合作伙伴和供给商，要留意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进展有效的沟通与传达。好的合作环境，关心总经理推动。〔二〕礼尚往来：〕在重要的节日〔如圣诞节、年、春节、或重要合作厂商的〕秘书应在征求领导意见之后，以礼品或贺信准时致意，维护与合作厂商的友好关系。在业务合作中，适时提示总经理并为其安排与供给商或战略合作伙伴建立常常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。三、秘书作为领导关心人员应具备的礼仪好的秘书既是领导的助手又是领导的参谋，秘书在日常工作中既要关心领导进展决策，同时还要关心领导树立良好的公众形象。〔一〕作好助手和参谋的工作1秘书要做好决策参谋，就要乐观参与决策的调查争论。首先是广泛收集信息，多供给真文稿。其中要把握三点：领导在想什么，预备什么。其次、要站在领导工作的角度思考问题，才有肯定的高度、广度和深度。文稿撰写中更好地表达领导的思想。2乐观介入有关工作，准时把握相关状况，适时提出建议。3〔1〕〔2〕3〕〔二〕

关心总经理塑造良好的形象。语言形象〔包括活动内容、所要解决的根本问题及与此相关的人文等学问〕供领导参考预备。触一般员工，了解状况，融于员工之中，才能使领导的形象得以升华。求大家意见，在坚持原则的前提下，尽量满足下属及部门的需求，增加合力。面的口，必需帮助领导做好以下几项工作：要待人热忱，例如在领导开展某项活动之前，具体了解该项活动所涉及热忱友好的交际活动制造条件。对外交往要真诚情切，秘书要很好地领悟和把握总经理的处事原则，并教育和鼓舞他人。四、 秘书礼仪素养的要求〔一〕培育良好的道德修养现虚心敬重的态度。1求他人。在处事中，不能感情用事，要以是非标准而不能以职务的凹凸论曲直，提批判的事要向对方说明情由以得到他人的谅解。3自己的职责，而不能超越权限，既要乐观地协作工作，又不能干预领导的决策和下属或其它部门的工作。〔二〕培育虚心而敬重落落大方的态度觉察自己的缺点并改正，擅长觉察别人的优点赏识和学习。敬重就是敬重对方的人格，恳切待人，和气热忱，不骄横。虚心而敬重的态度往往是一个人的神态、语言、动作和行为的综合表现。1、表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。它们可以表现出对对方的赏识、理解为亲切，真诚的微笑能造成互信任任和亲切友好的气氛。2、举止。手势和行立坐态都能表现出虚心而敬重的态度。秘书常常与领导消灭于各不急不徐，落落大方。3、 牢记别人的姓名，称呼恰当亲切。一般人对于自己的姓名特别在意，假设记得对会使对方对你产生莫大的好感即使遗忘了对方的姓名也要委婉“套”出或不动声色地处理。切忌直白对方“记不起了”或“我遗忘了”等让对方为难。4、 培育温文而雅的仪表风度。秘书正式场合应着干净得体大方优雅的职业装。秘书文字支持应到达的要求：保密文件，肯定要有明显的保密标识符。具体真实——具体是指收文人看了文档后知道该怎样去做，真实是指实事求是。要求尤为突出。会延误时机，严峻时会造成公司的损失。有固定的格式——格式为内容效劳，要有相对的稳定性。秘书文字支持的种类：和邮件〔具体处理流程见前〕业务类文档〔正式文件、报告、总结、PPT制作等〕一般信件、感谢信、邀请函等程序：预备——撰拟——审核修改、公布预备沟