公文写作基本常识讲稿

#公文写作基本常识（2009年4月29日）三月底，我和县上的几名从事文秘工作的同仁有幸到自治区参加了为期一周的中国公文写作研究会举办的文秘培训班，感触很深，今天结合自己从事文秘工作的感受与大家分享交流公文写作的相关知识，恳请各位领导、各位同仁批评指正。一、公文的文种及各自用途根据规定，党的机关使用的主要文种为14个，即决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复条例、规定、函、会议纪要；国家行政机关使用的主要文种为13个，即决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、命令（令）、公告、通告与议案。综述之，名称相同与不同的均有9个，叠加后共18个法定文种。今天，我着重讲述常见的五个文种的特点。（一）通知1．文种释义通知属于下行文，从运用实际来看，通知是党政机关使用频率最高、适用范围最广的一个文种。按照公文法规的规定，（1）通知适用于发布有关法规和规章，（2）批转下级机关的公文，（3）转发上级机关和不相隶属机关的公文，（4）传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，（5）任免人员。由此可看出，通知文种的适用范围极广，呈现出一种明显的多功能特性。2．写作要求。（1）要拟定一个明晰恰切的标题。通知的性质及功用决定了在写作时必须十分关注其标题的拟制，要使读者一看标题便知通知什么，或要求做什么事情，为此，就需要写明有关表示通知类型的词语，如在文种之前冠以“紧急”、“特急”、“补充”、“联合”等等。（2）不论是哪种类型的通知，其事项部分都要写得符合实际，切实可行；应知应办的事项要交代清楚，文字要简练准确，语气要恳切庄重。（3）在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复岀现的问题，如《XX县委转发XX州委转发XX自治区党委关于XX（事由）的通知的通知的通知》对于这种情况，为了避免重叠烦琐，按照惯例，可以省略中间层次（即州委）和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”。这样，即可将标题简化为《XX县委转发XX自治区党委关于XX（事由）的通知》。为了弥补如此变通后可能岀现的遗漏，应把被删掉的中间层次写进公文的开头，如“近接州委关于X月X日发来自治区党委关于XX（事由）的通知（X党发[2006]6号），现转发你们……”由于标题中已有“通知”字样，省略了自己的那个“通知”也不会引起歧义，更不妨碍主题词中对文种的标引。（二）报告。1．文种释义。报告属于上行文，是用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问或要求的公文。2．写作要求。（1）汇报的内容必须真实可靠。（2）反映报告的情况要有信息价值。在报告内容方面，应着重反映那些政策性强、影响面大、带有动向性的情况和问题。（3）对情况要有分析、有看法。把情况、问题归纳起来，进行认真的、实事求是的分析，使之条理化，并具体地提出解决问题的意见和措施，千万不能写成“流水帐”。切忌矛盾上交，只摆情况，不作分析；或只提问题，向上级要办法。（4）报告中不要夹带请示事项。报告与请示是公文中的两种文体，各有各的内容和写作要求，不能混为一谈。报告这种文体不需要上级批复，如果夹带请示事项，势必贻误工作。（三）请示。1、文种释义。请示属于上行文，是下级机关向上级机关提出要求，请求上级机关给予指示或批准的公文。2、基本结构与写法。请示的内容结构一般由标题、正文和落款三部分组成，其写法如下：标题。请示的标题由发文机关、事由、文种三个要素组成。例如《和硕县环保局关于调整股级干部的请示》。正文。请示的正文一般由请示理由（问题）和请示事项两部分构成。请示问题的理由。这部分应写明请示的问题并陈述理由。请示的要求一般从标题上就能反映出来。但请示的要求是根据什么问题提出的、其理由是什么，必须在请示的正文中先作具体陈述。只有让上级了解到请示的问题轻重如何、属于什么性质，是否非解决不可，才能为上级机关提供指示或是否批准的依据。撰写这部分内容一定要做到问题明确，理由充分。请示批准的事项。请示的问题明确，理由充分，要求解决的事项就能得到上级的认可和批准。向上级机关提出请示，既要从请示机关的实际问题和需要出发，又要考虑上级机关的批准权限和解决问题的能力。任意提高解决问题的要求，或不考虑上级机关是否能够解决，都不利于实现请示的目的。因此，在写请示批准的事项时，要抱着客观实际的态度，向上级机关提出合理可行的请求。结尾写上“以上意见妥否，请批示”、“妥否，请批示”之类的结束语。3、写作要求。（1）要一文一事。任何机关都有一定的职权范围，在请示行文中如果不是一文一事，就有可能出现某些事项属于职权范围之类，而有些事项却超出职权范围的情况，以致使领导机关难于批复，影响请示目的的顺利实现。（2）不要多头请示。多头请示容易因责任不清、互相扯皮而延误工作。因此，请示行文只能主送一个机关。（3）一般不要越级请示。在特殊情况下必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。（4）不要与报告混淆使用。请示与报告同属上行文，但两者之间却有严格的区别。比如，“报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”则相反；在行文时间上，“报告”是事中或事后行文，而“请示”则是事前行文；上级对下级报送的“报告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上级酌情处理，如确需批示时，只能使用“批示”这个文种；而“请示”则不然，不论所请示的事项上级同意与否，按理都应及时做出批示，但批示时使用的文种都是“批复”而不是“批示”。（四）批复。1、文种释义。批复属于下行文，是上级机关对下级机关请示事项作出答复的公文。批复要对请示事项明确表示同意或不同意、批准或不批准的态度。批复是具有指示性质的公文，下级部门要解决请求的问题必须以批复内容为依据。2、基本结构与写法。一般对简单请示事项的批复，文字内容都比较简短，针对重大问题或复杂问题的批复，文字就比较长。无论长短，批复的结构内容一般都由标题、正文、落款三个部分组成。标题。由发文机关名称、发文事由、文种三个要素组成。拟写标题的事由部分有两种常见的情况：一种是写出下级机关请示文件的标题来体现事由，如《关于对和硕县环保局调整股级干部请示的批复》；另一种是针对下级机关请示的事项，直接写出批复的事由，如《关于同意和硕县第二中学购买多媒体教学设备的批复》。正文。主要有批复的根据和批复的意见两部分组成。先引述下级单位的来文标题和发文字号，“你局《关于调整股级干部的请示》（发文字号）收悉•…”，紧接批复根据写岀批复意见，对请示或报告的事项作出明确、具体的答复。“经县委组织部2009年x月x日部委会研究，决定同意你局股级干部调整的意见。”在结尾处，用“此复”或“特此批复”等习惯用语。落款。3、写作要求。（1）慎重对待，及时答复。批复机关收到请示后，要及时进行周密的调查了解，掌握有关情况，根据现行政策法令及办事准则，经认真研究后，及时给予答复。（2）针对请示进行答复。上下行文要互相对应。（3）要明确态度。批复意见不管同意与否，必须十分清楚明白，态度明朗。不能含糊其词，摸棱两可，以免下级机关无所适从。（五）函。1、文种释义。函是机关之间用于商洽工作、询问和答复问题的一种公文。一般情况下，函是用于不相隶属的机关之间商洽工作、咨询和答复问题的公文，不具备指导作用，也无批准效力；但上级机关对下级机关询问重要问题的复函，就有指示作用或批准作用。2、写作要求。（1）掌握分寸，用语平和。写函应力避客套，在语言上应讲究礼貌。当遇有属于纠纷、交涉性的事情，相互致“函”时，要注意掌握分寸，抑制过激词语，做到叙事入木三分，但用语要显得平和，即“外柔内刚”，切不可使用怒斥、讨伐等语调。（2）一函一事。二、常见的公文处理错误（一）字体、格式错误字体：标题字体为二号方正小标宋，正文为三号仿宋。一级标题为三号黑体，二级标题为三号楷体，三级、四级标题与正文同样是三号仿宋。版记部分：“主题词”这三个字是黑体，主题词目是方正小标宋，相互之间空一格，其它都是仿宋。结构层次：按顺序依次为一、（一）1.（1）空白页：空白页不标注“此页无正文”。单字不占行，单句不占页：遇到单字占行或单句占页情况时，要调整间距或者修改语段，避免发生此种现象。落款：政府系统公文用汉字时间落款，不写发文机关名称，但是必须注意，常见的错误有“二00九年四月二十九日，应该写作“二oo九年四月二十九日；党委系统落款要写发文机关名称，日期用阿拉伯数字表示，如“2009年4月29日”。纸张：政府系统用A4纸，党委系统用16开纸。发文字号：发文字号不满十位时，数字前不得加0，例如不能写成“和党组〔2009〕09号”，直接写作“和党组〔2009〕9号”。二）使用错误1.主题词：主题词由类别词和类属词组成。类别词通常并不在公文标题的文字之中，而类属词由于是由直接反映公文内容和文种形式的词构成的，通常在标题之中。例如：《和硕县人民政府关于加强水土保持工作的通知》的主题词应该是“农业水土保持通知”，第一个词是类别词，标题中没有，而后面两个是类属词，都在标题之中。国务院和自治区都分别颁布了公文主题词表，大家可以从网上下载。2.向个人行文：《国家行政机关公文处理办法》规定：除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”等公文。常见的错误比如：抄报或抄送某某常委，某某副县长等等，这些都是错误的行文方式。请示与报告混用：请示与报告是两个截然不同的文种。要慎用特定词语：例如“广大”、“重要讲话”、“工程”等等，不得滥用，要根据特定叙述对象合理使用修饰词。三、近几年在公文写作方面的几点感受（一）健康的心态很重要面对繁忙的工作和压力，会自我排解，面对宽松的环境又能自加担子，这是文秘工作者必备的心理素质。人可以不在乎职位的升迁，但是必须得在乎上进心，因为这关系到外界对我们的评价，关系到自身工作的幸福指数。初来一个新单位，刚开始都有边缘人物的心理状态，如何调节呢，就靠工作，早日进入角色，得到领导和同事的认可，自己就会越来越有工作的动力，进而就会形成写出高质量文稿的心理基础。（二）我们出错，就会让领导出丑，让单位蒙羞认真、细心和钻研是文秘工作者取得进步的必不可少的成功要素。任何事情不用心干，即使是一件很小的事情都可能干不好，用心的人会积累，成长快，悟性高。我们上个月在自治区培训的时候，授课教师也给我们举了两个例子:一名领导在讲话中谈到干部实绩的问题，讲话原文本想说实绩是靠干出来的，里面有一句设问句，问句是“成绩是从天上掉下来的吗？”，结果这个“吗”字刚好在第二页的第一个字，结果领导读成了“成绩是从天上掉下来的，……吗？：等他反应过来的时候，“吗”已脱口而出。还有一个例子是内地一名分管干部教育工作的领导的讲话中有一句“已经取得文凭的和尚未取得文凭的干部，……”，结果由于秘书不细心，前半句刚好在头一页纸的最后几个字，结果领导就在大会上读成了“已经取得文凭的和尚，未取得文凭的干部”，底下哄堂大笑，没想到这名领导接着说了句“你们还笑，现在连和尚都取得文凭了，你们这些干部还不着急吗”，底下更是笑得喘不过气来。还有就是讲话稿中数据也容易让领导出错出丑，好多数额较大的数据，没有按照讲话习惯写，就容易读错。诸如此类的错误，都是由于秘书的不认真、不细心造成的，造成了不良影响。这对于工作忙、任务重的秘书来说更为重要，为什么这样说，因为一般秘书忙的原因都是领导忙，领导一忙，就没有时间和精力仔细审定文稿，这就需要秘书更加细心，考虑周全。（三）网上没有好文章，但网络是个好帮手练写作，首先练的是眼力。写作总有个过程，最初是不会写、不会看，后来是会看不会写，眼高手低，再后来是会看又会写。要会从大量的素材中选取有用的，有启发性的东西。说实话，现在写总结，网上的样稿数不胜数，但是仔细看看，几乎没有可以用的。大多数都是空话套话连篇，要么不切合我们本地实际，要么内容不够全面，特色不够突出。但是网络却又可以帮助我们写公文。如果接到一个写作任务，自己不熟悉这项工作，我们就可以借助网络学习了解这项工作的目的、意义、常规做法等等，然后搜集本单位的素材，确定写作思路，一旦动笔讲究一气呵成。在这个过程中，也可以从网上搜几篇样稿看看，把握主要结构和主要内容，可以用几句里面的话，但是最后写出来的文稿一定是比你参考的那几篇质量都高，也最结合单位实际。这其实就是要明确一点，我们是人，是我们在用网络，而不是简单的从网上复制粘贴替换，或者移花接木，添句删行就简单了事，做了网络的奴隶。（四）要做有心人，写质量高、务实管用的文稿我们关注一个现象：在开大会的时候，特别是会议时间长的时候，经常看到领导在上面讲，底下的听众有的在低头沉思，有的在昏昏欲睡，有的在摆弄手机，有的在交头接耳，还有的干部是佯装在听，心思在哪里无人知晓，但是，往往领导在放下稿子，即兴讲话的时候，几乎所有的听众都认真在听，这说明什么？这是因为领导这时候讲的最结合实际，最有意义，最能引起大家共鸣和重视。所以，我们在写材料的时候，一定得结合实际，必须得有几段能够引起共鸣、要能打动人心的语言。例如，我们今年在写胡常委组织工作报告的时候，有一段党务干部自身建设的内容，我们了解到有的党务干部把党建工作务虚化，自身都认识不够，搞形式主义，我们就根据领导的要求，加了一段话：有人说有些党建活动很虚，搞形式主义，应付上级，其实不然，如党员服务承诺、“四知四清四掌握”等活动，能够有效激发党员意识，促进党员发挥先锋模范作用，增强党组织的凝聚力、向心力和号召力，但是，有些基层党支部认识不