前台接待管理1

第一章行政部组织结构与责权一、行政部工作职责一览表行政部部门职责职责细分备注1．日常办公事务管理（1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制（2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达在建立办公自动化系统方面有给予协助的职责2．办公物品及设备管理（1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度（2）负责办公物品及设备的采购事宜（3）办公物品的保管、发放、使用（4）办公设备的日常保养与故障维修计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修3．文书资料管理（1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理（2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅（3）做好文书资料以及内部信息的保密工作4．车辆管理（1）办公车辆的调度管理（2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作（3）对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理5．人事日常事务管理（1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作（2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理（3）组织员工开展各种形式的活动6．后勤保障事务管理（1）企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理（2）企业员工食堂、宿舍的日常管理（3）维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修（4）企业日常安全保卫及消防管理7．涉外事务管理（1）来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等（2）企业对外宣传、公关联系（3）牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案8．法律事务管理（1）审议合同的合法性，保障企业的合法利益（2）协助处理日常涉法事务及管理合同（3）参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判（4）代理企业涉讼案件二、行政部组织结构与责权表部门行政部部门负责人行政部经理直属领导行政总监部门组织结构图部门编制行政经理行政经理经理级1人公关事务主管后勤主管档案管理主管前台接待主管行政文员主管行政事务主管公关事务主管后勤主管档案管理主管前台接待主管行政文员主管行政事务主管主管级5人公关事务专员后勤专员档案管理员前台接待专员行政文员行政事务专员公关事务专员后勤专员档案管理员前台接待专员行政文员行政事务专员专员级5人职责1．根据领导意图和企业发展战略，负责起草企业重要文稿；2．负责企业资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作；3．负责企业日常安全保卫及消防管理工作；4．负责前台接待、对外宣传、公关联系等工作；5．负责总务后勤、车辆管理等工作。权力1．有对制订企业经营计划的建议权；2．对行政稽查中发现的问题，有实施处理的权力；3．有对企业员工违反行政制度的处罚建议权；4．有对企业行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力；5．有对部门内部员工聘任、解聘的建议权。相关说明前台接待管理工作流程告知来访者情况开告知来访者情况开始整理当天预约记录整理当天预约记录2来访登记3来访登记通知被访者客人等待通知被访者客人等待4准备接待引领会见5准备接待引领会见议事结束6议事结束送客7送客结束8结束开开始倾听来电事由处理处理2范围外请来电人稍等请来电人稍等3被访人被访人接听4可以接听接听告知情况不在告知情况5告知留言记录留言记录6结束结束7开始接收信函接收信函重要信函登记重要信函登记接收接收分信分信回信寄信回信寄信登记信息登记信息结束结束开始收文收文过目登记过目登记复印复印收文转交文件收文转交文件存档存档结束结束开开始登记登记提出申请提出申请发传真发传真原件存档原件存档结束结束前台接待管理执行工具来访预约记录表序号姓名所在单位来访人数联系方式是否预约被访人来访事由时间备注进入离开接待人接待部门工作职务来客负责人所在单位工作职务用餐时间用餐人数陪客人数接待事由用餐规格是否符合公司规定部门经理批准人经办人前台接待管理制度吉林方正公司前台接待管理制度为明确公司前台接待责任，理顺接待流程，公司前台接待管理实行专人专管制度，前台接待专员为当司接待工作的第一责任人。一、前台接待工作注意事项1、前台接待专员负责公司来访客户的接待工作。2、前台接待专员如因公务需外出，经行政经理批准可离岗。外出期间，由行政经理安排前台代班接待人员，必须保证前台无空岗。如无法安排，前台值班接待员不得外出。私事不得离岗。3、负责公司前台的电话接听、记录与转达。铃响三声内接听。接听电话时使用规范用语问好，来电人提出要求，须记录的必须及时记下。如需转达他人的，需填写《来电留言记录表》，注意语速平和。4、熟练掌握公司概况，能够回答客户提出的一般性问题。5、负责公司邮件、包裹、报纸的收发与转交。

6、保持接待区域的环境清洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养。7、负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记。8、除公司宣传单、个人茶杯、台历、盆花等必须品外，前台办公桌不得放置任何物品；不得在前台吃食物；前台只能由接持人员坐，其他人员不得进入前台就座。二、来访接待注意事项1.来访前准备：保持前台、会客区域干净整洁；茶几、烟灰缸的清洁；公司报刊完好无损；保证饮水机时刻有水，为久等的客户倒水。2.来访中：起立——问询——安排接待——送客起立——有客来访时，立即起立，目光直视来访者并点头微笑。问询——语气轻柔：“您好！请问您找谁？”“是否有预约？”等；对待客人应有耐心，讲话口气应保持温和、亲切。安排接待——了解拜访原因，给予正确接待①如果是领导预约的客人来访，可询问：“请问贵姓？请问是哪家公司？”确认对方的身份的确是预约后，通知领导后方可领到老总办公室，沏茶倒水给客人，并注意期间及时给客人续水。②如果没有预约，将来访者安排在接待室就坐，并立即替其联系，如果领导同意来访，引领来访者到老总办公室入座，并倒水给客人；③来访者如被告知需等待，前台接待员则安排其在接待区等候，并及时提供茶水、水果、瓜子及报刊等；并细心询问客户的需要，时时注意客户的情绪反应，必要时给予适当安抚。④如果领导不同意来访，前台接待员应委婉拒绝。⑤如果来访者要找同事，给予引导入座联系相关人员，为来访者倒水后礼貌离开。送客——客人离开，应起身送行，礼貌用语：“您慢走”。等客人离开后，应即时将客人使用过杯子、烟灰缸、茶几等进行清理，保持接待环境的整洁，以便接待下一批客人。三、本制度自年月日起实行；监察部门：行政部