文件管理程序

XXXX塑模文件标题文件标题制定单位文件治理程序质量部文件编号制定日期XX－P0012023/11/30版本页码B06页目的:为使文件与资料处理快速、正确流通、应用及治理，以确保各相关单位能适时获得适当且有效之最文件。范围:本厂内部外部联系或客户／供给商往来之有关品质及技术文件均适用之。权责:〔如附件一〕定义:本厂文件类别区分四阶M：一阶文件P：二阶文件WI：三阶文件FR：四阶文件E：外来文件(客户检验标准、客户技术图纸〔也称技术性文件〕等。系统文件:环境手册、质量安康安全手册为本厂第一阶文件。程序文件:治理审查、内部品质稽核、品质制度、文件治理等，依品质手册所订之各项程序，为本厂其次阶文件。指导书文件:作业标准书、作业细则、作业方法、标准、通则，为本厂第三阶文件。制造文件:制造工程图、成认资料、模具资料、治具资料、作业指导书、检具资料，作业工艺卡、操作标准、检验标准等凡在制程上需使用之资料文件皆属之，为本厂第三阶文件。客户原图等。〔如正式订单即代表已成认、书面改写等项。治具资料：本厂生产用治具制作的图面及相关等资料。作业指导书：生产作业所依据的操作方法及动作流程之标准资料。检具资料：客户要求实际装配之检具及检查用量具或相关资料、图面等。质量过程治理体系文件均按该程序把握执行。2012号，20磅。作业内容：文件与资料管制程序流程〔附件二。各阶文件编号手册编码原则:XX-M0017码1-2XX；3码为中杠；4M；5码-7码文件流水码，由体系工程统一编号。其次阶文件编码原则:XX－P0017码1-2XX；3码为中杠；4P；5码-7码文件流水码，由体系工程统一编号。第三阶文件〔流程类〕编码原则:XXQA-WI00110码1-2XX；〔课室〕代码，见附件三；5码为中杠；6-7WI；8-10码文件流水码，由体系工程统一编号。〔操作类〔SOPSI〔文由担当工程师自已确定，但所发放的文件必需要加盖文件管控章并要有清单记录。第四阶文件编码原则:XXQA-FR00110码1-2码公司简称XX；〔课室〕代码，见附件三；5码为中杠6-7FR；8-10码文件流水码，由体系统一编号。外来文件编码原则：WL-QC-2-4-1 件客户秦川其次份资料共4页的第一页〕第1-2码表示“外来”中文拼音；3码是中杠；“客户秦川”中文拼音简称；6码是中杠；8码中杠；9码页数；10码中杠；11码表示页数中第几页。文件制定、修订、废止： 治理手册由体系工程师负责组织编写，治理者代表审核，经总经理级以上批准后交总经办发行担当负责登记发放;其次、三阶跨单位之文件制定、修订，由主办及相关单位人员或指定之人员以各类文件之标准格式拟案后，依照本程序编号规章进展编号并经体系工程师审核，再依〈文件审核权责表〉送审查及核准单位核准后，以<文件申请单>申请总经办发行实施。文件修订：原有文件内容中有增加内容假设删除内容时都定义为改版修订，修订内容由各相应单位指定专人进展修改，由单位主管审核和核准后，由修改单位填写<文件申请单>，经治理者代表审批后,交总经办由依<文件申请单>发行。A0→A1→A2→A3→A4，修订超过四次后，跳版英文字母如下：B0→B1→B2→B3→B4(如此类推)。第四阶文件版本:版次修订:在原表单编号后加流水号例如：XXQA-FR001→XXQA-FR001A0A1→A2→A3…以此类AXX假设有几张附件-1→-2→-3…以此类推。.但手改文件原制作单20个工作日内申请发行版。作废文件时需填写<文件申请单>，由治理者代表批准，总经办按<文件分发/回收记录表>。文件销毁依照《记录治理程序》执行。文件发行、回收：经核准后之文件与资料，由总经办以E-Mail知会各单位，正本于总经办留存，电子档公ISOISO名目下，总经办处发行一份纸档，各单位依据本单位需求向总经办提出文件申请。 行影印或请购印制；如表单发行版时，依<文件申请单>上说明实施。 各单位临时发行之文件资料需入总经办时，以<文件申请单>录，并加盖<临时文件>章后依申请单位要求份数分发,后续如没有正式文件发行，此临时发行之文件保存一个月后自动废止。 可入总经办。文件治理、登录／归档：<文件申请单>，送审核治理代表核准后，向总经办申请补发，并缴回旧文件(遗失免缴)。旧版文件或过期失效需作废之文件由总经办DCC收回盖「作废文件」章作废，图档SOP等制造文件予以销毁，各单位和个人都不得保存已失效或过期的文件，全部作废文件的正本由总经办DCC予以保存并标识「参考文件」章；不得作为作业之依据，保存期限三年以内，回收的影印副本销毁。/程序/细则/“文件申请单”DCC处领取相应份数的相应文件，总经办DCC加盖外来文件章始可带出厂外，但仅限对外使用。制造类文件申请对外供给时，总经办DCC需将发行的文件登录在<文件分发/回收记录表>上由获知单位或厂方代表签收.改版时由权责单位主动更。DCC申请增发.公“附件四”印章之文件复印件，一经觉察，由质量部收回，并追究其责任。任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借，确保文件的清楚、干净和完好。各单位必需以文件专用档案夹保藏发行文件，以利翻阅查询并设定保管人员负责保管发行文DCC不定期对各单位查核保管文件之正确性，全公司之各级主管应负责督导文件之推行。文件发行盖受控文件章于每页文件空白位置。特别作业按以下办理：客户原图作业：后登录后入总经办DCC.总经办DCC加盖文件管制章在<文件分发/回收记录表>上登记后作分发需要的部门〔课室，电子档要保存到开发部，技术性文件要保密不行外泄。「客户原图」不行涂改或损毁，并保持其完整性。客户原图如系感热纸时，则需拷备治理之。制造工程图作业：接获客户图面后，须加盖「外来文件」并由开发部审查、开发部长核准后入总经办DCC.总DCC加盖文件管制章在<文件分发/回收记录表>上登记后作分发。“♂“DCC需将接收图面建立清单，便于后续查找核对。收发治理：收客户图面件依5.6.2.1办理。收到之订单、联络单或其它文件等件,由收文者分发相关单位。外来文件作业：各单位接收到的外部文件，供给电子档给总经办DCC存档，加盖「外来文件」章，并登录于<外来文件一览表>中治理。DCCPDF档转发给相关单位下，由各责任单位自行更相应标准及标准。电子媒体之把握：文件经发行程序完成后由总经办DCC整理，并建立文件名目以供查询。之表单亦在申请核准后更名目。DCC应对公司内部网络上之资料与留存之记录予以定期备份及更，重点如下:A.定期备份及更:每月一次；B.不定期备份及更:遇有大量文件变更或系统需求者；C.总经办DCC应设定适当之治理权限以预防资料被修改，除非主管授权，原则上各资料之变动权仅开放给资料维持人员，其它人员一律仅能只读。文件生效(公布)同时，总经办DCC应以E-MAIL或其它内部沟通方式知会各单位，相关人员均有了解之责任。留意事项:公司资料属于公司机密文件，任何人员不行私自拷贝带出公司，假设有觉察依据情节轻重进展惩罚，严峻者公司进展上诉，恳求法律制裁。对已发行的文件由总经办DCC每半年定期对各单位的文件版本做点检，特别状况除外。相关表单XXQA-FR001文件申请单XXXX-FR002设计、工程变更通知单〔ECN〕XXQA-FR002文件发行/回收记录表8.7XXQA-FR003外来文件一览表附件:文件审核权责表 附件一文件申请流程图 附件二文件名称质量手册程序文件三阶文件文件名称质量手册程序文件三阶文件制作单位审查者质量部核准者总经理各单位各单位治理代表部门主管治理者代表部门授权者部门主管4.检验标准质量部部门授权者部门主管5.作业指导书开发部部门授权者部门主管6.公司治理制度总经办部门授