黄河勘测设计公司采购管理办法

黄河勘测规划设计有限公司

采购管理办法黄河勘测规划设计有限公司采购管理办法第一章总则为规范公司采购行为，降低采购成本，提高资金使用效益，结合公司实际情况，制定本办法。本办法所称的采购内容包括公司和所属各分院的固定资产和低值易耗品的采购。对大宗商品和服务实行集中采购，是我司加强财务管理的基本要求。与分散、多头采购相比，规范地组织集中采购，能充分发挥大批量采购和专业化采购优势，充分引入外部市场力量和竞争机制，增加采购活动的程序性和透明度，保证采购质量，降低采购成本，防范道德风险，从而使全过程财务控制和全面成本管理落到实处。对于市场竞争充分、大批量采购成本优势显著或关系我公司企业形象的商品和服务，由公司选型或直接组织集中采购。各分院一律不得自行采购。在坚持集中采购的原则下，对于单一来源采购事项及部分金额小、数量少、品种分散、时间要求紧或有其他特殊需求的项目，财务资产部可明确授权各分院进行采购。集中采购范围原则上应包含所有资本性支出项目以及物业管理费、房租费、网络通讯费、电子设备运转费、印刷费、广告费、宣传用品费、车辆租赁费、修理费、大项的低值易耗品支出、研究开发费、公务住宿、咨询费、保险费、电话费等费用类支出项目。加强采购的计划管理，尽可能减少临时性采购安排。各单位应根据年度综合经营计划和部门预算，对纳入集中采购范围的资本性支出和费用支出项目编制年度集中采购计划。年度中，根据工作进度，由使用部门、使用机构定期向集中财务资产部提出采购需求，以便财务资产部汇总、平衡后编制季度和月度集中采购计划。计划外的突发性采购需求按程序审批后及时组织实施，但应给集中财务资产部尽可能预留实施采购程序所必需的时间。第二章组织机构为加强采购的计划性，严格监控集中采购环节，提高采购透明度和效率，按照不相容岗位相互分离、相互制约、相互配合的原则明确相关部门之间的职责分工。使用部门主要负责提出采购需求，提出采购产品的技术参数、性能等指标，提供供应商信息，参与准备采购文件，参加采购招标或谈判，参与验收、付款等采购合同履行及采购后续跟踪等工作。十.财务资产部主要负责审核使用部门的采购需求，确定采购方式，分析和储备供应商背景资料，编制采购文件，提出评审标准建议，参加采购招标或谈判，草拟合同主要条款，牵头组织验收、付款等采购合同履行及采购后续跟踪等工作。十一.财务资产部负责平衡、编制集中采购计划，审查集中采购需求和供应商资质、实力与信用，审核采购文件和评审标准，形成采购方案，组织开展集中采购，向主管领导报批重大事项的采购结果，组织签约，会同业务管理部门和使用部门监督合同的履行。十二.总经理负责审批年度采购计划，主管财务资产部副总经理审批采购方案和监督采购结果。十三.监察审计部主要负责监督采购过程和程序的合规性、合法性；纠正不规范采购行为，并对责任人提出处理意见。其中法务人员主要负责审查合同条款是否符合有关法规、公司利益。第三章采购方式十四.公司采购可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源方式。十五.符合下列条件之一的，应实行公开招标或邀请招标的采购方式：办公机具批量采购5万元以上通用、专用电气、电子产品及其他设备10万元以上各种材料一次性采购5万元以上汽车一次性采购50万元以上各种租赁、服务每次5万元以上十六.遇有下列情况之一的，可以采用竞争性谈判方式：合格候选供应商数量不足五家；采购金额不大，产品或服务市场价格透明，波动幅度不大；个别采购需求特殊或技术复杂的情况。十七.遇有下列条件之一的，可以采用单一来源方式：商品或服务供应商是唯一且不可替代的；原集中采购事项的后续维修、扩充、零配件供应，在技术上不具有同业竞争者；原集中采购事项合同期内的后续追加采购，追加金额较小、市场价格与原集中采购价格相比变化小、有必要继续从同一供应商购买同一商品或服务；为保持与已采购事项的一致性或服务配套的要求，必须从原供应商采购，且采购金额不超过原合同采购金额的10%；出现其他不可预见的特殊情况且只能从唯一供应商采购。十八.遇有同时具备下列条件的，可以采用询价方式：采购金额较小；规格标准统一；商品供应渠道丰富；价格透明度高且变化幅度小。十九.在组织集中采购的过程中，对可能涉及到采购标的的后续维护、保修、技术支持与服务的，在签订采购合同协议时，应尽量明确后续维护、保修、技术支持与服务的内容、金额、服务承诺或做出框架性规定，避免在后期或二期采购中受制于前期供应商，进而对后续采购方式产生实质性影响。二十.采购事项进入采购程序前必须具备下列条件：采购需求所需资本性支出或费用支出已列入年度预算或已追加预算；涉及财务授权的，应按程序报批并获批准。采购需求明确、具体。第四章 采购流程二十一. 集中采购计划及内容应公开，集中采购过程应坚持程序制约和公平、公正的原则。采用招标方式采购的，按下列程序进行：编制资格预审文件和招标文件；发布招标公告或者发出投标邀请书；对潜在投标人进行资格审查；向合格的潜在投标人发售招标文件；组织潜在投标人，召开标前会；接受投标人的投标文件，公开开标；组建评标委员会评标，推荐中标候选人；确定中标人，发出中标通知书；与中标人签订合同。实行邀请招标的，在编制招标文件后，按上述程序的（四）全（九）项要求进行。二十二.采用竞争性谈判方式、单一来源方式和询价方式的，应按下述程序组织采购：提出采购需求和初步采购方案；报批采购方案；准备采购文件；邀请候选供应商；组织谈判；报批采购结果；组织签约；验收与付款；采购后续跟踪。二十三. 严格控制单一来源采购。确有必要采用单一来源方式采购的，必须履行下述程序：经业务管理部门从技术、价格、市场、时限要求等方面提供采用单一来源方式采购必要性的论证意见；报送财务资产部审核并经主管副总经理审批。第五章 供应商管理二十四. 供应商的实力与信用直接影响集中采购的质量和效果，加强对供应商的管理是做好集中采购工作的基础。良好的供应商管理能满足公司业务发展需要提供稳定的资产供货渠道，降低资产采购成本，提高资产采购工作效率。二十五. 财务资产部应组织建立供应商信息库，信息库内容应包括供应商所属行业、资质、规模、专业特长、与我公司的合作项目及合作情况等资料。供应商由相关部门、下级使用机构推荐。二十六.供应商入库应具备下列基本条件：具有法人资格；具有履行采购合同所必需的财务实力；具有履行采购合同所必需的专业技术能力、经验；近三年内没有违约、违法等不良纪录；原则上应为原厂商或供应商；采购事项所必需或采购主体确定的其他特殊条件。公司下属单位要作为供应商入库的，也应符合准入条件，同等条件下优先选择。二十七. 供应商的选择原则：选择达到技术要求和满足需求的供应商；选择性价比最优的产品供应商；尽可能减少每类产品供应商的数量，集中资源和批量以优化总成本；改变采购的短期思路，向长期、战略的供应商管理的思路发展，与选定的供应商建立长期互信的合作关系；提升供应商的服务品质，使供应商不单纯为我们提供产品，同时更多的提供技术支持和全面的服务。二十八. 供应商选择政策：对高值/量小的资产采购供应商：竞标采购，在注重产品的同时，加强对供应商后续服务能力的评估。对低值/量大的资产采购供应商：减少采购运营成本，集成采购供应的资源优势。对于竞争类产品采购应储备3家供应商备选。二十九.诚信原则：公司旨在与供应商建立长期/互信的伙伴关系，因此，如供应商发生如下行为将被视为违反诚信原则,将即时永久解除合作关系.向公司恶意提供虚假证明文件（包括营业执照/资质证明/税务证明等）以获取供应商资格一经与公司签订合作协议，在协议内规定的产品报价视为针对公司整体的统一报价，如无特殊原因（例如:因不可抗力造成的供货延迟/中断；因产品直接制造商或上游产品制造商提价等）不应随意提高，如发现任意提价，将视为虚假报价,由本条款进行规范.非不可抗力条件下，供应商无故单方部分或全部终止合同执行.第六章 罚则三十.在采购的过程中，应严肃采购纪律，严格执行保密和回避制度。采购需求、预算或标底、采购文件、评委名单、候选供应商名单、评标与谈判过程、未正式通知结果前的评分或表决情况等与集中采购相关的内部信息均属公司商业秘密，评标委员会成员、谈判或询价小组成员、相关工作人员及其他知情人员应严格保守秘密，不得泄露。评标委员会成员、谈判或询价小组成员、相关工作人员及其他知情人员不得私下接触候选供应商，与候选供应商存在经济利益关系、近亲属在候选供应商任职等利害关系或存在可能影响采购结果客观公正性的其他情况时，应主动说明并申请回避。三十一. 在采购过程中，有下列情况之一的，对直接单位和直接责任人员，给予行政、经济处罚；触犯法律的追究法律责任。未执行本办法擅自