文件控制程序正式版

文献控制程序1目的企业对食品安全管理体系有关的文献进行控制，保证文献的充足性和合适性，并保证各使用场所获得并使用有效版本文献。2合用范围合用于企业各部门和食品安全管理体系有关的文献的控制，包括食品安全管理手册、程序文献和作业文献等体系文献，以及有关外部文献的控制。3职责3.1各部门参与本部门工作范围内与食品安全管理体系有关文献的编写。3.2品保部是企业食品安全管理体系文献控制的主管部门，负责汇总、审核各部门编制的文献，以及体系文献的标识、发放与回收、存档管理。3.3总经理负责食品安全管理体系文献的同意。4工作程序4.1食品安全管理体系由食品安全手册、程序文献、作业文献、HACCP体系文献、外来文献和记录等构成。体系文献应标注文献的现行使用版本、状态（受控状态、标识状态）。4.2文献受控状态4.2.1受控文献定义：对文献的有效性进行跟踪管理的文献。4.2.2企业内部使用的食品安全管理体系文献均为受控文献。受控文献封面加盖受控章，并注明受控发放号。4.2.3企业应建立食品安全管理体系受控文献清单，各部门编写各自受控体系文献清单。4.3文献编制、审核和同意4.3.1文献的编制根据文献级别规定，必要时构成文献编写小组进行。同级别、同类型文献的编写保持统一的格式、风格，编写人、审核人、同意人在原文献上签名确认。4.3.2各部门参与本部门工作范围内与食品安全管理体系有关文献的编写。4.3.3品保部是企业食品安全管理体系文献控制的主管部门，负责汇总、审核各部门编制的文献，以及体系文献的标识、发放与回收、存档管理。4.3.4总经理负责食品安全管理体系文献的同意。4.4文献发放、保留和管理4.4.1文献经同意正式公布，原版同意文献由品保部负责保留，不得私自外借。4.4.2文献的发放范围由食品安全小组确定，保证文献在使用的地方有对应文献。品保部统一发放体系文献，文献封面加盖受控章，注明发放受控号，并建立《文献发放回收记录》，各部门文献使用人或部门主管签收确认。4.4.3非本部门人员借阅文献，经管理者确认同意后，填写《文献借阅登记表》，文献管理人员负责借阅和追还工作。4.4.4《体系文献受控清单》应适时更新以反应实际状况。4.4.5文献管理员应定期对体系文献的保管、使用状况进行检查。每次内部审核前应对各部门体系文献进行检查，保证文献使用的有效性。4.4.6因破损或陈旧需要更换新的文献，原分发号不变，并回收旧文献，加盖“失效版本”印章。因丢失而补发的文献，应设置新的分发号，并注明原有分发号文献失效，由文献管理员负责文献发放手续的办理。4.5文献更改4.5.1文献更改由文献更改申请人或部门填写《文献更改申请单》，履行原文献的审核、同意手续。4.5.2更改文献的标识：文献更改范围和程度较小，仅限于几行文献且波及面较窄的，可采用换页方式更改，只更改文献状态，版本不变动；对多次更改或波及范围较大时，应升级版本号，修订归0。4.6文献回收、作废和销毁当文献不合用（文献修订、更换新版等）时，由品保部负责将对应的文献回收，在原《文献发放回收记录》栏中注明。回收的文献，需要作废的，由品保部填写《文献销毁记录》，经总经理同意后集中销毁。体系文献换版时，保留一份作为历史资料，加盖“失效版本”印章。4.7外来文献4.7.1国家法律、法规、行业原则以及也许影响企业整体作业的外来文献，由各职能部门识别、搜集、获取，并作《外来资料接受记录》。经总经理同意后，进行编号和受控标识，并按工作需要进行分发，填写《文献分发回收登记表》。外来文献应编入单独列表《受控文献清单》，并注明“外来文献”。4.7.2外来文献使用部门应当追踪外来文献的发展，当外来文献有更新版本时，应进行换版更换，执行4.5规定，并更新《受控文献清单》。4.7.3企业内部不对外来文献进行修订。4.8文献使用和评审文献是活动的根据，应得到完全执行。文献公布和更改应进行必要的培训，以保证人员对文献的理解。文献管理和使用部门都在内部审核和管理评审会议上提出对既有食品安全管理体系文献进行评审，必要时予以修改。每次内部审核，应包括审核所有受控文献的有效性，必要时进行修改。4.9记录的管理记录是一种特殊的文献，除遵守本程序的合用规定外，还应根据《记录控制程序》