会议管理制度

PAGE行政制度文件编号文件名称会议管理制订部门人力资源部制订日期版次B4页次PAGE３/NUMPAGES5行政制度文件编号文件名称会议管理制订部门人力资源部制订日期版本B页次PAGE１/NUMPAGES5文件修订记录页次章节修订内容版本发行日期记录者修改前修改后姓名日期制订审核核准1.目的：为规范公司会议管理，提高会议质量，有效执行会议结果，特制订本规范。2.范围：本制度适用于公司所有会议。3.权责：3.1人力资源部负责起草本制度。3.2总经办审核。3.3总经理签字批准方可生效执行。4.定义：4.1主任周例会：主任级人员的每周例会。4.2订单评审会：围绕订单的生产计划、生产实施而组织召开的会议。4.3生产周例会：围绕每周生产订单的效率、合格率检讨而组织召开的会议。4.4品质检讨会：围绕当月品质问题、顾客投诉，后期改善等组织召开的会议。4.5图纸评审会：围绕新产品、技术改进、工艺改良等而组织召开的会议。4.6临时会议：由于专项事务、阶段性工作、突发性事件或特殊原因等而临时组织召开的会议。5.作业内容：5.1会议权责5.1.1主任周例会：由总经办组织，各部门主任列席，时间定为每个星期五（特殊情况除外），主持人为总经理/总经办，总经办负责记录，会议时长控制在45分钟以内。5.1.2订单评审会：由总经办生管组织，销售部、采购部、品管部、工程部、各事业部门的主任列席，开会时间视生产订单的具体情况而定，主持人为总经办生管主任，总经办负责记录。5.1.3生产周例会：由总经办生管组织，各生产相关部门列席，时间定为每个星期四（特殊情况除外），主持人为总经办生管主任，总经办生管负责记录，会议时长控制在90分钟以内。5.1.4品质检讨会：由品管部组织，品管部、各事业部门的主任及班组长列席，时间定为每月5日（遇节假日顺延），主持人为品管部主任，品管部负责记录。5.1.5图纸评审会：由工程部组织，视需要邀请相关人员列席，视工作需要不定期组织会议，主持人为工程部主任，工程部负责记录。5.1.6临时会议：由会议通知发出方组织、主持并记录。5.1.7会议组织方在会议记录方面遇到问题时可向总经办申请支援。5.2会议准备5.2.1确定会议议题5.2.1.1公司召开的所有会议，必须要有明确的会议目的，杜绝召开通知性、无目的或目的不清的会议，杜绝召开主题与参会人员业务职责无关的会议。5.2.1.2周例会的会议议题需在会议的前一个工作日报给组织方，其它会议视具体情况而定，由组织方确定议题提交时间。5.2.1.3主持人必须深刻理解会议目的和会议议题，了解会议准备情况。5.2.2确定参会人员5.2.2.1会议组织者应根据不同的会议目的，严格按权限、业务专题及保密级别等分类界定参会人员，以免影响不必要的人员的正常工作秩序和保密资料的无序扩散与泄密。5.2.2.2会议参加人员可视会议内容确定“必须参会人员”及“可选择参会人员”；“必须参会人员”不能按时出席时，必须提前提定“代理人”参加；“可选择参会人员”可根据会议内容及自身工作安排回复组织方是否参加；5.2.3确定会议议程：所有会议应当由会议组织者及主持人制订会议议程。各项会议议程均应有明确的时间限制，以便对会议进程进行有效控制。5.2.4会议通知5.2.4.1会议通知要明确会议议题、时间、地点、参会人员、主持人和注意事项。5.2.4.2会议通知以书面形式“会议通知书”提请到总经办申请，签字批准；5.2.4.3会议通知由组织者下发，并要求提前通知参会人员（尽量做到提前一天通知），通知方式可用公司内部网络软件及电话，并需确认对方已接收到会议通知。5.2.5会场布置5.2.5.1所有会议均由会议组织者事先安排落实会场，需要用到会议室的需提前半小时到人力资源部领取会议室钥匙及其它用具。会场由组织方自行布置，并在会后做好各项会场还原工作（涉外会议在有需要时可向人力资源部申请支援）。5.2.5.2会议组织方应在会前准备好签到工具及会议资料。5.3会议过程控制5.3.1.1与会者须严格遵守会议开始时间，要求提前５分钟到会场，签到并入座，迟到以会议正式开始时间计算。5.3.1.2执行会议纪律，今后凡会上响电话、接电话的违纪者乐捐与会人员每人一瓶红牛饮料，会后兑现。5.3.2主持人在会议召开过程中要严格按会议议程和时间进度安排进行。5.3.3主持人在会议开头应就会议议题及回忆议程做一番简洁说明，在会议过程中要严格把握会议的主题及进程，确保会议召开的有效性和权威性，杜绝会议偏题、过程失控。5.3.4发言人员发言必须语言简练扼要、切题，避免过多占用时间甚至跑题。5.3.5必须延长会议时间时，主持人应取得大家的同意，并保证会议在预定延长的时间内结束。5.4会议决议5.4.1会议主持人应引导会议就会议议题在预定的时间内做出结论。5.4.2会议主持人应当把结论整理出来，交与会者进行确认，形成决议。5.4.3会议主持人应当同时将决议付诸实施的程序整理出来进行确认。5.4.4会议决议要简明、切题、有效，实施责任应明确到人，完成时间也应有明确规定。5.4.5会议组织者对所有会议决议按“会议记录表”进行登记，并进行落实追踪，杜绝对会议决议不执行的情况发生。5.5会议记录5.5.1记录人根据会议记录按“会议记录表”格式要求编写会议纪要草稿，要求用词简练准确；5.5.2“会议记录表”草稿必须经会议主持人及各与会人员会签生效；5.5.3必要时会议记录以今目标备忘现场记录，以“到期提醒”方式分享到各与会人员；5.6会议资料归档5.6.1会议资料包括：会议通知书、会议记录表；各部门向会议组织者提供的与会议议题有关的资料应作为会议记录的附件，由会议组织者在会议结束后两天内一并归档，总经办有特别要求的需备份存档总经办。5.6.2会议记录视需要到文控中心受控，受控记