第11章 常用办公设备的使用与维护

第11章常用办公设备的使用与维护

本章主要介绍一些常用电脑办公硬件设备的使用与维护方法。通过本章的学习，完成以下学习目标：掌握打印机的安装、使用与日常维护掌握扫描仪的安装、使用与日常维护掌握复印机的操作方法与日常维护掌握传真机的操作方法与日常维护

打印机的安装在Windows操作系统中，可以通过添加打印机向导来添加新的打印机，该打印机可以是连接在本地计算机中的，也可以是连接在网络中的。使用添加打印机向导可以方便地引导用户正确安装打印机。打印机的使用打印文档就是向打印机发送文档打印命令，由打印机执行打印命令完成打印任务。一般情况下，文字处理程序或者图像处理程序都会提供打印功能，这些应用程序会使用默认打印机进行打印。对于文字处理程序或者图像处理程序来说，在应用程序的【文件】菜单中一般都会包含【打印】命令选项，在应用程序的工具栏中，一般也会包含【打印】按钮。选择应用程序中的【文件】｜【打印】命令，可以打开【打印】对话框，根据应用程序的不同，所提供的【打印】对话框也会有所不同。不管【打印】对话框的外观如何，一般都会提供打印的设置选项，来设置打印的范围、需要打印的份数及要使用的打印机。打印机的日常维护目前使用最多的2种打印机如下所示：喷墨打印机激光打印机下面就分别介绍这2种打印机的日常维护方法。喷墨打印机的日常维护喷墨打印机是目前使用最为广泛的打印机，用户在对喷墨打印机进行保养和维护时应该注意以下问题：内部除尘更换墨盒清洗打印头激光打印机的维护虽然激光打印机的型号很多，但其工作原理和使用的材料都基本相同，只是规格不同而已，所以，对于激光打印机的一般维护，基本上都能适合各种激光打印机，只是一些特殊的有所差别而已。电极丝的维护激光扫描系统的维护定影器部分的维护光电传感器的维护传感器条板及传输器锁盘的维护输纸导向板的维护其他传输部件的维护扫描仪的安装扫描仪是一种计算机的输入设备，它可以将图片、照片、胶片以及文稿资料等书面材料或实物的外观扫描后输入到计算机当中，并形成文件保存起来。用户在安装扫描时，先将扫描仪连接至电脑，然后安装其驱动程序后即可使用。扫描仪的使用使用扫描仪时还需要相应的软件支持。一些常用的图形图像软件均支持扫描仪的使用，如PhotoShop和微软Office工具PhotoEditor等。一般来说，用户在购买扫描仪时都会附带一个OCR软件，OCR软件是用来从图片上识别文字的工具。OCR软件的好坏直接影响到文字的识别效果，因此用户在使用扫描仪识别文字时应选择识别率高、功能强的OCR软件。下面以尚书六号OCR软件为例，介绍使用OCR软件识别文字的方法。扫描仪的日常保养扫描仪在使用过程中要注意防高温、防尘、防湿、防震、防倾斜，这样才能够保持良好的扫描品质。由于扫描仪的静电特性，灰尘、污物容易吸附堆积，使光学器件、传动器件的功能受到影响。若内部机械部件长期受到磨损，扫描仪会发生扫描声响大、图像错位和图像模糊等问题，因此扫描仪的清洁维护是扫描仪保养至关重要的部分。扫描仪的清洁维护工作主要是对扫描的镜头组件、机械部件进行清洁、维护，以达到保证扫描仪扫描质量、延长扫描仪寿命的目的。复印机的操作方法复印机是使用最为普遍的办公设备之一。它可以提高公文形成的速度，节省大量的等待时间，给办公工作带来极大的方便。复印机的操作是一项技术性较强的工作，不了解机器的基本原理和构造，就无法正确地使用它，有时还会因操作不当而损坏机器，影响使用。复印机的日常维护为了能使复印机工作的更加顺利，用户需要对复印机进行适当的保养。复印机的保养需注意以下几点。外部环境：摆放复印机时，将机器放于干燥处，要远离饮水机，矿泉壶，水源。这样，可防止由于室内潮气造成的故障。通风：在潮气较大的房间内，要保持通风，以降低室内的湿度，可预防卡纸，印件不清等问题。预热烘干：每天早晨上班后，打开复印机预热，以烘干机内潮气。纸张防潮：保持纸张干燥，在复印机纸盒内放置一盒干燥剂，以保持纸张的干燥。在每天用完复印纸后应将复印纸包好，放于干燥的柜子内。每次使用复印纸时尽量避免剩余。电源：每天下班，关掉复印机开关后，不要拔下电源插头，以使复印机内晚间保持干燥。阴雨天气：在阴雨天气情况下，要注意复印机的防潮。白天要开机保持干燥，晚间防止潮气进入机内。传真机的操作方法传真机在日常办公事务中发挥着重要的作用，成为许多公司传递信息的重要工具，通过它，可以向客户更方便地发送信息。在买回新传真机后，接好电源线和电话线，并装好传真机记录纸后，就可以使用传真机发送和接收传真了。发送传真的操作很简单。将原稿按规定放置于传真机进纸口处，然后提起电话机拨打对方传真机的电话号码，听到对方准备好接收传真的信号后，按下传真机上的【开始】按钮，即可开始发送传真。接收传真的操作同样很简单，当听到传真机上的电话铃响后，提起电话，如果对方要求发送传真，可按下传真机上的【开始】按钮，即可接收传真，接收到的传真会自动复印在传真纸上。传真机的日常维护通过必要的维护与保养，可以最大程度地延长传