物流管理制度

物资管理细则本细则根据企业《财务管理制度》、《费用报销规定》、《有关物资管理的规定》、《生产流程暂行规定》等企业管理制度，为明确管理责任，提高工作效率，明确各类物资管理界线，现对物资管理做出详细规定。一、外购物资及自产产品管理规定：1、外购物资内容：各类（金属、塑料、尼龙等材料）构造件、柜体、机箱；电气元器件、部件、组件；各类原则软件；生产用的辅料、电线电缆等物资。2、外购物资采购规定：2.1所有外购物资采购均由供应部采购，企业其他部门无权采购。2.2大额或为项目成批物资采购，供应部必须签定采购协议，采购协议生效后，将正式采购协议报财务部立案，作为采购物资付款根据。2.3采购协议在财务部立案时，采购部应在协议上标注销售协议编号及生产部下发审批后的物料清单编号。2.4协议内容包括：2.4.1买方和卖方单位全称、协议签定期间、地点、协议编号；2.4.2产品名称、规格型号、数量、单价、总价（大、小写）；2.4.3协议货款结算方式；2.4.4产品交货日期、验收方式、质量保质期（一般12个月）；2.4.5包装、运送及运送保险方式；2.4.6买、卖双方争议仲裁方式、地点（北京）；2.4.7买、卖双方代表签章、单位地址、通讯方式、结算银行名称、银行帐号、税务登记编号；2.4.8买、卖双方约定的其他事项。2.5无采购协议的临时或生产急件采购，应由所需部门提供物料清单，并报主管领导审核同意，供应部根据审核后物料清单采购。3、外购物资付款规定：3.1请款流程：申请人提出申请采购部经理签字财务部审核总经理审批财务部出纳办理。3.2外购物资付款规定：3.2.1由申请人按支票、汇款领用申请单格式内容填写齐全。（格式见下表）支票、汇款领用申请单时间：申请部门：申请人：内容：部门经理签字：预算状况：预算内预算外附汇报份限额：（小写）人民币大写：核准金额：（小写）人民币大写：总经理签字：分管副总签字：财务经理签字：支票号：财务经办人：备注：3.2.2“支票、汇票领用申请单”必须填写的内容：1）申请日期、申请部门、申请人、2）采购所对应的生产工令号、项目协议号；3）供应商企业名称的全称、采购材料的名称、数量、价格；4）申请付款的比例、付款的进度。3.2.3无采购协议的外购物资付款时,应在申请单备注中注明物料清单号，并附审批后的物料清单复印件。3.2.4财务部根据申请单内容进行审核后，报总经理审批通过，由申请人到财务部出纳处办理付款手续。3.2.5总经理在外出差期间，外购物资付款申请，经电话请示同意后直接由财务支出，待总经理回企业补签手续。4、外购物资核销规定：4.1外购物资票据核销流程：经办人填写报销单据采购部经理签字财务部按规定原则审核总经理审批财务部报销。4.2外购物资票据核销规定：4.2.1由经办人按报销单据格式内容填写齐全。（格式见下表）报销单据封面部门名称：年月日序号项目内容金额单据张数备注合计人民币金额（大写）：仟佰拾万仟佰拾元角分总经理：部门经理：会计：领款人：4.2.2报销单据必填内容：部门名称、时间、序号、项目内容、金额、单据张数、部门经理及领款人签字。项目内容应填写外购物资名称，单据张数为所附发票张数和发票内容应办理的入库单。4.2.3采购付款时应坚持开票付款，对于先来料后开发票的采购状况，采购部门须将出、入库单据一周交一次财务部门，每月结帐日为25日，在本月发生的多种出、入库单据最迟须在当月25日所有送交财务部，由财务部做暂入帐处理。在供应商提供发票后报销时，应在报销单据备注中注明已办理入库手续。4.2.4财务部根据报销单内容审核后，报总经理审批通过，在由财务部核销。5、库房管理制度5.1采购部库房的设置：构造件库、电器件库、辅料库、产品库。5.2材料及自产产品入库手续规定：5.2.1材料入库时，由经办人填制材料入库单，按库房管理员的规定将材料放在合适的地方及位置，在物品未抵达库房管理员指定的库房位置前，及未清点实数相符前，库房管理员不得办理入库手续。5.2.2材料入库单填制规定：经办人根据发票或所采购物资内容，必须填写“材料入库单”，内容包括：材料名称、规格型号、数量、单价、金额、材料类别（填制构造件、电器件、辅料）、供货单位名称、销售协议号/工令号、经办人、库管员和检查员签字等。（格式见附表）材料入库单材料类别年月日供应商协议号/工令号名称规格型号单位数量单价金额备注库管员：检查员：采购员：5.2.3当供应商提供增值税发票时，材料入库单的单价为不含税单价；当供应商提供一般发票时，材料入库单的单价为含税单价；同步，经办人应在入库单备注中注明本入库单发票是增值税还是一般发票。5.2.4无论何种外购物资，库房管理员未见发票，必须规定经办人员提供由采购部门同意的估价入库凭据，否则，库房管理员不得办理入库手续，也不得将物品寄存库房。5.2.5当暂估入库材料发票回来时，经办人员应在报销单据备注中注明已办理入库手续及入库时间和入库单号。5.2.6材料入库单填制一式四联，一联为存根联、一联财务入帐凭据、一联为库房管理员入帐凭据、一联为经办人留存。5.2.7如材料或自产产品入库单数量、型号、规格不符，库房管理员须立即告知经办人进行处理，并对材料或自产产品拒收，待材料和自产产品与“入库单”一致后再办理入库。5.2.8库房管理员对所有当日入库物资和自产产品，按材料或自产产品类别，根据“材料或产成品入库单”及时登记材料帐，并结出数量余额。5.2.9材料或自产产品直接发送到现场，经办人在办理材料或产成品入库手续同步必须办理出库手续。现场直接采购的物资，单位价值在200（含）元以上或一次性采购总额在1000（含）元以上的必须签订正式的采购协议，企业在见到采购协议后予以付款及核销。发票回来后，由经办人拿发票和明细清单到库房办理出入库手续，假如经办人不在场，由其指定代理人代办以上手续。现场零星采购部分，在回来报销时必须附发票和材料明细清单，材料明细清单必须加盖供货单的印章，否则财务不予报销。5.2.11每月25日为企业结帐日，采购部将本月发生的材料和自产产品入库单，编制材料入库单汇总表上交财务部。5.2.12因库房管理员不按规定或责任心不强办理入库手续以及登帐不及时，导致后果及影响会计核算的，由报请总经理裁定，总经理将根据其给企业导致损失程度予以经济惩罚或予以解雇。5.2.13自产产品入库由经办人填写产品入库单，产品入库单必须填写内容：入库时间、销售协议编号、生产工令号、自产产品名称、规格型号、单位、数量、经办人及库管员签字等。（格式见附表）产成品入库单销售协议号年月日生产班组工令号名称规格型号单位数量单价金额备注库管员：检查员：生产班组长：5.2.14产成品入库单填制一式四联，一联为存根联、一联财务入帐凭具、一联为库房管理员入帐凭具、一联为经办人留存。5.2.15产成品入库单中的单价及金额由财务部门计算填写。5.3库房内部管理规定：5.3.1收进货品应当时现场清点过数，核算品种、规格与否按规定购 买。5.3.2收进货品应码放整洁分门别类，便于清点及查找。5.3.3宝贵易损物品应注意妥善保管小心搬运，价值较大的各类材料 领用偿还时要检查损坏状况，领料人都必须在库外领取，不得私 自入库领取。5.3.4注意安全防火，以切实措施和手段保证集体财产的安全与完整。5.3.5定期进行盘点结存货品，做到帐实相符，发现不符应及时通报 会计处理。5.3.6库房管理员无权私自对内及对外收进和发出任何货品及工具。5.3.7对内对外发送及领用存货时应现场认真进行清点核算。5.3.8库房管理员应严格按规定手续收发材料，不得违反规定办理无任何业务手续货品的收发，不得寄存已办理出库手续及外单位、个人的任何财物。5.3.9季末采购部按库房的设置进行盘点，并于季末31日前，将盘点表明细上报财务部查对。每年终财务部与库房进行一次大盘点。盘点表年月日材料类别材料名称规格型号单位帐面数量实盘数量盘亏或盘盈单价金额备注总经理：供应部经理：库管员：5.4库房出库管理规定：5.4.1领料人到库房领用材料或产品时，必须完全听从库房管理员的规定，按规定办理领用手续，对不按规定填写领料单和产品出库单，单据填写有误或不规范的库房管理员应拒绝发货。5.4.2当库房管理员认为领用人必须在门外或库房外等待时，领料人不得进入库房，必须在门外等待。5.4.3领料单必须填写的内容：领用部门、领用时间、材料类别、项目归属（销售协议编号或工令号）、材料名称、规格型号、单位、数量、单价（按入库单单价填写）、金额、库管员及领用人签字。5.4.4出库单必须填写的内容：销售协议编号、领用时间、领用自产产品的工令号、产品名称、规格型号、单位、数量、库管员及领用人签字。5.4.5领料单和出库单填制一式四联，一联为存根联、一联财务入帐凭具、一联为库房管理员入帐凭具、一联为经办人留存。5.4.6领用人必须精确向库管员提供材料项目归属内容：销售协议编号或自产产品工令号。5.4.7每月28日前，供应部将本月发生的材料和自产产品出库单，编制材料入库单汇总表上交财务部。二、固定资产管理规定1、固定资产入帐原则:指固定资产使用年限在一年以上，单位价值超过元以上的列为固定资产。2、我司固定资产范围内容：2.1生产用固定资产包括：机器、机床、生产线、测试台、变压器、电抗器、吊车、生产试验设备等。2.2仪器仪表包括：示波器、万用表、测速仪、测温仪、测压仪、摇表、多种测量计量仪表等。2.3办公设备包括：计算机、笔记本电脑、复印机、打印机、传真机、投影仪、摄（照）像机、办公软件等。2.4交通车辆包括：小轿车、中型面包车、大客车等。2.5房屋水电包括：厂房、办公楼、水、电、暖、气、道路、绿化等公用设施。3、固定资产管理部门归属规定：3.1行政部负责管理内容：办公设备、仪器仪表、交通车辆购置、管理、维修保养，以上设备增减由各部门提出申请交行政部审批，报总经理办公会议研究决定，总经理同意，交供应部采购。3.2资产管理部负责内容：生产用固定资产、房屋水电等设备增减由各部门提出申请交资产管理部审批，报总经理办公会议研究决定，总经理同意，交供应部采购。4、固定资产管理流程：需求部门提出申请行政部或资产管理部审批总经理同意交供应部采购和财务部立案交行政部或资产管理部登记需求部门领用供应部发票和固定资产卡片财务部核销5、固定资产增长及登记规定5.1固定资产增长手续：生产设备、试验设备、交通车辆、仪器仪表及办公设备等固定资产增置验收后，使用部门应填写“固定资产增长单”一式三联经有关管理部门签章后，送财务部门填注购置金额，耐用年限，月折旧额。第一联送管理部门转记入“固定资产登记卡”，第二联由财务部门自存后转记入“固定资产登记卡”，第三联送使用部门留存。财务部门应每月与管理部门查对“固定资产登记卡”的记载事项，如有缺漏事项应即告知补正。（固定资产增长单、固定资产登记卡见附表）固定资产增长单年月日使用部门固定资产名称规格型号单位数量原值开始使用日期使用年限折旧率折旧额使用部门经理使用人签字备注固定资产登记卡资产编号：编制日期：年月日使用部门固定资产名称规格型号单位数量原值开始使用日期使用年限折旧率折旧额使用人签字备注5.2固定资产受赠处理：固定资产因其他企业拨入、捐赠而获得者，应填明价格，如原价无法查得或主线无原价者，得由管理部门会同财务部门按国家有关规定予以评估列帐，并按上述固定资产增置手续办理。5.3保险：固定资产应依“有关企业财物保险处理程序”办理保险。6、固定资产转移、闲置及减损的处理6.1固定资产转移处理：生产设备、试验设备、交通车辆、仪器仪表及办公设备等固定资产在企业内互相转移时应由移出部门填写“固定资产转移单”一式四联，交管理部门签章后送转入部门登记，第一联送管理部门；第二联送财务部门；第三联送转入部门，第四联送转出部门。（固定资产转移单见附表）固定资产转移单资产编号：编制日期：年月日原使用部门固定资产名称规格型号单位数量原值开始使用日期使用年限折旧率原使用人现使用部门现使用人原使用部门经理原使用人签字现使用部门经理现使用人签字管理部门经理备注6.2固定资产送修处理：固定资产须送厂商、代理商或其他部门修理，须报总经理同意，查明原因确定损坏程度，写出《修理预算汇报》并分清责任后派专人送有关部门修理及验收。6.3出租及外借处理：固定资产出租及外借，由管理部门提出申请，汇报总经理同意后办理，并应制定契约，副本送财务部门查对，契约内容应包括修缮及保养、租金承担，偿还期限，保持原状、附属设备明细等，由管理部门派专人负责办理及管理。6.4减损固定资产处理：企业固定资产因减损拟报废者，应由使用部门填具“固定资产减损单”一式四联，注明减损原因，送管理部门及财务部门签注处理意见后呈报总经理，经核准后，第一联送管理部门转记入“固定资产登记卡”，第二、三联根据处理意见办理后，连同该废品送资产仓库签收（盘亏部分免办缴库），第二联连同有关资料送财务部门，据以向主管机关办理报备抵押权变更及解除保险等手续，第三联自存。该减损资产因体积巨大必须就地处理或拆除时，第四联送委托部门凭以办理。减损资产拆移前，或拆移后无法缴库时，管理部门或使用部门应妥为保管，上项减损资产缴库者由资产仓库保管处理，其无法缴库而决定标售时，其处理流程依“闲置固定资产处理”措施办理。（固定资产减损单见附表）固定资产减损单资产编号：编制日期：年月日使用部门固定资产名称规格型号单位数量原值开始使用日期使用年限折旧率已提折旧额帐面余额估价残值报损原因管理部门意见财务部门意见总经理意见使用部门经理：申请人：6.5闲置固定资产处理：为提高固定资产使用效率，各部门在购置固定资产时，应考虑其生产效用。若出现闲置固定资产时，管理部门须在六个月内提出出让申请报总经理同意，并将总经理签字意见报财务部门作帐务处理。6.6抵押固定资产处理企业固定资产原则上不为任何单位及个人作任何抵押和担保。6.7固定资产盘点固定资产管理部门应会同财务部门每年终盘点一次，同步每季度就固定资产的名细项目，根据登记卡册每一类别至少抽点9项。盘点时应编制“固定资产盘点表”一式三份，注明盈亏原因，一份管理部门自存，两份呈报总经理核决签字后，一份送财务部门，一份送资料室备查。管理部门对于盘盈或盘亏除阐明原因外，应以增置或减损的规定办理手续。（盘点表见附表）盘点表年月日使用部门资产名称规格型号单位数量原值使用年限折旧率使用人备注总经理：部门经理：制表人：6.8固定资产付款及发票核销手续与外购物资规定相似。6.9固定资产管理部门根据以上资料随时登记固定资产管理明细表，此表作为管理部门与财务固定资产对账根据。（固定资产管理明细表见附表）固定资产管理明细表年月日资产类别使用部门资产名称规格型号单位数量原值开始使用时间使用年限折旧率使用人设备完好程度备注三、低值易耗品管理规定1、低值易耗品入帐原则:指使用年限在一年如下，单位价值未超过元不能列为固定资产的财产。2、我司低值易耗品范围:办公用品、劳保用品、工具、备件等。工具内容包括：压线钳、自功枪、扳手、老虎钳、剥线钳、螺丝刀、组合工具、其他价值元如下的消耗工具等。3、低值易耗品部门归属管理规定3.1行政部负责低值易耗品管理和采购，值易耗品增长由各部门提出申请交行政部审批，报总经理同意，除工具外其他物品由行政部采购，工具采购由供应部完毕。其中工具管理按固定资产管理措施管理。3.2行政部派专人负责低值易耗品出入库及工具报废管理。4、工具管理流程需求部门提出申请行政部审批总经理同意交供应部采购和财务部立案交行政部登记需求部门领用采购部发票和工具登记卡片财务部核销5、低值易耗品管理详细规定5.1低值易耗品采购付款及发票核销手续与外购物资规定相似。5.2多种劳保、办公用品发票报销，由经办人填写报销单据，后附发票及入库单。（其格式同外购物资所附相似）5.3多种工具发票报销，由经办人填写报销单据，后附发票及工具保管卡。5.4除工具外其他低值易耗品出入库手续由行政部专人负责办理，行政部负责编制劳保、办公用品出库明细表，于每月30日前将明细表上报财务部核销劳保、办公用品库存。（明细表见附表）办公用品记录明细表年月部门及项目复印纸笔记本文献夹。。。。。。金额合计数量金额数量金额数量金额合计劳保记录明细表年月部门及项目手套肥皂洗衣粉。。。。。。金额合计数量金额数量金额数量金额合计5.5工具管理规定5.5.1各部门需要增长工具，由需求部门向行政部提出书面申请，行政部根据工具管理明细账状况予以审批，同步报总经理同意，并将同意申请复印两份，一份交供应部采购，一份交财务部立案，已备付款和核销使用。5.5.2供应部采购回来工具，先到行政部办理入库手续，根据发票内容办理工具保管卡，根据保管卡内容按工具类别登记工具记录明细表，一件工具一张表。（工具保管卡、工具记录明细表见附表）工具保管卡工具类别工具名称规格型号单位数量原价开始使用时间初次领用部门领用人初次领用时间交回时间使用年限备注工具记录明细表工具类别：工具名称规格型号单位数量原价开始使用时间使用年限领用部门领用人领用时间交回时间备注制表人：审核人：5.5.3工具在未领用前由行政部保管，使用部门领用时，到行政部办理工具保管卡，在行政部建立工具个人保管档案。5.5.4使用部门领用的工具不在使用时，应及时将工具交回行政部保管，并注销领用手续，以便其他部门使用。5.5.5工具未到使用年限即发生丢失或损坏的，由使用部门报行政部并写明丢失或损坏原因，由行政部填写工具报废单，并在单中注明报废原因和处理意见，报总经理同意，将同意工具报废单复印件上报财务部核销。原则上按照：“谁领用，谁保管”，发生丢失或损坏由其使用人照价赔偿执行。（工具报废单见附表）工具报废单年月工具类别工具名称规格型号单位数量原价开始使用时间使用年限报废时间报废原因使用部门意见行政部意见财务部意见总经理意见备注5.5.6工具已到使用年限需要报废，由行政部填写工具报废单，并在单中注明报废原因和处理意见，报总经理同意，将同意工具报废单复印件上报财务部核销。（格式同上）四、发票管理规定：为使我企业更好地履行纳税义务减少不必要的损失，特对我企业增值税、运送、一般发票获得的有关事项做如下阐明：1、获得增值税专用发票的范围1.1原材料、燃料动力、外购半成品、工具、器具。1.2固定资产及其备品、备件。1.3采购劳保用品：（工作服、洗衣粉、肥皂、手套、劳保鞋、工帽、气焊氧焊镜、毛巾等）1.4办公用品及低值易耗品。1.5加工、机器设备维修费用。1.6国外采购须获得海关专用缴款书。2、获得增值税发票时应注意的问题：2.1在获得增值税专用发票时，计算的金额应当与一般发票金额相等。不得因开具增值税专用发票而提高单价或发票总金额。2.2获得的增值税发票应一次套写完毕，不能有涂改、后填现象，发票印章齐全，（必须是销售单位的发票专用章或财务专用章，或税务机关代开发票章）。项目填写规范，货品或应税劳务名称应写中文名称，不能以字母数字替代，项目较多时，应附“销货清单”，（并盖单位财务专用章、发票专用章）。不能在给定的空行外私自增长行数，字迹要工整严禁使用繁体字、简化字、错别字。2.3采购货品或对外付款时，收款人与出票人名称必须一致，单位名称发生变更时需向我企业提供名称变更阐明及当地税务机关出具的证明。2.4在采购货品时，如为一般纳税人，除获得合法增值税专用发票外，还规定对方出具一般纳税人资格证（复印件）留底备查。2.5加工、修剪发票，在获得加工、修剪发票时，应注意开票人所在地区与否同开具的发票为同一地区。假如开票人属流动经营，应在劳务发生当地税务机关开具增值税专用发票。2.6在小规模纳税人处采购货品时需获得税务登记证（复印件），以辨别从该处获得增值税专用发票的税率4％、6％，假如是小规模商业企业（如经营部、商店等只有零售与批发业务）合用税率