第07章 使用Excel管理数据

第7章使用Excel管理数据

本章主要介绍了MicrosoftOfficeXP组件之Excel2002的基础知识，以及使用Excel管理数据的方法。通过本章的学习，完成以下学习目标：熟悉Excel的工作界面掌握工作表的基本操作掌握编辑工作表的方法掌握格式化工作表的方法掌握工作表的计算方法了解如何在Excel中管理分析数据掌握统计图表的制作方法熟悉Excel工作界面对于初次使用Excel的用户来说，在熟练掌握Excel制作表格和处理数据之前，首先应熟悉Excel工作窗口的组成和各部分的功能。选择【开始】｜【程序】｜【MicrosoftExcel】命令，系统将打开如图7-1所示的Excel窗口。图7-1Excel工作窗口

Excel的工作窗口由以下几个部分组成：工组簿工作表单元格单元格区域编辑栏状态栏行号和列标工作表操作在首次打开一个新工作簿时，默认情况下该工作簿包括了3个工作表。但是在实际应用中，所需的工作表的数目可能各不相同，有时需要向工作簿添加一个或多个工作表，有时则又需要从工作簿中删除不再需要的工作表。对工作表最长使用的操作如下所示：切换工作表添加和删除工作表移动或复制工作表重命名工作表编辑工作表对于创建好的工作表，用户可以利用Excel的编辑功能，对工作表及其数据进行各种操作和处理，以保证工作表数据的准确性。编辑工作表的基本方式如下：选定单元格或单元格区域修改单元格内容编辑行、列和单元格移动和复制单元格或区域的数据格式化工作表建立好工作表之后，通常还需要对工作表进行格式化操作，这样可以使工作表更加美观，同时工作表中的各项数据更易于阅读。Excel提供了丰富的格式化命令，最常用的几种如下所示：设置单元格格式调整行高和列高设置条件格式自动套用格式隐藏与取消行与列为工作表添加背景图案工作表的计算在工作表中进行数据计算，是Excel的重要功能。掌握好这部分内容，是使用Excel进行数字管理的先决条件。Excel提供了公式与函数，为用户分析和处理工作表中的数据提供了很大方便。在工作表中，可以使用公式对表格中的原始数值进行处理。通过公式及在公式中调用函数，可以进行简单的数据计算，还可以完成较为复杂的财务、统计及科学计算等。使用公式计算工作表公式是在工作表中对数据进行分析的等式。它可以对工作表数值进行加法、减法和乘法等运算。公式可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格，或者其他工作簿的工作表中的单元格。用户在学习时应注意以下几个要点：公式中的运算符公式中的运算顺序使用自动求和功能使用函数计算工作表函数可以看作Excel包含的内置公式，用来对单元格区域进行计算。Excel中包含了各式各样的函数，方便用户工作中的各种运算，大大提高了工作效率。函数作为预定义的内置公式，具有一定格式的语法，要想正确使用它，首先掌握它的语法。函数的语法为：以函数名称开始，后面是括号，括号里是以逗号隔开的计算参数。如果函数以公式的形式出现，必须在函数前面输入等号。参数可以是数字、文本、True或False的逻辑值、数组、形如“#N/A”的错误值，或单元格引用，也可以是常量、公式或其他函数。给定的参数必须能够产生有效的值。数据的管理和分析

Excel与其他的数据管理软件一样，在排序、检索和汇总等数据管理方面具有强大的功能。Excel不仅能够通过记录单来增加、删除和移动数据，而且能够对数据清单进行排序、筛选显示。对于大量数据，可以使用数据透视表，快速合并和比较大量数据。在数据清单中添加新数据在工作表数据清单中，可以使用两种方法添加数据记录，即在工作表中直接输入数据记录和使用【记录单】输入数据。记录单是数据清单的一种管理工具，它提供了简捷的方法在数据清单中一次输入、显示、修改、删除和移动记录。数据排序数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列，这样可以为数据的进一步处理作好准备。用户可以根据数据清单中的某一字段或多个字段对数据清单的数据进行排序。对数据清单排序应该以记录为单位，即排序前后处于同一行的数据记录不会改变，改变的只是行的顺序。用户可以通过【排序】对话框对数据进行排序，如图7-2所示。图7-2数据排序数据筛选筛选是一种用于查找数据清单中数据的快速方法。经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，以供用户浏览、分析之用。Excel提供了两种筛选数据的方法：自动筛选，自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合某种条件记录的功能。使用【自动筛选】筛选记录时，字段名称将变成一个下拉列表框的框名，对参与筛选的字段，其名称将变为蓝色。高级筛选，如果数据清单中的字段比较多，筛选的条件也比较多，自动筛选就显得十分麻烦。对筛选条件较多的情况，可以使用高级筛选功能来处理。制作统计图表将表格数据制作成图表的样式可以更形象地显示出数据之间的比例和关系，还可以显示出某些数据的发展趋势或分布状况。本节将向用户介绍在Excel