管理学课件-日常事务

日常事务1第一节办公室管理办公室作用办公室是指挥部办公室是工作室办公室是“窗口”25S管理理论整理（SEIR）整顿（SETION）清扫（SEISO）整洁（SEIKETSU）教养（SHITSUKE）3办公桌上的“5S”运动迅速处理各就各位没有保存价值的就销毁文件存档系统集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前清理4办公室布置的原则布置整齐洁净，采光良好。走道上不要放置有碍行走的物品。桌椅柜架的排列采用直线对称式。大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。使用同一规格的档案柜，地毯、桌面、桌椅应保持色彩协调。挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物。

5第二节通讯工作电话接打邮件收发6电话接打注意点：正确、有效、礼貌。正确是指应掌握电话的类型和电话机的种类并且正确地使用；

有效是指不浪费时间，不浪费电话费，在尽量少的通话时间内达到预期的效果；礼貌是指对通话人的尊重，使通话愉快，增加效果，促进人际关系的发展。

7电话记录8电话留言9电话案例文秘人员：黎明公司总经理办公室。来电者：张总经理在吗？文秘人员：对不起，他不在办公室。请问你是哪里？文秘人员：黎明公司总经理办公室。来电者：张总经理在吗？文秘人员：请问你是哪里？来电者：东经公司的刘平。文秘人员：对不起，张总经理不在办公室，要留话吗？

10筛选电话迅速辨听出对方。

名字、职位辨识。同行业内知名人士、公司业务上有密切来往人物以、上司私人密友。为上司编织“美丽的谎言”。

11邮件收发邮件收进邮件发出12收信件细节上司或同事的私人信件原封送交。“误拆”应立即封口、签名、致歉裁开或剪开封口，保持信件完整检查信封内有无单据或名片，避免遗漏如有必要，可以登记信封的信息13邮件收进的程序和要求分类拆封登记分送阅办14邮件登记表编号收到日期发出日期收阅人/部门邮件种类处理办法备注1、2、3、4、5、15邮件分送上司亲收件要立即呈送部门信件交到负责人手中传阅资料请附上签字单16阅办仔细认真，重点要圈划长篇要进行摘要适当提出拟办意见办毕保管备查17邮件发出内容校核信封、封皮查对邮件寄发18第三节(出差)日程安排（一）国内出差出差前：确定出差目的和日期；

1、确认领导出差陪同人；

2、与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排；

3、确定行程，预定机票、酒店、接/送机人员；

4、完善细致周到的日程表；

5、根据领导的习惯，准备出差用物品；

6、拟写授权书并于领导出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。19出差中

1、在第一时间掌握领导到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员；

2、根据领导日程安排，随时通报公司业务进展情况；

3、配合领导授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息；

4、根据情况及时与相关人员及领导沟通，及时调整日程安排

。20出差后

1、及时向领导汇报出差期间公司内部事务及业务进展；

2、出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档；

3、向领导认为有必要的合作方致感谢函；

4、各种差旅费用报销；

5、跟进业务后续事宜。

21（二）国外出差

与国内出差安排顺序及内容大致相同，注意点：

1、根据公司最新业务情况准备PRESETATION（中/英文），与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿。

2、机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型；

3、注意准备好各种证件及邀请函，并提醒领导携带；

4、根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物；

5、准备当地的地图及国家风情资料；

6、确认对方还是我方提供翻译服务；

7、回国后向邀请方致谢。

22（三）陪同出差

1、登机前，为领导办理机场建设费购买、机票换票及各种登机手续；并再次确认接车人；

2、到达后，办理宾馆入住手续，了解领导房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告知领导；

3、每日及时核对本日及第二天的日程安排；

4、提前设置清晨叫醒，并安排早餐；

5、根据当天的日程安排落实车辆；

6、及时提醒并事先落实各项安排；

7、携带领导名片、必要的会议资料；

8、注意建立各种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者）

9、着装要求：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；

10、出差返回后将领导与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销、资料整理。23时间管理的陷阱

滑到哪里是哪里没做计划、计划常被打断

反正时间还早拖延文件满桌病犹豫的个性、半途而废的习惯不好意思拒绝别人面临源源不断信息纸张、电子、声音第四节时间管理24时间管理矩阵图危机紧急的问题有限期的任务、会议准备事项

预防工作价值观的澄清计划关系的建立自我充电准备事项一些电话一些信件、报告许多紧急事件许多凑热闹的活动

细琐、忙碌的工作一些电话浪费时间的事逃避性活动无关紧要的信件紧急不紧急不重要重要25时间管理忠告每周日，把下周要完成的每件事列出来；每天晚上把明天要做事情列出来；二八定律。将工作日以30分钟进行分割；每天至少要有半小时到1小时的“不被干扰”时间。集中精力同一件事情；同一类事情最好一次把它做完。26时间管理工具1、工作安排表2、日历3、手机4、闹钟5、其它

一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西或者多余耗费花1.5小时，每周7.5小时。27第五节保密工作（商业秘密）《反不正当竞争法》规定，商业秘密指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。受法律保护的技术信息和经营信息必须具备四个条件：一、不为公众所知，即秘密性，二、具有经济价值，三、具有实用价值，四、采取了保密措施28商业秘密的人权利（１）使用权。即拥有人可将该商业秘密用于自己的科研、生产实践中；（２）转让权。即拥有人可根据自己的意愿，将该商业秘密转让他入使用；（３）公开权。即拥有人可将该商业秘密向公众公开，使之成为公有技术；（４）获得荣誉权。即当该商业秘密县有重要科学意义或产生重大经济价值，对社会作出贡献时，拥有人有权获得各种奖励、表彰等荣誉；（５）经济收益权。即当该商业秘密转让给他入使用，或根据国家需要指定由他人使用时，拥有人有权依法获取经济收益；（６）有限禁止权。即当他人以不正当手段获取商业秘密并加以使用时，拥有人可以要求其停止侵害，赔偿损失，必要时可向人民法院申请法律救助。29商业秘密失去秘密性

（１）雇主无区别地向所有雇员披露某项商业秘密时，该商业秘密就失去了秘密性；（２）商业秘密所有人无限制地向公安披露某项商业秘密，该商业秘密则失去秘密性；（３）在专利、出版物上披露某项商业秘密，该商业秘密失去秘密性；（４）他人独立地发明出同样的商业秘密，该商业秘密失去秘密性；（５）他人在公开的市场上买到产品进行反向研究而获得商业秘密，该商业秘密失去秘密性。30商业秘密保护应注意的问题（１）必须明确掌握商业秘密的基本概念和基本内容；（２）必须限定知悉商业秘密的人员范围；（３）签订劳动合同，保护商业秘密不受侵害；（４）严格商业秘密的档案管理；（５）严格限制非有关人员出入具有商业秘密的场所；（６）在对外交往中建立严格的审查制度，防止泄露商业秘密；（7）签订有关协议，杜绝合同当事入侵害商业秘密。31保密制度不该说的秘密，绝对不说；不该问的秘密，绝对不问；不该看的秘密，绝对不看；不该记录的秘密，绝对不记录；不在非保密本上记录秘密；不在私人通信中涉及秘密；不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论秘密；不在不利于保密的地方存放秘密文件、资料；不在普通电话、明码电报、普通邮局传达秘密事项；不携带秘密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。32第六节印信工作（一）印章的使用1、严格审批2、认真审阅3、盖印正规4、详细登记（二）印章的管理登记、放置、使用33三、介绍信的使用与管理（一）介绍信的形式1、普通介绍信2、存根介绍信

3、专用介绍信

（二）介绍信的使用1