热力有限公司档案管理办法

XXXX热力有限公司档案管理办法1、目的促进档案管理工作规范，提高档案管理水平，更好地为公司。2、依据《中华人民共和国档案法》、《XX省档案条例》等有关法律、法规、规章。3、定义公司档案是指公司及个人在工作、经营、管理、建设等活动中直接形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。4、档案管理党政综合办公室负责公司档案管理工作。5、原则档案工作应遵循保证安全，维护完整，便于利用，保守秘密的原则。6、公司档案管理人员的任务6.1 集中统一管理公司各类档案，为公司经营发展提供档案服务。6.2 完成上级档案管理部门交办的档案业务工作。7、档案工作人员职责7.1贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术。7.2 做好档案的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况。7.3 保护档案的安全、做好防护工作。7.4 做好档案利用服务工作，编制适用检索工具、迅速准确地查调档案资料。7.5 严格遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案的安全。7.6负责档案的接收和移交工作。8、归档范围8.1 凡公司各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文件材料承办人员按照上级单位发布的有关档案质量标准的规定和要求进行整理归档。8.2 归档门类包括：文书档案、科技档案、会计档案、人物档案、声像档案、实物档案、电子档案、资料等。8.3 公司应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。8.4 凡属公司归档范围的文件材料，必须按规定向公司档案管理人员移交，实行统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。其他门类文件材料归档范围和保管期限，按有关规定执行。8.5 公司文件材料不归档范围：8.5.1 上级单位的文件材料中，普发性不需公司办理的文件材料，任免、奖惩非公司工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。8.5.2 公司文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件。8.5.3 同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。9、文件材料整理9.1 公司文书档案一般应按照年度—保管期限—组织机构分类法分类整理。归档文件材料先按其形成年度划分，同一年度的文件再按照价值确定保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为10年、30年。同一年度、同一保管期限的文件按组织机构分类排列。9.2 归档文件整理细则归档文件整理的原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文件与被转发文件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件，各种零散材料，如审批表、通知书等名称相同的为一件。文件材料的排列。在同一年度和保管期限内，应按照事由原则，结合文件形成时间、重要程度进行排列。公司工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案（如科技、会计、声像等）文件材料，按照国家和省有关规定分别整理归档。10、文件材料归档与移交10.1 归档总体要求：文件应齐全完整；对破损文件进行裱糊；归档材料必须是原件，磁性载体文件必须是可读文件，无病毒，运转正常，确保文件的完整性和内容的准确性，便于永久保存。10.2 不同种类档案归档的具体要求：文书档案。公司收发的文件材料由文件承办人员按规定要求于第二年的上半年整理归档；会计档案。在会计年度终了后，可暂由财务人员保管1年，于下一年的第二季度、由财务人员编制移交清册，统一保管；声像档案。采取随时归档的办法，由综合部负责对应归档的声像档案进行收集、整理、编写文字说明、注明时间、地点、内容、主要人物、密级及摄录者，在会议结束两个月内归档；10.3 移交手续。移交档案资料，由经办人审核签字后，按照本办法规定移交，档案接收人员要逐件清点、核对，验收合格后，签字交接。11、档案管理11.1档案应作为一个全宗进行整理和保管。一个全宗内的文书档案，可根据公司的实际情况，按年度、机构、问题、保管期限等方式排列。11.2 应建立接收、移出档案总登记簿，及时对接收和移出的档案分别进行登记。按照要求，准确编制档案工作基本情况统计年报。11.3 档案管理人员调离工作岗位时，应在离岗前办理好档案的交接手续。12、档案利用12.1外单位借阅公司一般档案时、必须持有单位的介绍信（介绍信中应说明借用人员的身份，借用的范围和用途），经档案管理负责人同意后方可借阅。重要档案的借阅应经公司分管领导批准。12.2 对电子文件釆用网络的方式利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守有关的借阅规定。12.3 公司工作人员借用公司档案的期限：文书档案为15天，科技档案为1个月，声像及其它不同载体档案借阅期为7天。若因特殊情况需延长借期，档案管理人员应协助办理续借手续，续