如何应用信息化提高企业管理水平

如何应用信息化提高企业管理水平1.企业信息化是什么信息就是以适合于通信、存储或处理的形式来表示的知识或消息。企业信息化是指企业利用现代信息技术，通过深入开发和广泛利用信息资源，不断提高企业的生产、经营、协同管理、决策的效率和水平。提高企业工作效率和管理效益，提升企业竞争力的过程，也是企业利用信息技术改进企业经营管理方式的过程。2.企业信息化的价值及其优势。2.1信息对企业的价值企业信息化建设类似工程项目应该是给企业带来效益和增值。其主要是带动企业的资源共享、知识的传承；提高工作效率和能力。通俗讲，也就是：什么样的信息对企业而言是有用的信息。有用的信息必须是正确的信息；错误的信息只能导致错误的决策。2.3企业信息化建设价值优势1）、实现信息的有效管理：信息的有效流通与共享。消除企业内部信息不畅的问题，提高员工的学习与创新能力，提高员工之间的合作意识，增强企业的凝聚力。2)、提高工作效率：通过公文流转的自动化，避免了传统公文流转时由于手工递送而带来的工作延误以及人员、时间的浪费，保证了工作能够快捷、准确的被处理。3)、降低成本：大大减少办公开支，降低管理成本。节约时间、节约纸张、节约电话费、传真费用等，减少了差错率，提高整体的工作效率。4)、办公自动化：浏览器无须安装用程序，实现远程办公和移动办公，使办公不再受地域的影响，可以通过网络连接随时随地办公。5)、职责分明：明确工作岗位与工作职责，增强人员的责任感，减少工作中的推托、扯皮等现象。6)、支持流程表单自定义、工作流程自定义，迎合不同企业的内部流程。3.如何选择信息技术首先，信息技术对企业而言就是工具。工具的价值如何体现？工具只有在使用过程中才能产生价值。就像我们买了一辆车，如果一直停在车库是没有任何价值的，只有为我们的出行带来方便才能发挥车的价值。由此可见：信息技术的价值体现在信息技术的使用过程中。其次，工具能给我们带来多大的价值取决于我们是否选择了合适的工具。例如，如果我们买车是为了运货，那我们首选货车；如果我们是为了接送客户，那我们首选轿车。因此，我们要发挥信息技术的价值，首先需要选择合适的信息技术。最后，要充分发挥工具的价值还在于我们是否有效使用了工具。例如，我们买了车之后，如果没有规范的用车制度，没有合格的司机，没有定期保养，车的正常使用率和寿命就会大大降低。对信息技术而言，企业自身能否有效利用信息技术决定了信息技术所产生的价值大小。4.企业信息化的建设4.1拟定企业信息化建设规划一个企业要开展信息化工作，首先应该有自己企业信息的定位与发展方向即企业信息化规划，这样才能切合实际的发挥信息化的优势或者价值。企业信息化规划主要包括：信息化领导小组的成立、分析编制系统实施方案、拟定信息技术标注、制定企业信息化总体规划、研究分析企业发展战略、分析评估企业现状、梳理优化现状、梳理优化企业业务流程、调查分析企业信息化需求。4.2企业信息化“四定”通常在信息化中的定位主要是指“四定”——定体系、定思想、定模型、定流程。四定的主线就是业务管理和企业管理的延续与落实。企业信息化工作开展的好不好，首先决定于高层对本企业的信息化系统的确定。不是说信息化，就要将企业的各个涉及的体系都融合到系统中去，其核心的体系在于授权体系和业务体系。只要是能产生效益的就是好的体系，并非面面俱到。二是，我们要有自己的思想定位。给自己的企业信息化，定位在那个层级，向那个方向前进。三是，定管理模式、业务模式。就是我们企业采用什么手段去实现我们要达到的信息化，实现它的价值。四是定流程。就是如何在流程中实现企业的管理理念。4.3成立企业信息化领导小组以及企业CIO的基本要求4.3.1企业信息化领导小组的作用及其职责企业信息化领导小组是企业信息化建设的驱动力。从组织论上讲，系统的目标决定了系统的组织，而组织是目标能否实现的决定性因素。作为企业信息化的领导层组织，必须充分发挥它的责权。组织建立的好坏，组织人员的配备、协调直接关系到企业信息化建设的成败。企业信息化领导小组的职责有：1、负责信息化建设全面领导工作，组织协调、监督检查局各部门、各单位、各项目部信息化建设工作。2、负责贯彻国家有关信息化建设的法律、行政法规和方针政策；审定公司信息化工作有关技术标准、规范和管理办法。3、负责审定公司信息化建设发展规划及分阶段实施方案，并负责监督、检查规划和方案的实施情况。4、负责研究决定公司建设及运行管理期间重大信息工程项目的立项、可行性研究和开工建设，并对实施过程中的重大问题进行决策。5、负责建立信息化工作激励机制。4.3.2企业CIO的基本要求以及职责作为企业的CIO应该有较强的企业信息化的责任心，思路清晰、下达任务，目标明确，强势，敢于、善于抓工作。在工作过程中制定项目经理、制订信息化建设的管理制度；组建和领导企业信息化建设管理班子；制订企业信息化建设可量化的阶段性目标；协调信息化建设资源；主持关键节点讨论和确认；定期或不定期听取信息化项目经理的工作汇报；定期考核、严格奖惩。5.企业信息建设存在的问题及其保障措施5.1、企业信息化存在的问题从2011年开始企业信息化建设工作至今，在56个推广项目中的实践中，证明信息化工作的推进还是相当缓慢，还是走上了一条为了信息化而信息化的道路。病因在于对企业发展战略理解的深度不够；对企业信息化现状掌握的程度不足；企业信息化建设的目的不明确；企业管理标准的程度不完善；企业信息化规划相关人员的能力和决心不强；信息化建设的政策、措施不全面；企业文化不深入；信息化建设阶段划分与时机选择不切合实际。5.2企业信息化建设保障措施1、建立健全信息化建设相关规划、制度。制定合理、合适、符合公司发展要求的制度，才有利于企业信息化的深入开展，更能保障企业信息化的长久健康持续的发展。2、协同协作推进团队合力。实施协同协作形成合力工程，其基本要求是求同存异、体谅包容，团结合作、真抓实干，其主要目的在于通过倡导、营造协同协作精神，强化大局意识、团队意识和合作意识，通过建立各部门、各单位、各项目部密切配合、运转协调、规范有序、优质高效的协同协作机制，形成有效的工作落实机制，凝聚推进企业信息各项工作的强大合力。3、履行好个人岗位上的职责，即做好“严、实、快、新”四字要求；一要着眼于“严”，积极进取，增强责任意识。责任心和进取心是做好一切工作的首要条件。树立起强烈的责任意识和进取精神，坚决克服不思进取、得过且过的心态。把工作标准调整到最高，精神状态调整到最佳，自我要求调整到最严，认认真真、尽心尽力、不折不扣地履行好岗位的职责。决不消极应付、敷衍塞责、推卸责任。养成认真负责、追求卓越的良好习惯。二要着眼于“实”，脚踏实地，树立实干作风。发扬严谨务实、勤勉刻苦的精神，坚决克服夸夸其谈、评头论足的毛病。真正静下心来，从小事做起，从点滴做起。一件一件抓落实，一项一项抓成效，干一件成一件，积小胜为大胜，养成脚踏实地、埋头苦干的良好习惯。三要着眼于“快”，只争朝夕，提高办事效率。强化时间观念和效率意识，弘扬“立即行动、马上就办”的工作理念。在工作中要立足一个“早”字，落实一个“快”字，抓紧时机、加快节奏、提高效率。养成雷厉风行、干净利落的良好习惯。四要着眼于“新”，开拓创新，改进工作方法。只有改革，才有活力；只有创新，才有发展。面对竞争日益激烈、变化日趋迅猛的今天，创新和应变能力已成为推进发展的核心要素。4、找准公司信息化和信息系统开发的契合点企业信息化建设，必须一是要认真理解硬件系统——企业标准化，二是要切合实际情况开发好软件系统——企业管理的实施手段。只有找到这两个系统的契合点（企业推动信息化的难点和改进点），才能更好的开展信息化工作，也只有这样才能提高执行力与团队创造力；才能增强改革精神和创新能力；才能克服无所用心、生搬硬套的问题；才能充分发挥主观能动性；才能创造性地开展工作、执行指令。总之，在信息化建设工作中培育协同协作精神，强化大局和合作意识，建立协同协作工作机制，要以公司资质申特为核心，从抓好公司标准化管理和项目部信息化建设，优化公司管理流程，形成机关和项目部工作合力，发挥项目示范带动作用，使企业领导层和职工充分认识到实施企业信息化工程已经成为企业管理水平提升的重要意义，自觉地在行动上做有利于信息化协同协作形成合力的事，从而推进企业信息化更快、更好的发展。企业开发管理信息系统的作用和意义帮助企业办公自动化，程序化，对信息集中管理，一般按照进销存，财务，生产，客户关系，bai办公管理这么几个模块分。一般管理系统都是进销存，财务，ERP模式。高级的企业管理系统是企业咨询顾问形式的企业管理系统，包括企业文档资料管理、工作分析、绩效考核、薪酬设计、招聘系统、员工培训、生涯规划的制度与方法，能激活企业内在的运营规律，达到利润倍增、成熟稳定。意义1、管理信息是重要的资源对企业来说，人、物资、能源、资金、信息是5大重要资源。人、物资、能源、资金这些都是可见的有形资源，而信息是一种无形的资源。以前人们比较看重有形的资源，进入信息社会和知识经济时代以后，信息资源就显得日益重要。因为信息资源决定了如何更有效地利用物资资源。信息资源是人类与自然的斗争中得出的知识结晶，掌握了信息资源，就可以更好地利用有形资源，使有形资源发挥更好的效益。2、管理信息是决策的基础决策是通过对客观情况、对客观外部情况、对企业外部情况、对企业内部情况的了解才能做出正确的判断和决策。所以，决策和信息有着非常密切的联系。过去一些凭经验或者拍脑袋的那种决策经常会造成决策的失误，越来越明确信息是决策性基础。3、管理信息是实施管理控制的依据在管理控制中，以信息来控制整个的生产过程、服务过程的运作，也靠信息的反馈来不断地修正已有的计划，依靠信息来实施管理控制。有很多事情不能很好地控制，其根源是没有很好地掌握全面的信息。4、管理信息是联系组织内外的纽带企业跟外界的联系，企业内部各职能部门之间的联系也是通过信息互相沟通的。因此要沟通各部门的联系，使整个企业能够协调地工作就要依靠信息。所以，它是组织内外沟通的一个纽带，没有信息就不可能很好地沟通内外的联系和步调一致地协同工作。基本功能1、数据处理功能2、计划功能根据现存条件和约束条件，提供各职能部门的计划。如生产计划、财务计划、采购计划等。并按照不同的管理层次提供相应的计划报告。

3、控制功能根据各职能部门提供的数据，对计划执行情况进行监督、检查、比较执行与计划的差异、分析差异及产生差异的原因，辅助管理人员及时加以控制。

4、预测功能运用现代数学方法、统计方法或模拟方法，根据现有数据预测未来。

5、辅助决策功能采用相应的数学模型，从大量数据中推导出有关问题的最优解和满意解，辅助管理人员进行决策。以期合理利用资源，获取较大的经济效益。1)大幅提升公司形象，建立现代化信息管理体制。2)规范并优化企业内部各部门、各办事机构的业务流程，再造业务规范，对重点业务实行全面质量监控。3)实现各部门间的协同作、无纸办公。4)达到公司内部各部门、使用权限明了，杜绝互相推诿现象。5)开发决策支持系统，为企业决策层提供图形化、报表化的市场分析数据，能够对未来的公司业务发展、客户需求发展、市场发展作出预测。6)预留标准的EDI数据接口，可以方便地实现与关系部门的数据共享和交换。7)建设企业INTRANET/INTERNET网络平台。8)通过INTERNET实现全天候实时服务，充分满足客户的各种需求，全面提升客户服务水平，大大加强与客户的紧密度，将应用企业塑造成国际化企业的首选品牌。9)全面降低企业运作成本，提高公司的整体运作效率，大幅拓展业务，争取企业利润最大化，进一步提高企业的竞争力如何开发一个成功的信息管理系统很多企业部署了庞大的系统，但在项目的应用中只能得到部分有价值的、可实现的功能。这样的情况称为项目管理信息系统的可实现功能。想知道如何做好信息系统实施项目管理吗?现在，小编给大家的整理相关资料。信息系统项目管理的必要性1.信息系统项目往往大到事国家生死存亡，小到事关单位兴衰成败;2.信息系统项目需求往往在还没有完全搞清费需求就付诸实施，并且在实施过程中一再修改;3.信息系统项目往往不能按预定进度执行;4.信息系统项目的投资往往超预算;5.信息系统的实施过程可视性差;6.信息系统的项目管理，尤其信息系统项目监理，往往不被重视。信息管理系统如何建立信息化在处理复杂组织管理流程上的优势将为集团化管控与扁平化管理的兼容提供可能。信息化技术和理论历经数十年的发展演变，已高度归纳和总结了现代企业管理的各种表象及其本质。流程是核心，而信息化技术是保证流程被执行不走样、不偏移的最佳手段。层级众多的集团化管控模式和追求简捷高效的扁平化管理方式要在传统管理上得以兼容，是十分困难的，原因在于旨在体现标准化的工作流程在执行时往往会因为不同的管理需求导致执行失效，甚至陷入推诿，而信息化技术在流程设计和执行上的优势将避免这种现象的发生。考评表在对各个功能模块的描述上，始终贯彻了流程化管理的思想，成为指导企业信息化建设的核心方法。事实上，每个企业实施信息化时都必须高度重视流程的梳理和优化，在信息化系统中加以固化，从而将复杂的管理问题分解于无数的流程，在员工在线工作状态下被严格执行，保证管理的有效性。信息化系统将成为转型升级企业的现代化管理平台。特级资质信息化考评表作为企业信息化建设的指引，意在指导企业从软硬件基础环境、项目管理功能模块、其他管理子系统应用以及系统整合方面来搭建企业管理平台。转型升级企业的管理无论多复杂，其管理过程的信息、数据都需要在这个信息化系统内进行获取、流转、分享、处理和储存，从而保证管理的最高效率，这是信息化建设的初衷，也是未来企业发展的趋势，是企业从传统管理走向现代化管理的必由之路。工欲善其事，必先利其器，其他行业信息化实践已经证明，未来企业脱离信息化是无法生存的，近两年已经实施信息化建设的企业，也将很快感受到通过信息化系统实施管理的便捷、安全和有效。以信息化为表现的企业知识管理系统将成为转型升级企业发展的保障。企业核心竞争力在业务层面可以有多种表述，比如：技术创新能力、市场品牌影响力、资源整合能力、高端人才优势，甚至客户关系等，都可以成为企业某一方面独有而无法复制的优势，而这些优势要素的最终表现就是企业知识。一个高度重视企业知识创造、积累和利用的企业，才能保持持续发展(根本上可以避免因精英骨干离职导致竞争优势丧失的现象)，因此，现代企业管理的趋势将更加关注企业知识管理。信息化因其在知识捕捉、分类、检索、分享、存储等方面的优势成为企业知识管理的最佳工具。考评表也将企业管理信息的存储和利用，特别是知识库共享、档案管理以及档案与公文一体化作为推动加强企业知识管理的一个方面，更是明确提出了建立企业综合知识管理系统的建议，足见对未来企业知识管理的高度重视。加强信息系统项目管理的认识一、项目可行性研究在一定的组织里，没有完成项目可行性研究，一个项目一般不会正式启动。很多公司在进行项目可行性研究时会出现很多问题，如：研究深度不够，质量不高，不能满足决策的需要;不重视多方案论证和比较，无法进行优选;调查研究得不够，导致项目投资收益计算失真;可行性研究报告的编制缺乏独立性、公正性和客观性;等等。对此，首先我们要正确认识可行性研究的阶段划分与功能定位。其次，按要求进行可行性研究，正确确定其依据。第三，采用科学的方法与先进的技术。第四，建立科学的决策体系和管理机制。二、项目启动阶段项目启动阶段需要界定工作目标及工作任务;获得老板或高层的支持;组建优秀的项目团队;准备充足的资源;建立良好的沟通;对客户的积极反应进行适当的监控和反馈。项目管理最重要、最难做的工作就是界定工作目标及工作任务，也就是确定项目的范围。缺少正确的项目范围定义和核实，是项目失败的主要原因。通过和项目干系人在项目要产出什么样的产品方面达成的共识、产品描述、战略计划、项目选择标准等方面的信息利用项目选择方法和家判断输出项目的正式审批文件，也就是项目章程。企业开发管理信息系统的作用和意义是什么？不少企业，为了开发企业管理信息系统，在没有进行认真的系统分析和设计的情况下，仓促购买计算机；开发过程中又不按系统工程的理论与方法办事，开发出来的系统达不到预期目标，得不到应有的经济效益。以我厂为例，十几年来开发的系统有几十项，总投资百万元之多，但真正运行良好的系统寥寥无几。国内外的经验教训都告诉我们，必须严格地按照系统开发步骤和原则来开发管理信息系统。科学技术问题，必须要按科学技术的客观规律来办事。管理信息系统的开发与应用是一项涉及面广泛的系统工程问题，必须建立一套科学的开发与管理方法；其开发过程应该划分为若干阶段，每个阶段都要有明确的目标和资源需求；它有自身的生命周期，开发过程中所产生的大量信息是系统运行、维护和更新所必需的。二、企业管理信息系统的特点及存在的问题1.管理信息系统的特点管理信息系统(MANAGEMENTINFORMATIONSYSTEM)简称MIS，根据其功能和复杂程度，可分为不同的级别。最基础的是面向某项业务如生产、财务、经营、物资供应、人事等处理的系统，称为事务处理系统。用计算机代替人工进行数据处理，帮助业务人员提高工作效率，从繁琐、重复的劳动中解脱出来。MIS是一种较复杂的信息系统。它是在业务信息系统基础上发展起来的。它能收集、传输、存储、加工、输出、维护信息。MIS与业务信息系统的主要区别在于：不仅能进行数据处理，而且还将数据处理与优化的经济管理模型、仿真等结合起来，能向各级领导提供决策用的信息。MIS可以按照企业业务处理的功能划分为若干子系统，如市场营销、产品质量、生产作业、劳动人事、成本财务等MIS应具有以下功能：(1)及时提供反映企业实际情况的信息，支持决策。(2)能用数学模型及过去的信息预测未来。(3)针对不同的管理层给出不同要求的报告，达到控制企业行为的目的。(4)辅助管理者进行监督和控制，以便有效地利用企业的资源。2.管理信息系统开发中存在的问题(1)重技术、轻管理、重硬件、轻软件、忽视人的因素，较少考虑信息化所要求的组织管理改革和队伍建设以从根本上提高企业素质。MIS成败的关键是人，是人的思想观念，MIS好坏的评价依据主要是MIS的效果以及它对企业的生存与发展所起的作用。事实证明，凡是信息化效果显著的单位，其主要特点是领导班子及职工队伍素质好，并有一支愿为推进信息化作不懈努力的、技术素质与思想水平都高的骨干队伍。(2)企业的主要管理者不是MIS的参加者，而是旁观者。由于信息系统耗资巨大，历时相当长，并且是涉及到管理方式变革的一项任务，必须由主要领导亲自抓才能成功。主要管理者参与是MIS开发的先决条件。因为他们最清楚企业的问题，最能合理地确定系统的目标。他们拥有实现目标的人权、财权、指挥权，能够决定投资、调整机构、确定计算机水平等，这是任何人都无法替代的。(3)缺乏进行系统整体规划的系统分析。①只重视硬件建设，轻视系统分析由于事先没有对数据量及数据流量进行分析调查，使得硬件、网络与系统的需要不匹配，不能满足要求，难以真正发挥MIS的作用，或计算机能力得不到充分运用，造成很大的浪费。②分散开发，缺乏整体规划分散开发是指各子系统自行开发或购买自己的硬件和应用软件，没有或缺乏整个系统的规划和分析，开发的各子系统在数据结构、存储方法、编码等方面都不统一、不规范，不利于子系统之间数据共享并造成数据冗余。③机械地模仿人工管理流程系统分析和设计时，分系统及子系统划分过分依赖于组织机构的设置，子系统的功能设置完全等同于人工系统，致使MIS系统仅仅是替代人工完成繁琐劳动，达不到辅助决策、优化管理的目的。以上情况存在的共同问题是：开发MIS时缺乏系统整体规划和系统分析；采取自下而上的系统设计时，只注意个别而忽视了整体。如何运用软件工程的观点和方法建立完整可靠的、适合企业MIS的开发方法，是亟待要解决的问题。三、开发企业管理信息系统的一般过程管理信息系统的开发成功依赖三个要素：①合理确定系统目标；②组织系统规划队伍；③遵循系统工程的开发步骤。所有这些要素均要在企业最高领导的直接领导下才能完成。领导小组是信息系统的最高决策机构，其人员应包括使用信息系统的各级管理组织的主要负责人、有经验的管理专家和信息系统的系统分析员。领导小组的主要工作是确定系统目标、审核和批准系统方案、验收和鉴定系统以及组织各种开发队伍。领导小组领导下的系统组主要负责信息系统的系统规划及系统分析工作，以及系统设计和开发实施的监督指导工作。进行全系统的整体规划，它是全面的长期的计划，在统一规划的指导下进行一个个项目的开发。MIS的开发过程是连续不断的。一个阶段的完成也就是下一阶段的开始。如此不断发展循环的过程就称为系统开发的生命周期。生命周期可以分成四个在阶段：系统分析、系统设计、系统实施和系统评价，四、系统分析阶段系统分析是管理信息系统确定总方向的重要阶段。所谓系统分析，就是对一个现行系统，运用系统的观点和方法进行全面的分析和研究。在一定约束条件下优选可能采取的方案，以达到系统预期的目标。系统分析要着重回答以下问题：(1)现行系统的现状是什么?存在什么问题?(2)设计新系统的目标是什么?有什么功能?会带来什么好处?(3)提出新系统的建议方案，并分析新系统方案是否合理?是否可行?(4)提出开发新系统的计划安排和人力安排。(5)提出开发新系统的关键技术问题，并进行分析。系统分析和工作过程如下：1.确定任务用户根据需要提出建立新系统或改进现有系统的要求。以书面的形式反映出来，填写“用户申请报告”。在报告中将用户的设想目标、新系统的功能范围、要求的时间进度、可能投入的人力、物力、财力资源以及关键问题做出明确的描述，作为开发的依据。2.初步调查开发单位接受任务以后，将对现场进行初步调查。其目的是对现场给出一个概括性描述。着重了解现场存在主要问题，找到现行系统症结，做为新系统设计的出发点。填好调查表后，对初步调查资料进行分析研究，编写“初步调查分析报告”，作为新系统建议方案的资料。3.提出建议方案系统建议方案包括以下具体内容：(1)分析用户需求，确定系统目标；(2)确定新系统边界和功能；(3)确定新系统的职能结构——子系统划分；(4)确定新系统的物理结构——计算机配置；(5)提出系统开发课题小组组织方案；(6)制定系统开发的进度计划(包括人员培训计划)；(7)进行经济预算，制定投资计划方案。以上均以填写对应表格形式完成，形成一套技术资料。4.可行性分析所谓可行性分析，就是对新系统的建议方案在技术上、经济上、运行和开发环境等方面是否可行进行分析，它关系到系统开发的成败。技术上的可行性分析是指，在系统开发中采用现有的技术能否实现建议方案提出的要求。预计要采用的技术手段是否成熟，能否有效地支持新系统。它包括计算机硬件(含外围设备)、软件支持方面，还包括系统开发中涉及到的关键技术问题在当前是否成熟等。系统开发和运行环境的可行性分析是指系统开发的方案在现实条件中是否可行。例如企业的生产和经营情况是否稳定；管理水平如何；规章制度、各种原始报表和数据是否健全。新系统在调试和运行中可能出现的问题；数据输入的“瓶颈”问题、人-机分工问题、实时处理和批处理的划分问题，以及计算机系统的运行环境是否符合要求等。经济上的可行性分析是指开发一个MIS的投入和产出问题。进行经济可行性分析时要做两件事情。首先作费用估计，包括一次性费用和日常运行维护费用，如购买机器硬件、软件费用、技术开发费，机房建设费、人员培训费等。其次，要对系统运行后可取得的经济效益进行估计。并用经济性分析的方法(如费用对比计算法、回收期法等)对投资和效益进行分析，来判断新系统的方案在经济上是否可行。可行性分析后要编写可行性分析报告，并连同建议方案一起提交给用户和有关领导审批，通过后将成为系统开发的指导性资料。五、系统设计阶段系统设计大致可分为三大步骤：初步设计、详细设计和程序设计。1.初步设计初步设计又叫逻辑设计，它是对建议方案的进一步展开。其目标是确定新系统的逻辑模型。在初步设计过程中，使用自上而下的结构化设计方法，对各级系统进行定义。把大的系统划分成较小的子系统和模块，并严格地按照格式化设计的原则，对系统各个模块的输入、输出、处理功能做出详尽的描述。还要进行数据模型的设计，对系统的处理过程中涉及的数据流进行严格定义。这些数据流将表示出各模块之间界面要求。本阶段可分为以下步骤：(1)详细调查根据建议方案确定的系统边界进行深入细致的调查。包括：①各组织机构及其功能；各职能单位的业务处理流程；②信息调查，针对业务流程图中涉及的输入/输出信息(单据、报表、台帐)进行描述；③处理调查，对业务流程图包括的处理过程的逻辑关系和算法做出描述(2)系统的逻辑结构设计根据建议方案的要求，在详细调查的基础上，运用系统的结构化设计方法，建立新系统的逻辑模型。包括以下内容：①系统的总体结构设计：对新系统进行划分，即划分子系统和功能模块，并绘制系统总体结构图和总体屏幕逻辑图。②子系统的功能逻辑设计：它是通过子系统或功能模块的信息流描述反映出来的。此时，应绘制各子系统或功能模块的信息流程图，这是一个逻辑思维的过程，信息流程图包括四个要素：处理过程、输入信息、输出信息、数据存储。信息流程图就是对这四要素进行合理的组织和安排，是从实际的业务流程发展到以计算机为中心的MIS的转折点。要反映出人-机处理的分工、各功能模块之间的联系和接口，并通过相应表格对信息流程图中的四要素进行描述。分别填写输入/输出信息描述表、处理描述表、文件描述表等。这样一套图表构成了企业MIS的逻辑模型。(3)数据组织和存储设计数据的组织是系统设计的重点环节。本阶段，除了完成系统的逻辑设计外，还要对数据的组织形式和存储形式进行分析和设计。在初步设计阶段包括概念模型设计和逻辑模型设计。经过这两个阶段的工作以后，建立了系统的数据存储模型。系统软件提供了完善的数据物理实现的工具，它会自动地将逻辑模型付诸实施。①数据存储概念模型设计所谓数据存储的概念模型，它是集中用户对数据的要求为一实体的方法。概念模型描述了所有数据实体和它们之间的关系，但不涉及它们的物理存储。建立概念模型又分为三个步骤：a、数据的收集和调查对现场的数据进行充分调查，收集所有有关的数据和它们的特性。收集基本数据(即实体、实体之间的关系)；收集在当前用来决定实体及与它们之间关系有关的信息和具有潜在用途的信息。b、数据存储分析和描述在数据收集的基础上，以子系统为中心，对数据进行分析和描述。描述的内容为：数据定义；数据的特性；分析数据之间的关系；分析数据的用途；描述数据的逻辑结构。对信息流程图涉及的三种数据存储形式(即输入、输出和文件存储)应作为中心进行分析和描述。分别填写输入/输出信息描述表和文件描述表等。c、数据的整理和汇总通过各子系统的数据分析和描述，基本搞清了各子系统所需的数据项和这些数据项的定义、特征、用途和它们之间的逻辑关系。为了进行数据存储的逻辑设计，必须对各子系统所需的数据进行集中整理汇总。包括数据项的整理汇总和数据项与功能子系统关系的描述数据项的汇总是通过建立数据字典，将数据项的名称和特性描述清楚。数据关联描述采用数据矩阵的方式。数据矩阵将描述：该数据项是由哪个子系统产生的；由哪个子系统使用和查询的；是由哪个子系统维护的。上述资料将成为数据存储逻辑设计的依据。②数据存储子系统的逻辑设计建立了数据概念模型以后，从用户和系统应用的角度上确定数据存储的需求。随后，将根据这些需求，结合选用计算机提供数据管理系统软件的支持情况，设计数据存储子系统的逻辑模型。这个模型可能是集中管理的文件形式或数据库形式。在数据存储的逻辑设计过程中，要对系统所需的数据进行提炼，从中分析出数据元素来。要对汇集起来的数据进行综合研究。使用数据规范化的方法，发现并指出数据集合中冗余存储的存在，找出产生冗余的原因，分析出哪些冗余是必要的，哪些是应该消除的，从而提炼和确定出系统中真正需要的数据元素。在进行子数据元素的提炼以后，进行数据子系统逻辑设计。在设计中，根据数据之间的逻辑关系和各子系统使用这些数据项的情况，确定数据管理子系统的结构。包括：功能(数据输入、维护更新、查询、调用等)；数据文件或子库。如：项目定义数据文件(或子库)、工艺路线数据文件(或子库)等等。然后确定各单个文件的结构和组成，即所包含的数据项和数据项的特征。如项目定义数据文件包括的数据项有：项目号、项目名称、类别、计量单位、平均价格、库存储备定额、材料消耗定额等等，并通过一系列描述表格表达清楚，汇总成数据管理子系统的逻辑设计的模型。至此，完成了初步设计的全部工作。这些技术资料将提供给用户和有关领导部门审批后作为详细设计的依据。2.详细设计详细设计(或称物理设计)是根据初步设计阶段提出的逻辑模型和实际技术经济条件确定系统的实施方案——物理模型系统的详细设计包括以下步骤：(1)代码设计代码设计是MIS的基础工作之一。对系统所涉及的一切人、物、事件都要予以编码。代码设计的原则如下：①要适合于计算机处理；②便于管理人员使用，含义单纯、易记、易懂；③具有通用性、系统性和可扩充性。代码设计步骤如下：①以数据调为基础确定代码对象。确定需要编码的项目、代码名称和所属系统、子系统。②确定代码化目的。③确定代码使用范围：是用于整个企业，还是仅用于特定的部门。④确定代码使用期限：是永久使用的代码，还是随企业的环境条件而变化的代码⑤确定编码方法：a、确定代码体系(种类)。b、确定是否采取校验位。用何种方法校验。c、确定代码位数。d、确定代码数量(某种代码各有多少对象的个体)。e、确定代码构成。使用什么符合，如何排列，各位意义如何，并作出示意图和描述。以上内容填入“代码方案设计表”和“代码对照表”。(2)系统控制结构的设计系统控制结构设计是结构化程序设计的前身。它不仅表示了一个系统(或功能模块)的层次分解关系，还表示了模块的调用和模块之间数据流和控制信息的传递关系。在系统控制结构设计的基础上进行系统屏幕逻辑的设计。MIS是一个人-机系统。屏幕是人-机交互的接口。因此屏幕逻辑的设计是重要的环节，屏幕逻辑和系统控制逻辑是相对应的。屏幕逻辑是将使用者引导进入所使用范围，并使用户方便地使用计算机的逻辑过程。每个子系统的屏幕逻辑层次和顺序，也就是通过计算机屏幕这种可视的形式，物理地反映出系统组成的逻辑过程，使用户对计算机应用的感觉更加形象，使用更加方便。(3)处理过程设计通过各子系统的控制结构设计，已经将子系统的功能模块划分好了。在此将对各功能模块进行具体的物理设计。它包括以下步骤：①处理过程的描述：通过处理流程图和处理描述表对功能模块的逻辑过程、信息流向、具体算法等描述清楚②输入/输出描述：与处理流程图相对应，把图中涉及到的输入/输出信息的特性、数据结构和输入/输出的格式描述清楚。③文件描述：将处理流程图中涉及到的文件特性和记录格式描述清楚。将以上内容详细准确地填入各种对应表格，并对编写的设计资料进行审查。3.程序设计详细设计结束以后可转入程序设计阶段。程序员应参加详细设计阶段的工作，以便顺利地进行过渡。在程序的总体设计阶段要根据详细设计中的控制结构图，按结构化程序设计的思想，设计程序的总体结构。程序模块的划分要符合系统结构的模型在此阶段要进行程序设计标准化的工作，要提出程序约定书。对程序设计的主语言、各种技术约定、统一的服务程序、数据文件的统一定义、输出报告格式等做出详细的规定。在此阶段应提出程序设计任务书。程序员可以把各程序模块分配和委托给程序编码员。在委托前应该做好两项工作。即填写“程序设计任务书”