文件控制程序

一体化管理体系程序文件修改状态：0PAGEPAGE1无锡市工业设备安装有限公司管理体系程序文件文件控制程序（D/1）编号：WXAZ/P4.2.3-01分发号：盖章受控版本：D版2004年5月18日实施1.目的实施与本程序要求有关的文件和资料的控制（包括标准和顾客提供的图样），确保与一体化管理体系有关的场所能及时获得和使用有效版本，保证管理体系正常而有效地运行。2.适用范围公司各部室、项目部。3.职责3.1主管部门：公司办公室3.1.1负责编制《文件控制程序》，并主控管理。3.1.2负责建立公司有效文件总清单，实施对相关部门文件资料控制的检查、汇总、评审和信息反馈，建立文件资料控制总台账。3.1.3负责公司收、发文的管理和服务。3.1.4负责文件、资料的归档、管理和服务。3.1.5办公室：控制《管理手册》、《程序文件》和有关管理体系运行文件的发放、标识、更改（出具文件修订清单）、回收，并建立相应的台账和有效文件清单，便于查找。3.2相关部室3.2.1公司经营部、项目部：负责对本业务范围内的合同文件进行标识和控制，并建立相应的台账和有效文件清单。3.2.2公司工程管理部、项目部：负责对各自管理项目所形成的工程文件进行标识和控制，并建立相应的台账和有效文件清单。3.2.3公司各部室、项目部：分别控制各自收到的文件，按登记要求进行传递、上报。3.2.4公司各部室、项目部：按《记录控制程序》对质量记录进行控制和管理。4.工作程序4.1文件管理工作流程图4.2受控文件分类公司体系文件一般分为受控文件和非受控文件两类：4.2.1受控文件4.2.1.1一体化管理体系文件⑴管理手册⑵程序文件放登记、签收。——程序文件的发放，须经管理者代表批准；——每个文件有唯一的发放编号；——每个文件发放后必须有记录。⑵技术标准规范由工程管理部根据标准书目等信息，确定书目和发放范围，由办公室统一办理征订、发放和管理。办公室，文件使用部门应通过各种渠道，关注外来标准、技术规范的动态变化，确保其是最新版本，并控制发放。⑶文件破损不能继续使用时应有补发手续，补发文件须经原审批者审批后，由原发文部门发文，并用原发文号进行登记，破损文件收回销毁。⑷文件丢失后应声明作废，其补发文件应使用新的分发号。4.3.3.2文件的登记、签收⑴收、发文件登记分别在“收文登记簿”和“发文登记薄”进行记载。⑵公司各有关部室、项目部的文件传递应有“文件传阅单”。公司各部室向项目部传递有关体系文件应在“文件传阅单”上记录文件名称和编号、收件人、日期等，对顾客和设计院提供的文件应注明标记。⑶项目部的重要文件要挂号邮寄或手送签收，寄送保密文件要通过保密邮寄。4.3.4文件标识4.3.4.1所有文件都标注文件编号或版本号，记录以名称作为唯一性标识。4.3.4.2体系类受控文件封面要有“盖章受控”字样，并在此位置上加盖行政公章。4.3.4.3工程类、合同类、外来文件的受控，由主管部门进行标识。4.3.4.4所有被替代或作废的文件、图纸及标准、规范应盖“被替代”、“作废”字样标记。4.3.4.5对有法定要求或积累知识作用的已作废文件仍需保留的，应在“文件登记簿”备注中注明“备用”二字，并在文件和登记簿目录上加盖“作废”章。4.3.5文件拷贝4.3.5.1文秘人员要按本部门负责人的有效批准通知书办理文件拷贝手续，管理手册和程序文件不允许拷贝。4.3.5.2如因工作需要拷贝管理文件作为执行文件时，须经文件主管部门批准后，办理复印手续，所有拷贝文件的发放，参照“发文登记簿”登记。4.3.5.3所有作为执行文件的拷贝均有部门的章印，以区别普通拷贝文件。4.4文件更改4.4.1为确保体系文件的持续适宜性，办公室应组织使用部门对文件进行定期评审，文件内容如有部分不能正确指导管理、施工，必须进行更改，更改前应由原发文主管部门出具更改清单，提出更改申请，并经原批准者批准后进行修改。4.4.2文件的更改由原发文部门提出修改意见，分管领导审批。文件更改必须制订文件修改通知清单，保证使用有效版本。4.4.3管理手册由公司办公室更改，管理者代表审核，总经理批准。4.4.4程序文件由主管部门更改，部门主管经理审核，管理者代表批准。4.4.5体系文件更改时，必须同时更改与其相关的其它文件，并在相应的附件下标明更改日期、更改概要内容等，以保证相关文件的有效性。4.4.6所有有效文件的发放和更改应予以登记，以保证相关的场所已有相应文件的有效版本，并防止使用作废文件。4.4.7管理体系文件的更改采用手改和换页更改两种方式，由发放者或保管者根据修改清单进行修改。更改内容及此后的发放都应有记录。受控文件修改，应填写修改情况记录，以供使用人参照。4.4.8管理体系文件经多次修改或大幅度修改后，应重新换版印发，旧版须回收作废。4.5文件的管理4.5.1文件的保管4.5.1.1日常性文件一般存于使用者或负责保管者处。4.5.1.2保密性文件由部门负责人审定并存于部门负责人处。4.5.1.3所有文件均须字迹清除，注明日期（包括修订日期），标识明确，妥善保管，并在规定期间内予以留存。4.5.2文件贮存与处理4.5.2.1收发文件均按发生的日期顺序排列保存在相应的档案内。4.5.2.2文件要保存在封套内，每个封套均需编号，以便于寻找，封套外要有索引及文件销毁日期。4.5.2.3文件贮存及贮存时间要视文件性质和要求而定。4.5.2.4须归档的体系文件由办公室负责人审核后，指派专人控制、整理和归档，不须归档和保留的文件资料要销毁，销毁前要填写销毁清单。4.5.3文件借阅文件借阅按《记录控制程序》执行，归档文件的借阅按“档案管理制度”有关规定办理。4.5.4文件的保留和归档4.5.4.1外来文件：外来文件由部门人员做好来文件登记；私人邮件及投标报价等保密文件则应原封交收件人，投标报价文件由收件人作记录；工程文件及邮件应先登记后交部门负责人批示传阅，指定拷贝范围，传真文件需作登记并将传真文件送至收件人签收。4.5.4.2外发文件⑴所有外发文件应注有发文编号（投标文件另作处理）、发文日期、收件人姓名或公司名，并做好发文记载。⑵外发文件副本要归档，投标或投标报价的外发文件则按合约管理及投标报价程序处理、存档。4.5.4.3合同文件、分包合同文件在工程交工后，由经营部保存三年，交档案室归档，分包合同文件在工程交工后，由工程管理部保存三年，交档案室归档，采购合同由材料设备管理部保存。4.5.4.4一体化管理体系文件《管理手册》、《程序文件》每版均须交办公室，并随文书档案资料一并交档案室归档。4.5.4.5记录文件记录表式随文件载体一并归档。4.5.5电子文件和资料管理规定4.5.5.1微机室建立公司局域网，由网络维护员负责进行管理，规定共享文件工作站和设置管理密码。4.5.5.2未能联入公司局域网的项目部，由工程管理部负责将共享的相关文件资料以电子拷贝形式发放到使用现场，并保持发放记录。4.5.5.3当有效文件发生变更、更改时，由网络维护员以批准的“文件更改申请表”为依据，对电子文件进行统一更改，工程管理部负责对发放的拷贝同时进行更改，确保现场及时得到并使用有效版本。4.5.5.4施工现场使用的电子文件应由专人负责保管，不得擅自拷贝或外传，确保电子文件处于受控状态。4.5.5.6所有电子文件，由归口管理的部门刻制光盘备存，进行归档。4.5.6受控文件清单4.5.6.1由办公室负责编制公司有效文件总清单，并根据有效文件清单进行检查，保证执行文件的有效性。4.5.6.2公司各部室，负责编制各自控制的有效文件清单，且按照清单进行检查。4.5.6.3有效文件清单为所有受控文件和正在执行的文件，包括外来文件、管理体系文件、施工管理文件、施工标准、规范等。5.相关文件5.1《局域网管理制度》5.2《综合档案管理制度》5.3《文书管理制度》5.4《打印、复印管理制度》6.记录6.1文件拟稿纸6.2收文登记簿6.3发文登记簿6.4文件传阅单6.5文件借阅登记表6.6文件更改申请表6.7文件审批单6.8有效文件清单PAGEPAGE2无锡市工业设备安装有限公司文件拟稿纸文稿名称主送机关抄送机关（印发）编号（）第号年月日封发承办单位核稿签发拟稿收文登记簿日期收文顺序号来文单位或字号密级文件标题份数份数号次留用份数备注月日发文登记簿日期拟文单位发文编号文件标题文件份数发文范围签发负责人备注月日无锡市工业设备安装有限公司文件传阅单年月日收锡安（）第号领用批示传阅记录部门处理意见备注文件借阅登记表日期文件号文件名称用途批准人借阅人效果归还日期文件更改申请表文件名称编号更改人更改日期更改原因更改章节页修改状态更改前内容更改后内容审核人/日期批准人/日期文件审批单文件名称编号拟稿编制人审核意见□不需修改□需修改□无效签名/日期批准意见□不需修改