强化供应商资格审查提高企业物资采购质量

强化供应商资格审查提高企业物资采购质量摘要：在市场经济不断完善的进程中，运用套开招标方式优选设备，材料，备品备件供应商是衡量一个企业专业化程度的标尺，强化对供应商资格审查、甄别是决定能否科学地确定满足本企业物质采购需求合作伙伴的重要环节。是企业规避采购风险，降低生产成本、完成经营目标、实现经济效益的有效保障。T、八二_^1刖言降低生产成本，争取效益最大化是所有企业追求的经营目标。江西铜业集团公司为了实现这一目标，在上世纪末对企业所需物资采购管理运行机制进行了改革，将分散采购转变为集中采购，发挥规模优势促使企业物资采购成本大幅下降。本文结合自己十几年从事企业物质采购管理的实践，对保障采购质量的的重要环节——供应商的资格审查进行分析探讨。企业在日常生产过程中都须消耗大量的原材料和备品备件，而原材料和备品备件都需要从其它企业——供应商手中采购进来。供应商所供的产品质量、价格等是否能最大程度满足本企业的需求，直接对本企业的生产成本和经济效益产生影响。由此可见，对供应商资格的审查、选择至关重要。2供应商资格审查供应商的资格审查，也称资格预审。它是各类供应商是否具有参与企业采购资格、是否有能力履行采购合同的一种审查程序。对供应商的资格进行审查，主要是为了明确供应商的名称、组织形式、所有制性质、责任种类等基本情况，以确定与其签署合同后的最终责任承担者。其中，下列内容尤其应仔细认真地加以审查。1企业组织形式的审查主要是确定供应商是否能独立对外承担民事责任。供应商是国有企业、集体企业、还是私营企业?是合伙制还是公司制?如是公司制，是有限责任公司、还是股份有限责任公司?这些都应搞清楚。因为，不同的企业组织形式，对外承担民事责任的类型和能力是不同的。从防范风险的角度出发，应慎与分支机构（企业法人的分支机构）签署合同。这是因为分支机构不具有法人资格，不能独立对外承担民事责任。但在经营实践中，分支机构做为签约主体的情况经常发生。遇到这类情况时，除了审查分支机构的营业执照外，还应审查设立分支机构的总公司的营业执照，以确定其经营规模、经营范围、责任能力，以及总公司对分支机构的授权权限等。若供应商为自然人、个人独资企业或合伙企业，还应了解该供应商的财产状况，以及自然人、个人出资者或合伙人的姓名、地址等个人信息，以便在协商合同条款时有所防范，也为将来追究对方责任创造条件。2法定代表人或负责人的审查主要确定在合同上签字的供应商是否为法定代表人。如不是法定代表人，而是供应商的业务员或是其他人员时，应审查签字者是否有合法的授权。所谓合法授权，是说签字者要有供应商的书面授权书或者介绍信，并且授权书或介绍信上不能仅有某人签字，还须加盖单位公章。否则，供应商对该签字人员的授权不符合法律规定，很可能导致无权代理。此时如果供应商不对所签合同加以追认，则不承担该合同所产生的义务和责任，企业只能向合同鉴字人员追索。如果供应商的法定代表人发生变更，则营业执照应该载明变更后的法定代表人，如果法定代表人发生变更，尚未来得及办理工商变更，则应该由供应商出具加盖公章的书面证明材料。3年检情况的审查主要审查供应商本年度是否通过年检，是否有工商行政管理机关的签章。如果供应商是不具备法人资格的分支机构，还应审查设立分支机构的企业年检是否通过。如果未能通过，应要求供应商书面说明理由。这是因为按照现行法律的规定，工商行政管理机关只能对三种企业不予通过年检：一是实收资本未达到法律、行政法规规定的最低限额的企业；二是实收资本虽然达到法律、行政法规规定的最低限额，但与注册资本相差悬殊的企业；三是有其他严重违法、违规行为的企业。所以，供应商未能通过年检，有可能存在上述严重违法、违规行为。同时，现行法律还规定，“企业未参加年检不得继续从事经营活动。登记主管机关对年检截止日期前未参加年检的企业法人进行公告。自公告发布之日起，30日内仍束申报年检的，吊销营业执照”。因此，未通过年检的供应商，存在被吊销营业执照的可能，一旦发生，供应商的主体资格随即灭失，企业将面临血本无归、投诉无门的境况。所以笔者认为，当供应商未能通过年检，又不能做出合理的说明，企业应考虑不与其订立合同。2.4经营期限的审查主要审查供应商营业执照的有效期是否长于合同期限，以使合同期限处于营业执照有效期内。如果供应商的营业执照有效期即将到期或已经到期，签约时应要求对方先更换营业执照，后订立合同。如果供应商坚持签署合同，应在合同中明确约定：当供应商在营业执照期限届满之时，不能提供新的有效营业执照时，企业有权单方面解除合同，同时由此引起的法律后果，完全由供应商承担。另外，在这种情况下，企业应将付款期限约定在供应商提供新的有效营业执照之后，以保证企业的利益不受损失。5其它内容的审查除以上内容以外，供应商的名称、注册资本、经营范围、经营地点以及税务登记证等相关证照上的某些项目，都是企业审查的重点。其中，供应商的名称主要是确定签署合同的主体与营业执照上的单位名称相一致。注册资本主要衡量其经营实力和责任承担能力。供应商的经营范围主要是确定供应商已获取相关部门的批难，可供应某些商品，其供货行为非无照经营。3资格审查容易出现的问题1资格审查标准制度尚不完善对各类供应商如何才算符合规定没有分门别类作出具体要求，只要有营业执照副本、产品生产或经营许可证、税务登记证等有效证件即可，使审查程序缺乏有力的依据和标准。如在煤炭采购中，发现有些供应商注册资金只有几十万元，有的甚至只有数万元。其中有少数供应商为偷逃税费而故意虚报注册资金，亦有少数无实力和靠倒煤为生的皮包公司混进其间。为了堵塞漏洞我们按有关部门对煤炭行业的一些具体规定，根据所需的不同煤种出台注册资金在500万元以上的或能出具银行资信证明的供应商方能对1万吨以上的煤炭投标，注册资金达到200万以上的可以对1万吨以下的煤炭进行投标。提高市场准入门槛，只允许经筛选过的合格供应商参加投标，防范风险发生。2资格审查不严有些供应商为了能参与企业采购招标活动，千方百计疏通各种关系加入合格供应商的行列。这在资格审查过程中不能不引起重视，不能因为磨不开面子或其他原因，随意允许需要审查的有关资料不齐全或并不具备投标资格的供应商参加招投标活动。如有的所谓公司或经营部，虽也办有营业执照等合法手续，实际只不过是一两个人或两三个人的“家庭式企业”，在没有实行企业采购的情况下，通过送礼、拉关系等手段揽到一些“业务”，然后找亲戚或朋友在他们的帮助下共同完成承揽的项目，这样拼凑起来的“杂牌军”不但质量、价格不敢保证，售后服务更是一句空话。3审查资料与实际情况相脱节作为审查就不能走马观花，一带而过。不仅要认真查看申报的资料，在必要的时候还应对供应商所报资料的准确性、真实性等情况进行实地考察，采取与供应商座谈、倾听客户反映等形式，以了解其报送资料的可信度和企业的信誉情况。如我们在集团公司大楼装修的地板招标时，便利用几天时间对供应商的经营场所、人员构成、技术力量等内容进行了考察，为招标工作的顺利开展打下了基础。但在个别项目的招标工作中，由于调查工作不够细致，对供应商的情况了解得不透彻，给后来的工作带来了许多不必要的麻烦。4资格审查应注意的几个事项在公开、公平、公正和非歧视的原则下，企业采购人员对资格审查审什么、查什么必须心中有数，才能在具体工作中做到一日了然、思路清晰，防止不合格的供应商蒙混过关。1审营业执照副本主要是“五看”。一看允许其经营期限。即是从哪一年开始截止到哪一年，如果到资格审查时已超过了规定的截止有效期，此证也随之作废，应要求其提供新的有效的副本；二看是否有工商行政管理部门的年检标志。如果参加投标的当年1至4月未通过工商年检，则视为不合格，即使副本仍在规定的有效期内。如我们在一次审查中发现，某单位营业执照副本有效期为1997年至2000年，1998年更换的新证，而在1999年7、8月份仍没有到工商部门对上年度进行年检，这就视为无效；三看其经营产品、提供技术服务的业务范围。主要审查其主营及兼营项目内是否具有规定的经营权。四看副本与复印件是否相符。资格审查时需要验证营业执照副本并要求保留复印件，这时就要认真核对原件与复印件是否一致，主要是证件编号、法定代表人、营业范围等内容，防止个别供应商提供假证件；五看副本性质是否符合投标要求。在供应商有分支或驻外办事机构的情况下，要求供应商所报资格审查文件的主体与投标主体一致，企业采购机构原则上不接受主体不一致的投标。2审财务报表为了使企业采购活动趋于规范合理，选择地供应商更具有可信度，有必要要求其报送资产负债表和损益表。这一方面可以在一定程度上衡量供应商的经营业绩、成果以及管理情况，另一方面通过审查报表对存在偷逃税行为的供应商取消其投标资格。3审有关产品的生产、经营许可证这类许可证在一定期限内有效，在此期限内允许生产、经营，如超出此期限则是违法生产经营，企业采购机构应拒绝此类供应商投标。4.4审资质证书主要指建筑行业资质等级4.5审其它有关资料在条件允许的情况下尽可能要求供应商提供以下