关于印章管理制度

关于印章管理制度1.简介印章作为企事业单位和政府机关的重要财产和管理工具，具有重要的法律效力和安全性要求。为了规范印章的管理和使用，确保印章的安全和合法使用，制定了印章管理制度。2.印章的定义和分类印章是指用于表示单位身份、证明文件真实性和保障权益的图章工具。根据用途和形式的不同，印章可以分为以下几类：公章：用于重要合同、文件、证明等正式文件上的盖章，代表单位的意志和决策。法人章：代表法人单位进行行政、经营活动的盖章。合同章：用于有关合同的签订、履行和终止的盖章。财务章：用于单位的财务管理和金融交易的盖章。专用章：用于特定用途的盖章，如人事章、账务章等。个人章：用于个人事务的盖章，如个人合同、证明等。3.印章的管理责任3.1印章管理委员会单位应设立印章管理委员会负责印章管理工作。委员会由单位主要领导和相关部门负责人组成，主要职责包括：制定印章管理制度和操作规范；审批印章使用申请；监督印章的制作、保管和使用情况；负责印章损毁、丢失的处理；定期检查和评估印章管理工作。3.2单位负责人单位负责人是印章的最终责任人，负有以下主要责任：确保印章制作和使用符合法律法规；授权具体人员使用印章，并对其使用行为负责；监督印章管理工作，确保印章的安全和完整。3.3部门负责人各部门负责人是印章管理的具体执行者，应履行以下职责：制定本部门内的印章使用规定和流程；监督和管理本部门内的印章使用情况；负责印章的保管和定期检查。4.印章的使用原则4.1合法性原则单位在使用印章时应遵循合法性原则，即必须符合国家法律法规和授权程序。未经授权和违反法律法规使用印章的行为是无效的，由此导致的法律后果由责任人承担。4.2责任原则单位负有对所使用的印章和盖章行为承担责任的义务。使用单位印章的责任人应对印章使用行为负全责，不得推卸责任。4.3保密原则印章的制作、保管和使用应保持严格的保密。未经授权的人员不得接触和使用印章。丢失、泄露印章的情况应及时上报，采取相应措施进行调查和处理。4.4有效期原则单位印章应设置有效期，过期的印章应及时废止或更换。超过有效期的印章不得再用于文件盖章。4.5登记备案原则单位应建立健全的印章登记制度，对印章的制作、使用和保管进行登记备案。印章的制作、调拨、使用、损毁、丢失等情况都应有完整的登记记录。5.印章管理流程5.1印章制作流程申请：单位负责人或授权人向印章管理委员会提出印章制作申请。审批：印章管理委员会审核申请，审批通过后发放制作通知。制作：将制作通知送达指定的印章制作单位，按照制作通知要求进行印章制作。验收：印章制作完成后，印章管理委员会进行质量验收，验收合格后予以采用。5.2印章使用流程申请：单位部门负责人或授权人向印章管理委员会申请使用需要的印章，并填写印章使用申请表。审批：印章管理委员会审核申请表，审批通过后发放印章，并记录在印章使用登记簿上。盖章：持有印章的人员在使用文件上按照相关规定进行盖章。盖章后应将文件归档，并及时更新印章使用登记簿。检查：印章管理委员会定期对印章使用情况进行检查，发现问题及时处理。5.3印章保管流程设定保管责任人：每个印章应指定专人负责保管，保管责任人应具备相应资质和责任心。定期检查：保管责任人应定期对印章进行检查，确保印章的完好和安全，发现问题及时上报。限制使用权限：保管责任人应严格控制印章的使用权限，未经授权人员不得接触和使用印章。定期更新：印章的使用期满或存在安全隐患时，应及时更新印章并做好废弃处理。6.印章管理的风险和控制6.1法律风险未经授权使用印章，违反了国家法律法规；单位印章被冒用，导致经济和财产损失。6.2安全风险单位印章被盗、丢失，可能被不法分子使用；印章管理不严，导致印章被人员非法复制。6.3控制措施加强对印章使用的监督和审计；严格控制印章使用的权限和范围；定期对印章进行安全检查和防伪措施。7.印章管理制度的评估和改进单位应定期对印章管理制度进行评估，检查印章管理的实施情况，发现问题并及时进行改进。评估内容包括印章制度的完整性、印章的安全性和使用情况等。8.结束语印章管理制度的实施对于单位的正常运转和安全发挥着重要作用。通过建立完善的印章管理制度，单位可以有效地规范印章的使用和保管，减少潜在的法律风险和安全风险，确保印章的合法性和安全性