档案全宗卷课件

全宗卷规范2023年7月11/29

一、全宗卷概述

全宗是什么

全宗是一种独立机关、组织或人物在社会活动中形成档案整体。立档单位所有档案能够组成一种全宗。

立档单位必须是具有法人地位机关、社会组织、企事业单位和某些著名人物。组成立档单位条件是一种机关、社会组织、企事业单位必须在行政上、财务上和组织人事上具有一定独立性。能够独立行使职权或进行管理，并能以自己名义对外行文;是一种预算会计单位或是独立经济核实单位，能够编造预算或财务计划;设有管理人事机构和人员，并有一定人事任免权。以第一条为主

22/29档案必须按全宗整顿，其主要意义如下：

（1）按全宗整顿，符合档案工作必须维护党和国家历史真实面貌要求。一种单位所有档案能系统反应这个单位成立以来历年活动情况，反应其职责、任务、工作发展、生产经营等情况，只有维护了每一种单位历史真实面貌，才能从总体上维护党和国家历史真实面貌。因此，一般说，同一单位档案不能分散，不一样单位档案不能混同。33/29（2）按全宗整顿，能够紧密保持文献之间历史联系。由于按全宗整顿，首先保持了文献在起源方面联系，然后在分类、立卷、排列等各项整顿工作中再保持内容、时间或形式方面联系。

（3）按全宗整顿，便于系统和历史地研究档案内容，发挥档案凭证作用。

（4）按全宗整顿，便于档案进馆后各项业务工作进行。全宗是档案馆管理档案基本单位，搜集、判定、保管、统计都必须以全宗为单位。

总之，按全宗整顿，是整顿档案科学办法。任何档案都必须按全宗整顿，这称为全宗标准。

44/29全宗卷是什么？全宗卷是对全宗管理主要工具和伎俩，它是由在全宗管理过程中所形成管理统计性材料组成一种案卷，实质上是档案管理过程中所形成“档案”，是档案管理活动原始统计，是围绕全宗管理活动形成并以一种个全宗为单位组合成案卷。55/29全宗卷是全宗“档案”，但不是全宗内档案，在管理上应单独寄存并实行同样管理，不能与全宗混在一起，也不能将其作为全宗内一种案卷看待。66/29全宗卷作用：

全宗卷是在管理档案过程中产生档案，它记载了档案工作基本情况，反应了立档单位和全宗历史演变，是人们熟悉档案，做好档案管理工作一种有效管理工具。每个单位档案室均

应建立全宗卷。

77/29全宗卷管理

（一）基层档案室形成全宗卷，可排在目录检索工具首位。

（二）全宗档案向档案馆或有关单位移送，其全宗卷应随同移送。

（三）为方便利用，每个档案室可整顿全宗卷两套，一套移送，一套留存。88/29二、全宗卷所包括哪些内容？

凡是在档案管理活动中形成对全宗情况及全宗历史有原始统计意义文字、图表等材料均应归入全宗卷中。全宗卷内容一般有两部分组成，一部分是在档案管理和利用过程中产生文献材料；另一部分是对立档单位考证及对档案内容进行研究分析编写材料。

99/29

全宗卷详细内容

1．档案综合管理

全宗指南（全宗介绍）；立档单位大事记；组织机构沿革；档案工作机构设置和调整文献；档案工作人员任免文献；档案工作大事记；档案工作规章制度；档案管理体系网络图；机关档案工作目标管理情况等。1010/292、档案搜集

档案交接文据；移送目录；接收(征集)统计；档案起源和价值说明等。

1111/293、档案整顿

整顿工作方案；分类方案；档案检索工具编制情况及说明（案卷序言或者归档文献说明）；档号编制说明；档案整顿工作小结等。1212/294、档案判定

判定小组组员名单；档案归档范围和保管期限表；判定档案分析报告、销毁档案请示与批复；销毁档案清册等。

1313/295、档案保管

档案安全检查统计、报告；紧急情况处置预案；重点档案采取特殊保护措施；档案急救与修复情况报告；档案丢失或遭破坏等重大事件报告；档案排架说明；库房温湿度与档案保护设备配备表；档案库房温湿度登记（或统计）等。1414/296、档案统计

档案收进、移出登记；全宗内档案基本情况统计；档案分类统计；主要利用统计；档案复制急救情况统计；档案目录（案卷级和文献级）录入及主要档案扫描（数字化）情况统计表等。1515/297、档案利用

档案编研材料（如年鉴、专项介绍、基础数字聚集、各类文献汇编等）；开放利用和控制使用范围说明；档案汇编公布出版情况及报批文献；档案查、借阅登记；档案利用效果分析；档案产生社会效益或经济效益典型事例等1616/298、档案管理新技术应用

机关办公自动化开发情况；计算机辅助管理文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）；计算机管理软件系统盘等。1717/29三、全宗卷整顿

全宗卷内文献材料，是随全宗管理延续而逐渐增加，要平时必须注意积累，把全宗管理中产生文献材料，归入对应类别(8大类)全宗卷盒中，文献材料积累到一定数量时，及时进行归档整顿（即编号、打印目录)1818/29全宗卷保管形式为一种类别形成一卷或数卷（每卷附上卷内目录），卷内按件整顿，按时间进行系统排列单独保存。

1919/29卷内文献材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长×宽为260mm×185mm。

封面著录全宗号、件号、全宗名称、文献题名、时间、责任者。

2020/29

卷内文件封面2121/29卷内目录次序号题名日期页数备注2023011720230117

档号50-1-12222/29档号编写如下：

（1）综合管理：50-1——1、2、3（卷号流水）

（2）搜集：50-2——1、2、3（卷号流水）

（3）整顿：50-3——1、2、3（卷号流水）

（4）判定：50-4——1、2、3（卷号流水）

（5）保管：50-5——1、2、3（卷号流水）

（6）统计：50-6——1、2、3（卷号流水）

（7）利用：50-7——1、2、3（卷号流水）（8）新技术应用50-8——1、2、3（卷号流水2323/29全宗卷盒外观（封面）全宗号50（-1-1）全宗卷全宗名称编制日期：XXXX年XX月2424/292525/292626/29四、小结：

其一，全宗卷很特殊。它是档案管理一组特殊案卷，是和该全宗中档案一起伴生，反应了该全宗所有档案信息内涵及其载体运动（管理）全过程，它是档案“档案”，无可争议地成为档案全宗“第一卷”，是档案全宗管理一套“明白帐”。其二，全宗卷很主要。它是科学管理馆（室）藏档案和开发利用档案信息资源主要工具。由于，全宗卷反应了档案管理中搜集、整顿、判定、保管、统计利用（编研）、目标管理等所有管理步骤所有主要信息，包括了档案管理人员前期大量劳动，2727/29形成了丰富二次文献，因此，它就必然成为科学管理馆（室）藏档案和开发利用档案信息资源主要工具，充足利用它们可使档案信息开发利用工作起到事半功倍效果。因此必须纠正那种全宗卷