常用办公软件技能课件

常用办公软件技能培训常用办公软件技能培训目录CONTENTExcel技能篇PPT技能篇目录CONTENTExcel技能篇数据录入数据有效性条件格式认识Excel函数Excel函数的结构常见的几类函数应用实例认识数据透视表数据透视表是什么数据透视表的几个简单应用实例Excel技能篇Excel技能篇序列选中区域---数据---数据有效性---序列---在“来源”输入（A,B,C,D)注意逗号要半角格式禁止输入重复数据

=countif(区域,起始单元格)=1选中区域---数据---数据有效性---允许（自定义)---公式填写=COUNTIF(A:A,A1)=11.2数据的有效性序列1.2数据的有效性1-3条件格式利用突出的格式，经常能起到提醒的功能如：突出不满勤的人GO

突出年龄大于30的人等如何取消条件格式？1-3条件格式如何取消条件格式？认识Excel函数认识Excel函数2-1.EXCEL函数的结构Excel函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。Excel函数结构:也有一些函数是没有参数的,如NOW()左右括号成对出现单一结构嵌套结构参数与参数之间使用半角逗号进行分隔2-1.EXCEL函数的结构Excel函数即是预先定义，执函数名语法函数结构函数作用例子运行结果1、Left1、LEFT(text,num_chars)其中：Text

是包含要提取字符的文本字符串。Num_chars

指定要由LEFT所提取的字符数。=LEFT(A1,2)从A1最左边向右取两位2、Right2、RIGHT(text,num_chars)其中：Text

是包含要提取字符的文本字符串。Num_chars

指定希望RIGHT提取的字符数。=RIGHT(A1,2)从A1最右边向左取两位3、Mid3、MID(text,start_num,num_chars)其中：Text

是包含要提取字符的文本字符串。Start_num

是文本中要提取的第一个字符的位置。Num_chars

指定希望MID从文本中返回字符的个数。=MID(A1,2,3)从A1左边第2位开始取3位4、&（连接符号）XX&XX=A2&B2将A2和B2内容合并在一起常用函数之截取、合并类函数函数名语法函数结构函数作用例子运行结果1、Left1、LEF应用实例从身份证号码提取出生日期

在C2单元格中输入=MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&"-"&MID(B2,13,2)

公式解析：

MID(B2,7,4)表示提取B2单元格中从第7位开始连续4位的字符，即出生年；

MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第11位开始连续2位的字符，即出生月；MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第13位开始连续2位的字符，即出生日；在公式中加入&可以用来连接两个文本字符串。

应用实例函数名语法函数结构函数作用FIND=FIND("龙",C6)在c6中查找龙，结果显示龙在c6中的位数，查不到显示#VALUE!常用函数之查找类函数函数名语法函数结构函数作用FIND在c6中查找龙，结果显示龙函数VOOKUP=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)(以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例）GO参数简单说明输入数据类型lookup_value要查找的值数值、引用或文本字符串table_array要查找的区域数据表区域col_index_num返回数据在查找区域的第几列数正整数range_lookup精确匹配/模糊匹配0或1函数VOOKUP参数简单说明输入数据类型lookup_val函数VOOKUP选择区域里最好不要有合并的单元格（先“取消单元格合并”）如果单元格里有空格，有可能导不出来

（提示：函数TRIM（A1)可以去除字符串首部和尾部的空格）注意重复的名字查找区域首列必须含有查找的内容（第一个参数）介绍vookup函数与IFERROR函数组合使用(以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例）GO=IFERROR(VLOOKUP(A4,'8月工资'!B:F,5,0),0)

如果VOOKUP函数运行后找不到对应的数据，就会显示为#N/A，IFERROR的作用就是把这些#N/A都变为第2个参数。函数VOOKUP函数名语法/例子函数结构函数作用Value=value(b1)将b1数值化Numberstring=NumberString(7890,1）运行结果：七千八百九十=NumberString(7890,2)运行结果：柒仟捌佰玖拾=NumberString(7890,3)运行结果：七八九○=numberstring(b1,2)将b1数字转为大写汉字Row=ROW(reference)其中：Reference

为需要得到其行号的单元格或单元格区域。=row(b1)求b1是第几行（值为1)Column=COLUMN(reference)=column(b1)求b1是第几列(值为2)常用函数之文本类函数函数名语法/例子函数结构函数作用Value=value(b1函数名语法函数结构函数作用len=LEN(text)其中：Text

是要查找其长度的文本。空格将作为字符进行计数。=len(C2)计算C2的字符长度rankRANK(number,ref,order)Number

为需要找到排位的数字。Ref

为数字列表数组或对数字列表的引用。Ref中的非数值型参数将被忽略。Order

为一数字，指明排位的方式。=rank(b1,b1:b10,0)=rank(b1,b1:b10,1)计算b1在b1:b10区域中从大到小排第几名；计算b1在b1:b10区域中从小到大排第几名。常用函数之文本类函数函数名语法函数结构函数作用len=LEN(text)计算C2应用实例在C1输入=A1&"+"&B1如何根据A1得出B1和C1？在B1输入=LEFT(A1,FIND("+",A1)-1)分析：思路是从左边开始，截取“+”号前的位数。在C1输入=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND("+",A1))分析：思路是截取“+”号后的位数。如何根据A1、B1得出C1？应用实例如何根据A1、B1得出C1？函数名语法函数结构函数作用IFIF(logical_test,value_if_true,value_if_false)=if(a2>0,1,0)当a2>0时，显示1，否则显示0ANDAND(logical1,logical2,...)Logical1,logical2,...

表示待检测的1到30个条件值，各条件值可为TRUE或FALSE。=and(a3>0,b3<0)当A3>0,并且b3<0时，显示true，否则显示falseOROR(logical1,logical2,...)Logical1,logical2,...

表示待检测的1到30个条件值，各条件值可为TRUE或FALSE。=or(a4>0,b4<0)当a4>0,或者b4<0时，都显示true，否则显示false常用函数之判断类函数函数名语法函数结构函数作用IFIF(logical_testIF函数的应用实例区域段自动算出对应等级=IF(K4>=90,"A",IF(K4>=80,"B",IF(K4>=70,"C","D")))嵌套了两个IF函数分数段等级分数≥90分A80分≤分数＜90分B70分≤分数＜80分C分数＜70分DIF函数的应用实例区域段自动算出对应等级分数段等级分数≥90函数名语法函数结构函数作用1、NOW=now()显示当前的日期+时间2、TODAY=today()显示今天的日期3、WEEKDAY=weekday(b1,2)判断b1为星期几4、DAY=day(b1)显示b1的号数5、MONTH=month(b1)显示b1的月数6、YEAR=year(b1)显示b1的年数常用函数之日期类函数函数名语法函数结构函数作用1、NOW=now()显示当前的日函数名以单元格b1为2013-4-5为例的运行结果函数结构函数作用WEEKDAY6=weekday(b1,2)判断b1为星期几DAY5=day(b1)显示b1的号数MONTH4=month(b1)显示b1的月数YEAR2013=year(b1)显示b1的年数常用函数之日期类函数函数名以单元格b1为2013-4-5为例的运行结果函数结构函DATEDIF函数常用于计算两日期的时间差=DATEDIF(较早的日期，较晚的日期，第三个参数）第三个参数：“Y”---两日期间共多少年。“M”----两日期间共多少个月。“D”----两日期间共多少天。“MD”是两日期中天数的差。忽略日期中的月和年。“YM”是两日期中月数的差。忽略日期中的年。“YD”是两日期中天数的差。忽略日期中的年。DATEDIF函数举例:算两个日期间差几年、几月、几日开始时间是2012-2-21结束时间是2014-2-19C2=DATEDIF(A2,B2,"Y")D2=DATEDIF(A2,B2,"YM")E2=DATEDIF(A2,B2,"MD")F2=DATEDIF(A2,B2,"D")G2=DATEDIF(A2,B2,"M")H2=DATEDIF(A2,B2,“YD")I2=C2&"年"&D2&"个月"I2=DATEDIF(A2,B2,“y”)&“年”&DATEDIF(A2,B2,“ym”)&“个月"举例:算两个日期间差几年、几月、几日应用实例3从出生日得出年龄

在D2单元格中输入=DATEDIF(C2,NOW(),“y”)

因为从身份证提取出生日的C2=MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&"-"&MID(B2,13,2)所以若直接从身份证得出年龄D2=DATEDIF(MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&"-"&MID(B2,13,2),NOW(),"y")

应用实例3函数名语法函数结构函数作用1、COUNT=Count(a1:a10)计a1:a10中数字的个数2、COUNTA=Counta(a1:a10)计a1:a10中非空单元格的个数，（0也算）3、COUNTBLANK=Countblank(a1:a10)计a1:a10中空白单元格的个数常用函数之计数类函数函数名语法函数结构函数作用1、COUNT2、COUNTA3、COUNTIF函数

COUNTIF(range,criteria)

区域条件标准是一个数数的函数，可以用于数出参数1区域内，符合参数2的条件的单元格个数。如：=countif(F3:F10,“女”)

统计F3:F10中女的个数。

COUNTIF函数COUNTIF函数的应用实例统计一定区间的个数如：统计9月流动表“9月在职”工作表中，≥50岁以上的人数：=COUNTIF(F:F,">=50")20岁≤年龄＜40岁的人数：=COUNTIF(F:F,">=20")-COUNTIF(F:F,">=40")（注意：如果要统计的数据是有一个绿色的左角的，

要先选择要统计的数据，点击符号，选择

“转换为数字”，不然是统计不了个数的）GOCOUNTIF函数的应用实例统计一定区间的个数认识数据透视表认识数据透视表认识数据透视表数据透视表是一种交互，交叉制作的报表，一组具有多个字段的数据进行多立体的分析汇总，用于对多种来源的数据进行汇总和分析，从而可以快速合并和比较大量数据。当数据规模比较大时，这种分析的意义就显得尤为突出。说人话一种快速分析数据的工具认识数据透视表数据透视表是一种交互，交叉制作的报表，一组具有前提这些数据使用数段表进行管理前提统计9月入职的招聘来源分布统计离职原因分布个数统计各部门平均工资数据透视表可以快速解决这些事情统计各部门学历分布情况认识数据透视表统计9月入职的招聘来源分布统计离职原因分布个数统计各部门平均统计9月入职的招聘来源分布步骤1：打开工作表---选择数据来源区域（A1：i79）---插入---数据透视表---确定统计9月入职的招聘来源分布统计9月入职的招聘来源分布步骤2：把招聘来源拖到下面的“行标签”框，把序号拖到下面的“数值”框，就能快速生成下图。步骤2：把招聘来源拖到下面的“行标签”框，把序号拖到下面的“同理，可根据前面介绍的步骤在辞工名单的表格中快速做出离职原因分布的表格GO拖“离职原因”到“行标签”框，拖“序号”到“数值”框注意：要留意“数值”框，是求和，还是计数，还是其他，左图的默认是“求和”，而我们是想“计数”。通过双击B3，出来“值字段对话框”，选择“计数”离职统计原因分布个数同理，可根据前面介绍的步骤在辞工名单的表格中快速做出离职原因统计出不同部门工资总和、平均工资行标签---部门数值---求和项：工资，平均值项(值字段设置可找到）：工资这是原数据

这是生成的数据透视表统计出不同部门工资总和、平均工资这是原数据行标签---部门，列标签---最高学历

数值---计数项：最高学历想想：如果在列标签先拖入性别，再拖入最高学历，数据透视表会怎样统计各部门学历分布情况行标签---部门，列标签---最高学历想想：如果在列标签先拖目录CONTENTExcel技能篇PPT技能篇目录CONTENTExcel技能篇PPT技能篇好的事物总有规律可循，虽然表现不同做好PPT其实不难PPT没有最优秀的只有最合适的生搬硬套照猫画虎突破创新无招胜有招不能解决实际问题的PPT不是好的PPTPPT技能篇好的事物总有规律可循，虽然表现不同做好PPT其实那么问题来了那么问题来了工作做得很好，但总结不好我的PPT就是把WORD粘过来我的PPT好丑%>_<%能不能给我个模板啊？工作做得很好，但总结不好我的PPT就是把WORD粘过来我的P什么是PPT？PowerPoint：强力的、重要的观点最早是为苹果设计的，后被微软收购什么是PPT？PowerPoint：强力的、重要的观点最PPT就是PPT文学家数学家艺术家PPT就是PPT文学家数学家艺术家WordExcel全面详尽讲究遣词造句由文字表格组成Word全面详尽PPT概括精炼表现力强PPT概括精炼PPTPPT不止是PPTPPT不止是PPT不只是PPT徒有其表的PPT也不算PPT逻辑思维演讲展示总结分析PPT不只是PPT逻辑演讲总结你平常是怎么做PPT的？你平常是怎么做PPT的？PPT制作的独孤九剑不讲求剑法招式，而是一套理论--无招胜有招。而在于能否想到施展和破解。不在于会不会招式，PPT制独孤九剑不讲求剑法招式，而在于能否想到施展和破解。总决式破剑式破刀式破枪式破鞭式破索式破掌式破箭式破气式总决式破剑式破刀式破枪式破鞭式破索式破掌式破箭式破气式总决式料敌机先总决式面对什么场合？

我有多少时间？听众有什么特点？132面对什么场合？

我有多少时间？听众有什么特点？132破剑式逻辑破剑式用逻辑整理零散的资料用逻辑整理零散的资料逻辑树分析法把相关内容作为分枝，一直列到要讲的最小

粒度流程1流程2流程3议题层次1.1层次2.1层次2.2层次1.2层次2.3议题分部1分部2分部3分部4帮助理清思路，找到关键路线和问题逻辑树分析法把相关内容作为分枝，一直列到要讲的最小粒度流《致提纲》不要把你的逻辑，困在大脑中。让它自由地，在你的指尖，在你的笔尖，流淌……《致提纲》破刀式模板破刀式生搬硬套照猫画虎一个模板用三年站在巨人的肩膀上博采众长省时省力生搬硬套照猫画虎一个模板用三年站在巨人的肩膀上博采众长省时省拟物化扁平化立体、模拟现实二维、平面设计低调奢华有内涵狂炫酷拽叼炸天拟物化扁平化立体、模拟现实二维、平面设计低调奢华有内涵狂炫酷破枪式文字破枪式现在你有10

秒钟的时间……现在6、争议问题处理意见——土建、安装6、争议问题处理意见——土建、安装1

关键词提取法1关键词提取法6、争议问题处理意见——土建、安装“请问鲁迅先生的这段话，所表达的中心思想是什么？”6、争议问题处理意见——土建、安装“请问鲁迅先生的这段话，所2

改换表达方式法2改换表达方式法普通说法通俗说法文艺说法不要把你的逻辑困在大脑中，让它自由地从你的指尖、笔尖流淌出来好记性不如烂笔头不要光想，要把逻辑思路写在纸上或记录在电脑上七字原则替换原则普通说法通俗说法文艺说法不要把你的逻辑困在大脑中，让它自由地3

文字图形化3文字图形化常用办公软件技能ppt课件常用办公软件技能ppt课件4

字体与字号4字体与字号

字体字号个人喜欢雅黑、黑体等主次清晰，三个级别最佳不要太小，重点可突出投影清晰