职场中必须掌握的英语

职场中必须掌握的英语一、这么谈判，轻松拿下订单

通常人们将谈判视为唇枪舌剑的对抗性运动，或者理解为谈判双方在利益面前势不两立。事实上，谈判是不动干戈地制造双赢的机会，是共同努力的过程。

1.谈判前应尽可能把握对方的基本状况、经营策略。正所谓知己知彼才能百战不殆。

把握的状况应包括exportterms(出口状况)，unitprice(单价)，termsofpayment(付款方式)，creditreference(资信证明)，marketacceptance(市场销量)，priceofthesameproduct(同类商品的价格)等等。此外还应使用礼貌、正式的语言和措词，树立专业形象。努力制造和谐的沟通气氛，擅长倾听、分析和推断，要知道如何适当地反击对方。

C:Idliketogettheballrollingbytalkingabouttheprice.

M:Idbehappytoansweranyquestionsyoumayhave.

C:Yourproductsaregreatineveryway.ButIamalittleworriedaboutthepriceyouareasking.

M:Youthinkwewillbeaskingformore?

这里gettheballrolling相当于startthenegotiation，这几句话实际上就营造了谈判的气氛，接下来的谈判必定是围绕价格进行的了。

2.要敏捷使用讨价还价的技巧，不要接受首次报价或者还价，要意识到大多数公司的产品和服务中包含高额利润。应分清主次，进退有度，以大局为重，不要因计较微小的得失而失去大买卖;谈判陷入僵局时，可以临时搁置重要议题，先就较小议题达成协议来推动谈判的连续进行。

C:ThatsnotexactlywhatIhadinmind.Idlike25%discount.

M:Thatseemstobealittlehigh.Idontknowhowwecanmakeprofitswiththosenumbers.

C:Well,ifwepromisefuturebusiness-volumesales,thatwilllowerthecostsformakingproducts,right?

M:Yes,butitshardtoseehowyoucanordersuchlargeorders.Wedlikeaguaranteeoffuturebusinessnotjustapromise.

C:Wesaidwewanted2000piecesover6monthsperiodwithguarantee.

M:Idlikethattobeonpaper,whichwillbeagoodreasonforfurtherdiscussion.

promisefuturebusiness实际上就是个favorableterm(有利的条件)，通过提出这个条件客户胜利地劝告了制造商降价。但是制造商也不是那么好骗的，他要求客户承诺固定的大量的订单，同时还要求paperguarantee(书面保证)，究竟口头承诺是随便的，有风险的。

3.把握好坚持和让步的火候，明确自己的交易原则和底线价格，但必要时可以进行适当的concession(让步)，让对方有肯定的成就感，顺当签下合同。

C:Whatexactlydoyoupropose?

M:Iproposeareductionof4%.

C:Letsbothmakeafurtherconcession-6%.

M:ButImafraid5%isourrockbottomprice.

C:Good.Then5%itis.

4.在制造商提出他的rockbottomprice(底价)后，谈判的另一方再次做出了让步，从而concludeadeal(达成了协议)。

M:Hereareourpricelists.ThequotationsareallinUSdollarsnetFOB.Imsureyouwillfindwehavethemostcompetitiveprices.

C:ButIfindthatthesepricesarehigherthantheonesyouquotedafewmonthsago.

M:Thatstrue.ButImsureyourealizethatthecostsofrawmaterialhavegoneupconsiderablynowadays.Comparedwiththepricesofferedbyotherfirms,oursarestillfavorable.

5.商谈价格时也应留意几种不同的termsofpayment(付款方式)，包括信用证(LetterofCredit，简称L/C);汇付，主要包括电汇(TelegraphicTransfer，简称T/T)、信汇(MailTransfer，简称M/T)和票汇(DemandDraft，简称D/D)三种;托收(Collection)，主要包括付款交单(DocumentsagainstPayment，简称D/P)和承兑交单(DocumentsagainstAcceptance，简称D/A)两种。

6.最终，假如双方的谈判没有达成共识，也不应当表现出急躁或不满;要礼貌地向对方表示感谢;向对方重申自己的立场，微笑着离开。

二、每场会议都是你力量展现的舞台

在party(晚会，社交性宴会)，at-homeparty(家庭宴会)，teaparty(茶会)，fancyball(扮装舞会)这些消遣性较强的会议上，大家一般可以随心所欲地enjoyoneself，不用太过拘泥于礼节和法规。国外甚至还特别流行pajamaparty(睡衣派对)，在派对上大家会玩一些轻松的小嬉戏，穿上符合主题的睡衣。

而一些公司的generalmeeting,generalassembly(会员大会)，symposium,seminar可能是最让人头疼的了，会议好像就是个充斥着各种空话的场合。但是会议上所用到的词汇也最固定，最有规律可循。把握了一些核心的词汇，其实谁都可以去联合国大会上作keynotespeech(主题演讲)。

会议的开场可以先客套地说几句感谢词以及对此次会议取得成果的一些期盼。

Icallthismeetingtoorder.Thankyouallinattendancetoday.Iknowitsabusydayforyouall.Wehavealotofmaterialtocovertoday.Dideveryonegetanagenda?Also,mayIsuggestsomething?Iknowwehavemanypointstoreviewtoday,butwoulditbepossibletolimitourmeetingtimetofinishbefore4:00?Manyofusstillhaveamountainofworktodobeforethedaysend.Weshouldbeabletofinisheverythingupbeforethen.

宣布开会即Callthismeetingtoorder，也可以说declarethemeetingopen，不过这一般用在比较正式的会议上，假如只是公司内部开的小会就没必要这么装腔作势了。也可以采纳半正式的说法Perhapswedbettergetstarted/downtobusiness或Allright,Ithinkitsabouttimewegetstarted/going.较口语的.说法有Letsbegin/getgoing或Shallwestart?

Iknowitsabusydayforyouall.开会对大多数人来说都是件不情愿的事，所以还是说几句话安抚一下民心吧，Thankyoufortakingtimeoutofyourbusyschedule.(感谢你们拨冗而来。)更是提升了这句话的档次。

假如有其他重要来宾的到来，也应当在开场时表示欢迎。Itismygreatpleasuretowelcome.../Iwanttothank...forbeinghere.开场的客套话结束，开头言归正传，陈述会议重点。首先可以说一句概括的话引起大家的留意，如letsrunthroughthemajorpointsfirst(让我们先扫瞄一下要点)，ourconferenceismainlydealingwith...Ourfocusison...(会议的重点是)

Thefirstmatterofbusinessistoapprovetheminutesofourlastmeeting.Iproposeweaccepttheminutes.Now,nextonouragendaisourbudgetreview.Margaret,canyoupleasefillusinonwherethebudgetreviewstands?

可以用thefirstmatter,nextonouragenda,nextwearegoingtodiscuss这些承接词来使整个会议有序的召开。为避开会议变成一个人的独角戏，可以邀请员工发表意见，甚至expressonesviewsfullyandfreely(畅所欲言)来实现exchangeofideaandinformation，让会议变得不那么枯燥。这里fillsomebodyin是告知某人某事的意思。

Anyobjections?No?Ifthereisnoobjections,thenourmodificationstotheagendahavebeenapprovedunanimously.Wewillproceedaccordingtotheamendmentswevejustmade.

多问Anyobjections,doallpeopleagree?这些问题也使得会议更加民主。approvedunanimously是全体全都同意的意思，proceed表示continuediscussing。

最终到了总结会议内容的时候了，会议的主持人可以再次感谢大家的到场，说明会议fulfillthegreatpartoftheagenda(完成了议程的大部分)，取得了一些achievements和fruitfulresults。假如是动员大会，最终肯定还要再boosttheemployeesmorale(兴奋员工士气)，号召大家makejointeffortstoachievefurtherprogress(携手努力再创辉煌)。

三、打电话是职场必修课

电话英语也是有肯定的讲究的，了解一些常用的打电话时需要用到的词汇有助于我们的沟通更好地开展。

一般日常接听电话时我们通常会说Thisis...(人名)speaking，对方可能会说：Isthis...(电话号码或人名?)有时假如一时没有听出对方的声音，可以问：Whoisthis?Idontrecognizeyourvoice.(谁呀?我听不出你的声音来。)

假如对方找的不是自己，可以说：Holdonplease.(请稍等。)然后转告对方要通电话的人：Yourewantedonthetelephone.(有电话找你。)，那人假如不在则可以主动提议为对方留言：Wouldyouliketoleaveamessage?(你情愿留个话吗?)对方可能会提出如：Wouldyoumindtellinghimtocallbacksometimetomorrow?(明天什么时候请你叫他回我一个电话，好吗?)Wouldyoupleasetell...(人名)Icalled?(请你告知说我给他打过电话，好吗?)

打错电话好像是件很尴尬的事，但是也很常见，假如对方打错了电话，你可以说：Youmusthavedialedthewrongnumber.(你肯定是拔错号了。)假如是你拨错了号，则要为打搅对方而赔礼：Sorry,Idialedawrongnumber.

假如是公司职员接听正式的商务电话，则要更加留意自己的言辞。由于稍有不慎，可能错过的就是公司的一个大客户。

A:Hello,thankyouforcalling...(公司名).Thisis...(人名)speaking,howmayIhelpyou?

B:Hello,Iwouldliketospeaktoyourdirectorofhumanresourcesplease.

A:Justamoment.Illchecktoseeifsheisavailable.MayItellherwhoiscalling?

B:Thisis...(人名)from...(公司名),ImcallinginregardtoourmeetingnextTuesday.

A:Thankyou,canyoupleaseholdforamoment?

B:Noproblem.

A:Imsorry,Ms...(人名)isawayfromherdesk.Shehasalreadyleftforlunch.Wouldyouliketoleaveamessageforher?

B:Yes,pleasehaveherreturnmycallwhenshereturnstotheoffice.Itsbestifshecangetintouchwithmebefore3pm.today.Shecanreachmeatmyofficenumber,...(电话号码)

A:Imsorry,Ididntquitecatchthat,couldyoupleaserepeatthenumber?

B:Surethenumberis...，tellhertoaskforextension31.

A:Allright,Iwillmakesureshereceivesyourmessageandreturnsyourcallbefore3pmthisafternoon.

B:Thankyouverymuch.

首先职员应自报家门，说明公司名和自己的名字，并客气地问：HowmayIhelpyou?在对方说明来意，要找directorofhumanresources(人力资源部主管)后，应首先查实主管在不在，忙不忙，可以说：Justamoment.Illchecktoseeifsheisavailable/atherdesk.(请稍等一下，我去看看她忙不忙/在不在。)电话的另一方也应自报家门，说明这通电话的来意--callinginregardstoourmeetingnextTuesday(询问有关下周二会议的事)。

发觉主管awayfromherdesk，职员主动提出takeamessage，对方提出要求，盼望haveherreturnmycallwhenshereturnstotheoffice，也就是askhertoreturnmycallwhenshereturnstotheoffice(在她回办公室后请她回我电话)，并说出自己的officenumber.

为确保message的精确     性，职员可以要求对方重复号码和个人信息：Imsorry,Ididntquitecatchthat,couldyoupleaserepeatthenumber?(对不起，我没有听清，可以重复一下号码吗?)或justtoconfirm...再重复一遍电话号码。对方提出tellhertoaskforextension31，extension即接分机号。

假如使用电话预约酒店或其他的服务，可以直接说：ImcallingfromNewYork.Idliketobookaroominyourhotel.Receptionist(接待员)会紧接着问：Whatkindofroomwouldyoulike,sir?并问对方的fullname,arrivalanddeparturedate(入住和登出的日期)。

由于预订酒店通常都必需在固定的时间段前到达酒店，receptionist会问：Whattimewillyoubearriving，并说明Youllbeexpectedtobeherethen.

四、写好商务信函，给客户留下最佳印象

工作的时候，我们少不了要和商务信函打交道，商务信函是联系客户的重要纽带，因此措辞和格式也都有肯定的要求。

1.客户下订单的信函

May8,2023

ShanghaiSunlightFiberProductCo.,Ltd.20HuaihaiRoad

Shanghai,China

DearMr.Shao,

WethankyouverymuchforyourletterofMay6,2023,andyourkindinterestinourimportbusinessoftextileproducts.Yourtextileproductsaresoattractiveinitspriceandqualitythatwehaveakeeninterestindoingbusinesswithyouinthisline.

Wehavebeencloselyconnectedwithreliablewholesalershere.Accordingly,weareverycon?dentofplacingalargeorderwithyouifyouacceptthefollowingtermsandconditions:

TermsofPayment:Bycon?rmedirrevocableleterofcreditTermofShipment:DuringOctober-November

Reference:BankofTokyo-Mitsubishi,Japan

Welookforwardtoyourfavorablereply.

Yoursfaithfully,Paci?cStandardTradeCo.,Ltd.

MalilianGeneralManager

首先要留意商务信函的格式，现在使用的格式主要有传统的缩头式(theconventionalindentedform)和现代的齐头式(themodernblockedform)。缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得特别普遍。上面这封信函就是用齐头式的格式写的。开头自上至下依次为日期，对方公司的名称、地址。

这封信函首先对对方来函表示感谢thankyouforyourletterof...，此外对于某月某日来函的询价，深表谢意可说thankyouverymuchforyourinquiryof...Weareverymuchobligedbyyourinquirydated...Weareindebtedtoyourinquiryunderdate(of)...

接着切入主题，表明白和对方公司建立贸易关系的意愿：Wehaveakeeninterestindoingbusinesswithyouinthisline.也可以说：Wearewillingtoestablishtraderelationswithyourcompany(我们愿与贵公司建立商务关系)，Pleaseallowustoexpressourhopeofopeninganaccountwithyou(我们盼望与您建立业务往来)。

再接着提出了placealargeorder(大量订货)的一些前提条件，termsofpayment(付款条件)，termofShipment(装运条件)，reference(介绍人)。

商务往来中termsofpayment主要包括remittance(汇付)，collection(托收)和letterofcredit(信用证)。这里confirmedirrevocableletterofcredit是保兑的不行撤销信用证，其他的信用证还有DocumentaryCredit(跟单信用证)，CleanCredit(光票信用证)，RevocableL/C(可撤销信用证)，UnconfirmedL/C(不保兑信用证)，SightL/C(即期信用证)，UsanceL/C(远期信用证)。

最终结语为：Welookforwardtoyourfavorablereply(静候佳音).

结尾的格式就像平常写的信件一样，yourssincerely或yoursfaithfully.不过留意下面应当先写公司的名字，再写写信人的名字，不然会给人喧宾夺主的感觉。

2.通知信函

May8,2023

ShanghaiSunlightFibireProductCo.,Ltd.20HuaihaiRoad

Shanghai,China

DearMr.Shao,

WehavereceivedwiththanksyourletterofMay