某某地产集团档案管理制度及某地产集团工程质量管理操作办法

PAGEXX地产集团档案管理制度一、总则1、为加强对本公司各类档案的规范管理，确保档案保管和使用的安全，提高利用效率，更好地为集团经营管理服务，为适应公司发展要求，特修订本办法。2、本制度所称的档案是指公司成立以来，在建司、经营、管理工作和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式的历史记录。3、档案工作的基本原则：集中统一地管理集团系统档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。4、根据公司现阶段管理特点制定本制度，管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案，须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法，档案中心具有监督和指导的责任。二、档案管理机构及主要职责1、管理模式：档案中心是集团系统档案工作的主要管理部门，采取集团总部直管模式，即集团总部档案室和下属公司、地区公司档案室人员的聘任、奖惩、职务晋升、业务管理和考核等工作均由集团总部档案中心直线管理。2、档案室管理档案范围：主要有综合类档案和技术类档案。综合类档案主要包括：行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案。技术类档案主要包括：各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案，以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。3、重要档案基本管理要求：预决算、招投标、总工室、工程口和品牌宣传等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜，并设专职人员保管，其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。4、档案中心主要职责：（1）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度，确定集团系统全宗编号原则和档案分类体系。（2）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设。（3）监督落实同步归档制度，指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作。（4）维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。（5）推行集团系统档案管理系统信息化建设。三、档案的归档、立卷和移交（一）档案归档范围及归档时间1、综合档案和部分技术类档案归档范围、归档时间和归档责任部门见附件一，工程建设档案归档范围参照建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）及各地方规定。2、对于公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，向本公司档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己、拒绝移交。3、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者，扣罚归档经办人或部门专兼职资料员100元/天，该部门负责人50元/天。连续延迟时间超过3天者，对相关人员进行失职问责。（二）归档要求1、归档专业技术要求：（1）归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处。（2）归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整。（3）文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。（4）声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。2、相关工作要求：（1）如因工作需要不能及时归档，应主动向档案中心备案，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档。（2）原则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行使用，否则，如因此项原因导致的档案遗失、损坏等，一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理。（3）集团下属新成立的公司，取得公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日以内，必须将上述内容的扫描件回传集团档案中心备案。（三）档案立卷1、立卷原则：综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷，在建工程资料要整理成册。2、立卷时间：综合档案室立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷，该工程项目完工后45天内完成组卷工作。3、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理，按照归档范围督促部门人员及时归档，并做好档案预立卷工作。（四）档案移交1、档案对外移交要求：按照政府规定办理档案对外移交时，须上报董事局领导审批。凡政府部门批复的文件及附图，在政府有关部门需回收时，档案中心须留存复印件备查。2、本公司内部档案移交流程见附件二。移交要求：（1）档案室接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷，更需要仔细核对，经查验无误方可办理签收手续。（2）全部移交手续办理完毕后，移交部门和档案中心负责人均签署“同意”意见，并加盖部门印章，档案移交工作视为完成，移交中的所有记录均须存档。3、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案。没有档案室签字，人事部门不得办理调离手续。（五）电子档案管理归档范围及相关要求详见恒地司档字【2007】第008号文《XX地产集团电子文件归档及管理暂行办法》。四、档案的利用（一）档案借阅基本程序1、仅在档案室查阅一般数据和信息，办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈相关领导签字同意，且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。2、集团本部借阅、各公司之间互调档案，以及部门之间档案资料借阅的具体工作流程见附件三。（二）档案借阅事项规定1、借阅档案必须按时归还，并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续。无故延迟归还的，扣罚借用人50元/天，扣罚相关部门负责人30元/天。2、借阅档案最长应在7个工作日内归还，一次性借阅时间超过20天以上，须上报董事局领导审批。3、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记。4、严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密。5、涉及管理监察部门根据集团领导指示开展具有查处办案性质的工作，档案、资料借阅须上报董事局领导审批，各档案室即可办理，无须再请示本公司董事长或本单位（部门）负责人。6、新入职和未转正的员工，原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要，须报副总裁级以上领导签字同意。7、节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案。8、借阅的档案，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向档案中心报备，按公司规定失职问责处理。9、密级档案材料和已立卷的文件，原则上不借出，如确因工作需要，须经董事局领导同意方可借出。10、外单位借阅档案，应持盖有该单位公章的介绍信，写明借阅内容，经集团董事局领导批准，由相关部门人员带领方可借阅。11、实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件提供利用。（三）档案资料借阅审批权限（含原件和复印件），详见附件四。1、集团公司绝密类的档案一律不得复制。2、复印完毕须注明用途，根据情况加盖“再复印无效”印章。（四）档案密级确定与管理公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类，密级事项划分表见附件五。密级档案保管要求如下：1、未经具备相应管理权限的领导批准，不得复制和摘抄。2、查阅机密档案资料，只能在阅览室内查阅。3、属于集团公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，必须由专人负责执行，采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密。4、须在设备完好的保险装置中保存密级档案，且档案室内门、柜应做到随开随锁。5、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告主管领导，查明情况严肃处理。6、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。7、档案属下列情况之一者，不与开放利用：（1）涉及公司商业机密；（2）涉及公司专利或技术秘密；（3）涉及公司员工个人隐私；（4）档案形成部门规定限制使用。（五）档案统计档案中心应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。五、档案保管和鉴定（一）档案库房设置及管理规定1、集团本部、下属公司和地区公司均应设置独立的档案库房，并保证库房安全。档案室由专人管理，无关人员一律不许进入库房。档案管理员离开库房要随时关好门窗，确保档案安全。2、档案室（库）应按照“十防”进行管理，即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，尽可能全面妥善保管好各类档案，并定期检查、通风。3、库房内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾。4、定期对库房进行检查，每半年进行一次全面盘查，对库房设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。（二）档案鉴定与销毁流程档案一经立卷、归档，未经鉴定小组鉴定，未报公司领导批准，任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由档案中心负责人组织，档案中心与相关部门负责人组成鉴定小组。1、不属于归档范围的文件资料鉴定与销毁流程和已入库档案的鉴定销毁流程见附件六。2、档案鉴定要求（1）经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时，应继续保存至次年再进行鉴定。（2）技术档案鉴定时，需附工程口技术部门的专业意见。（3）鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。3、档案销毁规定（1）经批准销毁的档案，由档案中心负责妥善安排，不得作其它用途或当作废纸出售。（2）销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字。（3）档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。（三）档案保管期限档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等，本公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。六、奖罚（一）奖励：集团档案中心每半年一次对各单位和部门的档案管理工作进行全面检查，对于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或者进步非常突出的单位、部门或个人，整理相关材料上报集团公司领导，给予相应表彰和奖励。（二）罚则1、工作不负责任，未认真贯彻执行集团公司及档案中心工作要求，导致档案管理工作混乱，根据实地检查情况，对于档案管理具体工作人员和相关领导给予相应行政和经济处分。（1）档案保管期限内，档案严重缺失，或因管理、使用不当，造成档案材料损坏、遗失等；（2）未根据集团统一制度规定制定本公司管理细则，导致工作流程不清晰，关键环节工作失控等；（3）未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定，未经批准，档案管理人员擅自外借档案材料等；（4）未按照集团统一全宗编号规定编排目录，立卷归档不及时，且目录与内容严重不符等；（5）未组织专兼职档案资料管理人员培训学习，导致本公司整体管理水平偏低，各项检查严重不达标等；（6）专兼职管理员态度不端正，工作责任心不强，未按要求管理本单位或本部门的档案资料，经检查管理混乱等。2、因管理或使用不当，违反公司档案保密规定，造成档案（保密）信息外泄；或者未经允许，私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况，公司将根据情节严重性给予相应处分。七、附则1、本制度为2008年第一次修订版，档案管理办法以本制度为准，解释权归集团档案中心。2、下属公司及各地区公司档案室参照本制度制定本公司管理细则，交集团档案中心审定后报本公司董事长审批执行。3、本制度从下发之日起执行。XX地产集团工程质量管理操作办法第一节总则第一条质量检查分为：日常抽检、节点检查和专项检查。第二条质量检查依据：现行国家及地方或行业规范标准，有效的设计资料、工程合同及相关补充协议，批准的监理规划、监理细则、施工组织设计、施工方案及各种专项方案。第二节质量检查标准第三条日常抽检标准：每月要求对工程、材料、设备检查不少于2000点，按楼盘项目均衡分布。检查点数分布依据：各楼盘的点数=该盘工程项目数量占公司在建总项目数量的百分比×2000。第四条日常抽检必须有针对性地确定检查内容和检查重点，并按子分部工程、分项分类要求，制定检查计划。检查部位必须随机选定，并按工程进度所涉及的分项均衡分布，以使检查结果趋向正态分布，减少主观影响。第五条节点检查是对各项目工程重要实体质量的必检内容，按各专业质量节点内容对关键工序、重要部位的质量进行重点抽查。节点检查贯穿于日常检查过程中。节点检查内容详见附件一。第六条专项检查是对影响工程实体安全、使用功能及观感较大的重点部位进行检查以及公司指派的专项调查。第三节质量检查办法第七条在质量检查过程中，质量监督部按照发现质量问题的严重程度，分别采取下发《XX地产集团质量安全问题整改通知单》（附件二）、《XX地产集团质量安全问题整改函》（附件三）、《XX地产集团质量问题砸掉返工通知单》（附件四）等形式进行处理，对于重大质量问题、事故，必须及时形成专题报告上报集团公司领导。质量工程师在发现质量问题后，应当时下发《XX地产集团质量安全问题整改通知单》，经现场责任工程师确认归档，并在整改期限内对整改情况进行复查；对于比较重要的质量问题在现场签发《XX地产集团质量安全问题整改通知单》后，还需另外正式下发《XX地产集团质量安全问题整改函》并抄送公司相关部门和抄报公司领导。质量工程师在发现需砸掉返工的质量问题后，应现场签发《XX地产集团质量问题砸掉返工通知单》，并由责任工程师签字确认后，对不合格项实体进行现场砸掉或返工处理，需砸掉的不合格实体,由保安负责实施，返工完成后，工程部需通知质量监督部进行复查；对于重大质量问题或质量事故，质量监督部应及时上报集团公司领导，经集团公司研究后处理。为维护公司利益，当发现需砸掉返工的严重质量问题和可能会引发工程纠纷的质量安全问题后,质量工程师应及时进行有效取证，取证方式可采取拍照、复印相关资料、施工责任方书面确认等合法手段。质量监督部每一个月将本月发现需砸掉返工的质量问题汇总形成《月度砸掉返工情况通报》，并分发各相关部门及抄报公司领导；对于本月需砸掉返工的质量问题中比较严重的问题另外汇总，报请主管工程的公司领导批示，按公司的问责处理程序进行处理。接工程部砌体验收通知后，质量工程师对验收范围内的门窗尺寸、砌体尺寸及其相关定位尺寸进行复核，发现与设计及验收规范不符的质量问题，按需砸掉返工的质量问题处理程序进行处理。质量监督部每半月将本期间对广州地区楼盘的工程检查情况汇总形成《工程质量简报》，并分发各相关部门及抄报公司领导。质量监督部对外地公司的工程质量检查完毕后，必须立即形成《工程质量情况通报》，并分发各相关部门及抄报公司领导。质量监督部每月月底完成集团公司相关质量制度考核及上报工作。附件一XX地产集团质量监督部各专业节点检查内容土建专业检查施工前施工组织设计方案、各专项施工方案是否已审批完毕并抽查过程落实执行情况。检查监理规划、各专业监理实施细则、旁站监理方案及其落实执行情况。检查施工现场质量管理是否有健全的质量管理和保证体系、施工质量控制和质量检验制度。检查施工放线测量成果报验和复查确认情况。检查监理人员是否经常地、有目的对承包单位的施工过程进行巡视、检查、检测。检查内容主要包括是否按照设计文件、施工规范和批准的施工方案施工，是否使用合格的原材料构配件，已完施工部位是否存在质量缺陷。抽查施工现场管理人员尤其是质检人员是否到岗到位，施工操作人员的技术水平操作条件是否满足工艺操作要求，特种操作人员是否持证上岗。检查检验批、分项、分部工程质量的验收确认情况。检查工地例会纪要。工地例会应有项目经理参加，检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施并检查成效。检查监理工作程序有否体现事前控制和主动控制的要求。检查进场的工程原材料构配件的质量控制情况。检查监理日记、监理周报、监理月报。检查监理通知单。对施工过程出现的质量缺陷，专业监理工程师有否及时下达监理通知单责令承包单位整改并复查整改结果。对工程质量起重要作用的检测项目，检查相关各方是否参与进行见证检测，确保施工过程中的关键质量得到控制。检查施工和监理资料是否齐全有效并及时整理归档。抽查水泥搅拌桩施工中对水泥及外掺剂的质量、桩位、计量设备、机头提升速度、水泥注入量、搅拌桩的长度及标高等主要施工质量参数的检查记录。核查现场控制情况。检查静力压桩。施工前检查进入现场的成品桩、接桩用电焊条的产品质量控制情况。检查试桩记录。检查施工过程压桩顺序、贯入情况、电焊接桩质量、桩体垂直度、电焊后的停歇时间等施工质量控制参数的检查记录。核查现场控制情况。抽查混凝土灌注桩的施工顺序、成孔、持力层、清渣、放置钢筋笼、灌注混凝土等全过程的检查记录。核查现场控制情况。检查桩位的偏差检查记录，抽查现场的实际情况。检查桩基的检测方案是否经有关单位确认后执行。检查桩体质量检验报告和单桩承载力的检验报告。检查地基基础子分部的质量控制资料，参加阶段性中间验收。检查基坑土方开挖的施工方法是否按批准的施工方案执行。检查深基坑支护结构的位移监测记录。检查基坑开挖至设计标高后的验槽（坑）记录。检查锚杆及土钉墙支护工程施工质量收控情况。检查土方回填施工质量的控制情况。检查模板及其支架的承载力刚度稳定性控制情况，是否有胀模、跑模现象。检查模板及其支架拆除的顺序及安全措施有否按施工技术方案执行。检查底模及其支架拆除时的混凝土强度是否符合设计要求或规范要求，有否报监理机构审批后执行。检查钢筋隐蔽工程验收记录及主控项目受控情况。检查受力钢筋的保护层厚度控制情况。检查进场的预搅拌混凝土的质量证明书及试件强度试验报告。检查现场搅拌混凝土每工作班复称抽查结果记录。检查后浇带混凝土浇筑有否按施工技术方案进行。检查现浇结构的外观质量存在缺陷的情况。检查现浇结构的轴线位置、垂直度、标高的偏差检查记录。检查电梯井井筒长宽对定位中心线的偏差、井筒全高的垂直度偏差的检查记录。检查地下室防水分项工程施工质量的控制情况。参加基础、转换层、标准层、屋面层的隐蔽验收。检查混凝土结构子分部工程的质量控制资料及分项工程施工质量验收情况。检查混凝土结构的观感质量验收情况。检查屋面防水层施工质量控制情况。参加混凝土结构子分部工程中间验收。检查装饰分部工程施工的样板先行制度执行情况。检查外墙面、内墙面、天花、地面等主要部位施工过程质量受控情况。检查阴阳角的方正顺直及细部质量受控情况。检查监理机构对项目验收前的准备工作情况。参加项目竣工综合会验。设备给排水消防煤气工程2.1检查施工组织设计方案是否于开工前经审批确认，抽查落实执行情况。2.2检查项目监理机构制定的监理规划是否全面科学，专业监理实施细则是否具有针对性，抽查落实执行情况。2.3检查监理工程师对进入现场的设备，材料在使用前是否严格进行控制把关。检查监理工程师对隐蔽工程制度的执行情况，抽查重要部位的隐蔽管道是否严格按设计及规范的要求进行施工。抽查中间验收及专业验收资料，参加阶段性验收及重要部位专业验收。检查监理工程师对工序质量的控制情况，抽查已完工序的给排水消防煤气管道安装质量。检查监理工程师对变频供水设备，通风空调等设备的安装质量是否严格控制把关。检查监理工程师在给水管道试压，排水管道的灌水通水通球试验时是否严格执行旁站监理制度。检查监理工程师在质量控制中对发现问题是否及时下发监理通知单并落实整改。检查监理工程师在质量控制资料管理方面是否严格控制把关，资料是否及时整理归档。抽查设备材料使用许可证，给排水管道的试验记录等。检查分户验收的质量控制情况，抽查已验收完的项目是否仍存在质量问题。参加竣工验收，抽查项目竣工质量控制资料。建筑电气工程（含弱电部分）检查基础接地的隐蔽验收受控情况。检查地下室电气预留孔洞的隐蔽验收受控情况。（主要指地下外墙留洞）检查干线电缆敷设完成后的绝缘电阻测试/插接母线槽安装完成后的绝缘电阻测试及交流耐压试验受控情况。检查照明系统通电检查试验及风机/水泵/空调系统的负荷动力试验受控情况。检查变频控制设备/干线电缆/插接母线槽/大型灯具的进场验收情况。检查发电机的空载/负载试运行情况。检查大型灯具的静载试验受控情况及结果。检查控制柜二次回路的绝缘电阻测试及交流耐压试验情况。参加消防、电梯、智能工程等专业验收、电气分部工程中间验收及单位工程竣工验收，核查质量控制资料并抽检实体质量。核查监理公司的质量保证体系管理文件完备性（主要为针对项目的管理文件如监理规划、细则、工程总结等）。核查电气工程相关施工方案、调试方案或作业指导书的审批手续。参加并跟踪重大技术问题及质量事故的处理。园林配套专业检查图纸会审、设计变更记录。检查施工前施工组织设计方案、各专项施工方案是否已审批完毕并抽查过程落实执行情况。检查技术交底纪录。检查施工现场质量管理是否有健全的质量管理和保证体系、施工质量控制和质量检验制度。检查监理人员是否经常地、有目的对承包单位的施工过程进行巡视、检查、检测。检查内容主要包括是否按照设计文件、施工规范和批准的施工方案施工，是否使用合格的原材料构配件，已完施工部位是否存在质量缺陷。抽查施工现场管理人员是否到岗到位，施工操作人员的技术水平操作条件是否满足工艺操作要求，项目负责人是否持证上岗。检查检验批、分项、分部工程质量的验收确认情况。检查工地例会纪要。工地例会应有项目经理参加，检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施并检查成效。检查监理工作程序有否体现事前控制和主动控制的要求。检查进场的工程原材料构配件的