【防腐涂料公司差旅费报销管理问题研究-以温州合信公司为例（9000字论文）】

\o"241655:广发水电公司差旅费报销管理设计方案"\t"46:81/Crm/Task/_blank"防腐涂料公司差旅费报销管理问题研究—以温州合信公司为例TOC\o"1-3"\h\u66081.怀化市温州合信防腐涂料公司简介 IV1.怀化市温州合信防腐涂料公司简介温州合信公司是我国防腐涂料行业的代表性企业，深耕防腐涂料领域多年，温州合信在曾经在2018-2020年三年连续获得我国“国家防腐涂料企业荣誉金奖”、“国家优质纳税企业”以及入围了“温州市优质防腐涂料企业”。温州合信的发展是我国防腐涂料企业改革创新的缩影，因此能够在很大程度上代表着我国防腐涂料企业的发展状况。公司秉承“实干创造未来”的企业精神，坚持做出高品质产品，本着“追求、质量、技术、精神”8字宗旨，基于防腐涂料市场需求进行不断创新，使公司始终处于防腐涂料行业前沿，引领防腐涂料行业的发展。2.差旅报销的理论研究概述如今在经济全球化大背景下，世界经济发展日趋激烈，而我国作为世界第二大经济体，对世界经济的发展做出巨大的贡献，同时也发挥了至关重要的作用(张瑞琳,李阳飞,2022)。我国这样一个庞大的经济体，内部运转链条也是纵横交错，随着改革开放近四十年来，各大中小型企业如雨后春笋般蓬勃发展，面对大大小小，经营内容多种多样的企业，其中出现的问题也是各式各样。本文将从企业费用报销问题着手研究，剖析原因，提出解决对策，以达到解决费用报销问题，促进企业经营发展的目的。差旅费作为公司的一项重要又经常支出的费用在所有开支中占有重大的比例。目前，我国很多中小企业报销方式单一化、核算混乱的问题，针对一系列显著突出的问题，我们一直在制定越来越完善的管理制度，使其趋于系统化、体系化，并且运用云会计大数据等技术规范费用报销流程，提高费用报销效率，企业减少损失，进而提高企业经营效率(王晓婉,赵雨欣,刘宇,2021)。温州合信防腐涂料公司成立时间不是很长，但是内部管理还有自己的一套制度，首先在原则上差旅费用报销必须在各部门预算总额内控制开支，超预算不得发放，其次，在出差前必须事前向有关领导提出申请并得到同意，然后填制出差申请单，没有获得批准的不予报销；然后员工在出差期间因工作原因需要临时增加出差行程等必要的费用花销，由本人书面或邮件提交申请并获得领导确认后再予以报销(陈思颖,杨涵梅,2021)。另外，合信公司员工出差时使用的交通工具原则上以花费金额从小到大优先考虑，特殊情况需要高费用交通工具需得到有关领导审批，特殊情况特殊对待，这也体现了温州合信公司管理的人性化。还有就是出差时如果遇到特殊情况需要临时停止出差时，需要向有关部门领导签字批准，赶不回来也要以邮件的形式获得领导审批，方可终止出差(黄俊杰,周舒雅,吴嘉言,2019)。温州合信公司员工遇到类似情况的概率也很大，由于出差目的地有时临时变更，特殊情况还不是很好控制，所以有时避免不了临时变更，临时审批。合信公司出差人员填制好差旅费用报销单然后上交有关领导进行审查批准，温州合信公司财务人员进行进一步审核，最终由出纳结算付款，不得自行扰乱报销程序，否则温州合信公司财务部门有权拒绝报销。(石雨婷,卢俊豪,郑梦,2019)在此过程中，财务工作人员、稽核工作人员人员、资金管理人员按规定对报销工作的手续、预算的额度、票据的合法性、真实性等进行严格专业的审核。3.温州合信防腐涂料公司差旅费用报销现状3.1温州合信防腐涂料公司费用报销制度3.1.1借款管理的规定及流程温州合信公司出差人员外出借款：外出人员出差按有关明文规定额度借款，如《出差申请》和《借款单》借款，在出差人员返回的5个工作日内进行报销还款，原则上不允许跨月借支，借款超过5000元需提前报财务备款(朱春辉,林雨萱,沈浩楠,2021)。温州合信公司公司主管批准后进行销账，实报实销，没有经过批准的，财务有权不予销账。温州合信公司借款人员书面请公司COO进行审批，后报给总经理复核同意，最终财务人员凭审批意见发放款。3.1.2日常费用报销制度出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请》，出差申请单由分管副总签字批准。合信公司现金报销需填制报销凭证，按凭证内容要求在"摘要"处填写报销内容及金额，由部门经理、审核人员、总经理审核签字后交财务核报。温州合信公司员工因工作需要不能回公司就餐的，可凭发票每人每餐报销10元。外出联系工作，应乘坐公交车辆，按实报销，若有特殊情况，经部门经理事先同意方可乘坐出租车辆，报销时须在发票上写明出发地、目的地(彭天翔,何美丽)。业务招待费：因工作需要招待客户或赠送礼品，费用在1000元以上者应事先填制特批单，报合信公司总经理审核签字后交财务部，财务人员审核时应对照已收到的特批单。员工因工作需要所支付的业务招待费在报销时须向部门经理、审核人员主动说明，并由经办人及部门经理在该张发票背后签字(孙乐心,曹锦程,谢紫,2020)。温州合信公司业务招待费也是销售人员在外出差的一笔重要支出，而且费用数额都比较大。市外差旅费：温州合信公司员工因公赴外省、市出差，路程超过六小时及需要过夜的可购买硬卧火车票，轮船票不超过三等舱位；遇有急事需乘飞机的，必须事先填制特批单，经总经理签字后交财务部。温州合信公司财务人员审核报销时须对照已收到的特批单。住宿费每日标准为150元，伙食补贴每日80元，上述两项费用可累计使用。温州合信公司员工参加有关于本职工作的进修需经部门经理、总经理同意，并至管理部登记备案，所发生培训费用按合信公司制定有关规定予以报销。因病就诊发生的费用按合信防腐涂料公司有关医疗费用报销规定执行；员工因探病发生的费用，除受总经理委派外，均不能报销。市通讯费：凡合信公司员工领用手机每月月租控制在200元以下，超出部分由领用人自行承担，遇特殊情况需提高额度，应填制特批单，经总经理批准(傅宇轩,薛清秋,袁启天,2019)。对于出差人员而言，由于销售人员在外出差时每人的电话费会更多，所以针对温州合信公司销售人员每月手机费会另外规定，普通销售人员每月每人300元人民币，销售负责人每月每人600元人民币，地区销售总监每月每人1000元人民币。3.2温州合信防腐涂料公司费用报销方法差旅费用报销的一般性流程：出差人员按出差时所花费的金额，在出差结束后填写报销单据，并附好所有有关原始凭证，然后找温州合信公司上级有关领导签字审批，交友财务统一交由总经理签字审批，最终由合信财务部门进行款项报销。（销售部报销流程根据年度目标考核管理办法单独设定）尽管温州合信公司目前制订了一系列的规章条款制度，但是，基于温州合信公司公司一天天的发展壮大，某些规定依然无法适应发展的需要，这就使得在公司运营的过程中会出现意想不到的问题和阻碍，以温州合信公司公司差旅费用报销一块为例，人员的不断变动，出差地点的临时变化以及在出差过程中出现的不可控性极大等因素，在报销的时候除了一贯普通情况的报销方法以外，面对种种特殊情况还需要具体情况具体对待，所以这就使得在报销流程方面没有一个固定的流程，这也成为公司财务方面的一个重大的弊端(江欣怡,方博文,许雪,2021)。针对合信公司差旅费用的报销方法还需要不断探索和完善，这是一个漫长的过程，需要在实践的检验中学习和发现。4.温州合信防腐涂料公司差旅费用报销存在的问题4.1费用报销金额存在虚报在温州合信公司各个部门中，要属销售部门的出差频率较大，报销金额也最多，平均每一位销售人员每个月的出差费用都在2000-4000左右，这不算平时的电话费和业务招待费，如果合计算下来大概都在六千上下，合信防腐涂料公司大约20名销售人员，这样计算下来每月几乎要花费十多万的报销费用，问题就来了，如此大的一笔支出，到底存在多大的真实性却很难预知，所以其中虚报金额的可能性也随之增大。费用报销金额存在虚报，这也是人为的，主观的行为，由于存在不可控性，外出的温州合信公司人员很难得到监管，这就为最终的虚报埋下隐患(高宇宁,蔡思萌,梁子轩,叶雨,2020)。尤其是业务招待费，业务招待费的不可控性更大，招待的人数量不一，有多有少，招待的规格也参差不齐，导致最终的花费有有高有低，很难控制。再有，有部分温州合信公司人员以公务招待的便利为自己谋取小利，名义上是当当作礼品送给客户以搞好关系，实际上则是自买自用，或者是以私人的名义送给他人来为自己铺路搭桥。这样的现象比比皆是，但很难得到管理。温州合信公司出差人员的自我意识不够严格，得不到提高，这是个比较根本性的问题，也是最难彻底解决的问题之一(丁宏伟,姚雪莲,2020)。社会发展能够促及经济的不断提高，费用报销难以真正的落实，合信公司的发展也离不开各方面大大小小的环节。如果真的要想从根本上解决虚报问题，还得从人这个最根本的方面入手，不论怎样，人是所有活动的主体，提高自身的素质品格，加强自身的自制力，才不会被其他人影响，才能做出做正确的选择，最合适的决定。4.2费用报销监管力度欠缺温州合信公司成立时间较短，好多管理方面的还不够成熟和高效，会有很多管理漏洞有待完善，在出差人员外出期间所花费的费用，很难得到有效监督和控制，这样很不利于温州合信公司的整体发展，影响甚大。而且，管理问题是一个根本性的问题，对人对事的管理的好坏直接影响着公司前进发展的进程，不容小觑(贺泽宇,钟湘婷,崔鸿,2021)。合信公司的发展难以达到一定的规模，或者说是没有达到一种高度，就很难在更方面做到完善，相反，随着合信公司的不断发展，想要做到完善更是难上加难，只有做到在发展中解决问题，在不断解决问题的过程中促使温州合信公司前进。合信公司发展是个艰巨而漫长的过程，并不是一朝一夕所能达到的目标。在管理方面，每个公司也都各不相同，对于温州合信防腐涂料公司的发展，在费用报销管理方面力度欠缺严重，导致一些人为的弊端随之而来，本可以避免的的问题还需要花费人力物力甚至财力的解决，无形中给合信公司的发展带来越来越多的阻碍。监督和管理是相依并存的两项职责，不可分割，从某种程度来讲正因为有监督一责存在，管理也得到了相应的提高，正因为有了管理的提高，那监督才更有了继续下去的意义。所以说监督管理相依并存，难舍难分(骆馨雅,宋志毅)。而现实中，温州合信防腐涂料公司就面临着监管力度不严的弊端，真正做到了监管并重，好多问题也都会迎刃而解。公司也会朝更好的方向前进，员工和领导相处也更加和谐，公司整体氛围也会自然和气。4.3费用报销流程混乱由于温州合信公司的管理体制不够完善，所以导致在一些细节方面也体现的淋漓尽致，在费用报销流程方面不够清晰明确，章法混乱，最终导致报销的效率低下，报销人员感到烦恼琐碎的同时，作为合信公司财务人员压力也是比较大的，财务应是报销环节最终一环，再然后就是报销的发放(许玲珍,董文杰,蔡珊,2020)。然而现在温州合信公司财务人员拿到上交来的报销单据审核完毕后还需找各领导签字再进行发放，增加了公司财务工作的压力，也使整个流程毫无章法可言。温州合信防腐涂料公司成立至今，公司发展取得了显著进步，但在关于出差人员外出的报销流程上有些混乱，报销效率很难提高。不仅影响了报销人员的时间，耽误工作，也增加了合信公司财务部门的工作量，更重要的是影响了整个公司的发展进度，给公司的人员增添不必要的心理压力，毕竟这并不是很难，很繁琐的的事情，如果人为的将其复杂化，的确是得不偿失。不应该提倡。在温州合信公司的日常发展经营中，在费用报销方面，出差人员拿着报销单据来到财务室取粘单，然后一点一点进行粘贴，粘贴完后拿到财务室进行审核，合信财务人员再将凭证交到各个部门找副总签字审批，最后交到总经理签字同意(韩乐天,曾美玲,秦浩宇,2023)。一切审批工作结束以后才轮到温州合信公司财务通过网银进行网上发放报销，至此，出差人员的报销才顺利完成，先不说工作繁琐程度，单单是需要报销的原始凭证之多就容易丢失或毁损，对报销最后失败有很大的隐患。如何解决以上的问题成为温州合信防腐涂料公司差旅费用报销所面临的重中之重。我将在下文进行详细地阐述，针对所提出的一系列问题给出我自己的建议，也希望以下的建议可以对目前的现状有一定的改善。4.4费用报销标准缺失虽然温州合信防腐涂料公司制定了差旅费开支标准，并对各类人员的住宿餐饮金额予以详细规定，但是由于客观和主观两方面原因，导致各种费用尤其是住宿费标准仍然未得到有效控制，造成差旅费居高不下。就住宿费来说，合理的报销标准是县级市60元，省会城市150元，有些人钻制度的空子，不管实际发生多少费用，都按照最高上限标准来报销，采取“少花多开”的方式，实际住宿费花费60元，但是按照报销上限是每天150元，于是出差人员就让住宿单位按照每天150元的金额开发票，从中挣取住宿费差额。但实际上县级市的物价比省会城市物价要低，因此采用150元每晚的标准进行报销与事实不符。再如，就伙食费来说，按温州合信防腐涂料公司的现行规定伙食费每天补助40元，出差人员所住宿的宾馆如果包含餐饮服务，则可以把这部分的餐饮报销，但有的温州合信公司出差人员把个人购买的饮料、水果等食品消费票据都夹在报销的票据中，甚至另外找人开具餐饮费发票，并拿回公司报销，由此产生的公私不分、私费公报的问题(潘雨婷,姜子轩,窦雨林,2021)。5.温州合信防腐涂料公司差旅费用报销问题的建议5.1制定费用报销制度温州合信公司应制定一系列符合公司实际发展的费用报销标准来辅以公司健康运行，例如按出差人员级别划分报销额度，按业绩突出与否划分，能者上，庸者下，利于温州合信公司发展也不失于公平。着眼于温州合信防腐涂料公司的发展，我建议温州合信防腐涂料公司除销售部门以外按照公司人员对耗费频率划分报销额度，因外出业务少，出差频率低，金额也不是太大，这样安排也会显着层次分明，管理高效。而销售部门则外出频率高，所花费金额也不固定，可以实行业绩制度报销原则，业绩高的销售人员报销额度也随之提高，相反，则降低。这样不仅能够激发人员销售积极性，也能为温州合信公司扩大客户群，从而极大促进公司经营发展。制定报销标准需要全公司共同遵守，真正做到知则、尊则、守则。用实际行动去维护好温州合信公司的每一步发展成果，才能够实现所谓的和谐共处，企业文化优良，企业发展蒸蒸日上的美好目标。发展是离不开许许多多的标准的约束，正是因为有了各种各样的条条框框,发展才能够行之高效，有时也会达到事半功倍的效果，但前提是努力且不遗余力的去执行所谓的标准，这样才能够不断进步，不断提升自身水平，努力达到一个新的高度，温州合信公司现如今正需要这样的一套适合发展标准，公司人员努力为之，所谓的成功彼岸何愁不能到达(邢婉秀,万嘉,丁玲)。何为制度，社会发展至今，公道自在人心，标准，标尺与准则，费用报销发展以来，制定的费用报销标准层出不穷，比比皆是，但真正付诸于行动，执行的人略有些牵强，当标准之余，我们真正能够做到的毕竟很少很少，回头我们看温州合信防腐涂料公司，尽管几年的时间，在当下社会对此新兴行业还不是很认可的前提下，但发展却初具规模，我们需要的就是如此。费用报销最终如果能够得到顺利解决，标准问题还应该仔细核定，不能因难以落实而半途而废，社会车轮在不断前进，一个企业的发展也应像社会发展一样去不断解决出现的任何问题，真正地在报销上做到锲而不舍，持之以恒的努力，才能永久持续的发展(陈思颖,杨涵梅)。5.2加强费用报销监管力度温州合信公司高层应中着重于制定一套恰当可行且行之高效的管理体制制度，然后加强相关部门管理人员的培训和管理，调和领导与下属之间的相对关系，从而有利于对下属的管理，报销费用由各个部门经理先行把关，再由各报销人员自行上交高层领导签字审核，每一层都应重视监管费用等信息是否达标，绝不能姑枉过之。加强管理力度其实最根本也最实效的还是自我主动，自己管理监督自己，这就需要温州合信公司本身也需要树立一种企业文化，对新老员工一视同仁，营造和谐奋进的企业氛围，让员工在温州合信公司工作有一种在家的感觉，充满热爱自然也就会主动维护自己的家。毕竟温州合信防腐涂料公司的发展是要靠每一个员工的共同努力(黄俊杰,周舒雅,吴嘉言,2021)。温州合信防腐涂料公司加强对费用报销的监管力度，本身就是一个对自身企业文化的不断扩充和积蓄营养的过程。让温州合信公司获得幸福感是公司很大的成就，什么是监管，顾名思义监督管理。需要自我的监督，同事监督，领导管理，甚至可以建立专门的部门进行此项工作的进行(朱春辉,林雨萱,沈浩楠,2021)。优秀的管理机制可以激发个人的战斗力，团队的凝聚力，公司整体的核心力。小到个人的一言一行，大到一个企业，一个社会，一个国家的一点一滴，如果总是一味的前进前进，发展发展，却忽视了在前进发展的过程中存在的问题和漏洞，这是万万不行的，然而监管的产生能够为发展提供监察和管理。所以温州合信公司加强监管力度不仅有必要，而且是必须依附发展所必须存在的，只有这样，发展才不会跑偏，前进才不会掉入陷阱，所谓可持续发展，也应正是如此，持续的前提是每走一步都能够走好，发展才能有实质性的意义，监督管理才有存在的价值。5.3报销流程清晰化报销流程混乱，是一个严肃的问题，当在费用报销时如果遇到不能再像以往，而是财务找各级领导签字才能审批。身为一位出差人员要进行报销，而费用报销是你的权利也是一种义务，主动行使报销的权利的同时，也应该主动去尽自己的义务，找温州合信公司各级领导审批同意后，最终交到财务获得最后的报销，而财务作为合信公司最后行使报销的部门最后把关，检查报销单据及领导签字等内容，发放报销，完成报销工作。报销流程的清晰化，这不仅对温州合信公司本身是一种福祉，在公司的每一位员工也都会因自身处于一个严谨的有条理的公司而感到舒适，对每一位员工都是一种莫大的福利，很多时候做一件事情结果是相对的，做好了对自己有时也是一种鼓励，一种回报。使报销流程清晰化，首先就是合信公司财务部门的工作简洁有序，更能够促使报销工作的进行。其次就是出差报销人员的工作也能够简便高效。清晰化的报销流程，财务的有序进行合信公司的健康运营(彭天翔,何美丽,2023)。报销流程的清晰化同时也是整个费用报销的比较新的方面，真正能够做到清晰简明，但又不失公允，这就能成为在报销工作中非常具有里程碑意义的环节。温州合信公司需要这个环节的循环往复。在工作中也起到了重要的作用(孙乐心,曹锦程,谢紫,2022)。这其实就是所谓的蝴蝶效应，这样的话，一个小小的流程清晰化能够影响整个公司的发展，这是何等的投入产出比啊，所以这对温州合信公司的发展有着巨大深远的影响。持签字的凭证找出纳报销出差人员提前一天填出差申请单注明出差地点、事由、天数、所需资金持签字的凭证找出纳报销出差人员提前一天填出差申请单注明出差地点、事由、天数、所需资金出纳多退少补并保存相关票据出纳多退少补并保存相关票据会计主管审核费用及凭证符合标准的签字经分管领会计主管审核费用及凭证符合标准的签字经分管领导签字担保经理审批签字按费用标准审核出差费用，不符合标准的不签字，特殊情况需经总经理审核通过经理审批签字按费用标准审核出差费用，不符合标准的不签字，特殊情况需经总经理审核通过会计人员填制记账凭证会计人员填制记账凭证分管领导经理先后签字分管领导经理先后签字财务审核借款经理签署考核意见经理签署考核意见出差人员汇报出差情况出差人员汇报出差情况出差人粘帖票据、填写报销单出差人粘帖票据、填写报销单图1报销流程图出差回温州合信公司应在一星期内报账，超过一星期报销的，每一天按30元罚款，若迟报时间超过一个月以上，每一张单据按每月30元累积加罚（发票日期），并追究其部门担保人责任。第一，出差前，要将局领导批准出差的文件保管好，出差归来报销时需要作为重要凭证粘贴在差旅费报销单上。第二，出差时，要保存好报销凭证：如火车票、住宿票等。住宿费、机票支出等按规定使用卡结算。第三，出差归来，将出差过程中取得的所有报销凭证整齐平整地粘贴在“原始凭证粘帖单”上，准确计算出金额，填写“差旅费报销单”。住宿费在标准限额之内凭发票据实报销，订票费、经批准发生的签转或退票费、交通意外保险费凭据报销。未按规定开支差旅费的，超支部分由个人自理。5.4统一旅差费的报销标准温州合信防腐涂料公司《财务管理制度》中的旅差费报销条例是在2015年9月制定的，按目前的消费水平有些标准显然是过低了，笔者建议在提高伙食补助的基础上，可以适当的增加市内交通补助费和通讯补助费，如有会议费的，可只计发通讯费补助，对这两项补助，可定为每人每天10元～20元(高宇宁,蔡思萌,梁子轩,叶雨,2020)。这样不仅消除了出租车票和市内交通车票的报销及不符合规定的报销发票，使得差旅费报销从暗补变为明报销，这样温州合信公司既严肃了财务报销制度，又可以使财务管理制度真正有章可循。若通过以上增加的这两项补助，普通人员出差每人每天的补助至少可增加20元，天数越长补助越多，所以天数的控制至关重要，为了节省开支，提高出差效率，建议采取分段包干补助，如10天以内出差的，按规定的补助标准，10天以上到20天以内以及20天以上等等，可采用相应递减金额补助。具体的住宿、伙食、交通费用标准可以采用以下表格：（1）住宿标准：（金额单位：元）地区/人员省会城市省辖市县级市及以下总经理和经理实报实销（下同）其余人员1508060（2）伙食补助费：（金额单位：元） 地区/人员省会城市省辖市县级市及以下总经理和经理实报实销其余人员404040（3）交通费标准：（金额单位：元）交通都是实报实销，先想清楚这个交通费是从温州合信公司到出差地之间的交通还是到了出差地去市区内的交通，如果是自己开车的我们给他邮费制定一个标准，每100公里多少钱。人员飞机高铁汽车总经理和经理实报实报实报其余人员预申请二等座实报商务座预申请实报6.总结综上所述，通过以上对整个费用报销方面的研究以及中智诚征信公司差旅费用存在的金额虚报、监管不严、流程混乱等问题的分析，我们可以看出这些问题给公司带来的影响很大，提出针对性建议有效地解决所出现的问题，温州合信公司方面也在积极改善公司管理机制，从而大大控制了不必要费用的支出，节约合信公司经营成本。当然这只是作为公司发展中某一方面的问题，在经营发展道路上会出现许许多多大大小小的绊脚石，只有积极努力发现问题的所在，究出病因，然后对症下药，作出行之有效的解决方案，从根本上解决问题，才能不断纠正错误，肃清发展道路，促进公司经济的发展。参考文献：[1]张瑞琳,李阳飞.基于学校治理能力提升视角下的财务报销管理制度探析[J].纳税,2023,17(17):106-108.[2]王晓婉,赵雨欣,刘宇.防腐涂料企业财务报销问题研究与对策[J].行政事业资产,2022,(24