档案登记备份和数字档案室创建工作课件

档案登记备份和数字档案室创建工作宁波市档案局业务指导处董舫虹一、档案登记备份工作（一）档案登记备份工作提出的前提（二）档案登记备份工作的依据（三）档案登记备份的相关政策文件（四）省市开展档案登记备份工作的举措（五）档案登记备份的相关概念（六）档案登记备份工作的主要目标任务（七）档案登记备份的范围及数据形式（一）档案登记备份工作提出的前提1、档案信息承载的载体形式变化、各类数量多。电子文件传统档案历史档案现行档案载体形式的变化服务需求的变化2、档案安全问题日益突出档案安全保障跟不上要求。社保档案损毁导致日本安倍政权倒台；四川大地震中档案大量损毁；档案丢失、损毁甚至被篡改伪造现象时有发生，引起社会对档案作为法律凭证价值的置疑。石家庄团市委原副书记王亚丽身份造假案；湖南邵东罗彩霞被冒名顶替入学的案例。在信息化环境下，电子文件的可靠性、完整性和安全性面临挑战。3、行政监管部门不够明确4、在信息化环境下，传统的档案监管机制、手段已不能适应要求。职能条件发生变化，需要新的工作思路与之相适应工作领域不断拓展，需要新的监管机制与之相适应以保管到监管，以档案馆建设为中心，抓实体管理为重点。（二）档案登记备份工作的依据国家标准1、CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB/T17678-1999)国家质量技术监督局1999年2月26日发布，1999年10月1日实施）2、

《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002)国家质量监督检查检疫总局2002年12月4日发布,2003年5月1日实施）档案行业标准1、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15－1995）国家档案局1996年3月1日发布，1996年10月1日实施2、纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005)国家档案局2005年4月30日发布，2005年9月1日实施3、电子文件归档光盘技术要求和应用规范（DA/T38-2008）国家档案局2008年4月23日发布，2008年7月1日实施（三）档案登记备份的相关政策文件国家《电子公文归档管理暂行办法》国家档案局第6号令，2003年9月1日实施《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发〈电子文件管理暂行办法〉的通知》（厅字[2009]39号）省委、省政府、省档案局《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办[2009]140号）《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》（浙档发[2010]12号）《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》（浙档发[2009]55号）《浙江省档案信息化系统安全管理暂行办法》（浙档发[2009]64号）《浙江省档案馆收集档案范围和接收标准的规定》（浙档发[2009]40号）市委、市政府、市档案局《关于成立宁波市电子文件管理和档案登记备份工作领导小组的通知》（甬党办发[2010]68号）《关于加强电子文件管理工作的通知》（甬党办[2010]20号）由宁波市电子文件管理和档案登记备份工作领导小组办公室《关于印发全市电子文件管理和档案登记备份工作实施方案》的通知（甬电文管办[2010]1号）（四）档案登记备份的相关举措2010年4月省局召开《档案登记备份专题培训会议》2010年8月省局召开全省档案登记备份工作座谈会2011年开展浙江省档案与电子文件登记备份应急演练2010年3月宁波市召开全市档案工作会议2010年6月宁波市召开虚拟（数字）档案室培训班2010年8月宁波市召开半年度全市档案局（馆）长、业务督导、信息技术会议2010年10月市局印发《宁波市数字档案室建设规范（试行）》的通知2010年底市局建立电子文件（档案）登记备份中心《宁波市十二五发展规划纲要》将数字档案馆纳入智慧城市建设，将档案馆新馆纳入文化大市基础设施建设，将强化档案和电子文件安全监管纳入社会公共安全建设，提出“促进数字档案馆发展”、“加快建设档案馆新馆”、“强化档案和电子文件安全监管，确保重要公共档案信息安全”。（五）档案登记备份的概念两办《通知》：由档案行政管理部门对本行政区域内具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证；在同级国家综合档案馆建立档案登记备份中心，对经过认证的电子文件和数字档案进行备份。相关对象示意图登记备份国家综合档案馆档案行政管理部门档案登记备份中心机关、企事业单位…提供数据恢复和原始性认证等服务对概念的理解档案登记备份是档案行政管理部门依法实施行政管理职能的具体行政行为，体现的是档案行政监管职能。根据两办《通知》，开展登记备份的对象是——电子文件和数字档案。所以，完整地讲是“电子文件和数字档案登记备份”。登记&备份属同一行政行为概念，是档案行政管理，依法实施行政管理职能的具体行政行为。具有“安全保障，证据保全”的功能。总体要求认真贯彻落实档案法律法规及《电子文件管理暂行办法》、省“两办”《通知》精神，通过登记备份这一重大战略部署的实施，实现档案证据保全、档案信息安全保障和推动档案资源整合的功能，构建新形势下档案安全保障体系和档案信息资源体系，不断提升档案工作服务大局、服务社会、服务现实的能力。主要作用确保档案可靠性，强化法律凭证价值。主要针对保障档案特别是电子文件的凭证性而设计。通过登记备份，各级档案部门作为非利益相关的第三方，对档案的原始性、可靠性提供鉴证，从而有效化解矛盾纠纷，降低社会交易成本。

真实性、可靠性、凭证性？真实性—内容的真实性由形成者负责可靠性—通过一定制度和技术手段保障凭证性—在可靠性前提下，通过法律或社会惯例认可

确定性、合法性、联系性主要作用确保档案安全性，提高抵御风险的能力。监管机制（制度约束）技术手段（数据冗余存储）可防患有意或无意的档案丢失、损毁等情况。衍生作用强化档案行政监管职能。提高对档案行政监管能力，实现档案监管的范围扩大、载体拓展、工作前移。有效整合档案信息资源。掌握区域档案资源的分布情况，建立区域档案信息数据库。实现“监管式”、“互惠型”整合，实现各部门和档案馆的合作共赢。带动档案事业各项业务建设。是推进档案事业全面发展的“总抓手”，有助于推动档案基础设施建设、档案信息化建设等。

（六）登记备份工作的主要目标任务从2010年开始，力争到“十二五”期末：在省、市、县三级建立电子文件和数字档案登记备份中心，全面开展档案登记备份工作；根据容灾备份有关要求，在馆际间建立异地备份库。（十二五期间,市及各县（市）区全部建立数字档案馆和档案登记备份中心，并与各数字档案室对接，并按照国家有关部署要求，建立电子文件中心和馆际间异地备份库，探索开展异质备份工作）优先开展涉及民生的重要档案的登记备份工作。完成重点涉民单位（工商、国土、社保、教育、卫生、民政、建设等涉民单位）的档案登记备份工作。根据国家关于电子文件中心建设的有关要求，全面开展机关单位的电子文件归档备份工作。（2011年开展病历档案登记备份工作；农村档案信息资源共享工程）抓好重点建设项目档案登记备份工作。按照分级管理原则，省档案局对列入省政府重大项目建设行动计划和省级以上政府投资项目的档案实施登记备份；各市、县（市、区）档案局应根据档案登记备份工作总体要求，结合本地实际，确定重点建设项目档案登记备份的具体范围。（2010年、2011年通过竣工验收、列入档案馆接收名册的重点建设项目档案数字化成果登记备份工作。）加强机关、团体、企事业单位数字档案室建设。各级机关、团体、企事业单位要加强对重要电子文件的归档和管理，加快重要传统载体档案的数字化转换，为开展档案登记备份工作打下基础。全省60%县级以上机关、团体、国有企事业单位建成数字档案室。（2010年，开展百家“规范化数字档案室”建设工作，创建省级“示范化数字档案室”30家。“十二五”期间，60%以上机关、团体、企事业单位建成数字档案室，2011年30%机关、国有企事业单位建立数字档案室）积极引导国有企业、事业单位开展档案登记备份工作。根据自愿原则，开展民营企业、重要人物的档案登记备份工作。（企业知识产权档案登记备份工作）对各级党委、政府的要求建立领导小组，明确相关部门职责加大督查和考核力度加大资金投入将建立档案登记备份中心，以及各单位开展档案登记备份所需经费列入同级财政预算。对档案行政管理部门的工作要求负责档案登记备份工作的组织实施。制定规划和实施方案制定法规、规范纳入业务考核指导、宣传、培训对国家综合档案馆的工作要求负责软硬件平台建设、登记备份等具体工作。基础设施准备档案登记备份中心建设落实机构，建立制度，搭建软硬件平台，配备信息安全、网络管理、数据库、硬件维护等专业人才重要档案数据的登记备份受理、审核、管理、维护、服务对机关、团体、国有企事业单位的要求建立健全本单位档案安全机制加强领导，成立领导（协调）小组，明确专门机构和人员，配备必要的信息化软硬件设施做好本单位档案数据的归档、备份和管理按照档案行政管理部门要求进行登记备份各单位的内部职责分工要求在各单位建立领导（协调）小组统抓这项工作，明确各部门职责。档案部门主要负责档案登记备份工作的日常管理；技术部门与信息中心负责网络、设备与应用系统的技术支撑，为开展本单位开展档案登记备份工作提供技术支持；保密部门负责涉密电子文件和数字档案的保密监督管理和涉密档案数据的移交报送。（七）档案登记备份的范围及数据形式涉及公共利益或民生权益法定进馆单位、重点建设项目民营企业、其他社会组织、个人….必须登记自愿登记重点对象电子文件和数字档案如人力资源和社会保障系统、城乡住房和建设系统、医疗卫生系统、教育系统、民政系统、农林系统、环保系统、工商系统、质监系统、食品药品监督系统、安全生产监督系统、国土系统等包括各级机关、团体、国有企业、事业单位和其他组织形成并保管的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果和文件目录数据等*范围移交备份的档案数据形式常见有三类：电子业务数据：各专业主管单位通过专门业务信息管理系统形成的现行电子业务数据（库）。电子公文：各单位在公务过程中，通过计算机等电子设备形成的电子文件（一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等）。档案数字化成果：指各单位传统载体档案经数字化转换后的数据成果，包括全文和机读目录。*其他电子文件：音视频电子文件、数码照片、CAD等科技电子文件…三类档案数据形式的移交方式电子业务数据。采用光纤在线传输等方式。暂不具备在线传输条件的，可以脱机载体（光盘、磁带等）方式移交。电子公文采用在线传输或脱机载体移交等方式。档案数字化成果采用光盘移交方式。二、数字档案室创建工作（一）数字档案室的概念（二）数字档案室的基础设施建设（三）档案数字化建设（四）数字档案室的管理和利用（五）示范（规范化）数字档案室的申报（一）数字档案室的概念（《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》浙档[2009]55号第一章总则第二条）数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。机关数字档案室建设应以档案目录数据库和全文数据库为基础，以硬盘、磁带、光盘等数字化设备为载体，以传统载体档案的数字和电子文件归档管理的一体化为重点，以机关各类档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管理和有效利用为目标。（二）数字档案室的基础设施建设基础设施建设包括两方面，硬件设施和软件设施1、硬件设施（《规范》第二章第五条）服务器

终端机（计算机）扫描仪

光盘、磁带、刻录机等备份设备

UPS（不间断）电源

打印机服务器用于满足数字化档案管理的海量存储、海量查询和按需扩展的弹性部署需求，具有高可靠性、高性能、高呑吐能力、大内存容量等特点，为各用户端的访问提供各种共享服务的计算机。最低要求为：2U/PIIIXeon2.0GHz/1GB硬件设施计算机做为客户端用于访问服务器或进行档案数字化处理的终端设备，一般为个人计算机。最低要求为P4级2.0GHZ主频CPU，256M内存，80G硬盘空间硬件设施扫描仪用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根据室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理配置不同规格的扫描仪。对于工程、产品设计单位应该配备大型扫描仪；需要批量扫描的单位，一般应配备具备自动进纸功能的扫描仪，以提高扫描工作效率；扫描纸张质量较差或珍贵的档案，一般应采用平板扫描仪，以保护档案原件。硬件设施光盘、磁带、刻录机等备份设备用于纸质、数码照片、多媒体档案数字化的备份

硬件设施UPS（不间断）电源用于终端机和服务器等数字设备的断电保护，使数字设备在断电之后仍能正常运行，提升系统的运行稳定性、可靠性、确保档案信息的安全运行。硬件设施打印机用于各类档案目录和图文的输出。硬件设施浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求：配备计算机、扫描仪、打印机、数码相机、刻录机、档案专用服务器等硬件每缺1项扣1分，最多扣4分。2、软件设施（《规范》第二章第六条）操作系统

扫描软件

档案管理应用平台（档案管理系统

）软件设施操作系统选择运行稳定、安全可靠、与硬件选型相匹配的主流操作系统。服务器的操作系统要求运行WINDOWS2000SERVER客户端计算机的操作系统要求运行WINDOWS2000

软件设施扫描软件使用扫描仪自带或其它扫描软件（有些是默认的），并根据需要采用photoshop等图像处理软件进行后期处理。扫描参数应达到本标准所要求的技术参数

软件设施档案管理应用平台（档案管理系统）

应根据数字档案室要求开发电子文件归档管理系统、数字档案室管理系统、档案查询利用系统等，构建符合本单位实际、功能齐全、扩展性好、安全可靠、后期维护有保障的档案管理应用平台。档案软件系统应同时具备对档案目录数据和全文数据的采集、加工、管理和利用等基本功能。浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求：软件包括相关的数字档案应用平台和管理系统，系统应同时具备档案数据库和全文数据库的采集、管理和利用等功能；单位有OA系统的应与档案管理系统有效链接。系统软件功能不全的酌情扣分，最多扣5分；档案管理系统未与单位OA系统有效链接的扣1分。3、网络系统建设（《规范》第二章第七条）档案数据网络

数据交换网络系统建设档案数据网络应配备高性能的符合信息安全要求的网络设备和设施，建设档案数据网络进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网络应相对独立，与外部网络实现物理或逻辑隔离。网络系统建设数据交换

档案数据网与办公网、业务网的数据交换应分层授权，专人负责，保证数据的安全。各单位应积极搭建安全、稳定、高性能、跨平台、跨系统、跨应用的信息交换平台，从而实现应用数据交换的快捷、方便、安全，并且具有良好的稳定性、安全性及可扩展性。（三）档案数字化建设（档案目录数据库建设）

以特定方式组织起来的档案数据集合。具体地讲，就是为满足多个用户多种应用需要，按照一定的数据模型将本单位所保管的档案信息存贮在计算机中以备使用的数据形式。（如：文本型、图像型、图形型、音频型、视频型、数据型、程序型等归档电子文件数据。）数据库目录数据库全文数据库数据库定义：1、目录数据库定义：将档案信息以二维数据表的形式保存的集合。通俗地讲，所谓目录数据库就是用档案管理软件将档案信息按照一定格式录入到计算机中保存，形成的数据集。也就是将我们以前手工抄写的案卷目录、文件目录等检索工具的内容，录入计算机，形成机检目录，以待查询利用。目录数据库浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求：①100%的室藏档案有电子目录，建立室藏各类档案目录数据库，并实现计算机检索。②档案实体与电子目录一一对应，合格率应达99%；目录数据录入完整准确规范，合格率达到95%以上。③建立2种以上专题数据库。（职务任免、编研成果、新闻媒体报道、各类荣誉等）

2、全文数据库定义：

是电子文件的数据集合。具体地讲就是借助数字设备及第三方软件将纸质等载体的档案信息转化为可用计算机等数字设备阅读、处理的电子文件信息的数据集合。

归档电子文件的数据格式建议为：文字型电子文件推荐采用XML、PDF、RTF、TXT、DOC、XLS格式；图像型电子文件推荐采用TIFF或JPEG格式（扫描文件）；音频型电子文件推荐采用MP3或WAV格式；视频型电子文件推荐采用MPEG或AVI格式；CAD文件建议采用DXF、DWF格式。其他类型的电子文件推荐采用相关标准或通用格式。（如电子文件元数据。推荐采用XML等格式）全文数据库浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求：①纸质档案保管期限为永久、长期（或30年）的文书档案、业务档案和科技档案；保管期限为永久的会计档案应完成全文数字化扫描。每完成1年得1分。②档案数字化成果质量符合国家和省有关纸质档案数字化技术规范的要求。③建立多媒体数据库，完成室藏重要照片、声像、实物等档案数字化。全文数据库实现方式：纸质档案和照片档案的数字化一般采用扫描方式进行。注意：1、一般的民用数码相机不可做为纸质和照片档案的数字化工具2、录音录像档案应采用专用的数字设备进行数字化

技术标准

1、纸质档案①用扫描仪数字化时，扫描类型建议采用“黑白”和“灰度”两种方式，如果要保留红头文件和印章可以选用“彩色模式”，采用哪种模式的标准是以扫描出来的文件要清晰，不失真为准，也要考虑载体的容量问题。

对于页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带图片的档案材料，可采用黑白方式进行扫描；对于清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面为多色文字的档案采用灰度方式。

需要注意的几个问题：Ⅰ扫描方式一定要根据不同档案材质来选择，不能一概而论。Ⅱ选取有效范围进行扫描，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量。

纸质档案技术标准Ⅲ纠偏对出现偏斜的图像应进行纠编处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。Ⅳ去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。纸质档案技术标准纸质档案技术标准②扫描的图像应保存为TIF或JPEG格式。其中扫描类型选择“黑白”的，存为TIF格式；扫描类型选择“灰度”和“彩色”的存为JPEG格式。纸质档案技术标准③纸质档案的扫描仪光学分辨率一般建议选择≥150dpi。扫描的线数可以根据所扫材料的清晰度作适当的调整。如果材料较差并且尺寸较小，可以适当提高线数；如果材料清晰或幅面较大，可以考虑减少线数。减增的多少以扫描后图象按原尺寸显示清晰可见为标准。纸质档案技术标准④对于图纸档案建议用大型扫描仪扫描，分辨率建议选择≥200dpi若用小型扫描仪扫描所得图象，处理后应保持与原件的一致性纸质档案技术标准⑤扫描图像缩放比应为100％⑥对于印件、定稿为同一份的文件，只需扫描印件

2、照片档案照片档案技术标准①照片档案数字化采用扫描方式进行。②彩色照片扫描类型采用“彩色”模式；黑白照片扫描类型采用“灰度”模式。

③扫描后的照片建议采用JPEG格式④扫描图像缩放比应为100％

照片档案技术标准照片档案技术标准⑤对于所扫描的照片，以常见5寸照片大小（12.5cm*8.5cm）为参照，统一采用600pdi;对于其他太大或太小的照片，扫描线数可作相应调整，一般照片尺寸越小扫描线数越大；对于一些涉及重要历史事件和任务的照片，其扫描精度可在以上基础上适当增加。存档的重要的照片要用600dpi一般使用的要用200dpi或300dpi仅限于提供网上查询利用用72dpi

3、录音、录像档案①录音带录音带数字化应选用44.1khz（频率）作为采样标准（CD的标准）。录音带数字化后存储格式应为WAV或MP3。音像档案技术标准②录像带录像带数字化的数据传输率应不低于4mb/s。录像带数字化采用MPEG2压缩存储标准。音像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。音像档案技术标准音像档案应采用专用的数字设备进行转化4、实物档案实物档案可以采取扫描和数码拍摄两种方式进行数字化，扫描参数设置参考纸质档案数字化相关要求，数码相机拍摄的像素数应在300万以上。实物档案技术标准浙档函[2011]10号《关于规范使用档案登记备份光盘的函》要求：光盘必须是一次性写入光盘。使用的光盘应符合国家《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38－2008）标准，现暂定JVC国际档案级光盘和SONY单盒装刻录光盘为数据备份光盘。光盘刻录时应使用优质刻录机刻录，确保刻录质量。（四）数字档案室的管理和利用1、制度建设（《规范第五章》第十六条）建立健全本机关的数字档案室管理制度，具体包括电子文件归档与管理办法、档案数字化技术标准、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度、电子档案鉴定销毁制度等部分。以上制度应由机关档案部门根据实际需要提出，可根据需要形成一个制度，也可分别形成多个制度，按有关程序以正式文件的形式颁布实施。电子文件归档与管理办法。明确电子文件归档范围、责任、格式、程序、方法和质量要求等。档案数字化技术标准。明确本机关各种门类、载体档案进行数字化的具体要求，针对不同载体形式的档案逐一制定，具体应包括需要数字化的档案门类、数字化的范围、技术标准等。档案安全保密制度。明确规定电子档案安全管理职责要求、措施方法，网上利用权限的划分标准以及档案阅读使用范围等。档案数据网上查询利用制度。明确规定网上查询利用档案的范围，查询利用的程序方法及安全要求。档案数据管理维护制度。明确规定档案数据入库、修改、检测、备份、删除等操作的具体程序和方法。电子档案鉴定销毁制度。明确规定电子档案鉴定销毁的基本原则、方法和技术要求。2、数据管理（《规范》第四章第十二条）各机关应加强数字档案室建设的安全管理，指定专人负责档案数据的安全工作。①数据入库②数据修改③数据备份④数据删除

数据入库。电子档案及其目录数据应进行真实性、完整性、有效性鉴定，确认达到相应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。数据修改。入库后的档案数据一般不能修改。入库数据有错误确需修改的，应形成书面报告，按相关制度规定的程序进行批准后方能修改数据备份。电子档案及目录数据至少应制作三套脱机备份，一套封存，一套异地保存，一套提供利用，并定期进行更新备份。有条件的机关，建议采用双机热备份加磁盘阵列存储管理。各机关应按照档案行政管理部门的要求，向国家综合档案馆报送列入登记备份范围的档案数据（包括各类电子文件和档案数字化成果）数据备份形式在已联网的情况下，电子文件和档案数字化成果备份数据的