促销费用核销管理规定课件

AllRIGHTSARERESERVEDTOLOTTE(CHINA)INVESTMENTCO.LTD.

促销费用核销管理规定乐天(中国)投资有限公司

负责部门:营业支援室营业管理Team

制作人:施从香

日

期:2010.04.12AllRIGHTSARERESERVEDTOLOT目录第一部分促销费用核销流程

1促销费用核销的审批流程2促销费用核销时限规定

3审批时限要求及支付审批追踪第二部分促销费用核销基本规定1促销费用支付对象规定

2客户帐号变更管理3促销费用支付方式4PMS支付申请关帐时间

5银行支付凭单填写要求6银行支付凭单VSPMS填写要求

7PMS中“支付对象/支付方式/支付金额”修改规定第三部分经销商代垫费用核销依据1经销商代垫费用核销依据(电汇/帐扣)2经销商代垫费用核销依据(货补)第四部分直付门店费用核销依据和规定

1直付门店费用核销方式-先支付费用后提供服务性发票时

2直付门店费用正常核销依据(电汇)3直付门店费用正常核销依据(货补)4直付门店费用借款流程

5直付门店费用借款冲帐流程

6直付门店费用借款及冲帐流程说明

7直付门店费用借款及冲帐核销依据目录第一部分促销费用核销流程第五部分直营门店费用核销依据1直营门店费用核销依据(帐扣)

2直营门店费用核销依据(活动执行中电汇)

3直营门店费用核销依据(货补)

4核销依据说明第六部分PMS系统操作图例1PMS支付申请(1)

2PMS支付申请(2)第七部分附件样表----3个附件及12个表格

1附件1-PMS最终审批界面截屏

2附件2-代垫通知书3附件3-经销商代垫费用核销确认书4表格1-银行账号新增(变更)确认书5表格2-检讨书6表格3-报告书7表格4-PMS支付对象/支付方式/支付金额修改申请8表格5-促销费用超核销时限申请表9表格6-现金支付说明10表格7-超市合同费用结算报告书11表格8-直付门店促销费用借款管理台帐12表格9-无法提供扣款明细的门店一览表13表格10-货补审批单14表格11-保证书第八部分促销费用相关惩戒细则1惩戒细则(1)

2惩戒细则(2)第五部分直营门店费用核销依据第一部分促销费用核销流程第一部分促销费用核销流程KA费用KA合同费KA促销费支店费用

一般促销费

支店长预算促销费支店预算外费用支店预算外费用营业所①促销主管营业所长促销主管KA经理支店长财务主管费用担当KA营业部长费用担当Team长室长MKT促销费促销主管营业所长促销主管支店长财务主管费用担当Team长室长促销费用核销的审批流程②③支店KA营业部营业支援室营业所支店营业支援室副总经理总经理①②KA费用支店费用支店预算外费用支店预算外费用营业所①促销主管注:1.

各营业所必须在以上规定时间内完成相应工作内容,否则按照公司的惩戒细则规定进行人事处罚.2.

如营业所未及时提交《促销费用超核销时限申请表》(表格5_文件编号:LCI-A-300-118),

无故拖延促销费用的核销,该费用将不予以处理.

3.针对以上各项规定,如因个人原因造成相关工作滞后,需先检讨后汇报,检讨书(表格2_文件编号:LCI-A-300-128)需由支店长签字确认后提交给营业支援室.促销费用核销时限规定活动月为D月注:1.各营业所必须在以上规定时间内完成相应工作内容审批时限要求及支付审批追踪1.支付审批处理时限-每个审批阶段的处理时限为3个工作日.-对于违反审批时限的情况,根据人事惩戒细则进行处罚.2.PMS支付现况界面的审批状态有“认可/部分认可/拒绝/保留”四种情况

-如审批责任人选择“部分认可/拒绝/保留”状态,必须在“意见”栏填写原因,由支店促销主管追踪并进行修改(参考以下图例).3.支店/营业所的促销主管必须追踪其费用核销进程-如上级部门无故拖延核销工作,及时督促并反馈.

-如遇到“部分认可/拒绝/保留”情况,必须在了解其原因后第一时间采取解决措施.审批时限要求及支付审批追踪1.支付审批处理时限第二部分促销费用核销基本规定第二部分促销费用核销基本规定促销费用支付对象规定促销费用支付对象规定客户帐号变更管理客户帐号变更管理促销费用支付方式注意事项:1.支店财务必须对上述支付方式(除票扣)的实际支付明细进行监控和统计管理.2.支店财务必须保证实际支付明细与PMS最终认可的信息一致.促销费用支付方式注意事项:▶关帐日期例示区分活动月关帐备注活动结果录入支付申请(支店)财务审核处理总部(营业支援室)基准D月(D+1)月7日18:00(D+2)月15日18:00(D+2)月25日18:00(D+3)月3日18:00例子10年1月10年2月7日18:0010年3月15日18:0010年3月25日18:0010年4月3日18:00PMS支付申请关帐时间区分关帐项目备注“支付申请”关帐“(支店)财务审核处理”关帐关帐时间(D+2)月15日18:00(D+2)月25日

18:00要求▶

1个支付编号中只能存在1个支付对象及1种支付方式.▶支店财务必须在规定时间内审核处理结束.未做支付申请费用处理▶针对已经关帐的费用,如果有已执行但未核销的费用,需提交“促销费用超核销时限申请表”(表格5_文件编号:LCI-A-300-118),经过支店长签字认可后以支店为单位于(D+2)月30日前提交至营业支援室.▶如未在(D+2)月30日前提交“促销费用超核销时限申请表”,公司将不予支付该笔费用,其后果由营业所长/支店长负责.-活动月为D月▶关帐日期例示区分活动月关帐备注活动结果录入支付申请(支店银行支付凭单填写要求要求:

-该凭单必须是原件,不允许有涂改迹象,如填写错误,必须重新填写签字.-基础信息必须按样表中填写完整,并以正楷字体填写.

-费用支付内容构成:店名+费用科目+产品线(如有多家门店,填写支付金额最高的那家门店名,再加“等几家店”字样)-营业所/支店相关人员必须在对应的签字格签字确认.为了防止支持件丢失,必须准确填写后附支持件的数量.必须以**年**月的格式填写PMS执行月(如果实际活动的月份与PMS中执行月不符,请在备注栏上填写实际活动月份.)支店促销主管支店KA经理KA部门签字格银行支付凭单填写要求要求:为了防止支持件丢失,必须以**年*线下面单填写PMS线上数据画面一一对应银行支付凭单VSPMS填写要求说明:如银行支付凭单与PMS中的“支付方式”、“支付金额”、“支付对象”不一致,需调整后再核销支付.☞PMS路径:费用管理

⇒费用支付

⇒支付现况一银行支付凭单VSPMS填写要求说明:如银行支付凭单与PMS中“支付对象/支付方式/支付金额”修改规定PMS中“支付对象/支付方式/支付金额”修改规定第三部分经销商代垫费用核销依据第三部分经销商代垫费用核销依据注:1.上述核销依据以“√”表示的为乐天准备,以“○”表示的为经销商准备,并分‘核销时’和‘活动中’两个阶段提供.2.支持件必须正放,叠放次序:银行支付凭单(现金支出凭单)→服务性发票原件→PMS最终审批界面截屏→经销商代垫通知书→门店扣款明细→门店收货验收单→其他支持件→协议(合同)(原件)→照片(陈列/价签)

(避免目前各营业所核销促销费用时支持件摆放次序比较混乱的情况)3.根据支店/营业所已提交的2010年无法提供扣款明细的门店信息进行核销,未提交此信息的门店费用核销时必须提供扣款明细,如有新开客户无法提供扣款明细,必须提交至营业支援室备案(表格9_文件编号:LCI-A-300-313),否则相关费用将不予核销.4.费用核销时,如未提供服务性发票原件,必须提交回发票保证书(表格11_文件编号:LCI-A-300-315),营业所长/支店长必须严格管理,支店财务负有回发票管理的责任.经销商代垫费用核销依据(电汇/帐扣)注:1.上述核销依据以“√”表示的为乐天准备,以“○”表经销商代垫费用核销依据(货补)注:1.以“√”表示的支持件为乐天准备,以“○”表示的支持件为经销商准备,并分’核销时’和’活动中’两个阶段提供.

2.支持件必须正放,叠放次序:货补审批单→PMS最终审批界面截屏→经销商代垫通知书→门店扣款明细→门店收货验收单→其他支持件→协议(合同)(原件)→照片(陈列/价签)(避免目前各营业所核销促销费用时支持件摆放次序比较混乱的情况)

3.根据支店/营业所已提交的2010年无法提供扣款明细的门店信息进行核销,未提交此信息的门店费用核销时必须提供扣款明细,

如有新开客户无法提供扣款明细,必须提交至营业支援室备案(表格9_文件编号:LCI-A-300-313),否则相关费用将不予核销.

4.等客户签收货补产品后,由支店财务主管将货补审批单和货补签收单一起备案管理,总部将不定期抽查.经销商代垫费用核销依据(货补)注:1.以“√”表示的支持第四部分直付门店费用核销依据和规定第四部分直付门店费用核销依据和规定直付门店费用核销方式-先支付费用后提供服务性发票时注:1.各支店/营业所在费用核销时必须将借款单(或回发票保证书)同其他核销支持件一起提交.

2.如未按照以上要求执行,公司将不予核销相关费用.直付门店费用核销方式-先支付费用后提供服务性发票时注:直付门店费用核销依据(电汇)注:1.支持件必须正放,叠放次序:银行支付凭单→服务性发票原件→PMS最终审批界面截屏→门店收货验收单→其他支持件→协议(合同)(原件)→照片(陈列/价签)(避免目前各营业所核销促销费用时支持件摆放次序比较混乱的情况)2.根据支店/营业所已提交的2010年无法提供扣款明细的门店信息进行核销,未提交此信息的门店费用核销时必须提供扣款明细,如有新开客户无法提供扣款明细,必须提交至营业支援室备案(表格9_文件编号:LCI-A-300-313),否则相关费用将不予核销.3.费用核销时,如未提供服务性发票原件,必须提交回发票保证书(表格11_文件编号:LCI-A-300-315),营业所长/支店长必须严格管理,支店财务负有回发票管理的责任.直付门店费用核销依据(电汇)注:1.支持件必须正放,叠放直付门店费用核销依据(货补)注:1.支持件必须正放,叠放次序:货补审批单→PMS最终审批界面截屏→门店收货验收单→协议(合同)(原件)→陈列照片(避免目前各营业所核销促销费用时支持件摆放次序比较混乱的情况)

2.等客户签收货补产品后,由支店财务主管将货补审批单和货补签收单一起备案管理,总部将不定期抽查.直付门店费用核销依据(货补)注:1.支持件必须正放,叠放直付门店费用借款流程要求:直付门店费用的借款日期必须在活动月结束后的一个月内.营业所促销主管营业所长⑥发票⑦发票借款流程(必须于D月15日前完成)D月20日前将费用电汇至门店(D+1)月16日前个人借款冲帐D月20日~(D+1)月5日收集门店发票①②③⑤电汇支店促销主管支店长财务主管营业支援室总经理总部财务各门店业务人员④～D月15日以D月为例直付门店费用借款流程要求:直付门店费用的借款日期必须在活直付门店费用借款冲帐流程说明:

1.各借款人必须在规定时间内做好个人借款冲帐.2.针对逾期未冲帐的借款人,不得申请下笔借款.借款冲帐流程(必须于(D+1)月16日前完成)①②③(D+1)月7日前营业所促销主管营业所长支店促销主管支店长财务主管营业支援室总部财务(D+1)月10日前(D+1)月13日前以D月为例直付门店费用借款冲帐流程说明:借款冲帐流程(必须于(D+1)直付门店费用借款及冲帐流程说明要求:由各支店/营业所自行管理直付门店促销费用借款台帐(表格8_文件编号:LCI-A-300-135)以D月为例直付门店费用借款及冲帐流程说明要求:由各支店/营业所自行直付门店费用借款及冲帐核销依据直付门店费用借款及冲帐核销依据第五部分直营门店费用核销依据第五部分直营门店费用核销依据直营门店费用核销依据(帐扣)注:1.支持件必须正放,叠放次序:银行支付凭单→服务性发票原件→PMS最终审批界面截屏→门店扣款明细→门店收货验收单→其他支持件→协议(合同)(原件)→照片(陈列/价签)(避免目前各营业所核销促销费用时支持件摆放次序比较混乱的情况)2.根据支店/营业所已提交的2010年无法提供扣款明细的门店信息进行核销,未提交此信息的门店费用核销时必须提供扣款明细,如有新开客户无法提供扣款明细,必须提交至营业支援室备案(表格9_文件编号:LCI-A-300-313),否则相关费用将不予核销.3.费用核销时,如未提供服务性发票原件,必须提交回发票保证书(表格11_文件编号:LCI-A-300-315),营业所长/支店长必须严格管理,支店财务负有回发票管理的责任.直营门店费用核销依据(帐扣)注:1.支持件必须正放,叠放直营门店费用核销依据(活动执行中电汇)注:直营门店费用如在活动执行中采取电汇方式结算,因无实际销售数据而无法完成PMS活动结果录入及支付申请,因此必须按照先借款后冲帐的管理流程核销相关费用.直营门店费用核销依据(活动执行中电汇)注:直营门店费用如直营门店费用核销依据(货补)注:支持件必须正放,叠放次序:货补审批单→PMS最终审批界面截屏→门店收货验收单→协议(合同)(原件)

→陈列照片(避免目前各营业所核销促销费用时支持件摆放次序比较混乱的情况).直营门店费用核销依据(货补)注:支持件必须正放,叠放次序:核销依据说明补充说明:-上述促销协议及代垫通知书在签名时必须注明签字日期,否则公司将不予支付.-没有公司正式审批件的口头承诺、白条费用及经销商单方面清单,公司一律视为无效,不予支付.-公司所有员工严禁私自向经销商或门店借现金和商品,若发生此类事件,公司不负相关责任.-为了应对市场现况必须向经销商借用商品时,必须履行正式手续.-未经审批的如发生借贷纠纷,公司不承担任何责任,追究相关人员责任.核销依据说明补充说明:第六部分PMS系统操作图例第六部分PMS系统操作图例PMS支付申请(1)③选择执行月④点击蓝色框格中的按钮,在下拉窗口中选择支付方式.⑤点击该按钮,,出现如图的下拉窗口.下拉窗口⑥点击查询按钮,出现如图所示的多个支付对象,点击正确的支付对象后点击此窗口右下角的确认按钮.①点击此处的费用管理②点击此处的支付申请,出现如图所示的界面.PMS支付申请(1)③选择执行月④点击蓝色框格中的按钮,在下PMS支付申请(2)⑩此处的”14449号”为支付编号,点击右下角的确认按钮,保存成功,即为支付申请成功.⑦点击此处查询按钮,出现如图所示的费用明细.⑧针对需要做支付申请的费用明细,点击此处的框格,会出现图标.⑨点击此处的保存按钮.⑾点击”支付现况”按钮.⑿在此输入相应的支付编号.⒀点击查询,出现如图所示的界面,就可以查询到相应支付编号下所有的支付明细.PMS支付申请(2)⑩此处的”14449号”为支付编号,点击第七部分附件样表

----3个附件及12个表格第七部分附件样表

----3个附件1-PMS最终审批界面截屏说明:-此表在费用核销时作为PMS最终审批界面截屏.-进行现状必须为“最终认可”的费用才可以申请核销,且需在PMS中作好相应的支付申请.-必须打印全界面(不接收EXCEL表格),如上图所示.-如不提交此PMS最终审批界面截屏,则不予处理相应的费用核销.附件1-PMS最终审批界面截屏说明:附件2-代垫通知书填写说明:1.目的:方便营业所与经销商之间对账.2.填写要求1)按样表完整填写每项内容.2)我司和经销商都必须盖公章(如图).3)营业所促销主管/营业所长/支店促销主管/支店长/支店对账专员/经销商负责人必须签字确认代垫通知书的内容,并注明签字日期.3.必须于活动开始前,连同门店促销协议一起交给经销商签字盖章,在核销促销费用时需提供代垫通知书复印件.此处盖乐天公章此处盖经销商公章附件2-代垫通知书填写说明:此处盖此处盖附件3-经销商代垫费用核销确认书附件3-经销商代垫费用核销确认书表格1-银行账号新增(变更)确认书填写说明:1.目的

1)提高汇款的准确性

2)提高结帐速度3)减少汇款退单2.填写要求

1)对方提供盖公章帐号说明2)业务员填写3)所长/支店长签字确认4)分公司财务归档(文件编号：LCI-A-100-121)表格1-银行账号新增(变更)确认书填写说明:(文件编号表格2-检讨书填写说明:1.目的

-督促员工在工作中增强自我约束的意识,增强各项工作的严谨性,以便提高工作效率.2.要求提交检讨书的原因

-针对因个人或其他原因导致相关工作滞后的员工,必须作自我检讨,并经由支店长签字确认后提交给营业支援室.3.流向-营业支援室费用担当按月别整理检讨书后,每月10日公布前一个月的名单并记入人事考核.(文件编号：LCI-A-300-128)表格2-检讨书填写说明:(文件编号：LCI-A-30表格3-报告书(文件编号：LCI-A-300-114)表格3-报告书(文件编号：LCI-A-300-114)表格4-PMS支付对象/支付方式/支付金额修改申请说明:-执行月份:填写PMS中的执行月.-申报编号、支付编号:在PMS中查询相应编号.-活动门店:在PMS中查询相应活动