会务组工作方案

会务组工作方案

会务组分工及工作方案一、工作目标及主要任务我们的主要任务是拟定本组工作方案，负责座谈会的接待工作，制作礼品、纪念品、签到表和座次牌，准备会议资料，以及负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作。我们将全力以赴，确保座谈会的顺利进行。二、人员安排刘芳将担任会务组的负责人。三、会务准备（一）场景布置我们将协助广告公司进行场景布置，包括制作40周年华诞展和各专科展牌，彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等。我们还将调配音响，准备相关歌曲，包括国歌、院歌和背景音乐等。此外，我们还将准备新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作，以及“千人宣言”仪式的准备工作。我们还将准备颁奖证书和院庆工作牌的统一制作。我们将按照不同颜色区分座椅的ABCD区，摆放主席台和嘉宾名牌，准备嘉宾胸花和附院院庆小手旗。我们还将摆放矿泉水，准备会议资料和礼品装袋。在会场一角，我们将设萨斯风和钢琴现场演奏。我们还将在会场卫生间设置指示牌，并通知资产管理部做好清洁卫生工作。资料袋内将包括产品介绍、座谈会专题片DVD、座谈会活动手册和纪念品。（二）嘉宾接待刘芳和姜芳榕将负责庆典大会当天提前到大会现场，熟悉嘉宾坐席。他们将迎接嘉宾，指引嘉宾到报到处签到（协助礼仪小姐及义工），协助嘉宾领取会议资料及礼品，指引嘉宾就坐（协助礼仪小姐及义工）。所有嘉宾入场完毕后，工作人员将到指定区域就坐。庆典大会结束后，工作人员将指引嘉宾离场乘车。（三）嘉宾签到刘芳将负责嘉宾签到，准备嘉宾签名册或签名卷轴，并及时核对到会嘉宾名单（准备一份参加庆典嘉宾名单）。她还将准备文房四宝，以便有需要的嘉宾题字，并负责会议资料及礼品的发放及保管工作。请注意，前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾，不再签到及发放资料袋，只在会场摆放议程单张。（四）应急工作刘芳将负责因天气等原因主会场转移工作，并在附院礼堂做好备用会场的准备工作。她还将负责突发事件的紧急处理（协同院庆活动应急组），现场保健医生及常用药品的准备。此外，由附院员工组成观众预备队伍，约100人，在现场观众过少时到场就坐，避免冷场。四、时间安排及分工（未提供）会务工作，必须要注重细节，规范办会。会务组根据工作内容分为后勤保障小组和礼品小组，分别负责座谈会前和期间的后勤保障工作、礼品设计、制作、发放以及接待、引导工作。具体时间安排和分工如上表所示。其中，11月1日确认住宿事宜，11月5日礼品初步设计，11月6日会场确认由刘芳保障小组和礼品小组分别负责。交通用车检修和礼品制作任务由保障小组和礼品小组分别完成。11月9日会场环境、交通、医疗、食宿再检查由刘芳负责，会场布置也由刘芳完成。11月10日礼品、会议材料分装、检查，接待人员具体工作安排和接待座谈会邀请与会人员的服务由会务组全体负责。11月26日会场、论坛会场最后布置检查由刘芳和姜芳榕共同完成。11月27日庆典会议服务，与会人员礼品发放，座谈会邀请与会人员吃住行服务和离会服务也由会务组全体负责。注重细节是办好会务工作的关键。一个通知的发放不到位，一