公司OA办公自动化系统管理制度

PAGEPAGE4公司OA办公自动化系统管理制度第一章总则第一条公司办公自动化系统（以下简称OA系统），是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。实现网上办公和信息资源共享的办公自动化系统。第二条为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际，制定本制度。第二章计算机管理第三条计算机是指公司给员工配置办公用计算机，包括台式机、笔记本及移动平板电脑。不得将计算机或打印机外设私自交换或带离指定使用部位。严禁私自将个人电脑或外部人员电脑接入公司网络。第四条计算机须爱护使用，分类存放文件，定期杀毒，不得安装与工作无关的软件，严禁安装PPTV、PPS等在线视频软件，下班后及时切断电源。出现故障及时填写IT协作申请表申请维护。第五条计算机须设置密码，长时间离开电脑要保存正在处理的文件并锁定电脑，重要文件须定期整理备份。第六条传递电子文件须使用OA系统电子邮件发送，严禁使用QQ等软件发送文件(必须与政府有关部门联系除外)。在OA系统上发送带有公司秘密的文件，须压设置密码后发送，口头传递密码。第三章OA的使用第七条上班后及时登录OA系统电脑端，并检查需办理的流程，查看邮件、公告通知及日程安排，并保持OA系统处于在线状态，确保信息通畅。第八条主要工作流程和流程表单须在OA上流转，严禁线下流转。财务流程须线上流程审批和线下纸质版审核同步进行。第九条接到工作流程须在24小时内办结完毕，对于暂时不办理的流程须挂起，否则将会计入超时流程。第十条流程表单认真填写必填字段，认真检查上传的附件方可转交下一步，下一步未接受可收回再修改。审批、审核过程中发现问题可退回到问题步骤。如需终止或者删除错误流程，须退回到申请人步骤后通知本公司管理员处理，严禁删除在审批过程中的流程。第十一条下班前养成办结当日待办流程的习惯，并在及时书写当日工作日志。第十二条外出或者出差培训时，使用手机登录OA系统处理重要流程。外出时间较长的流程须委托给部门其他人员办理，不得出现人员外出造成主办流程无法流转的情况出现。第六章管理员职责第二十四条管理员须做好新入职员工的计算机培训及OA系统使用培训工作。第二十五条管理员须维护好本公司流程表单，及时处理OA使用过程中的问题，优化处理表单流程。第二十六条每周五由本公司管理员统计超时及工作日志书写情况，督促工作日志书写和限时办理流程，并将结果反馈给各部门负责人，作为绩效考核重要依据。第六章处罚规定第二十八条确保OA系统流畅，严禁上班时间使用办公网络做与工作无关的事项，例如在线视频、音频、游戏和购物等行为。每周将对在公司本部各部门及子公司进行流量行为监控，有以下行为将予以通报批评，并将结果交由人力资源部扣除5分，连续发现翻倍：（一）WEB流媒体和P2P流媒体一周之和超过500MB或超过本周个人总流量的10%的；（二）游戏行为的；（三）非工作需要访问购物网站的；（四）P2P周个人下载量超过5GB的；（四）其他国家法律法