医院合同档案管理工作的实践研究与新思路

医院合同档案管理工作的实践研究与新思路

摘要：随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度。因此，医院合同档案管理工作需要不断创新，才能更好地适应社会发展，从而促进我国医行事业长远发展。本文就医院合同档案管理工作中存在的问题进行分析，提出医院合同档案管理工作创新的策略，以此提高医院合同档案资料利用效率和管理质量。Key：医院；合同档案；分类；利用1合同档案的研究背景《中华人民共和国合同法》于1999年10月1日开始实施，这部法律对合同做了明确的阐述：“合同，是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。”随着社会发展，无论是我们的衣食住行，还是企事业单位的发展都离不开合同。本文以医院为例，在医院的建设发展中，设备采购、办公用品采购、医疗纠纷、基建等工作都会产生大量的合同档案，可以说合同档案与医院发展是息息相关，不可分割的。合同档案，顾名思义就是指合同从签订到终止的整个过程中形成的体现签订各方意志的具有法律效力的文件及与之相关的具有保存价值的其他文件材料。近年来，为了改善医疗环境，提高医院的服务水平，医院不断改扩建临床科室，建新院，引进先进的医疗设备，每一项经济活动都产生了大量的合同档案。这些档案的形成清楚地反映出医院完整的经济活动，真实地记录了医院的发展历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。2医院合同档案管理工作中存在的问题对合同档案管理工作的重视不够：目前很多医院的高层领导不够重视合同档案管理工作，认为合同档案管理不会产生直接经济效益，故而忽视在其管理方面的投人，致使医院合同档案管理出现设备不齐全、管理机制不完善、管理技术落后等问题。在实际工作过程中，档案资料不齐全、不准确等会带来严重后果，大大降低医院的服务质量和服务水平，从而影响医院未来的长远发展。2.1现代化的合同档案管理制度不够完善由于与合同档案管理相关的各种制度得不到完善，使得医院合同档案管理工作开展无法可依、无章可循，是当前医院合同档案管理工作中存在的最主要问题之一。以各部门的协调制度来说，合同档案管理工作涉及到的内容比较广、要求较高，医院各部门必须要积极配合合同档案管理机构的工作，相互协作，才能提高合同档案管理工作的效率和质量。但是，大部分医院缺乏这方面的管理制度，致使各部门不能有效地配合工作，使医院合同档案管理的质量和效率不断下降。另外，部分医院甚至未设立专门负责合同档案管理工作的部门，一般都由其他相关部门代替，致使合同档案管理工作比较滞后，很多档案资料无法完整地保存，從而制约了医院的进一步发展。2.2合同档案管理的信息化程度不够高随着信息技术的全面发展，社会各行业都开始利用信息技术促进自身的发展。对于医院来说，必须要跟上时代步伐，充分利用现代科学技术，提高自身服务质量和医院的医疗水平，才能更好地迎接各种挑战。在实践过程中，医院不仅要利用信息技术改进自身的医疗服务方式，同时还要利用信息技术改进合同档案管理工作的方式，以真正提高合同档案的管理水平。但是，大部分医院只将信息技术应用于医院的服务方面，没有在合同档案管理工作上灵活运用，使得合同档案管理信息化建设滞后，信息化程度不够高，无法有效地促进医院不断发展。另外，部分医院虽然重视将信息技术应用于合同档案管理工作中，但是因为缺乏既精通合同档案管理工作，又熟悉信息技术的复合型人才，使得医院合同档案管理信息化发展非常缓慢。2.3合同档案管理队伍的整体素质不高目前，大多数医院都存在合同档案管理队伍素质不高的问题，导致合同档案管理工作的质量和效率无法得到快速提升，给医院合同档案管理工作创新造成极大阻碍。在安排人员时，医院将一些工作能力不强或年老的员工放在档案管理工作的岗位上，致使合同档案管理队伍的素质不高。随着医院合同档案管理信息化建设脚步的不断加快，很多医院都开始对合同档案资料进行信息化管理，但是原有的合同档案管理工作人员因为缺乏信息技术方面的能力，无法适应新时代合同档案管理工作的需求，造成医院合同档案管理队伍整体素质水平无法快速提升。3解决方法3.1加强人才建设和作风建设医院档案管理工作所承担的责任极为重大，其需要具备一定的社会责任感和奉献精神。现代化的医院档案管理工作需要管理人员首先具备专业的医疗基本知识，既要熟悉档案专业知识又要掌握现代化管理理论，既要具备相关医学知识又要具备优秀的作风。现代化的医院档案管理工作需要的是一专多能的现代化复合型人才。医院要制定相应的人才管理策略，加强院风建设，制定医院的相关文化和思想理念的培训计划，提高档案管理人员的职业素养。在相关政策的指导和引领下，使档案管理人员能够保持淡泊名利，保有奉献精神。医院领导层要通过各种激励制定的建立激发工作人员的潜能，使其在工作中勇于创新，奋发向上。通过对人员的培训和对外交流等工作使档案管理人员不断改善知识结构、扩大知识面、更新理念，为医院档案管理工作做出应有的贡献。3.2以创新促进档案科学发展创新永远是企业和单位发展的动力源泉，只有创新才能够实现企业的发展和保持持久活力。医院档案管理人员固有的落后思想一定要革除，思维方式要改变，将以往档案管理的边缘化思路彻底理顺，改变重管轻用的传统现象。改革一定伴随着剧痛，档案管理工作亦是如此，在创新理念不断日新月异的今天，如果还是一味地抱残守缺就等于自绝后路，医院的发展更加无从谈起。因此，档案管理工作今后的任务就是要开阔思路，扩大视野，紧跟时代发展趋势，对与时代发展不相匹配的落后制定进行动态调整，使之更切合现代档案的发展需求，经过创新管理模式，合理运用网络化数字化技术管理，使档案管理始终处于良胜发展，事实证明，落后的管理方式已不能满足现代工作的需要。3.3网络化、数字化理念当前，高科技手段被运用于各个领域，给工作带来很大的便利，管理方式也更加科学，大大提高了管理人员的工作效率。管理人员应该尽快熟练对数字化、网络化的应用，使档案管理工作趋于规范化。档案管理工作实现网络化和数字化是大势所趋，也可以为档案管理提供强大助力，形成新的活力。医院档案数据可以利用网络进行快速和便捷性的实现，从数据的入库、鉴定、保存、利用、检索、编研等各个环节予以体现。档案实现数字化对于档案的开放、实现快速检索、便于利用以及信息资源的整合共享等具有不可替代的作用，能够极大满足社会发展的需要。3.4合作共享发展理念档案管理工作不仅要实现与人之间的交流合作，而且也要提高与不同领域经验的良好合作。档案管理人员应主动与其他管理部门，如科研部门、档案学会、档案局以及档案网站等进行交流与合作，以开放的姿态学习和借鉴他人的管理经验和模式。与这些单位合作举办各种活动，共同开发各种项目，开拓视野，拓宽思路，整合资源。与不同领域实现档案管理的数字化收集，异地备份等战略合作，更好地为医院的发展服务。机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间，我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验，去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。Reference[1]金银善.关于医院合同档案管理工作创新的探讨[J].中国社区医师，2015，31（17）：160+162.[2]胡昌松.医院合同档案的特点与管理措施分析[J].办公室业务，2