专门档案管理第三版PPT全套完整教学课件

专门档案管理

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第三版）全套PPT课件第一章

专门档案概述专门档案的概念专门档案的种类和属性特征专门档案的利用价值、功能和作用专门档案发挥作用的一般规律性第一节专门档案的概念一、专门档案的定义首先，专门档案是档案家族中的一大门类其次，它具有与普通档案不同的一些特点，包括：专门的形成领域，比较稳定的文件名称、格式，各自独立的整理和管理方法等最后，它的形成规律不同于普通档案专门档案是人们通过创造性劳动选留并保存下来，具有证据价值和信息价值的专门记录专门记录是指机关、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性活动时，为了实现相关的职能目标而制作和使用的，具有比较稳定的文种和记录目的的各种载体类型的，归档保存的专门文件（

或第一手资料）第一节专门档案的概念二、专门档案与相关概念的关系专门档案与文书档案的关系形成的领域和内容性质不同文件名称形式、格式规范化程度不同形成规律和管理方式不同价值和作用性质不同第一节专门档案的概念二、专门档案与相关概念的关系专门档案与科技档案的关系科技档案是一种“最大门类”的专门档案。它是指人们在从事科技、生产活动中形成的专业性的有保存价值的科技文件及伴随这种活动生成的有关材料科技档案概念本身也是一个复合概念，其中包括多种多样的具体类型，如基建档案、设备档案、产品档案、科研档案、医药卫生档案、各种自然现象档案（

天文档案、气象档案、水文档案、地震档案等）、地质档案、测绘档案、环境保护档案等这种门类的专门档案的共性就是：不仅具有一般专门档案的专业性、现实性或称工具性等特点第一节专门档案的概念二、专门档案与相关概念的关系专门档案与专业档案的关系专门档案主要是根据档案的形成领域并结合档案的内容性质这一标准进行划分后得到的结果按照这种标准，我们可以把档案划分为普通档案（

党政档案）和专门档案两大类，专门档案又可细分为科技档案和一般专门档案两个属类专业档案则是根据社会行业分工这一标准进行划分的结果它包括一个行业范围内形成的各种类型的档案，其中既有文书档案，也有一般专门档案和科技档案第一节专门档案的概念二、专门档案与相关概念的关系专门档案与照片档案等特种载体档案的关系照片档案、缩微档案等，是从档案的物质载体的角度进行划分所得到的分类结果按照这种标准，可以把档案划分为传统载体档案和新型载体档案传统载体档案又可分为石刻档案、金文档案、甲骨档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案等新型载体档案又可分为照片档案、影片档案、缩微档案、磁介质档案、光磁介质档案等专门档案中既有传统载体类型的专门文件和材料，也有新型载体类型的专门文件第一节专门档案的概念二、专门档案与相关概念的关系专门档案与电子文件的关系电子文件是文件存在的一种方式，任何社会领域中形成的文档记录都可以选择这种方式生成、传播和积累保存电子文件是有关种类的专门档案的一种存在方式，这种存在方式的出现，要求我们在管理专门档案的实践中，必须重视吸纳新的管理理念、管理思想和理论，运用新的管理规则和方式方法第一节专门档案的概念二、专门档案与相关概念的关系专门档案与专业资料的关系在一般情况下，人们通常把对从事某一项专业性活动有参考价值的材料，都称为专业资料只要专门档案可以用于这种目的，也可以被称为专业资料，是第一手的专业资料但是，专门档案本身提供直接的具有法律效力的证据；而第二手的专业资料则通常不具有这种直接记录性，一般仅具有参考价值第一节专门档案的概念三、专门档案的历史溯源专门档案应当是随着专业性业务活动的兴起而出现的我国历朝历代都非常重视统计工作，并形成了一定数量的统计档案，但是我国近代意义的统计档案的产生，应当在西方发达国家之后，即20世纪初期新中国成立后，特别是20世纪60年代后，党和国家在加强对文书档案和科技档案的管理的同时，也开始关注专门档案的管理和研究。但是，直到20世纪80年代以后，我国的一些专门档案的管理工作才开始走上科学化管理的道路第二节专门档案的种类和属性特征一、专门档案的种类划分专门档案，是在相对说来专门性的业务工作活动中形成的档案，它包括通常所说的科学技术档案及其他专门档案胡绍华等14位同志编写的《32种专门档案管理方法》一书，则详细地列出了32种专门档案，其中包括：人民法院诉讼档案、人民检察院诉讼档案、公证档案、律师业务档案等《门档案管理问答》的第一辑列举了9个门类的专门档案，即会计档案、审计档案、诉讼档案、公证档案、艺术档案、教学档案、地名档案、标准档案、商标档案等，第二辑又列举了8个门类的专门档案我们在研究专门档案管理的实践和理论的过程中，也可以尊重这种“约定俗成”的思路来进行第二节专门档案的种类和属性特征二、专门档案的一般属性历史纪录性原始性凭证性和参考性定向积累性有机联系性第二节专门档案的种类和属性特征三、专门档案的特殊属性专业性现实性独立性规范性准确性第三节专门档案的利用价值、功能和作用一、专门档案的利用价值专门档案的利用价值，是指各种类型的专门档案所含有的数据、信息、知识，对满足人类从事各种相应的专业性管理活动、业务活动、研究活动等所具有的有用性和有益性对专门档案的利用价值可以依据不同的标准进行不同的分类第一，根据专门档案利用价值的显现程度，可以将其划分为现实社会已认识和把握的利用价值与尚未认识和把握的潜在利用价值第二，根据专门档案利用价值实现的时间长短，可以将其划分为短期价值、长期价值、永久价值，或现实价值与长远历史价值第三节专门档案的利用价值、功能和作用一、专门档案的利用价值对专门档案的利用价值可以依据不同的标准进行不同的分类第三，根据专门档案利用价值实现的领域，可以将其划分为经济与财产管理价值、人类资源管理价值、司法监督价值、产权保证价值、审计监督价值、地名规范与管理价值、婚姻管理价值、商标管理价值、信用保证价值、税收保障价值、艺术管理与规范价值、教学管理价值、标准保证价值、诉讼管理价值、土地管理价值、统计监督价值、信访管理价值、出版管理价值、病人管理与医疗研究价值等第三节专门档案的利用价值、功能和作用一、专门档案的利用价值对专门档案的利用价值可以依据不同的标准进行不同的分类第四，根据专门档案利用价值所涉及的效益大小，可以将其划分为一般价值和重要价值或重大价值第五，根据专门档案利用价值的性质不同，可以将其划分为政治价值、经济价值、文化价值、财务价值、法律价值等第六，根据专门档案利用价值的基本构成，可以将其划分为现实专业性活动的管理工具价值、专业性活动过程与结果的记忆价值、社会历史文化研究价值等第三节专门档案的利用价值、功能和作用二、专门档案的功能数据和信息储备功能依据功能第三节专门档案的利用价值、功能和作用三、专门档案的作用专业数据和信息的保障作用维系专业工作正常进行的工具作用保证各项专业工作合法进行的监督检查作用再现历史、佐证历史的印证作用第四节专门档案发挥作用的一般规律性专门档案发挥作用的突出性专门档案发挥作用的定向性专门档案发挥作用的弹性专门档案发挥作用的整体效应性专门档案发挥作用的衰减性本章思考题如何正确理解和认识专门档案的概念？专门档案的种类有哪些？它们的基本性质是什么？说明专门档案的价值、功能和作用。专门档案发挥作用的一般规律有哪些？认识这些规律对做好专门档案的管理工作有何指导意义？第二章

专门档案管理工作专门档案管理的概念专门档案管理的一般规则专门档案的质量管理专门档案的管理体制和管理机构第一节专门档案管理的概念一、专门档案管理的定义专门档案管理是人们为了有效地收集、加工和利用专门档案数据和信息而进行的一种社会活动专门档案管理作为一种社会性活动，是由活动主体、活动对象和活动方式与手段等要素构成的专门档案管理的相关要素可以概括为两个基本方面专门档案信息资源专门档案管理活动按照活动主体对象，又可以划分为：实际业务工作单位或部门所从事的专门档案管理活动、文件中心或文档信息服务中心所从事的专门档案管理活动、机关或企业档案部门所从事的专门档案管理活动、国家档案馆所从事的专门档案管理活动第一节专门档案管理的概念二、专门档案管理的性质专业性技术性现实性实效性第一节专门档案管理的概念三、专门档案管理原理专门档案实体管理的基本原理全宗原理文档一体化原理有助于保证专门文件或记录运动过程的连续性有助于保证专门档案有机体的完整性和真实可靠性有助于提高专门档案管理人员的业务素质，调动管理人员的劳动积极性有利于合理配置和使用有限的资源第一节专门档案管理的概念三、专门档案管理原理专门档案的信息管理原理增值原理：专门档案信息集成增值、专门档案信息序化增值、专门档案信息开发增值服务原理增效原理第二节专门档案管理的一般规则一、前端控制规则参与专门文件和记录的标准化、规范化管理参与专门文件和记录的维护管理参与专门文件和记录的跟踪管理活动参与专门文件和记录的管理制度建设第二节专门档案管理的一般规则二、连续性和整体性规则要求根据本单位专门档案的管理目标设计连续性的整体工作方案要求根据本单位专门档案管理目标的变动情况修正专门档案的管理方案第二节专门档案管理的一般规则三、安全性和效益性规则专门档案管理的安全性规则要求专门档案的管理主体必须保证专门档案的实体安全，保证专门档案数据和信息的可存取性，保证专门档案内容的安全专门档案管理的效益性规则要求专门档案的管理主体不要压制专门档案合理作用的发挥，不要使专门档案这种宝贵的资源闲置，同时要使投入和效益成正比，否则将会造成这种管理活动的效益低下第二节专门档案管理的一般规则四、继承性和创新性规则专门档案管理的继承性规则，要求专门档案管理主体必须注意总结管理活动的成功的经验和失败、失误的教训，不要一味地否认传统，而应采取辩证的工作方式，汲取传统的专门档案管理工作的精华但是，我们强调专门档案管理的继承性规则，并不是否认发展和创新的必要性，相反，在现代社会条件下，专门档案管理还必须注意遵守创新性规则第三节专门档案的质量管理专门档案的质量管理要求主要包括如下几项内容：专门档案的质量管理必须以用户为关注的焦点专门档案的质量管理要充分发挥各单位领导者的作用专门档案的质量管理，要求有关文档形成人员积极参与专门档案的质量管理应作为一个过程来实现专门档案质量管理是由相互关联的过程构成的一个工作系统，所以我们要应用系统的方法对其进行识别、分析和管理，这有助于各有关单位或组织提高实现专门档案质量管理目标的有效性和效率持续改进专门档案管理业绩，应当成为各单位或组织专门档案质量管理的一个永恒的目标基于事实进行有效的管理决策专门档案质量管理的最终目的就是不断增强专门档案用户创造价值的能力第四节专门档案的管理体制和管理机构一、专门档案的管理体制我国的专门档案管理体制主要包括以下几项内容：国家档案局主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导专门档案管理工作按专业实行统一管理各级国家档案行政管理机构或承担档案行政管理职能的国家档案馆，负责按照属地管理原则，对一定地理区域和行政区划范围内的专门档案管理实行监督与指导各单位的专门档案由各单位的档案机构、档案人员或各级政府部门的国家档案管理机构集中统一管理，反对分散保存中央和地方各级各类国家档案馆负责集中统一管理具有长远保存价值的专门档案第四节专门档案的管理体制和管理机构二、专门档案的管理机构基层专门档案管理机构文件中心或文档信息服务中心档案馆本章思考题什么是专门档案管理？专门档案管理包括哪些方面的内容？专门档案管理的性质是什么？专门档案管理的原理有哪些？掌握这些原理对做好专门档案管理工作有何意义？专门档案管理的一般规则有哪些？如何做好专门档案管理的质量控制工作？我国的专门档案管理机构有哪些？它们各自的职责是什么？我国专门档案的管理体制是什么第三章

电子专门档案管理工作电子专门档案概述电子专门档案的主要特征电子专门档案的管理理论电子专门记录的形成与整理电子专门档案的收集与积累电子专门档案的整理电子专门档案的鉴定和处置电子专门档案的元数据管理、检索和利用电子专门档案的存储、统计

电子专门档案的保管、移交和安全管理第一节电子专门档案概述一、电子专门档案相关概念电子专门文档是指记录和反映各立档单位专业性活动的有意义的不可再分的最小记录单元它可以是一份单独的电子文件，也可以是电子文件的一个相对独立的部分，如附件等第一节电子专门档案概述二、电子专门档案概念含义电子专门档案是指具有凭证、查考价值并归档保存的电子专门文件的集合体。它是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的归档文件类聚体，是各种专业活动的原始记录电子专门资料概念的外延明显大于电子专门文件的外延，两者是包含和被包含的关系第二节电子专门档案的主要特征记录方式的特殊性对设备和标准的依赖性存储载体的非直读性物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性第二节电子专门档案的主要特征记录信息与原始载体的可分离性记录信息的共享性及安全风险性记录数据和信息的易更改性非实体归档的可能性第三节电子专门档案的管理理论一、电子记录生命周期理论概念阶段是指电子信息系统的设计、开发和安装阶段在形成阶段是指具体的电子文件在可靠的电子环境中产生的阶段维护阶段是指对形成后的电子记录进行技术维护和保管的阶段第三节电子专门档案的管理理论二、记录连续体理论在数字环境中，我们所需要的档案思维应消除传统将“文件”与“档案”二分的管理制度，扬弃文件现行价值与历史价值对立的观点，也反对将组织内的文件管理与其他组织业务视为各自分离、互不相干的活动记录的本质是多元复杂的，在不同时空环境中，同一组记录可同时具备不同的功能、任务与价值在数字环境中，所有与记录生产、使用、管理、保存有关的人员，均须整合在一个完整且可信任的记录保存体制下；在这种体制中，相关人员应体验并承担部分记录保存的责任，方能达成记录保存的使命第三节电子专门档案的管理理论三、记录连续体图示记录保存的目的、使命及其要对应的活动，则可由从个人层级到社会层级的四个构面依照一定的顺序加以解析这四个构面是：记录生产、记录捕获、记录整理、记录聚合第四节电子专门记录的形成与整理一、电子专门文件的捕获所谓捕获就是适时获取电子文件及其元数据的方法与过程捕获是电子记录管理系统的起始功能，主要包括：

能捕获各种专业系统产生的、各种类型的专门文件及其元数据；能固化电子专门文件的内容，

使之在被捕获之后保持不变能为电子专门文件建立唯一标识符能建立电子专门文件与分类方案、类目和案卷、其他文件以及元数据之间的关联电子记录管理系统对电子专门文件的捕获方式应明确被捕获文件的类型、功能需求和相应的约束条件取值等第四节电子专门记录的形成与整理一、电子专门文件的捕获电子记录管理系统的电子专门文件捕获功能捕获电子专门文件的功能捕获阶段的元数据管理功能第四节电子专门记录的形成与整理二、电子专门记录的登记登记的内容及要求所谓登记是指在电子记录进入电子记录管理系统、数字档案馆时，赋予其以唯一标识符的行为电子专门记录登记的目的是说明文件已经被证实捕获到了电子记录管理系统中登记包括在注册表中记录该文件简要的著录信息或关于文件的其他元数据，并分配给文件一个系统唯一的标识符。通过该标识，文件与它的元数据以及相关的其他文件链接起来，成为一个相互关联的整体只有文件构成要素完整和特定元数据完整的电子文件才能开始登记进程第四节电子专门记录的形成与整理二、电子专门记录的登记电子记录管理系统的记录登记功能支持授权用户定义、修改各类标识符的表示方法，但修改应被记入审计跟踪日志；按照既定的唯一标识符构成规则，自动赋予文件、文件的各个版本、文件的各种格式、组成文件的文档唯一标识符，并将其作为元数据与该文件一起保存能在专门文件重名时发出警告，并提醒用户重新命名登记的专门文件能归入合适的案卷支持不必重复保存一份专门文件就可以归入多个案卷或类可以在登记过程中自动提供便于文件的分类、归卷的支持允许授权用户在登记文件时创建新案卷，并将文件归入新案卷支持文档管理员定义、维护、删除、

更改文件／

文档之间的关联类型支持授权用户登记文件关联第四节电子专门记录的形成与整理二、电子专门记录的登记电子专门记录移动和修改登记任何用户在捕获过程中和之后均不得修改电子文件的内容；除非根据处置方案销毁、

移交文件，否则任何用户在电子记录登记之后都不能删除文件允许复制已有电子文件的部分内容以形成新的独立的电子文件（

摘录），并确保原始文件保持完整不变若原有文件被新文件替代，能支持替代状态，并创建指向替代文件的链接第四节电子专门记录的形成与整理二、电子专门记录的登记电子专门记录的文件类型的定义和管理支持文档管理员定义、维护、修改不同的文件类型，并记入审计跟踪日志允许依据不同的文件类型（可能与不同元数据方案和管理设置挂钩）对文件采取相应的行动支持形成或捕获文件的用户使用缺省的文件类型无论电子文件存储是集中还是分散，系统都能对文件类型集中管理第四节电子专门记录的形成与整理三、电子专门记录的整理电子专门记录的分类依据分类方案中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按类目对专门业务活动或者专门文件进行的系统标识和整理分类的作用主要包括：提供单份专门文件之间的联系，通过单份专门文件的积累提供专业性活动的持续记录确保文件以长期一致的方式命名协助检索关于某项职能或活动的所有专门文件确定专门文件集合的安全保护措施和利用方法分配特定专门文件集合的用户利用许可或操作许可分配特定专门文件集合的管理职责；为相关活动分配文件集合依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按类目对电子专门记录进行系统标识和整理第四节电子专门记录的形成与整理三、电子专门记录的整理建立和配置有效的分类方案维护分类方案维护分类方案是指对类目进行增加、删除、合并、拆分、复制等具体维护行为案卷管理类和案卷元数据管理的要求第五节电子专门档案的收集与积累一、电子专门档案的收集和积累要求不同类型电子专门档案的收集要求文本电子专门档案：收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件；特别重要的文件，其历次修改稿都有必要保存时，每一稿应以不同的标识区别图像电子专门档案：如采用非通用文件格式，收集时应转换为通用文件格式；如无法转换，则应将相关软件一起收集图形电子专门档案：收集时应注明软硬件环境和各种相关数据动态影像专门档案：收集其压缩计算方法和相关软件，并注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件第五节电子专门档案的收集与积累一、电子专门档案的收集和积累要求不同类型电子专门档案的收集要求声音专门档案：收集其属性标识、参数和相关软件，并注意收集其非通用格式的相关软件多媒体专门档案：保证参数准确、数据完整，并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件数据文件、元数据文件、计算机程序文件：应与电子专门档案一同收集第五节电子专门档案的收集与积累二、电子专门记录的归档电子专门记录的立档单位，可在归档过程中基于业务系统、电子记录管理系统完成电子专门记录及其元数据的清点、鉴定、登记、填写《电子文件归档登记表》等主要归档程序清点、核实电子专门记录的种类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等对电子专门记录的真实性、可靠性、完整性和可用性进行鉴定，鉴定合格率应达到100％

档案部门应将清点、鉴定合格的电子专门记录及其元数据导入电子记录管理系统预归档库，自动采集电子专门记录结构元数据，通过计算机文件名建立电子专门记录与元数据的关联，在管理过程元数据中记录登记行为，登记归档电子专门记录。根据清点、鉴定结果，按批次或归档年度填写《电子文件归档登记表》，完成电子专门记录的归档第五节电子专门档案的收集与积累二、电子专门记录的归档电子专门记录的归档时间：最迟不能超过电子文件形成后的第二年6月电子专门记录的归档方式：逻辑归档和物理归档电子专门记录有归档范围电子专门记录有保管期限和保密等级电子专门记录有归档格式要求电子专门记录同样有元数据归档格式要求电子专门记录要进行归档检测电子专门记录根据不同方式有不同的归档要求第六节电子专门档案的整理电子专门档案的编目可按照DA/T18-1999以及各专业主管部门给出的要求电子专门档案的档号编制要求可按照DA/T13-1994和专业主管部门的档案管理规范与标准归档电子专门档案的分类整理要求可参照国家及专业主管部门制定的推荐标准的要求第七节电子专门档案的鉴定和处置一、电子专门档案的鉴定电子专门档案鉴定的主要内容包括：真实性检验完整性检验可用性检验安全性检验文件格式检验编制保管期限表和划分保管期限第七节电子专门档案的鉴定和处置二、电子专门档案的处置销毁鉴定和解密审查转换和迁移移交、续存和销毁第七节电子专门档案的鉴定和处置三、电子记录管理系统的鉴定和处置功能良好的电子记录管理系统应具备一定的支持电子专门档案的鉴定功能电子记录管理系统的处置功能要设置的处置行为和行为触发条件功能，有移交、销毁和续存的操作支持第八节

电子专门档案的元数据管理、检索和利用一、电子专门档案的元数据管理元数据是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据电子专门档案的元数据管理，就整体而言，应包括详细和准确的元数据元素及其定义的元数据内容标准、元数据方案管理和元数据过程管理等内容电子专门档案元数据方案应对元数据格式从语义、结构和句法三个方面进行完整定义第八节

电子专门档案的元数据管理、检索和利用一、电子专门档案的元数据管理语义是元数据方案中所有概念实体（

或称元素）的定义，是一个元数据方案的基本要素，也是元数据应用和元数据互操作的重要条件电子专门档案的元数据集是由一系列的元素组成的，元素之间的相互关系形成了元数据的结构元数据的结构类型主要包括平面型、树型和复杂型三种国家档案局在制定我国的电子文件、电子档案管理元数据标准的实践中，将开放档案信息系统（OAIS）所提供的档案元数据设计参考模型作为重要参考依据第八节

电子专门档案的元数据管理、检索和利用二、电子专门档案的检索检索是按照用户指定参数定位，

利用和查看系统资源（

包括类目、电子专门记录、电子专门文件、

电子专门文档等实体及其元数据）

的过程电子记录管理系统应设置相应的功能来支持电子专门档案的检索功能第八节

电子专门档案的元数据管理、检索和利用三、电子专门档案的利用利用是指查找、使用或检索电子专门档案的权利、机会和方法电子记录管理系统应设置相应的功能来支持电子专门档案的利用第九节电子专门档案的存储、统计一、电子专门档案的存储存储的基本要求包括：应为电子专门档案及其元数据的安全存储配置与电子记录管理系统相适应的在线存储设备电子记录管理系统应依据档号等标识符构成要素在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子专门档案及其组件，并在元数据中自动记录电子专门档案在线存储路径。在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题应及时处置电子专门档案的存储技术主要有在线存储、离线存储及近线存储等电子专门档案的复制是指在同种类型的载体上制作完全相同的电子专门档案的副本，可根据电子专门档案的实际需要，采用转换、迁移与仿真等技术来实现第九节电子专门档案的存储、统计一、电子专门档案的存储电子记录管理系统应考虑到存储介质和设备、

存储格式及存储管理等方面的需求储电子专门档案的介质的理化性质应符合《电子文件归档和管理规范》《磁性载体档案管理与保护规范》等的要求存储格式要有统一的一般要求电子记录管理系统应支持将电子文件及其元数据一起保存在电子记录管理系统中，

并负责维护它们的关联；制定适当的存储规划以保证系统升级后电子专门档案的可用性与完整性；并保证在系统升级、文件迁移或转换、介质更新时没有数据丢失或损坏第九节电子专门档案的存储、统计二、电子专门档案统计电子记录管理系统应有效地满足统计表的功能需求统计表功能是指提供有关电子专门档案管理的各种统计信息和描述分析报告要确定和选择统计指标及时制作和捕获相应的统计模板第十节

电子专门档案的保管、移交和安全管理一、电子专门档案的保管电子专门档案的保管应符合国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，采用专门的保护设备和保护技术措施存储电子专门档案的载体应做防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒竖立存放，避免挤压；载体应存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，应远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离；环境温度控制在17℃～20℃，相对湿度控制在35％～

45％

重要的电子专门档案必须备份三套，异库异地保管第十节

电子专门档案的保管、移交和安全管理二、电子专门档案的移交各立档单位应适时将形成时间已满５年的（有特殊规定的除外）、属永久保管的电子专门档案移交至同级国家综合档案馆或专业档案馆（室）进行集中保管电子专门档案的移交与接收，可采用在线与离线两种方式进行，各形成单位可根据实际情况选择确定移交与接收的方式形成单位在移交电子专门档案之前，应进行审核、检验国家综合档案馆或专业档案馆（室）在接收电子专门档案时，应核实电子专门档案真实性、完整性、有效性的检验记录及审核手续、验收检验项目验收合格后，完成《电子档案移交、接收检验登记表》的填写、签字、盖章环节第十节

电子专门档案的保管、移交和安全管理三、电子专门档案的安全管理电子专门档案的跟踪审计跟踪是指捕获（

撷取）、记录和维护电子记录管理系统、数字档案馆系统运转信息或电子专门档案运转和利用信息的过程审计是利用跟踪过程中形成的信息检查电子专门档案状态的活动跟踪审计是对电子记录管理系统重要行为的记录，

包括系统管理员、用户、系统自身的行为电子专门档案的权限管理与备份权限是指根据操作者身份所确定的职能、权利等，用于保证对电子专门档案的合法操作备份是指将电子专门档案或电子记录管理系统的全部或部分复制或转换到存储载体或独立的系统上本章思考题电子专门档案的概念是什么？电子专门档案的主要特点有哪些？记录连续体理论的主要思想内容是什么？电子专门记录的捕获要求是什么？电子专门记录的整理内容和系统功能要求是什么？电子专门档案的收集和积累要求是什么？电子专门档案的元数据管理要求是什么？电子专门档案的存储类型和要求是什么？电子专门档案的鉴定和处置内容及要求是什么？如何开展电子专门档案的检索和利用工作？第四章

会计档案与会计档案管理会计档案的概念会计档案人员对现行会计记录、会计资料的监督与控制会计档案的收集会计档案的整理会计档案的鉴定和处置会计档案信息的利用服务电子会计档案的管理第一节会计档案的概念一、会计档案的定义会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计历史记录，包括纸本会计档案、电子会计档案等种类这一定义指明了会计档案的形成者、特定形成领域、价值属性特征、本质属性和存在形式特征第一节会计档案的概念二、会计档案的属性和特征突出的专业性形成过程的序时性承载内容的严肃性（合规性）数据记录的平衡性会计记录与会计资料格式的规范性第一节会计档案的概念三、会计档案的价值、功能和作用会计档案的价值概念及其构成会计档案的价值，是指会计档案对人类社会的现实实践活动和长远的历史文化建设所具有的积极意义会计档案的价值构成主要包括：会计档案是制订财务计划的重要数据源会计档案是进行科学经济决策的信息源会计档案是维护正常经济、工作秩序的法定证据，是实施会计审计、会计监督的必要条件，也是促成新经济活动的信息支持源泉会计档案是研究社会经济文化存在与发展规律的重要文献源会计档案是开展历史研究的记忆库会计档案是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库第一节会计档案的概念三、会计档案的价值、功能和作用会计档案的基本功能包括：原始凭证功能历史查考功能历史记忆功能维护经济秩序的功能促成新业务产生的功能第一节会计档案的概念三、会计档案的价值、功能和作用会计档案的作用主要包括以下几个方面：信息保障作用维系管理作用监督检查作用经济、历史研究作用凭证、查考作用第二节会计档案人员对现行会计记录、会计资料的监督与控制一、会计档案人员对现行会计记录（资料）监督与控制工作的依据理论依据文档一体化理论是会计档案人员对会计记录（资料）等会计信息实行有效管理控制的重要理论依据之一实践依据法规制度依据第二节会计档案人员对现行会计记录、会计资料的监督与控制二、信息化条件下的会计记录（

资料）信息的有效前端控制会计记录信息管理系统与传统的手工会计系统相比具有的特点：会计记录信息管理系统缺乏交易处理痕迹内部控制的程序化使得内部控制具有一定的依赖性，同时也增加了会计记录信息管理系统差错反复发生的可能性会计记录信息管理系统的交易授权及其执行与手工会计系统存在差异信息化条件下的会计档案信息的控制范围扩大了在会计记录信息管理系统中，会计信息存储数字化网络技术的发展及其在会计活动中的进一步应用，带来了许多新问题第二节会计档案人员对现行会计记录、会计资料的监督与控制二、信息化条件下的会计记录（

资料）信息的有效前端控制会计记录信息管理系统环境下的内部控制，应当包括会计记录信息管理系统的一般控制和应用控制第二节会计档案人员对现行会计记录、会计资料的监督与控制二、信息化条件下的会计记录（

资料）信息的有效前端控制会计记录信息管理系统的一般控制组织与管理控制应用系统开发、建立和维护控制系统软件控制系统操作控制数据和程序控制网络的安全控制第二节会计档案人员对现行会计记录、会计资料的监督与控制二、信息化条件下的会计记录（

资料）信息的有效前端控制会计记录信息管理系统的应用控制输入控制采用的控制方法计算机处理与数据文件控制采用的控制措施输出控制采用的控制措施第三节会计档案的收集一、会计档案收集的一般要求会计档案收集必须贯彻执行“统一领导、分级管理”的基本原则会计档案的收集活动必须自觉地遵循会计档案的形成规律会计档案的收集工作必须保证会计档案的齐全完整、信息准确会计档案的收集工作要注意质量优化、成分充实第三节会计档案的收集二、会计文件（资料）的归档制度会计文件（资料）归档制度的一般内容设计会计文件（资料）的归档制度内容可以分为归档范围、归档时间、归档要求、归档份数和归档手续等归档范围：就是哪些会计记录和会计文件（

资料）可以作为会计档案保存，哪些会计记录、会计文件（

资料）不能作为会计档案保存归档时间：就是会计人员或会计机构应当向本单位档案人员或档案部门移交整理好的会计档案的时间归档要求：就是对会计文件（

资料）归档的职责，以及会计档案保管单位的质量等所提出的相关要求归档份数：是指归档的会计文件（

资料）、会计记录的实际份数归档手续：在移交会计档案时，交接双方必须按规定履行一定的移交手续第三节会计档案的收集二、会计文件（资料）的归档制度会计文件（资料）归档制度的保证措施设计为了有效地保证上述各项规定事项能够得到切实的贯彻施行应将有关类型的会计记录或会计文件（

资料）的积累和归档，纳入会计人员的岗位职责范围，把归档工作落实到人，以保证归档的会计档案的质量第三节会计档案的收集二、会计文件（资料）的归档制度会计核算系统中电子会计档案收集管理制度现金记账凭证及日记账的输出及收集银行记账凭证、账册的输出与收集转账凭证的输入、输出与收集科目汇总表、账表打印时间打印输出与签章数据备份收集电子会计档案的集中管理第四节会计档案的整理一、会计档案整理的内容会计档案的分类会计档案的组卷会计档案的排列会计档案的编目第四节会计档案的整理二、会计档案的分类分类要求：会计档案的分类标准及分类方法的选择与运用，应当具有一定的客观性会计档案的分类体系必须符合逻辑性要求会计档案的分类体系和分类结果必须具有实践性分类标准：来源标准时间标准内容标准形式标准第四节会计档案的整理二、会计档案的分类分类方法：会计年度-会计文件（资料）形式（凭证、账簿、财务会计报告、其他会计资料）-保管期限分类法会计年度-保管期限-组织机构分类法会计年度-会计类型-文种（形式）-保管期限分类法保管期限-会计年度-文种分类法保管期限-文种-会计年度分类法第四节会计档案的整理三、会计档案的组卷纸本会计核算文件（资料）、记录的立卷方法凭证的立卷方法账簿的立卷方法财务报告的立卷方法纸本会计档案的立卷编目拟制案卷题名填写卷内目录案卷封面其他项目的编目备考表的编目卷脊的编目第四节会计档案的整理四、纸本会计档案排列与案卷目录的编制会计档案的排列方法年度-类别-保管期限排列法年度-保管期限-组织机构分类排列法年度-会计类型分类排列法会计文件（资料）或会计记录形式分类排列法会计档案号的编制方法不需要向档案馆移交会计档案的单位的会计档案号高等院校财会档案号需要向档案馆移交会计档案的立档单位会计档案号第四节会计档案的整理四、纸本会计档案排列与案卷目录的编制会计档案案卷目录的编制通常的做法：一个单位一个会计年度形成的会计档案，应按会计核算与其他会计文件（资料）等大类各编一本目录向档案馆移交会计档案的立档单位会计档案号按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计文件（

资料）四大类各编一本目录一个单位一个会计年度形成的会计档案，按保管期限降级排列编一本目录第五节会计档案的鉴定和处置一、会计档案鉴定的内容、意义和要求会计档案鉴定工作的内容会计档案价值的鉴定工作会计档案质量的鉴别与审核工作会计档案鉴定工作的意义有利于实现会计信息的优化有利于合理地使用有限的人力、物力和财力资源有利于在发生突然事件时及时抢救重要的会计档案有利于保证电子会计文件（资料）和记录的证据价值第五节会计档案的鉴定和处置一、会计档案鉴定的内容、意义和要求会计档案鉴定工作的组织管理要求国务院财政部门和国家档案行政管理部门主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案鉴定工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导县级以上人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内的会计档案工作实行监督和指导会计档案鉴定工作应当由国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行第五节会计档案的鉴定和处置二、会计档案鉴定规则高龄规则客观性规则整体性规则双重价值规则当机立断规则未结禁销规则依附性规则可靠性规则第五节会计档案的鉴定和处置三、会计档案鉴定标准和保管期限表会计档案价值鉴定的一般标准会计档案自身的属性和保存状况标准：来源标准、内容标准、时间标准、形式标准、完整性标准、依附价值标准、法律遵从标准会计档案鉴定的社会利用需要标准：本单位财会工作、经济管理工作、经济决策工作的需要；审计单位检查、核实有关经济事务的需要；公检法部门依法调查有关经济案件的需要；单位员工的查询需要；历史研究的需要会计档案的保管期限的划分依据会计档案的保管期限是依据会计档案的价值大小及其发挥作用的时间的长短确定的第五节会计档案的鉴定和处置三、会计档案鉴定标准和保管期限表各种保管期限会计档案的构成第五节会计档案的鉴定和处置四、会计档案的合理处置基本要求单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照程序销毁第五节会计档案的鉴定和处置四、会计档案的合理处置单位发生变动时会计档案的处置要求单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续第五节会计档案的鉴定和处置四、会计档案的合理处置单位发生变动时会计档案的处置要求单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案；对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续第五节会计档案的鉴定和处置四、会计档案的合理处置单位发生变动时会计档案的处置要求单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督第五节会计档案的鉴定和处置四、会计档案的合理处置电子会计档案的处置要求电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交档案接收单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全第六节会计档案信息的利用服务一、会计档案信息的服务规则与要求会计档案信息服务的基本原则：真实性原则可比性原则及时性原则公开公正性原则合理保密性原则会计档案信息利用服务的基本要求：单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还第六节会计档案信息的利用服务二、会计档案信息利用服务的途径与方式会计档案信息利用服务的途径：通过提供原件，满足利用者的会计信息利用需要通过电子网络平台，满足利用者的会计信息利用需要通过提供会计档案副本或复制品，满足会计信息利用者的利用需要通过提供会计信息加工品，满足会计信息利用者的利用需要第六节会计档案信息的利用服务二、会计档案信息利用服务的途径与方式会计档案信息利用服务的方式：阅览服务外借服务展览与陈列制发复本制发会计档案证明服务目录信息服务咨询服务第六节会计档案信息的利用服务三、会计档案内容的保密会计档案内容泄密的渠道非法窃取单位会计档案文件物质利诱、收买或恐吓威胁会计档案知密人会计人员或会计档案管理人员流动带走会计档案机密信息会计人员从事第二职业假借合作名义，骗取重要财务信息宣传人员缺乏保密意识，在对外宣传过程中泄露机密会计信息在商业技术合作、洽谈生意、座谈交流等活动中，疏于防范而导致会计信息泄露会计档案管理不善计算机网络设施管理措施不善等会计档案查询使用权限失控等第六节会计档案信息的利用服务三、会计档案内容的保密OPSEC法的应用OPSEC（OpenPlatformforSecurity）法是在当今一些先进国家比较流行的一种保密方法其基本含义就是：根据每一条信息的相对重要性来确定合适的保护措施运用步骤：确定关键信息→威胁分析→薄弱点分析→风险评估→采取对策第七节电子会计档案的管理一、电子会计档案概述电子会计档案是指存储在计算机硬盘中的会计数据、用其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据电子会计档案的特点储范围的扩大化系统环境的依赖性信息处理的便易性安全易受威胁性管理软件系统化第七节电子会计档案的管理二、电子会计档案管理工作电子会计档案的收集电子会计档案的集中管理电子会计档案的保存电子会计档案的利用第七节电子会计档案的管理三、加强电子会计档案管理的具体措施建立健全法规和制度，规范电子会计档案的管理加强教育，提高信息化会计管理人员的综合素质规范会计信息化财务软件，强化会计档案管理的前端控制做好信息化会计系统的安全管理，保证会计档案的完整安全保持电子会计档案保管手段的先进性，严格控制库房环境本章思考题如何理解会计档案的定义？会计档案的特点是什么？会计档案的积极作用形式有哪些？如何建立本单位的会计文件（

资料）归档制度？会计文件（资料）的立卷方法有哪些？会计档案的分类标准与方法有哪些？会计档案的鉴定规则是什么？会计档案的保管期限如何确定？电子会计档案的概念及其管理依据是什么？电子会计档案的管理内容和要求是什么？第五章

人事档案与人事档案管理人事档案概述人事档案管理流动人员人事档案管理与公共服务人事档案的审核工作第一节人事档案概述一、人事档案的定义人事档案是专门档案中的一种人事档案是干部档案、工人档案和学生档案的总称人事档案产生于人事管理活动，由组织、人事或劳动部门形成人事档案反映的是一个人的经历和德才表现将上述要点综合起来，人事档案可以定义为：人事档案就是组织、人事管理部门或其他有关部门在人事管理活动中形成的，关于个人经历和德才表现，并以个人为单位集中保存起来以备查考的人事材料第一节人事档案概述二、人事档案的特点人事档案是个人成长经历的记录，其内容具有专指性人事档案材料是经过组织认可的个人材料，其内容具有真实性人事档案是对一个人德智体各方面情况的记录，其内容具有全面性人事档案是变化发展的，具有动态性人事档案具有保密性第一节人事档案概述三、人事档案的种类划分学生、工人、干部、军人的人事档案机关人员、企事业单位人员、流动人员、军事单位（

部队）人员的人事档案在（现）职人员、离退人员、已故人员、失联人员的人事档案第二节人事档案管理一、人事档案的收集与鉴别所谓人事档案的收集就是人事档案管理部门通过各种渠道将其所管人员已经形成的分散的人事档案材料集中起来，统一进行保管要做好人事档案的收集工作，需要明确人事档案的收集范围、要求、途径和方法第二节人事档案管理一、人事档案的收集与鉴别人事档案材料的收集归档范围人事档案是一个人经历和德才表现的历史记录在人事档案的所有类别中，干部档案是内容最为全面的一种，干部档案中的内容基本上包括了其他类别人事档案的内容以干部人事档案为例，干部人事档案材料归档范围包括：履历材料、自传材料、报告个人有关事项的材料、审计材料、学历学位材料、培训材料、职业（任职）资格材料、评（聘）专业技术职称（职务）材料、反映科研学术水平的材料、政审材料、彰奖励材料、考察、考核、鉴定材料等第二节人事档案管理一、人事档案的收集与鉴别人事档案材料的收集归档要求建立有效的收集归档机制，履行归档手续建立联系制度，及时掌握材料形成信息建立材料审核制度，严格执行审核制度维护人事材料的成套性，及时补充缺少材料注意管理规范，手续齐备明确归档时间，及时整理严明纪律，强化治理第二节人事档案管理一、人事档案的收集与鉴别人事档案收集的途径通过组织、人事、劳资部门收集各种履历、考核、任免、调动、晋升行政职务、晋升专业技术职务、学位、学衔、工资、离退休等材料通过筹备召开各种代表大会的机构收集大会形成的反映个人情况的材料；通过党团组织、工会等有关部门收集入党入团、党团登记、党团鉴定、退党退团等材料通过纪律检查、行政监察、保卫、司法部门收集违法乱纪的个人检查、受处分方面的材料通过教育管理部门和学校收集学习成绩、学历、鉴定、奖励等方面的材料。通过科技、业务部门收集业务考绩、技术发明、论文篇目、成果贡献评价等方面的材料通过卫生部门收集新近的体检材料通过原工作单位收集过去形成的档案材料第二节人事档案管理一、人事档案的收集与鉴别人事档案的收集方法有定向收集、定时收集和追踪收集三种第二节人事档案管理一、人事档案的收集与鉴别人事档案的鉴别人事档案的鉴别就是人事档案管理部门根据一定的原则和方法，对收集起来的人事档案材料进行真伪的甄别和价值的鉴定，以决定其存毁或进行其他方面处理的过程，其实质是决定一份档案文件能否作为人事档案中的内容归档保存起来第二节人事档案管理一、人事档案的收集与鉴别鉴别工作的原则要坚持实事求是的原则要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点，对具体问题做具体分析的原则要坚持归档材料必须符合归档范围的原则第二节人事档案管理一、人事档案的收集与鉴别人事档案材料鉴别的内容判断其是否属于人事档案确定其是否属于该人的档案材料查明材料是否处理完毕检查材料是否齐全、完整审查材料是否重复检查手续是否完备确定材料是否有保存价值第二节人事档案管理一、人事档案的收集与鉴别对不归档材料的处理一是转出二是退还三是留存四是销毁第二节人事档案管理二、人事档案的整理人事档案整理的要求整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐；通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求人事档案整理的内容人事档案的分类人事档案材料归类中特殊问题的处理人事档案的正本和副本人事档案的技术加工人事档案材料的排列、编目和装订第二节人事档案管理三、人事档案的利用人事档案利用工作的方式提供阅览、提供外借、出具档案证明、提供综合性的档案信息、咨询服务利用人事档案的理由需要了解其有关情况并出组织上为了办理某人的任免、调动、出国、升学、离退休、军队干部的转业和复员等事务，或者有关部门为了对某人进行组织处理（如加入党、团等），需要对其进行考察了解有关部门为了对某人某个问题进行复查，做出结论和进行批复纪检、公安、安全保卫部门因特殊需要，需借用某人的档案某人与某个重大事件有关联，需利用人事档案进行查证或核实。五是某人子女或直系亲属因入团、入党、招工、提干、参军、升学、出国而进行政治审查，具证明第二节人事档案管理三、人事档案的利用利用人事档案的范围查阅和外借人事档案的必须是该人员的主管单位、协管单位或其上级机关的组织、人事、纪检或监察部门非主管单位或个人一般不得查阅和借用人事档案，但由于某人是某个重大问题的关键的证明人，或者与某个重大案件有直接关系，并且由于某种原因不能直接作证或提供有关情况的，或者编史修志等工作需要了解某人经历，而由于某种原因，本人不能提供情况的，可以向其提供某些特定的档案任何个人不得查阅或者借用本人及其直系亲属的档案第二节人事档案管理三、人事档案的利用人事档案利用的程序提供查阅的程序提供外借的程序出局档案证明的程序第二节人事档案管理四、人事档案的转递人事档案的转递工作是指人事档案管理部门之间、档案管理部门与形成档案材料的部门及借用人事档案的部门之间，通过机要交通或直接派人送取的途径，转出和接收人事档案、人事档案材料的工作第二节人事档案管理五、特殊人员的人事档案管理特殊人员的范围对于什么是特殊人员，目前并没有明确的界定这里所说的特殊人员主要包括以下几类人员：在一定的历史时期，对社会的政治、经济、军事、科学、教育等某个领域或几个领域产生过较大的社会影响或有过较大贡献的著名人物没有固定单位或者工作单位不能保管其档案的流动人员第二节人事档案管理五、特殊人员的人事档案管理特殊人员档案的管理著名人物档案管理著名人物档案的管理与一般的人事档案的管理没有什么原则性的不同，主要的不同就在于著名人物档案收集的范围要广泛一些“无头档案”的管理要进行认真的鉴别，对有保存价值的档案材料，要认真查找有关人员的下落，并转给有关部门；对查找不到有关人员下落的“无头档案”，移交档案所记录主体的原籍档案馆保管，对无保存价值的档案材料，需要造册登记，并在请示有关领导同意后销毁第三节流动人员人事档案管理与公共服务一、流动人员的人事档案管理流动人员的人事档案管理体制实行集中统一、归口管理的管理体制流动人员的人事档案范围非公有制企业和社会组织聘用人员的人事档案辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员的人事档案与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的人事档案未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案自费出国留学及其他因私出国（境）人员的人事档案外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案自由职业或灵活就业人员的人事档案其他社会流动人员的人事档案第三节流动人员人事档案管理与公共服务二、流动人员人事档案的公共服务流动人员人事档案基本公共服务流动人员人事档案接收和转递流动人员人事档案管理服务信息化流动人员人事档案安全管理流动人员人事档案基本公共服务经费保障制度流动人员人事档案管理的纪律规定严格按照《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局第30号令）和中共中央组织部《关于进一步从严管理干部档案的通知》的有关要求流动人员人事档案管理服务工作的组织领导第三节流动人员人事档案管理与公共服务三、简化优化流动人员人事档案管理服务推进流动人员人事档案管理服务信息公开促进流动人员人事档案管理服务便民利民规范收费行为健全流动人员人事档案管理服务工作体系第四节人事档案的审核工作一、人事档案审核工作开展的主要法律法规依据中共中央组织部《干部人事档案造假问题处理办法（试行）》（中组发〔2015〕23号）中共中央组织部《关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发〔2014〕9号）中共中央组织部、人事部、公安部《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字〔2006〕41号）中共中央组织部办公厅《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》（组厅字〔2006〕5号）中共中央组织部《干部人事档案审核工作检查验收办法》（2006年）国家教育委员会、总参谋部、总政治部《关于中国人民解放军院校学历证书实行统一制作和管理的通知》（教学〔1995〕2号）国家教育委员会、人事部、劳动部《关于博士生和在职人员考取硕士生学习期间工龄计算问题的通知》（教高〔1990〕001号）中共中央组织部、劳动人事部《关于确定建国前干部参加革命工作时间的规定》（中组发〔1982〕11号）等第四节人事档案的审核工作二、人事档案审核工作开展的主要内容一般应重点审核干部的“三龄两历一身份”和家庭情况等信息“三龄”即干部的出生日期、参加工作时间和入党时间“两历”即干部的学历学位和工作经历“一身份”即干部身份出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭情况、干部履历表的审核依据、要点和方法以及年度考核登记表的审核方法第四节人事档案的审核工作三、人事档案造假问题处理对干部人事档案造假问题的处理原则实事求是、准确定性原则区别情况、恰当处理原则宽严相济、惩教结合原则第四节人事档案的审核工作三、人事档案造假问题处理对干部人事档案造假行为的认定篡改、伪造出生时间、参加工作时间、入党时间、学习经历、工作履历、民族成分等信息的篡改、伪造公务员（干部）、企事业单位人员身份等材料的篡改、伪造学历、学位等材料的篡改、伪造评（聘）专业技术职称（职务）等材料的篡改、伪造加入中国共产党或者民主党派等材料的篡改、伪造党代会代表、人大代表、政协委员等材料的篡改、伪造录（聘）用、招工、入伍、转业安置、工资待遇等材料的篡改、伪造考核、考察、任免、鉴定、政审等材料的篡改、伪造评先评优、奖励等材料的擅自抽取、撤换、添加、销毁档案材料的冒用、顶替他人身份等材料，在入学、入伍、招工、招录等方面谋取不正当利益的存在其他篡改、伪造情形的第四节人事档案的审核工作三、人事档案造假问题处理对干部人事档案造假行为当事人的处理对当事人进行处理对直接责任人（

包括干部人事档案材料形成部门、干部工作机构、干部人事档案工作机构的有关人员和其他参与造假人员）进行处理对有关领导人员进行处理第四节人事档案的审核工作四、从严管理干部人事档案的基本要求严禁干部档案弄虚作假严格实行干部人事档案任前审核制度严格审核干部任前公示信息严格干部人事档案日常管理严格落实干部人事档案工作责任制从严加强干部人事档案队伍建设本章思考题什么是人事档案？它有什么特点？人事档案管理的主要理论依据是什么？如何开展人事档案材料的归档工作？如何确定人事档案材料的归档范围？如何进行人事档案的分类？人事档案的编目有何要求？如何做好档案利用服务工作？如何加强对流动人事档案的管理？人事档案审核工作的内容和要求是什么？如何有效进行人事档案审核工作？第六章

审计档案与审计档案管理审计档案概述审计档案的管理审计工作现代化对审计档案管理的影响第一节审计档案概述一、审计档案的定义审计档案的形成者是国家审计机关、内部审计机构和社会审计组织审计档案是在审计活动过程中直接形成的产物审计档案是具有保存价值的审计文件材料审计档案是审计活动的历史记录第一节审计档案概述二、审计档案的特点专业性内容密切联系形式规范划一第一节审计档案概述三、审计档案的作用审计档案有助于复核检查已完成的审计工作审计档案有利于提高审计工作质量审计档案为研究审计历史和审计理论提供信息为开展审计宣传教育提供素材第二节审计档案的管理一、审计文件的归档归档范围凡记录和反映审计机关在履行审计职能活动中直接形成的文件、电报、信函、凭证、笔录的原件及其复制件、照片、音像磁带，以及与审计事项有关的其他文件材料，均属审计档案的收集范围归档时间审计文件材料办理完毕，按规定应在次年6月以前由业务部门或承办人员向档案室移交归档要求审计档案立卷工作，实行谁审计谁立卷，边审计边收集整理，审结卷成的原则审计文件材料的立卷，采用按职能分类，按项目立卷的方式归档的审计文件材料在质量上要达到完整和精练的要求第二节审计档案的管理二、审计档案的整理审计档案的分类排列，主要有两种方法：年度-组织机构分类排列法年度-审计事项分类排列法审计档案的编目档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项第二节审计档案的管理三、审计档案的鉴定计档案的鉴定工作包括三个方面的工作内容：审计文件整理立卷时，根据归档与不归档标准，确定立卷归档的文件对已经立卷归档的审计文件，确定其保管期限对保管期限已满的审计档案鉴定，决定存留，销毁失去保存价值的审计档案第二节审计档案的管理四、审计档案的利用审计档案的利用是指档案部门为审计人员提供档案服务，以满足审计监督活动对档案的需要积极开展审计档案的利用工作，是档案部门的重要的职责之一审计档案的利用有直接利用和间接利用两种方式直接利用是为利用者提供审计档案的原件间接利用是利用审计档案信息，编辑各种参考资料提供给利用者其中，直接利用是基本的、大量的，而间接利用则挖掘档案的潜在价值第二节审计档案的管理五、审计档案的编研审计监督大事记审计基础数字汇集行业审计综述审计项目简介审计年鉴第三节审计工作现代化对审计档案管理的影响一、审计工作现代化概述从20世纪80年代开始，计算机应用到包括审计工作在内的各个行业与以往手工审计比较，现在的审计工作有着很大的不同：审计线索不同审计方法发生了变化审计内容发生了变化计算机审计包括对计算机管理的数据进行检查和对管理数据的计算机进行检查等两个方面第三节审计工作现代化对审计档案管理的影响二、审计档案管理电子化和网络化会计电算化和计算机辅助审计使审计工作发生了很大的变化，同时审计档案管理工作也随之受到较大的影响审计工作从手工模式转变为电子模式审计工作一直与财政、税务有业务联系，在未来审计单位势必与财政、税务等被审计单位联网，实现联网审计本章思考题审计档案的含义是什么？简述其具体有何特点。审计档案的作用表现在哪些方面？审计档案的归档具体有什么要求？审计档案如何分类？如何开展审计档案的利用？简述计算机应用对审计档案管理工作的影响。第七章

诉讼档案与诉讼档案管理诉讼档案概述诉讼档案的管理第一节诉讼档案概述一、诉讼档案的含义诉讼是司法机关在案件当事人和其他有关人员的参与下，按照法定程序，为解决案件而进行的活动诉讼档案，是指司法机关和案件当事人等有关主体，按照相关法律程序和规定，在诉讼活动中形成的，具有保存价值的各种记录诉讼档案伴随着司法机关的诉讼活动产生、形成，是对整个诉讼活动真实、原始的记录，涉及立案、侦查、预审、起诉和审判等阶段形成的各种形式的诉讼文件材料及有关物证材料第一节诉讼档案概述二、诉讼档案的内容和种类诉讼档案是一个集合性的概念，内容丰富，包括：控告、检举或自首的材料；原告的起诉状或口诉笔录，被告的答辩状；检察机关关于起诉、免予起诉或不起诉的决定；判决书或裁定书、调解书、宣判笔录等；有关立案、起诉、开庭的通知、公告、传票、提票等根据诉讼活动的内容性质，诉讼活动可分为刑事诉讼、民事诉讼和行政诉讼三类第一节诉讼档案概述三、诉讼档案的特点极强的专业性规范的文体和严谨的格式特定的法律效力高度的关联性第一节诉讼档案概述四、诉讼档案的价值和作用诉讼档案是保证司法公正和维护当事人合法权益的凭证依据诉讼档案是研究法制史和司法活动规律的重要信息源诉讼档案是法学研究、案例教学、社会法制宣传教育的素材诉讼档案是国家制定法律、政策的必要依据诉讼档案是司法检查的重要法律依据第二节诉讼档案的管理一、诉讼档案管理概述诉讼档案管理是在尊重诉讼档案形成特点和规律的基础上，按照一定的原则和方法，对诉讼活动中形成的有价值的各种形式的记录进行收集、整理、鉴定、保管并提供利用的过程诉讼档案管理是司法机关业务活动的重要组成部分，也是我国整个档案事业的重要组成部分科学的诉讼档案管理，是推进司法公正、提升审判质效、更好地维护社会公平正义的重要保障20世纪60年代，中国的诉讼档案管理进入了规范化管理阶段第二节诉讼档案的管理二、诉讼档案的接收归档人民法院诉讼文书材料和人民检察院诉讼文书材料的立卷归档均需注意以下几个方面：立卷归档的主体立卷归档的时间立卷原则立卷规范诉讼档案移交时有些地区或城市被撤销、合并或地改市等等的问题应注意第二节诉讼档案的管理三、诉讼档案的分类和整理诉讼档案的分类体系诉讼案件立案后，即由承办书记员收集有关本案的各种诉讼文书材料，根据刑事、民事、行政、执行、国家赔偿等案件类别，按年度、审级、一案一号的原则进行分类整理诉讼文件材料的排序按照诉讼程序和文件材料形成时间，兼顾文书之间的有机联系进行排列诉讼档案的编目，内容主要包括：编页码、填写卷内文件目录、著录案卷封面、填写备考表整理证物及其他载体材料诉讼档案的卷宗编号第二节诉讼档案的管理四、诉讼档案的鉴定诉讼档案的鉴定规则诉讼档案的鉴定应根据各类案件的性质、情节、刑期、社会影响、史料价值等因素的综合分析结果来进行诉讼档案的鉴定应逐案、逐卷地审查，不能脱离同一案件的文件材料整体，孤立地判定单份诉讼文书及有关材料的价值每个案件审结立卷之后，案件承办人要根据保管期限表的有关条款，提出保管期限的划分意见对保管期满的诉讼档案的处置，应由鉴定小组负责进行诉讼档案的鉴定人员必须熟